即開即用巧用在線服務提高Excel操作效率

俞木發

使用在線工具提取數字

對于數據中混雜了文字和數字的情況（圖1），如果需要將其中的數字提取出來，在Excel中需要借助復雜的組合函數。而現在通過“http：//www.excelfb.com”提供的在線工具，只要上傳文檔，即可快速完成數字的提取。

將需要處理的文檔保存在桌面上備用。打開上述的網站，在工具列表中找到“單元格拆分工具”，點擊中部窗格中的“（按正則式）拆分一列（單元格）為多列（提取單元格數字等）”鏈接（圖2）。

在打開的窗口中點擊“瀏覽”，上傳需要處理的文檔（xls或xlsx格式）。接著按照實際需要設置分列參數，比如本例是從第2行開始，把A列的內容按“[0-9.]+”正則式拆分為多列（圖3）。

點擊“拆分→生成新文件”按鈕，這樣網站會自動調用內置的工具完成數據的分列。完成后按提示在Excel中打開下載的文檔，可以看到原來的數據按照文字和數字自動完成了分列，不過數字是使用文本格式。這時可以定位到B10單元格并輸入公式“=VALUE（C2）”（C10為“=VALUE（E2）”，以此類推），下拉后即可轉換為數字形式（圖4）。

此外，網站還提供了很多實用工具，如多行列轉換、批量合并、轉換等，我們只要先選擇工具，然后上傳需要處理的文檔，再根據自己的需要簡單地設置參數，即可在線完成操作。

使用騰訊文檔制作登記文檔

在防疫的特殊時期，公司同事和來訪客戶經常需要進行信息登記。雖然借助Excel文檔的分享功能，分享給同事們填寫可以完成，但共享的文檔只能在線打開，而且文檔并不方便分享給來訪客戶。對于類似需要協作填寫的文檔，可以借助騰訊文檔來制作和收集數據。

文檔建立者先打開瀏覽器登錄“ht t p s： //d o c s .qq.com/”，然后使用自己的QQ或者微信賬號登錄。成功登錄后依次點擊“新建→在線收集→收集→防疫登記”，然后選擇一個適合的模板，打開模板后點擊“立即使用”開始設計問卷，最后點擊“發布”（圖5）。

在打開的頁面中，可以將文檔的鏈接發給需要填寫信息的同事。對于來訪者，則可以點擊“生成二維碼”填寫，然后將其打印并粘貼在前臺，這樣每個來訪者只要掃碼后就可以進行在線信息登記了（圖6）。

對于每個人登記的信息，管理者可以隨時登錄自己的騰訊文檔，打開上述建立的文檔在線查看。如果需要導出到本地管理，只需依次點擊“菜單→導出為→本地Excel表格（.xlsx）”即可（圖7）。

使用金山文檔快速錄入條形碼數據

在Excel中整理一些商品的數據時，許多時候還需要錄入商品的條形碼編號，手工錄入不僅費時費力還容易出錯。金山文檔的微信掃碼功能則可以方便我們使用手機快速錄入條形碼數據。

打開“https：//www.kdocs.cn/”，使用微信掃碼可以直接登錄使用。然后在微信中找到“金山文檔”小程序，打開后新建表格文檔，接著定位到需要輸入數據的單元格。點擊下方的“+”，在彈出的菜單中選擇“掃碼錄入”，這樣就可以打開手機攝像頭掃碼完成數據錄入（圖8）。

完成數據的錄入后，依次點擊右上角的“菜單→下載”，下載xls文檔，最后再使用Excel打開并完成其他數據的錄入即可。

當然，金山文檔還有歷史版本回滾（可以方便回退到修改前的歷史版本）、表格轉表單（依次選擇“數據選項卡→根據表格生成收集表”，可以快速生成字段，方便表單填寫）、多表快速合并（上傳多個表格文件進行合并）等功能，大家可以自行試用。