淺談企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)

任麗隔

摘要：企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作對企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展和人力資源的合理配置發(fā)揮著重要作用。數(shù)字化檔案管理是目前檔案管理工作的發(fā)展趨勢。本文從總體規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、子系統(tǒng)建設(shè)、人才隊伍建設(shè)、安全保密建設(shè)等方面闡述了企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)內(nèi)容，希望能為企業(yè)順利建設(shè)數(shù)字檔案館提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：企業(yè)數(shù)字檔案館;信息資源;安全保密

檔案管理是企業(yè)管理工作的重要組成部分，隨著社會對信息需求規(guī)模的擴(kuò)大和人們對檔案重要性認(rèn)識的進(jìn)一步提高，手工操作的檔案管理模式已很難適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的要求。近年來，企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)得到了普遍重視，部分企業(yè)的數(shù)字檔案館已初具規(guī)模。但由于我國企業(yè)數(shù)字檔案館起步較晚，在數(shù)字檔案館建設(shè)中還存在許多問題。

1 當(dāng)前檔案管理工作中存在的幾個問題

1.1 專業(yè)人才缺乏

企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)所需人才為復(fù)合型人才，既要具有檔案專業(yè)知識又要同時具有計算機(jī)等相關(guān)知識，而在如今學(xué)科精細(xì)劃分的時代，很少有人同時具備以上知識。另外，由于檔案工作的邊緣性特征，計算機(jī)人才一般不愿從事檔案工作，而檔案人才又很難在短時間內(nèi)掌握計算機(jī)等現(xiàn)代信息技術(shù)，這個矛盾阻礙了計算機(jī)技術(shù)與檔案工作的融合。此外，由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對檔案工作不夠重視，檔案館引進(jìn)的優(yōu)秀人才多被調(diào)整至其他工作崗位，而現(xiàn)有的館員又不能得到相應(yīng)的培訓(xùn)，檔案工作人員無法滿足數(shù)字檔案館建設(shè)對專業(yè)人才的需要。

1.2 檔案業(yè)務(wù)流程缺乏有效控制

早期企業(yè)采取的是傳統(tǒng)的檔案管理模式，大多數(shù)檔案資料都是在事后集中進(jìn)行歸檔，企業(yè)檔案館無法對檔案資料進(jìn)行前端控制和全過程的管理，檔案資料由各部門進(jìn)行收集.整理，再歸檔。由于部門的檔案管理制度不健全，檔案業(yè)務(wù)流程不清晰，無專職的檔案管理人員，致使部分檔案資料的歸檔不及時.不完整，檔案資料的質(zhì)量普遍不高。特別是在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理過程中，項(xiàng)目檔案資料需由建設(shè)單位.工程管理相關(guān)部門和參建單位等多個單位組織實(shí)施，各單位負(fù)責(zé)各自在項(xiàng)目建設(shè)過程中檔案資料的形成.積累.管理和歸檔。由于缺乏有效的監(jiān)督和管理，致使檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量參差不齊，后期需要耗費(fèi)大量的人力.物力和時間，對檔案資料進(jìn)行反復(fù)的修整和補(bǔ)齊，既增加了企業(yè)成本，又影響了工作效率。

1.3 技術(shù)落后

數(shù)字檔案館建設(shè)是以信息源.網(wǎng)絡(luò).數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)的，其相關(guān)技術(shù)是較復(fù)雜.較先進(jìn)且不斷發(fā)展的。建設(shè)一個完整的.先進(jìn)的數(shù)字檔案館，需要采用數(shù)字化圖像的存儲與壓縮.信息檢索.文字圖像處理.多語言平臺互換互訪等多項(xiàng)技術(shù)。另外，數(shù)字檔案館建設(shè)還需要掃描儀.計算機(jī).磁盤光盤存儲設(shè)備等，但由于領(lǐng)導(dǎo)不重視.資金不足.人才缺乏等原因，企業(yè)檔案館所配備的軟硬件都不能跟上時代發(fā)展水平，僅靠檔案館自身很難解決這些制約數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的難題。

2 建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館的發(fā)展對策

2.1 存量檔案數(shù)字化技術(shù)

首先，傳統(tǒng)載體檔案的案卷數(shù)量多，時間跨度長，檔案管理以案卷不丟失為原則，常見的問題有組卷混亂.檔號不規(guī)范.案卷標(biāo)題不準(zhǔn)確.目錄著錄不完整.文件頁碼標(biāo)注不規(guī)范等。因此，在數(shù)字化之前，必須對傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，使之符合數(shù)字化的要求。其次，規(guī)范檔案數(shù)字化管理流程主要是通過開展檔案數(shù)字化工作需求調(diào)研.制定檔案數(shù)字化工作計劃.明確檔案數(shù)字化工作方式.組建檔案數(shù)字化工作隊伍.監(jiān)控檔案數(shù)字化工作的開展以及采取科學(xué)的評估指標(biāo)和評估方法對數(shù)字化工作成果進(jìn)行評估，保障檔案數(shù)字化工作的順利進(jìn)行。最后，數(shù)字化加工過程包括了多個環(huán)節(jié)，環(huán)節(jié)間存在相互制約的關(guān)系，且每一個環(huán)節(jié)都會影響到檔案數(shù)字化的質(zhì)量。因此，檔案管理人員以及參與檔案數(shù)字化加工的人員都應(yīng)該熟練掌握與檔案數(shù)字化相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，強(qiáng)化對檔案數(shù)字化的全程控制，通過全面的質(zhì)量檢查，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)質(zhì)量的全方位控制，從而保證檔案數(shù)字化成果的真實(shí)性.可靠性。

