企業檔案信息資源的開發與利用

張曉玲

摘要：加強對企業檔案信息的科學管理，是現代企業落實日常管理技術當中必不可少的工作內容，同時也是現代化信息建設當中的重要組成部分。要想促進現代企業可持續發展，應當加強對企業自身的檔案建設，不斷對信息資源進行開發與利用，更好地為企業的經濟建設提供支持與服務。

關鍵詞：企業檔案;信息資源;整合利用

近來，檔案信息資源開發利用的問題被各個企業所重視，企業檔案是企業在經營過程中的重要記錄，不僅詳實記錄了企業的歷史背景，還對企業的未來建設有重要指導意義。科技化時代的到來讓企業檔案信息資源的存在凸顯出來，只有將企業檔案的開發利用提上日程，將信息資源最大化的呈現出來，才能讓企業檔案信息資源成為發展動力，促進企業發揮其最大價值。

1 企業檔案信息資源開發利用的必要性

首先，從企業管理層的決策來說，做好企業檔案信息資源的開發利用可以讓企業管理更具準確性。在企業的經營活動中，管理者需要以大量信息資源為基礎，那么企業檔案就是其中一項依據。新進管理者可以通過檔案了解企業的歷史以及發展動向，前輩管理層也可以通過回溯來更加準確地把握未來企業經營目標，在企業檔案信息資源的支持下，企業管理者必將做出對企業發展最好的規劃。其次，企業檔案為企業文化的建設做出貢獻。在長期的企業經營活動中，企業的生產活動變遷.企業市場經濟的改變都被記錄在檔案中，形成了無比珍貴的企業知識體系，這對企業文化的建設與發展都起到發揚作用。同樣，企業想要長遠發展，更離不開企業文化的奠基，企業檔案信息資源的開發利用是幫助企業文化一步步形成的工具。在企業文化的推廣過程中，企業可以建立屬于自己的形象，企業的核心競爭力也會隨之增強。最后，企業檔案信息資源的開發利用為企業經濟效益提供保障。企業檔案的管理能夠體現企業最根本的需求，對信息資源合理開發利用后，企業投標競標.科研投人.硬件改造等過程面臨的問題都會迎刃而解，企業經營制度會越來越完善，企業的后期發展方向會越來越明確。由此可見，企業檔案信息資源開發利用對企業經營來講是有益的，企業經營良好經濟效益自然會隨之提高。

2 企業檔案信息資源開發利用的現狀及存在的問題

一是隨著知識的爆炸性增長，企業海量檔案信息會造成工作量無限地擴大。二是開發利用的技術依附性高，檔案信息資源從收集.加工處理到傳輸交換，都離不開電腦.網絡，需要有一定的技術儲備。三是利用者需求多樣且要求較高。近年來，隨著社會環境的發展變化，人們的信息需求空前活躍，檔案利用需求呈現出許多新的特點，對檔案信息資源利用成品也提出了更高的要求。

當前，企業檔案資源開發中存在的問題有∶檔案資源開發意識薄弱.檔案工作機制不完善.檔案資源不豐富.檔案質量較差.檔案工作人員水平不高等，給檔案信息資源價值的有效開發利用帶來了阻礙。針對這些難題，筆者認為，對檔案利用反饋信息的收集是一個較好的解決途徑。

3 加強企業檔案信息資源開發利用的重要途徑

3.1 進行源頭管理

重視檔案信息資源的建設工作，需要從源頭出發，嚴格控制檔案信息資源的質量，確保信息資源能夠具有較高的開發價值。企業需要加強對檔案信息資源的建設。在源頭管理方面，企業下屬的各個部門和單位需要加大對檔案的管理力度，并配備專業的檔案管理人員來管理整個項目部門的檔案資料管理工作，這不僅需要企業制定一個完整的檔案管理制度，同時需要各個部門之間開展緊密的合作，并進行相關的考核工作。只有這樣，才能夠真正地實現源頭管理的目標，這對于檔案信息建設具有重要的意義，也能夠為檔案信息資源的開發利用奠定堅實的基礎。

