央企檔案數字化改革中的保密管理與控制探討

夏丹

摘要：隨著時代和科技的進步，越來越多的行業通過數字化技術改造內部體系，疏通過往難以打通的環節，以獲得高效的收益。對于央企來說，其作為國家市場經濟體系中宏觀調控的重要一環和國民經濟體系中不可或缺的一部分，在社會發展進入“大數據”、“物聯網”的時代后，通過對企業內部結構高效梳理，采取數字化技術改革公司管理模式勢在必行。由于央企規模較大，創辦歷史悠久，在公司發展過程中積累的檔案材料數量繁多，這就需要在檔案的管理上探索數字化技術的應用，同時做好檔案數字化改革中的保密管理與控制。本文分析了企業數字化改革的內涵與意義，進而結合央企檔案保密管理的數字化改革現狀探討了如何進一步加強保密管理與控制。

關鍵詞：央企;檔案數字化;保密管理

一、企業數字化改革的內涵和重要意義

（一）企業數字化改革的內涵

數字化改革是在社會經濟發展的大環境下，對于社會的方方面面提出的改革計劃，細化到企業管理上，數字化轉型是利用數字化技術正向推動企業主動轉變過去老舊管理模式、系統架構、經營方向，主動提升企業文化稟賦，激活企業創新氛圍;企業在數字化轉型中會突破以往單一收益來源，通過最新理念賦能，探尋出一條適合企業發展的新路子;同時，在數字化改革中創造出的新商業模式會讓企業在日趨激烈的市場競爭中脫穎而出;在辦公模式的變革上，數字化改革可以將前端業務集成到后端，能夠讓企業集約化管理，加強管理效能的同時降低人力資源成本。

（二）企業數字化改革的重要意義

企業在進行數字化改革后，對于自身來說意義重大，首先數字化改革可以順應時代潮流，解決因理念落后帶來的經營難題。過去由于管理理念的落后，在員工需求、業務效率等方面都存在較大問題，高昂的成本和較低的收益給企業帶來經營難題，許多企業出現入不敷出的財務問題，部分企業甚至破產倒閉。數字化改革下，企業可以引進財務管理系統、ERP系統、人力資源管理系統等多方面的專業技術，有利于企業進一步加強企業管理，降低成本;另外，數字化改革可以進一步提高企業競爭意識，力爭行業領先地位。能夠選擇在新時代剖析自身經營問題，敢于刮骨療毒的企業都具有一定的魄力和勇氣，同時，在進行數字化改革過程中學習到的先進理念能進一步促進企業成長和進步，提高其競爭意識與能力，例如：在數字化改革中，某企業在行業中率先建立起網絡平臺，獲得了第一批網絡客戶，在今后的市場競爭中獲得先機。

二、央企檔案保密管理的數字化改革現狀

檔案保密管理數字化改革在央企中的運用已經取得了初步成效，許多企業在日常經營管理中改變過去落后管理模式，在檔案管理人員設置和檔案管理布局上根據數字化改革成果進行對應轉變，取得了不錯效果，在央企檔案管理中運用數字化技術進行改造，能夠加強企業資料管理能力，提高檔案查詢效率，為企業正規有序發展提供良好基礎保障。但在改革運用過程中，也發現了一些問題，主要有以下幾個方面：

（一）地區和行業差比較明顯

在數字化改革進程中，央企雖然具有中央垂管的結構，但由于央企涉及行業繁多、企業規模較大等因素，在實際運用中還是存在不小的差距，我國不同地區，不同群體，不同業務范圍的央企在檔案保密管理數字化運用中的發展程度不一樣，例如，某央企分布在西部的分公司明顯沒有東部發達地區的分公司數字化改造的徹底，許多部分存在走形式的情況，在對于企業檔案的管理往往是“系統里一個樣，實際中一個樣”，缺乏主動作為的意識導向;另外，在一些科技程度高的行業和科技程度低的行業對比中，可以發現科技程度高的企業在數字化改革中更加敢為人先，往往主導了央企數字化改革發展進程，而科技程度低的企業在改革中積極性不高，存在“被牽著鼻子走”的情況。

