如何促進民營企業檔案數字化發展

白力宏

（罕王實業集團有限公司，遼寧沈陽 110016）

1 我國現代民營企業的優劣分析

企業規模小，但是其擁有比較靈活的制度，可以隨著市場的變化而做出相應的改善；企業初期的發展與企業整體素質不足，難以維持后期的發展；在管理方面沒有一個系統的模式，導致管理系統混亂。

2 檔案數字化建設的現狀以及意義

民營企業檔案以及相關民營企業的內部業務信息，其相關職能部門檔案管理工作應按照國家相關要求收集并掌握檔案數字化的管理技術。隨著云計算、大數據、物聯網、人工智能、5G 為代表的新技術集群的融合發展，推動著技術范式的轉變，對企業檔案數字化轉型提出了更高的要求，迫使大多數民營企業在各類檔案管理工作中，不斷尋找新的發展方向和發展方法。為持續企業健康發展，在一定程度上需要充分考慮適應我國的經濟戰略目標，使其根據適應經濟社會轉型改革或升級，盡快在短時間內改變傳統的檔案管理模式。數字化檔案管理是企業檔案管理的新模式，目前民營企業逐步采取更加現代化、多元化的檔案管理服務方式促使民營企業強化檔案室(館)的建立，以便更好的保存檔案資料，也能使檔案利用服務工作及時、方便地提供給企業各部門，使檔案信息利用最大化。民營企業開展數字化檔案管理工作不僅可以推進民營企業檔案管理部門信息化進程，還能夠加強服務體系工程建設，從而達到促進企業檔案管理服務工作快速發展的目的。所以，民營企業相關部門應不斷加強其檔案管理服務工作，并將其作為我國現代化、信息化民營企業體系建設的一個重要發展內容。

3 民營企業檔案數字化發展的必然要求

數字化檔案管理技術是指各類企業人員利用計算機信息編碼處理技術、掃描信息處理編碼技術、數字視頻編碼影音信息處理編碼技術、數據庫信息管理編碼技術、多媒體圖像處理編碼技術、存儲技術等各種專業高新技術，把各種可以作為信息載體的企業信息資源通過信息系統轉化成為可以實現數字化的企業檔案信息。實現企業數字化檔案管理的主要工作目的是為了能夠達到充分實現一種整體管理數字化的模式。在企業數字化、信息化的強大推動下，企業在檔案管理中相關的信息必須通過實現企業數字化管理才能被互聯網連接，從而被充分利用，保證了檔案的完整性、永久性和有效性。同時，我國民營企業在廣泛應用移動計算機和移動互聯網的發展過程中，會產生大量的企業文件，都可以通過數字化實現信息歸類，有利于企業最大限度的利用檔案實現企業目標。因此，如何將有價值的企業檔案資料數字化，并將企業經營者和工作人員管理業務活動中產生的重要檔案資料及時歸檔并進行保管及有效應用，已經成為當前民營企業發展的必然趨勢，這將成為企業未來最大的競爭優勢。我國民營企業應正視企業數字化的發展，運用數字化檔案各種技術優勢來更好的進行資源整合，從而提高民營企業檔案信息管理方面的綜合利用率，進而有效地提高其核心技術的競爭力和擴大其在社會上的經濟效益。電子檔案流轉方便，數字化檔案管理明顯要優于傳統紙質檔案，這就為如何促進廣大民營企業不斷加強檔案信息化、數字化建設提出了一個新的技術要求。