3.2 通過對各項規章制度的制定，實現對檔案利用的監督管理

隨著現代企業的不斷發展，檔案信息管理工作得到一定程度的發展。要不斷促進檔案利用中各項規章制度的完善，不斷強化檔案資料最基本的查詢和復制功能。同時也要根據實際情況，對不同層次的人員查詢企業檔

案資源的層次進行規范，制定相關規定，明確查詢檔案資料所需要的手續。因為這些檔案資料是記錄企業發展的重點文件，在一定程度上涉及企業的內部機密，因此加強對企業檔案的管理工作具有一定的現實意義。除此之外，還應當正確處理檔案保密與檔案利用之間的關系，為企業保守機密是每一名員工必盡的義務，更是檔案管理人員的職能。在日常工作當中，檔案管理人員應當加強對檔案保密工作的重視程度，嚴格遵守檔案保密制度，要確保企業檔案資料能夠將機密保密與資源利用相結合。

3.3 用先進的技術手段.加速開發利用檔案信息

隨著信息技術的快速發展，企業在開發利用檔案信息資源過程中可以借助信息技術的優勢，加快開發利用檔案信息的步伐。先進的技術除了資源共享的優勢之外，還能實現檔案管理自動化。因此，企業檔案管理信息資源開發和利用過程中要運用先進的技術手段，提高工作的效率，讓工作人員有更多的時間可以探究信息資源的開發。比如加人社會館藏機構的局域網，建立相應的檔案網頁，使之成為企業檔案集成管理系統的一個組成部分，積極組織上網數據和信息，實現檔案信息的網上檢索：也可以與館藏機構合作，建立電子文檔數據管理中心，集中管理網站內各單位的電子文件，實現電子文檔的自動收集.上傳.歸檔.查詢及閱覽等綜合功能。

3.4 加強檔案信息資源開發人員的專業培養

歸根到底，開發人員才是企業檔案信息資源開發利用的主體，那么他們的工作能力直接決定了企業信息資源的開發潛能。加強檔案信息資源開發人員的專業培養要從以下幾個方面人手，一是開發人員的意識要緊跟市場潮流，不能落后于市場的發展，"落后就要挨打"，及時創新，敢于改革，這是評價開發人員的標準。二是開發人員的思想應該超前一步，如果僅僅保持企業跟隨市場的風向，那么企業是無法做到行業頂尖的，只有引領信息資源開發方向的企業才能成為行業中的佼佼者。三是在工作中不斷進取，學習更先進的信息技術，這樣開發人員就能用最先進的方式完成最優秀的企業檔案服務。四是依據開發人員的真正工作能力，給予相應的薪水，如果企業只對開發人員做出各種要求，卻不付出相應的薪酬，那么很可能造成人才流失，失去專職信息資源開發人才對企業來說是莫大的損失。不難看出企業檔案信息資源開發利用與企業的經濟.管理密切相關，加強檔案信息資源開發人員的專業培養是企業檔案管理工作的關鍵。

3.5 加強物質與技術保障

要促進檔案信息管理資源的開發與利用，提供一定的物質與技術保障是非常有必要的。沒有一定的保障機制，檔案管理信息開發也不可能順利完成。因此，在推進企業檔案管理服務創新的過程中，要在進行檔案管理的過程中盡可能地運用一些先進的技術手段，并提供相應的人力資源保障，盡可能地確保其能夠起到保障檔案管理工作順利開展及實施的作用。

結束語

綜上所述，檔案工作是一個非常復雜且重要的工作。因而，對檔案的開發以及合理利用是開展檔案工作的最初的出發點以及最后的歸宿。要對企業的檔案管理服務模式進行創新，首要的任務就是做好檔案管理的開發與利用工作。

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