（二）檔案保密安全性問題多發

數字化改革在提高企業管理效率、加強與外界溝通和數據共享的同時也帶來了安全性的問題，尤其在對于安全性要求極高的檔案保密上，目前許多地方出現檔案管理失策，造成企業資料泄露，甚至造成國家機密的滅失，帶來慘痛教訓，對于央企來說，其掌握了國家經濟命脈，在經營活動中許多行為都有保密要求，在檔案數字化管理上的問題必須重視，例如：某企業在檔案管理上為了方便，采取了紙質檔轉換電子檔的錄入方案，這樣可以方便企業查找，有效提高了檔案的使用壽命，但對于電子檔案的管理不嚴格，由于管理人員疏忽造成泄漏，給企業造成巨大損失。

（三）檔案管理相關制度不完善

數字化的管理模式方便了企業在檔案管理工作中的進一步提升，但是許多企業并沒有制定相應的檔案管理管理制度，又或者雖然制定了相應制度，但是并沒有嚴格執行，形成了管理“真空”，給予檔案不規范管理行為生存空間。對于一般企業來說，制度漏洞會影響企業的利益，但對于央企這類具有特殊地位的企業來說，其影響的不僅是企業利益，還事關國家利益，因此，檔案管理的相關制度問題還需進一步解決。

三、如何進一步加強數字化改革中的央企檔案保密管理水平

針對于央企在數字化改革和檔案管理融合過程中帶來的良好效果和不良因素分析，有助于央企以及檔案管理人員進一步加強對企業檔案的保密工作，具體措施主要可從以下幾方面進行：

（一）樹立員工保密意識

許多企業的檔案管理工作都是由本企業老員工中抽選，這部分老員工在企業工作多年，接觸社會較少，對于企業經營過程中面臨過的危機和困難知之甚少，可能會產生企業“十分安全”的感覺，因此在管理檔案過程中往往會意識不到企業資料的重要性，導致失管失控現象的發生。因此，央企在處理數字化改革對于檔案管理帶來的安全問題時，要從內而外，從上至下進行思想教育，讓管理層和員工了解到泄密帶來的危害以及如何防范泄密的舉措。

（二）提升數字化管理的安全系數

在數字化管理模式下的央企檔案管理應該加強管理系統的安全性能提升，在涉及到重要資料的時候加入需要管理員同意的密匙才能查看，同時檔案管理系統應該是由具有資質的中國企業研發，在相關保密資質要求上能夠通過審核;企業在運行操作系統中要區分內外網絡，嚴禁在外網上使用管理軟件;在一些要求嚴格的文件管理中，可以采取多人共同識別的方式給資料管理管控“加一把鎖”，避免因為個別人員問題造成泄密。

（三）建立起切實可行的制度保障

企業要加強檔案管理方面的制度建設，加強管理管控工作力度，嚴格把握工作中存在的重點難點問題，有針對性的建立起制度，并且設立對應的監督機制，確保制度落地實施具有可行性。

結語：央企在檔案管理數字化改革進程中要緊跟時代脈搏，深挖企業潛能，在提高檔案管理能效，加強企業規范化、系統化建設的同時要注重保密管理與控制，通過合理有效的安全管理方法將企業檔案“整齊收納”同時“秘而不宣”，嚴格落實國家《保密法》的相關規定，踐行央企為國為民的核心價值觀念，用自身行動守護人民財富，維護國家利益。

參考文獻：

（1）央企檔案數字化過程中的保密管理與控制 張玉煥 2014

（2）檔案數字化過程中的保密管理措施 ?楊勵穎 2013

（3）試析檔案數字化管理的質量及安全保密控制 許方旭 2016