由于民營企業檔案管理相對落后，檔案數字化工作剛剛起步，數字化電子檔案的優勢未能完全得到充分發揮。一是由于企業管理的電子文件、企業使用到的信息憑證在系統技術處理之前，具有隨時間的可變性、流動性等技術特點，其信息憑證原始性和準確性難以得到充分審查和確認。相對比較先進的數字化檔案系統，企業數字檔案管理系統將對其檔案進行優化管理并將其歸檔，同時把這些電子文件進行管理歸檔，電子文件管理的技術優勢和未來發展的巨大潛能存在未能被企業充分發揮并在檔案管理中體現顯示出來。二是對民營企業電子文件的廣泛使用以及信息安全的巨大隱患擔憂普遍存在。企業領導者大多都會認為，數字檔案易被篡改、拷貝、利用、刪除等操作，計算機病毒和電腦軟、硬件故障還會直接使檔案數據信息的完整性受到破壞。民營企業由于自身缺乏相關檔案管理、計算機信息管理專業人才和先進計算機安全保護技術，難以對數字檔案的安全性進行全面防范，因此對檔案數字化的數據安全性、保密性沒有太大信心。第三是培養相關專業人才。目前，許多大型上市民營企業管理財務檔案系統的人員大多數都是由上市公司財務秘書、會計或其他財務人員負責，其已有的財務檔案管理知識以及資源管理結構仍然以企業財務檔案管理知識資源結構為主，IT 專業技術管理知識比較匱乏。

4 民營企業檔案數字化建設的對策

（1）制定方案，完善制度。首先，逐步開展檔案數字化建設，制定科學合理的工作方案，包括工作目標、成本核算、技術方法、人員安排、安全管理措施、資金情況、管理制度等內容，按前期制定的方案穩步推進工作。其次，建立和完善數字檔案管理制度。大部分企業一般都比較重視紙質檔案的保管，對數字化檔案和電子檔案的保管和利用比較薄弱，建立和完善數字檔案管理制度是企業需要解決的問題。數字檔案也是檔案，具有檔案的性質，只是存在于不同的載體上，所以，制定數字檔案管理制度要參照傳統紙質檔案管理制度，在紙質檔案管理制度的基礎上，對網絡安全、設施設備、保密原則、工作流程等進行相關規定，完善相關制度。數字檔案系統可以提高檢索利用率和速度，實現多層次、多角度的查詢檔案信息，方便用戶查詢，提供信息、做了決策。

（2）加大民營企業檔案數字化硬件設備和檔案管理軟件基礎設施的資金投入。數字檔案是未來信息社會的發展必然趨勢，檔案數字化加工需要有專門的設施設備。比如，高速掃描儀、計算機、高拍儀、存儲設備、備份設備等硬件設備，專業的檔案管理軟件，數據庫、云備份系統、檔案管理系統的升級等都需要資金支持。應配備專用場地，對檔案資料進行保管，場地應有視頻監控等安全管理設施設備，都需要投入相應的項目資金。企業應成立檔案管理委員會，每年初對公司全年的檔案管理資金需求提出整體的規劃，對合理的需求給于支持。構建一個高效、安全的信息化檔案管理系統，為企業的更好發展做好服務工作。

（3）切實有效保證網絡數字化企業檔案信息的安全性。數字檔案的產生、存儲和利用都是通過計算機網絡系統來實現的，離不開計算機平臺的支持，所以數字檔案的安全取決于網絡是否安全，存在潛在的安全隱患。在網絡環境下，數字檔案信息安全的根本保障在于管理制度和技術的實現。建立流程監管制度，對檔案信息的流動進行全程監控，確保有效監管、保存、備份、刪除檔案信息，對軟件訪問權限進行分級管理。制定安全保密制度，對數字檔案的內容進行密級劃分，對訪問人員實行權限劃分，有訪問權限的相關人員要遵守保密制度。企業內部要積極強化計算機安全防范技術、加密技術、身份驗證、病毒防治。防止未授權的用戶入網，惡意修改數字檔案，保證數字檔案的準確性。建立健全病毒防治體系，要從計算機技術和制度雙向采取有效措施。

（4）加快檔案專業技術人員的隊伍培養和人才引進。應配備具有相應能力的工作人員，包括熟悉檔案業務、計算機業務、財務業務的專業人員。建立培訓機制，定期對相關人員進行業務培訓。邀請行業專家，舉辦數字檔案管理、計算機信息管理專業人員培訓班，以提高相關專業人員的業務素質。培訓前應對培訓人員、內容需求進行調研，培訓時間以一周為宜，培訓內容為檔案相關的法律法規、行業標準、規范制度、專業課程等。培訓方式應以面授、線下上課，網絡自學等方式開展。定期開展學術交流會，邀請先進的檔案管理人員介紹檔案管理實際工作經驗，來提升企業人員檔案管理整體水平。