人工智能在企業(yè)檔案有效利用工作中的應(yīng)用

王秋艷

（河南省兒童醫(yī)院 河南省鄭州市 450018）

1 引言

當(dāng)今社會伴隨著信息化、智能化、云計(jì)算和大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，企業(yè)檔案管理都在朝著人工智能方向不斷發(fā)展。通過對人工智能技術(shù)的應(yīng)用能夠擴(kuò)大檔案管理的應(yīng)用價值，創(chuàng)造檔案管理新的處理方法，很大程度提升了檔案管理工作的效率。檔案管理工作是搭建智能政務(wù)與智能社會的重要一環(huán)，達(dá)到智慧檔案管理及智慧檔案服務(wù)的新需要，提升處理自然語言的能力、深度學(xué)習(xí)及處理的技能，可以更好地提升檔案管理工作效率并且提高檔案服務(wù)質(zhì)量。

2 檔案應(yīng)用技術(shù)的特點(diǎn)

2.1 人工智能技術(shù)

2.1.1 人工智能的基本概念

人工智能技術(shù)是一種通過仿真，擴(kuò)展和研究智能理論，技術(shù)，方法和應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)進(jìn)行擴(kuò)展的新技術(shù)。人工智能是計(jì)算機(jī)科學(xué)的領(lǐng)域之一，該領(lǐng)域的研究包括語言識別，機(jī)器人技術(shù)，專家系統(tǒng)，自然語言等。人工智能研究的一個重要目標(biāo)是允許計(jì)算機(jī)總體上處理各種文件，數(shù)據(jù)和幾何信息，它通常需要人工智慧，最后一個可以實(shí)現(xiàn)大文件的管理。

2.1.2 人工智能的研究價值

人工智能研究使計(jì)算機(jī)可以模擬人類的智力行為和思維過程（例如，推理，學(xué)習(xí)計(jì)劃，思維等），以計(jì)算機(jī)達(dá)成智能的原理為主體，制造出類似于人類大腦智慧的計(jì)算機(jī)設(shè)備，讓計(jì)算機(jī)能夠達(dá)到更高層次的應(yīng)用價值。

2.2 數(shù)據(jù)處理

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息數(shù)據(jù)處理的效率和移動性得到了提高。計(jì)算機(jī)可以快速處理，請求收集，存儲和交換來自大量無序數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)。通過各種計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用程序提供數(shù)據(jù)和產(chǎn)品的價值和重要性是數(shù)據(jù)處理的重要組成部分。在企業(yè)檔案管理中，不斷開發(fā)和創(chuàng)新新技術(shù)，如今檔案存儲在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)中，可以根據(jù)各種計(jì)算機(jī)設(shè)備的結(jié)構(gòu)和工作來分析時間和空間的分布。

2.3 人工智能技術(shù)應(yīng)用的要點(diǎn)分析

人工智能在檔案網(wǎng)站建立中的落地是人工智能技術(shù)應(yīng)用的關(guān)鍵。目前來講，人工智能的網(wǎng)站應(yīng)用可以概括為以下三點(diǎn)來進(jìn)行：

（1）網(wǎng)站各模塊的智能化應(yīng)用水平較為落后，很多檢索、分類的設(shè)置都缺乏人性化，整體應(yīng)用效果缺乏科學(xué)性。通過人工智能的有效應(yīng)用，可以幫助網(wǎng)站建立智慧檔案館系統(tǒng)，一方面可以提現(xiàn)多樣化、多層次的文件信息服務(wù)模式，幫助使用者更加順暢地進(jìn)行網(wǎng)站檢索和瀏覽，另一方面也能通過人工智能優(yōu)化當(dāng)前的信息網(wǎng)絡(luò)化設(shè)置，促進(jìn)數(shù)字檔案館的有效推進(jìn)和使用壽命的提高。伴隨著網(wǎng)絡(luò)科技日益發(fā)達(dá)的社會發(fā)展背景，數(shù)字檔案館已經(jīng)可以成功結(jié)合云上存儲和計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)+應(yīng)用技術(shù)以及與人工智能相結(jié)合的技術(shù)應(yīng)用方式，讓數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相結(jié)合，取長補(bǔ)短，共同促成檔案技術(shù)化、科學(xué)化的轉(zhuǎn)變進(jìn)程。

（2）先進(jìn)的數(shù)據(jù)集成理念落實(shí)滯后，需要加強(qiáng)檔案資源收集的信息集成化管理。檔案信息內(nèi)容龐雜、繁瑣，并且會隨著時間的推進(jìn)產(chǎn)生后續(xù)更多的信息，這就需要先進(jìn)的數(shù)據(jù)集成技術(shù)來支持檔案機(jī)構(gòu)的資源整合和數(shù)據(jù)集成理念的有效應(yīng)用。例如網(wǎng)站智能化應(yīng)用規(guī)則，可以幫助用戶建立起簡單可行、詳細(xì)靈活的信息使用規(guī)則，并針對用戶的權(quán)限設(shè)置提供隨時可變更、可調(diào)整的人工智能設(shè)置。

（3）檔案網(wǎng)站維護(hù)需要大量的人力支持，缺乏有效的人工智能運(yùn)用。在千人千面的技術(shù)應(yīng)用方面，人工智能要注重一個應(yīng)用要點(diǎn)，那就是以人為本，將用戶作為最終的服務(wù)目標(biāo)來進(jìn)行標(biāo)注。例如在信息索引和用戶個性化信息推送方面，要充分利用好人機(jī)交互智能化服務(wù)模式的技術(shù)應(yīng)用，讓不同的用戶有不同的平臺體驗(yàn)；或者針對傳統(tǒng)檔案服務(wù)過程中較為繁瑣的信息檢索程序，優(yōu)化人工智能檢索模式，提高用戶滿意度；在建立客戶檔案方面，人工智能也能做到“一鍵建檔”，簡化用戶的建檔程序。

