企業檔案綜合管理優化對策研究

于清媛

摘要：傳統檔案的管理方法存在諸多問題，無法滿足企業的運營需要。高效的檔案管理可以提高企業的經濟收益，使得企業平穩運行，通過引入信息技術，使收集、整理、搜索檔案資料變得更為方便，提供了優質的企業環境，促進了企業的可持續發展。基于此，本篇文章對企業檔案綜合管理優化對策進行研究，以供參考。

關鍵詞：企業;檔案綜合管理;優化對策

引言

新時期下，企業檔案管理工作機遇與挑戰并存。企業必須要正視檔案管理發展過程中的困難和挑戰，積極采取有效措施，改變檔案管理的類型和方法，以此緩解檔案管理的壓力，提高檔案管理的效率。除此之外，檔案管理人員在檔案管理的過程中可以有效應用信息技術，借助檔案管理系統為檔案管理提供技術支持。同時，企業的檔案管理部門要加大人才招聘力度，實現檔案綜合化管理，提高企業檔案管理人員的道德素質和工作能力水平，推進新形勢下企業的檔案管理事業獲得更高大的進步。就企業發展現狀來看，檔案管理工作依舊存在諸多問題，如果這些問題不能得到有效解決，就會嚴重影響企業的發展，進而不利于我國經濟社會的進步。

1企業檔案管理的現狀

一是企業在項目管理中重業務發展、輕檔案管理。不少企業雖然制定了重大項目管理辦法，但在項目實施過程中，重視項目推進，以項目完成情況作為重要監管維度，未對文件歸檔提出要求，且經辦人員檔案意識淡薄，缺乏有效約束，造成項目檔案管理水平較低，存在項目合同等重要文件缺失等現象，產生企業運營管理的風險。二是企業在基建工程管理中重工程建設、輕檔案管理。基建工程檔案是工程建設、維護、改擴建及使用的重要憑證和依據。在實際檔案檢查工作中，多次發現工程施工結束，圖紙、資料也隨之散失的現象。這反映出企業在基建工程管理中重項目建設、輕檔案管理的問題，不利于后續改擴建或維護管理，并增加管理成本。三是企業在大型設備引進中重采購管理、輕檔案管理。設備檔案是設備運行及維護保養的記錄。有些企業沒有建立相應的設備檔案。大型設備的設計、制造、安裝、調試等相關文件，以及維修、改造等相關圖紙、文字說明等資料未有效歸檔。設備檔案缺失反映了企業設備管理的漏洞，增加了設備運行、維護、保養的成本。

2企業檔案管理工作的實踐與創新

2.1實現信息化檔案管理

近年來，隨著互聯網的飛速發展，檔案管理信息化管理模式已經成為檔案管理的必然趨勢，為了更好地促進企業檔案管理獲得平穩的發展，就必須對企業的檔案管理融入信息化管理方式，促進企業檔案管理工作的創新。同時，在企業檔案管理過程中，檔案管理工作部門必須要建立檔案管理制度，使企業檔案管理工作朝著規范化和制度化的方向發展，在企業檔案管理工作出現差錯時，要及時追究檔案管理人員的責任。檔案管理工作制度務必要從分層責任制度的角度出發，將工作進行細化處理，實現檔案管理責任落實到每一個崗位，規避檔案管理的風險，嚴禁出現信息泄露等一系列的風險問題。同時，企業檔案管理人員還必須定期接受檔案培訓教育，增強自身的道德素質、職業素質，提升信息化檔案管理水平。

2.2優化信息檔案管理制度

信息化滿足了各種人群對信息的需求，數字檔案使信息獲取更為快速與便捷，需要一個良好的檔案管理工作體系。在信息化管理制度建設階段，為確保信息系統的連續性，使之充分發揮出檔案管理和運行模式的實用價值，在革新檔案管理和服務模式的背景下，把檔案信息化管理制度當作目前信息化檔案建設的首要任務，信息化管理制度也要結合企業的實際經營狀況。電子文件大部分以數碼形式收錄在硬盤、磁盤等載體中，能夠通過通信網絡傳輸在計算機系統中讀取。要堅持科學管理的原則，成立企業綜合檔案室，專門負責電子文件的歸檔整理、儲存管理、驗收等工作。制定電子文件歸檔制度，安排專門的工作人員，確保電子文件歸檔的真實性，按照各種歸檔電子文件的類型，確定歸檔范圍、級別劃分和存儲時限。最終要在邏輯歸檔與物力歸檔兩個層面制定歸檔期限和移交載體檢查標準，確保存儲過程的安全性。要重點把檔案管理制度真正落實到管理實踐之中，明確管理標準與實施流程，提示管理規范性，不落下任何一個環節，制定檔案管理的優化方案。從企業運營角度來看，多數企業達到了先進管理制度的建成，但由于沒有好的管理理念，致使檔案管理改革難以落實，對于這個問題，要從管理人員層面入手，使其深刻意識到檔案管理的意義，形成檔案管理意識。

2.3加強人員培訓，建設專業化企業信息檔案管理團隊

傳統企業信息檔案管理工作者，職業技能相對較弱，大部分企業認為信息檔案管理工作可有可無，管理人員并非專業工作者，為了提高信息管理工作的有效性，需要全面提高檔案工作人員的業務素養。首先，需要培養工作者專業意識，從傳統被動封閉的服務觀念中脫離出來。檔案信息管理工作者，并非只對檔案信息進行歸檔，同時還需要對檔案信息進行整理分析，檔案信息是記錄企業相關業務和工作的主要依據，所以企業檔案管理工作者在對檔案進行整理分析時，將更加全面了解企業的實際情況，可以結合檔案信息為企業領導提供合理的管理措施和意見，幫助領導做出更加準確有效的管理決定。其次，加強檔案信息管理工作者信息職業技能，目前大部分企業檔案管理工作者缺少信息化專業技能。最后，需要注重內部人員培養工作，從外部引進專業人員的資本投入要明顯高于內部員工培養，在進行企業檔案信息數字化建設時，要對企業所有員工進行數字化培訓，要求所有員工按照數字化要求來完成檔案錄入。

結束語

檔案管理既是現代企業管理者統籌企業運營、加強企業監管的重要依據，也是企業開展并購重組、基建項目管理及重大資產管理等工作的有效抓手。只有加強檔案管理工作，提升檔案管理能力，才能使企業在競爭中保持優勢地位

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