淺談建筑工程檔案資料有效管理措施

王杰

摘要：在建筑工程建設過程中，建筑的質量不僅與施工相關，同時資料的規范化管理也是提升建筑工程質量的關鍵性因素。資料的規范化管理，可以提升資料的應用效果。而對資料的收集與編制，有助于提升資料的真實性與完整性，進而為建筑工程的竣工驗收提供更加有力的支持和幫助。但在實際的建筑工程檔案資料管理過程中，仍然存在很多方面的不足，比如，資料編制不到位、資料的真實性得不到保障以及資料信息收集存在滯后性等，這些會影響到建筑工程檔案資料管理的質量，甚至還會導致工程資料喪失其自身的價值。

關鍵詞：建筑工程;檔案管理;意義;問題;優化路徑

1建筑工程檔案資料管理的重要性

運用科學、有效的建筑檔案管理方法，能夠展現出企業內部質量控制 體系的管理水平，還顯現出企業管理人員對內部檔案管理的重視程度。另 外，國家對建筑工程檔案管理也作出了明確的要求。住建部提出建筑施工 過程中，對建筑檔案必須嚴格管理，如果檔案資料管理不符合要求，則認為工程質量不合格，可見檔案資料管理在建筑工程中的重要性。國家住建 部的嚴格要求，在一定程度上提高了施工單位對檔案資料管理的重視程度， 從而保證在建筑工程項目施工時，認識到建筑工程檔案資料管理的重要性 與緊迫感。

2建筑工程檔案資料管理存在的主要問題

2.1檔案管理意識薄弱

由于很多建筑企業、施工單位的管理人員認為檔案管理是一個不重要的環節，無法創造出更高的經濟利潤，所以投人的物力、人力較少，甚至還有許多管理

人員覺得沒有規范化的檔案管理機制，不會對整個建筑工程建設質量產生影響，導致相關人員工作不積極，檔案的日常收集、整理、保管工作 比較混亂，出現問題時相互推諉，嚴重影響檔案資料的管理質量。

2.2管理人員的業務水平有待提升

管理人員是檔案資料管理工作的執行者，其業務水平將會直接影響到檔案資料管理的質量和效果。目前，由于工程建設單位缺乏對檔案資料管理的重視，導致檔案資料管理人員數量不足，并且其技術水平有待提升。甚至有的建筑工程項目沒有專門的管理人員負責檔案資料管理工作，只是由其他管理人員兼任。除此之外，檔案資料管理人員缺乏對現代信息技術的了解，其應用水平相對較低，導致信息技術在檔案資料管理中得不到有效的應用，依然沿用傳統的管理方式，這不僅會嚴重影響檔案資料管理的效率，而且會嚴重影響檔案資料管理的質量和效果。同時也不利于后期對檔案資料的查閱和利用，導致檔案資料的作用得不到充分的發揮。

2.3工程檔案管理制度不完善以及落實不到位

我國的建筑工程建設雖然發展迅速，但是由于不同企業之間的水平以及管理制度的差異，很多規模比較小的建筑企業的在建筑檔案管理中還是存在非常多的問題。這些小的建筑企業往往更加重視企業的經濟效益，而忽視了對制度的建立和健全，沒有制定完善的檔案管理制度，建筑的檔案 資料管理過程中隨意性很大，并沒有完善的借閱或者使用的制度和流程， 往往在這個過程中容易造成資料的丟失。而且隨著當前建筑工程規模的不斷擴大，檔案資料的種類也越來越多，如果沒有系統的檔案管理制度做保 障，很難使工程檔案資料管理工作真正落到實處。

2.4時效性不足

在建筑工程檔案資料管理過程中，由于建筑工程的種類和內容較多， 其涉及的方面也比較廣泛，因此，需要整理的資料不僅數量較多，難度也相對較高，再加上相關工作人員的檔案管理意識薄弱，存在不能及時有效 地將施工前期的設計圖紙、相關建筑資料以及相應的施工技術參照標準等進行合理記錄并歸檔保存的現象，若建筑施工結束后，在短時間內沒有出 現任何問題，則可以確保交工工作的順利進行。但是根據實際情況，不能 將全部的工程資料在短時間內進行有效整理并交付，從而為建筑工程檔案資料管理帶來嚴重影響。在此過程中，由于相關工作人員重視程度不足， 極易造成相關資料的缺失或混淆，降低資料的時效性、完整性和安全性。

