做好貧困學生資助檔案的歸檔管理工作對策探析

摘要：隨著社會經濟不斷發展，很多貧困家庭或特殊家庭的子女，在社會的支持與關懷下進入校園中，但是由于經濟與生活的壓力導致學生在學習中無法專心學習，結合以上情況高校應響應國家的號召，開展精準扶貧工作，但是由于扶貧工作事項復雜，且需要長期的堅持同時還要為其建立完善規范的資助檔案，以此才能確保貧困學生資助工作的有序開展，本文專門針對如何做好貧困學生資助檔案的歸檔管理工作對策進行探析，以供各界同仁參考。

關鍵詞：貧困生;資助檔案;歸檔管理;工作對策

在特殊學校中有很多學生的家庭經濟狀況十分拮據，面臨這樣家庭情況，學校結合國家的經濟扶持政策開展了大學生貧困資助工作，但是由于學生貧困資助工作中涉及的檔案管理工作具有一定的難度，導致當下特殊學校的貧困學生檔案資助管理工作受到了一定的阻礙，基于此應提升檔案資助管理工作的效率與質量，促進貧困生資助工作的順利進行，以此保證學生能夠在輕松的環境中學習與生活。

一、特殊學校學生資助檔案管理存在的問題

首先，現在的貧困生檔案資助管理無章可循，我國并未對學生資助檔案管理頒布相關的法律規范，所以導致特殊學校在收集與整理貧困學生檔案管理資料時沒有標準與章法可以參照，造成檔案管理凌亂不具系統化。其次，在當前的特殊學校中貧困生資助檔案管理方式分散，在特殊學校中貧困生的管理工作分別由不同的區資助管理中心落實與開展，所以其中的資助檔案保管在不同的單位，致使同一區域的貧困生檔案管理過于分散，不利于統一管理。最后，在特殊學校環境中貧困生的資助檔案整理方式不規范，由于貧困學生資助工作是政府扶持的工作，所以工作流程相對嚴格，在貧困生資助檔案資料中既要體現政府對學生的經濟扶持，同時要明確的體現資助的流程與資助結果，因此對貧困生資助檔案管理就有完整、清晰、明確及規范等相應的要求，同時要保證檔案管理的安全性。

二、如何加強貧困學生資助檔案歸檔管理工作

（一）加強制度管理

要想保證貧困生檔案資助管理工作的有序開展，首先應建立嚴格的一體化貧困生資助檔案管理制度，通過整合貧困生資助檔案管理資料，將所有的資料由各個區域整理到區資助管理中心，其中所有的貧困生資助檔案都交由資助中心統一收集、整理、歸檔。其次，完善貧困生資助管理檔案的相關法律規章制度，促進學校在進行檔案管理整理過程中能夠有章可循、有法可依。并對管理部門與管理人員明確管理細則，由此設置專人進行管理與監督。最后，對于各項政府扶持的助學金及學費減免的材料都要由校領導簽字，保證管理資料的完整性，同時在面對各項電子資助資料時應將其還原成紙質資料最后進行歸檔，在加印學校公章后保存管理。

（二）核實貧困學生資助檔案材料的真實性

在對貧困學生資助檔案材料進行核實過程中，需要得到民政部門的積極配合，以此對貧困生的家庭經濟狀況進行核查，以此保證貧困學生材料內容的真實性，實地走訪與電話核實完成資料核查，如果在核查中發現學生貧困材料有不實的情況應對其予以駁回處理。如果讓這些不真實的材料進入到資助檔案中，會影響資助金的公平性與公正性，導致很多真正貧困的學生無法享受到國家的扶持，同時會為自主工作的開展造成不良影響。

（三）及時整理與分析貧困生資助檔案信息資料

在特殊學校中對貧困生資助材料進行檔案管理時，應及時將學生的資助檔案信息進行分類，比如在進行貧困家庭學生檔案管理中，就包含了學生家庭信息的證明資料，因此在管理工作中認真對這些材料進行分類管理。

（四）制定歸檔范圍，明確歸檔時間

在特殊學校中進行貧困生資助材料管理時，應制定學生資助檔案歸檔范圍，同時明確歸檔時間。在學校中資助檔案的歸檔范圍應包含行政歸檔與資助業務歸檔等。其中的行政包括上級資助機構成立的文件資料，在學校中開展資助工作需要按照上級資助機構的文件材料、重要問題批示、學校資助管理制度及工作計劃與總結等進行。而資助業務材料則包含學生的申請文件、證明資料、學生學費減免救助單及專項資金撥付文件等材料，這些都是歸檔工作的一部分。學校與資助管理中心在每年的年末會對貧困生資助檔案進行整理、收集，用于長期備份方便核查。所以要嚴格做好貧困生資助材料的收集、整理與保管，做到材料完整、真實且規范。

（五）規范整理方式，加強資助工作的針對性

在特殊學校中每年都有大量的貧困生需要學校進行資助，其中的資助標準都是一致的。所以為了便于資助檔案管理工作有效開展，應將每年的學生資助檔案按照不同的班組進檔案裝訂成冊，同時將檔案按照時間、類別及流程等進行裝訂最后進行打包存檔，保證材料的完整性，同時便于查詢。

（六）規范檔案盒的標準，優化保管條件

在進行檔案管理中應購買蓋有檔案局監制章的正規檔案盒，又或者購置經過檔案部門授權后進行定制的專業檔案盒，為檔案管理配備充足的檔案管理場地與設施，以此優化檔案管理辦公環境，加大檔案資料保管的力度，以此延長檔案保管資料的使用周期。

（七）運用現代化管理方式進行檔案管理

在信息化發展中，信息技術逐步應用于各個行業領域，因此學校中的檔案管理工作也應根據時代的發展，運用信息技術進行辦公。所以應在檔案管理中構建電子歸檔工作設施，在學校中構建電子檔案系統，同時創建資助檔案專用軟件，結合學校的情況還可運用檔案數字化掃描技術，提升資助檔案管理的科技化辦公水平。

（八）應遵循保管性原則，提升管理人員素質

在學校中進行檔案資助管理工作的同時，工作人員應加強對理論知識的學習，深度研究檔案管理業務;學校應對檔案保管人員進行定期業務培訓，提升檔案管理人員的專業水平，通過不斷的學習與進步，進而更好的完成檔案管理工作。以此保證貧困生資助檔案管理的規范性，為開展貧困資助工作提供保障，幫助管理者快速的掌握學生的家庭狀況，以此更具針對性的完成貧困生資助工作，促進有限的資助金能夠幫助到真正需要幫助的學生。

結束語：

在社會發展中各項關于民生的政策不斷出臺，體現了國家對民生的關心，其中貧困生資助工作的開展也恰巧證實了這一情況，學校應嚴格響應國家的政策，做好貧困生資助檔案管理工作，將政策通過規范的管理方式落實于真正有需求的學生手中，以此促進我國的穩定發展。

參考文獻：

[1]孟書遠.健全高校資助檔案管理 落實精準資助政策[J].知識經濟，2018（09）：130-131.

[2]楊敏.怎樣做好貧困學生資助檔案的歸檔管理[J].山東檔案，2016（06）：45-46.

作者簡介：孫興泉（1969.12.12-），男，漢，山東省萊州市，助理檔案館員，大本函授，研究方向：檔案管理方向。