操作更高效體驗WPS表格的特有功能

合并相同內(nèi)容的單元格

為了讓表格看上去更為美觀，我們經(jīng)常將一些內(nèi)容相同的單元格進(jìn)行合并。在Excel中如果合并的內(nèi)容較多，則需要使用分類匯總或者透視表等較為復(fù)雜的方法實(shí)現(xiàn)，在WPS中操作則簡單多了。比如需要將下表中相同季度的內(nèi)容合并居中，先選中需要合并的內(nèi)容，然后依次點(diǎn)擊“開始→合并居中→合并相同的單元格”即可（圖1）。同樣，還可以取消合并，或者拆分并填充內(nèi)容等，只要選擇相應(yīng)的菜單命令一鍵點(diǎn)擊即可完成。

一鍵轉(zhuǎn)換財務(wù)大寫數(shù)字

對于財務(wù)人員來說，很多報銷臺賬中需要將報銷的數(shù)字設(shè)置為中文大寫人民幣格式。在Excel中需要通過NUMBERSTRING函數(shù)、TEXT函數(shù)來進(jìn)行數(shù)字格式的轉(zhuǎn)換。在WPS中只需選中要轉(zhuǎn)換的數(shù)字，點(diǎn)擊“設(shè)置單元格格式”，在打開的窗口中依次切換到“特殊→人民幣大寫”（Excel中則只有“中文數(shù)字大寫”，無法實(shí)現(xiàn)中文大寫金額的寫法），這樣即可獲得符合要求的大寫數(shù)字了（圖2）。

快速制作支持模糊查詢的下拉列表

為了方便進(jìn)行選擇性的輸入，在Excel中我們經(jīng)常使用“數(shù)據(jù)驗證+序列”來制作下拉選擇列表。這樣雖然很方便，但下拉列表不支持模糊查詢，如果驗證序列的內(nèi)容很多，在長長的下拉列表中手動選擇有些麻煩。雖然借助OFFSET函數(shù)、VBA等可以制作支持模糊查詢的下拉列表，不過實(shí)際制作步驟比較復(fù)雜。

在WPS表格里操作就簡單多了，選中需要制作下拉列表的單元格，依次點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)→有效性”，在打開的窗口中將“允許”選擇“序列”，接著在“來源”中選擇需要作為序列的數(shù)據(jù)區(qū)域，如選擇“員工”列區(qū)域數(shù)據(jù)。這樣在有效性的下拉列表中，我們既可以像Excel那樣直接選擇數(shù)據(jù)，也可以在單元格中輸入關(guān)鍵字（如員工的“姓”）進(jìn)行模糊查詢和選擇（圖3）。

快速生成聚光燈效果

在一些數(shù)據(jù)比較多的文檔中查詢指定的數(shù)據(jù)時，為了可以方便地將查找的數(shù)據(jù)標(biāo)示出來，在Excel中需要使用“數(shù)據(jù)驗證+VLOOKUP函數(shù)+條件格式”來實(shí)現(xiàn)，操作非常復(fù)雜，在WPS中制作就簡單多了。在菜單欄中依次切換到“視圖→閱讀模式”，然后選擇一個自己喜歡的聚光燈顏色，這樣在WPS表格中定位到某個單元格后就會出現(xiàn)聚光燈效果了（圖4）。

智能完成數(shù)據(jù)分列

有時我們會在微信、QQ中接收到一些不規(guī)范的數(shù)據(jù)，需要分列保存。但在Excel中只能對一些有規(guī)律的字符進(jìn)行分列，比如類似“張三1973李四時1983王五帥1989趙六1976”的數(shù)據(jù)，因為每個人名字的字?jǐn)?shù)不同，Excel無法完成自動分列，只能使用MIDB函數(shù)嵌套其他函數(shù)等進(jìn)行提取，操作比較復(fù)雜。WPS的分列則非常智能，只需選中需要分列的數(shù)據(jù)，然后依次點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)→智能分列”，WPS會根據(jù)數(shù)據(jù)類型自動完成漢字和數(shù)字的分列（圖5）。

如果需要按照“員工+年份”進(jìn)行分列，點(diǎn)擊上圖中所示的“手動設(shè)置分列”，在打開的窗口中選擇“文本類型”，勾選其中的“數(shù)字”（因為需要分列的數(shù)據(jù)都是以數(shù)字結(jié)束，大家可以根據(jù)實(shí)際數(shù)據(jù)選擇分列參數(shù)），這樣在預(yù)覽窗口中就可以看到最終的分列結(jié)果了（圖6）。

可視化操作提取文本

如果我們需要從一些字符串中提取數(shù)字，而數(shù)字混雜在文本中且沒有規(guī)律，在E xc el中使用提取函數(shù)非常復(fù)雜，需要使用多個函數(shù)嵌套才能完成。WPS在“智能工具箱”（需要WPS會員才可以使用，新注冊用戶可以免費(fèi)獲得7天的會員）中整合了很多實(shí)用的工具，需要提取字符串中的數(shù)字時，依次切換到“智能工具箱→文本→批量提取”，在打開的窗口中選擇“提取類型”為“數(shù)字”，點(diǎn)擊“確定”即可將數(shù)字全部提取出來（圖7）。

如果字符串中的數(shù)字都是兩位數(shù)，完后提取后再依次點(diǎn)擊“智能工具箱→高級分列”，分割規(guī)則選擇“固定2位字符”，點(diǎn)擊“確定”即可完成提取操作（圖8）。