3 建筑工程檔案資料管理有效措施的應用

3.1加強建筑工程管理者對于檔案管理工作的重視

建筑工程資料對于工程的建設和管理具有十分重要的作用，而且在工程后期的保養維護中都起著不可替代的作用。如果沒有工程資料做支撐，管理者很難準確判斷工程的具體情況以及經濟效益，也就無法做出正確的決策，最終會給企業帶來巨大的經濟利益損失。因此在進行建筑企業管理時，要提高員工工程檔案資料管理的意識，從檔案資料的重要性人手，通過培訓教育提高全員對于工程資料的重視程度，建立檔案資料管理的相關制度，并且根據企業的實際發展情況設立專門的檔案管理崗位甚至是檔案資料管理部門，將檔案資料的管理制度化、規范化，資料在記錄、存檔或者借閱中都要遵循相關的流程制制度，使企業的檔案管理工作真正落到實處。

3.2提升檔案資料管理的質量

針對檔案資料的收集、整理以及編制等方面的工作，需要制定相應的規范要求，并且要求管理人員嚴格按照規范進行操作，保障檔案資料管理 的質量。例如，針對建筑工程竣工圖紙的管理，需要管理人員做好檔案資 料的收集整理工作，對相關檢測報告要進行整理和蓋章。與此同時，檢驗 部門也需要給予竣工圖紙管理必要的支持，配合竣工圖紙的整理歸檔，認 真填寫歸檔清單，最后由管理人員負責進行編目保存。

3.3強化檔案資料管理人員的職業意識，規范日常工作行為

檔案資料的收集、整理和編制是由人完成的，提高檔案管理人員的素質至關重要。在加強宣傳的基礎上，對檔案管理人員應經常開展職業教育培訓，組織內外部的參觀、交流與學習，保證相關人員都能建立良好的檔 案資料管理意識和職業素養，不斷提升其自身綜合能力與管理素質。編制崗位職責，使各級管理人員，明確自身的基本工作程序與目標，以規范其日常工作內容與行為。要求在施工建設活動開工之前，做好統一表格、標準等準備工作，做好施工過程中進度計劃制訂與調整工作，并在開工后的 施工管理過程中，監督檢查檔案資料記錄與整理情況。在此基礎上，現場 的管理人員要實現工程建設檔案資料的登記工作，定期檢查相關部門工作完成情況，做好施工管理登記工作，對施工單位的建設資料完成情況進行 檢查。與此同時，檔案資料管理人員需要與企業進行溝通，協助工程管理 人員，與設計單位進行溝通，及時了解設計變更的情況，并做好標準文件與圖集的保管工作。對于管理性的文件，需要根據項目的基礎、依據與實踐等，做好文件的整理組卷工作，并對驗收記錄進行檢查。資料管理人員 發放的圖紙資料，需要與清單一起整理并存檔，做好工程資料的整理與匯 總，以此保證整體的工程質量和后續需求。

3.4加強建筑工程檔案資料管理的信息化建設

計算機在建筑工程檔案管理中的應用，可以提高檔案資料管理的效率， 實現檔案資料的快速歸檔，為單位決策時提供全面的信息資源。建筑企業 可以通過建立計算機共享網絡，方便檔案資料的有效利用與快速查詢。可 以提高檔案管理中的全面性與清晰程度，配套專業的信息化檔案管理系統， 加強檔案管理人員培訓，有利于提高檔案管理工作中的效率與質量。

結束語：綜上所述，筑工程檔案資料管理內容繁復，但每一環節都對工程項目有著重要作用，因此應該加強檔案資料收集、編制、管理、利用等各個環節的管理工作，及時發現存在的問題，進行優化改進，有效保障工作質量，助力工程項目建設。

參考文獻：

[1]蔣馥蔚. 建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施[J].新絲路：中旬， 2019，（4）：1.

[2]沈慧珍.建筑工程檔案資料管理中的問題及措施分析[J].城市建設理論研究，2016，（2）：316-317.

[3]黃艷.建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施探究[J].住宅與房地產，2019，（9）：116.

[4]孫加順. 淺析建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施[J]. 城市周刊， 2018，（49）：66.