2.2 增量檔案電子化技術(shù)

首先是前端控制技術(shù)。檔案管理部門應(yīng)與電子文件形成部門合作，提前介人文件的產(chǎn)生.流轉(zhuǎn)過程。如在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計之初提出檔案化管理要求，按照保存要求提前對生成和流轉(zhuǎn)中的電子文件進(jìn)行控制：在歸檔移交前對電子文件進(jìn)行妥善管理。雙方商定移交方式和歸檔要求等。其次是全程管理技術(shù)。檔案管理人員幫助電子文件形成部門明確檔案歸檔范圍：參照傳統(tǒng)載體檔案的分類.排序方式，結(jié)合數(shù)字檔案的特點(diǎn)，確定電子檔案信息的合理分類方案。確認(rèn)電子數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)參數(shù)等。在電子文件運(yùn)行結(jié)束后，及時進(jìn)行數(shù)據(jù)篩選，將要?dú)w檔的電子文件進(jìn)行邏輯歸檔和物理歸檔，達(dá)到對電子文件信息的有效控制。最后是對各類技術(shù)的合理使用。通過使用合理的技術(shù)，將各個檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)遷移到數(shù)字檔案館系統(tǒng)中。針對歸檔部門各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，通過完善檔案信息管理系統(tǒng)與歸檔部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)銜接平臺建設(shè)，實(shí)現(xiàn)一體化功能。

2.3 建立企業(yè)數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系

企業(yè)檔案部門應(yīng)充分參考國家出臺的各項(xiàng)政策制度和規(guī)范，參照行業(yè)發(fā)展的特點(diǎn)建立完善的制度和規(guī)范。企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)過程中，利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和信息平臺處理工作時，要貫徹國際和國家的規(guī)范要求：處理綜合性信息時，應(yīng)以遵守國家標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)則：處理檔案信息化工作時，可借鑒其他企業(yè)的成功經(jīng)驗(yàn)，并根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況加以調(diào)整和補(bǔ)充，在此基礎(chǔ)上構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)體系，提高企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的規(guī)范性和科學(xué)性。

2.4 加強(qiáng)各部門協(xié)調(diào)工作

數(shù)字檔案館建設(shè)需要消耗大量的人力.物力和財力，這要求企業(yè)管理人員高度重視數(shù)字檔案館建設(shè)，促進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)平穩(wěn)開展。此外，業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)對此予以高度關(guān)注。在部門領(lǐng)導(dǎo)的支持下，協(xié)調(diào)各部門開展建設(shè)工作。另外，數(shù)字檔案館開發(fā)中要積極融合管理規(guī)范.工作流程和操作要求，這對業(yè)務(wù)部門和技術(shù)部門提出了十分嚴(yán)格的要求，只有積極溝通交流，才能確保業(yè)務(wù)規(guī)則和新技術(shù)的有效應(yīng)用，改善檔案服務(wù)質(zhì)量。

2.5 提升企業(yè)檔案信息資源的知識化組織

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，企業(yè)檔案館的工作內(nèi)容重"藏"輕"用"。企業(yè)館藏檔案中保存著很多科學(xué)研究成果.工藝技術(shù).生產(chǎn)組織.經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和數(shù)據(jù)記錄等內(nèi)容，既有顯性知識，也包含了無數(shù)的隱性知識。知識化，就是以智能化.網(wǎng)絡(luò)化等信息工具的廣泛應(yīng)用為基礎(chǔ)，知識被高度應(yīng)用，知識資源被高度共享，從而使得人的智能潛力以及社會物質(zhì)資源潛力被充分發(fā)揮，個人行為.組織決策和社會運(yùn)行趨于合理化的理想狀態(tài)。新時代企業(yè)檔案工作既要做好顯性知識的收集整理分析，更要做好隱性知識的深度挖掘，不斷完善和加強(qiáng)企業(yè)知識的創(chuàng)造.收集.分析.利用和再創(chuàng)造的能力，對知識資源進(jìn)行科學(xué)管理，搭建共建共享平臺.為企業(yè)營造創(chuàng)新的濃厚氛圍，進(jìn)一步提升企業(yè)創(chuàng)新能力，不斷增強(qiáng)企業(yè)的核心競爭力。

結(jié)束語

總之，企業(yè)要想在激烈的市場競爭中脫穎而出，就必須充分認(rèn)識數(shù)字檔案館對企業(yè)發(fā)展的重要作用。我國企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)雖然還處在初級階段，建設(shè)中還存在著很多問題，但企業(yè)檔案管理部門應(yīng)以積極的態(tài)度應(yīng)對，理論聯(lián)系實(shí)踐，在探索中發(fā)展，在創(chuàng)新中提高，建設(shè)具有本企業(yè)特色的數(shù)字檔案館，為企業(yè).國家和社會提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)，大力促進(jìn)我國信息化事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。

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