3 人工智能對企業(yè)檔案的有效利用產(chǎn)生的影響

人工智能這項(xiàng)技術(shù)在企業(yè)檔案的高效利用中起到了至關(guān)重要的作用，相關(guān)工作人員對于檔案文件的充分利用和高效信息提取能夠有效提高企業(yè)工作效率、完善企業(yè)工作流程。同時，人工智能能夠在傳統(tǒng)檔案管理工作的基礎(chǔ)上充分利用先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，強(qiáng)化檔案信息資源的使用率和現(xiàn)代科技技術(shù)含量，對于優(yōu)化信息標(biāo)的、細(xì)化信息分類具有重要的價值[1]。

人工智能技術(shù)的應(yīng)用簡化了現(xiàn)有文件信息的輸入，分類，分類和存儲的機(jī)械操作，提高了文件信息的準(zhǔn)確性，并有效防止了由于文件信息失真或人為錯誤而導(dǎo)致的人工數(shù)據(jù)信息丟失；同時，對于用戶來說，訪問查詢和文件很方便。用戶可以直接從信息設(shè)備終端搜索存檔關(guān)鍵字，并找到需要立即咨詢的存檔信息。

進(jìn)而，智能的文檔管理系統(tǒng)可以滿足使用者對文檔靈活調(diào)取和自動化篩選等方面的使用要求，它提供了非常快的信息數(shù)據(jù)傳輸速率，因此可以極大地滿足歸檔用戶的信息需求。

3.1 提高企業(yè)工作效率

從企業(yè)以往對于財(cái)務(wù)管理的工作來看，不僅是對企業(yè)的工作模式或是對企業(yè)工作的內(nèi)容看，都會存在重復(fù)出現(xiàn)的情況，特別是對財(cái)務(wù)會計(jì)工作人員來說，日常工作中大部分工作內(nèi)容都在圍繞要對數(shù)據(jù)信息的收集、整理、核對工作上進(jìn)行，不僅要花費(fèi)大量的人工在數(shù)據(jù)的核對和整合上，更要將其匯總成報表方便部門查閱，造成企業(yè)人力資源的浪費(fèi)情況，而且企業(yè)成本會不斷增加；進(jìn)而，企業(yè)的財(cái)務(wù)人員必須執(zhí)行長期的機(jī)械工作才能重復(fù)執(zhí)行某些任務(wù)，容易發(fā)生錯誤[2]。

因此，將人工智能技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)單位相關(guān)數(shù)據(jù)的記錄、整理和總計(jì)工作，可以有效解放人力、防止人力資源和生產(chǎn)成本的浪費(fèi)，同時也能提高工作效率，減少錯漏情況的發(fā)生。

對于企業(yè)檔案資料的有效整合和利用，人工智能同樣具有這方面的優(yōu)勢。不僅能夠有效減少員工在檔案查詢、利用工作中過于繁榮、復(fù)雜、重復(fù)性的操作環(huán)節(jié)，更能有效防止錯漏的發(fā)生。例如：自動查詢、企業(yè)集成、自動審核及電子檔案等技術(shù)，這些技術(shù)幫助企業(yè)檔案部門工作人員從枯燥、乏味的工作中得到解放，讓企業(yè)檔案信息處理工作更有針對性，推動企業(yè)健康發(fā)展與可持續(xù)發(fā)展。

3.2 有利于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的高效運(yùn)用

在人工智能的模式下，可以有效地將企業(yè)檔案信息、資源進(jìn)行整合，使得企業(yè)特殊資源成為可快速操作的部分，為企業(yè)管理決策、運(yùn)營決策起到?jīng)Q定性的作用；對于企業(yè)來說，對業(yè)務(wù)管理的優(yōu)化和調(diào)整，能夠加快信息傳遞的速度，有益于為企業(yè)管理瞄準(zhǔn)時機(jī)，為加快在市場立足打下基礎(chǔ)[3]。

人工智能技術(shù)能夠在企業(yè)檔案信息庫與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)之間建立鏈接，并成為承載企業(yè)運(yùn)營、管理及發(fā)展等相關(guān)信息數(shù)據(jù)的有效載體，將二者充分結(jié)合起來，不僅能夠加快企業(yè)決策的執(zhí)行力度，更能有效提高企業(yè)決策的戰(zhàn)略高度，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

因此，在現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的大背景下，企業(yè)更要跟隨時代發(fā)展的浪潮，充分利用人工智能的優(yōu)勢，將其應(yīng)用到企業(yè)發(fā)展和管理的各個方面，尤其是在企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)的有效開發(fā)和利用方面，這不僅能夠幫助企業(yè)更好地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、推陳出新，更能防微杜漸，為企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展藍(lán)圖提供堅(jiān)固的理論支持。

3.3 有利于大數(shù)據(jù)的集成處理

在人工智能模型中，可以有效地集成企業(yè)的信息和資源，在有機(jī)整體上創(chuàng)建統(tǒng)一的資源，并為企業(yè)的業(yè)務(wù)和運(yùn)營決策奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)；優(yōu)化和協(xié)調(diào)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，加快信息技術(shù)的發(fā)展速度，將有助于企業(yè)抓住市場上的更好機(jī)會[4]。

同時，人工智能業(yè)務(wù)運(yùn)營商，也能夠有效推動企業(yè)財(cái)務(wù)檔案和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)之間的充分結(jié)合，這不僅可以有效提高公司的決策能力，也能進(jìn)一步保證公司生態(tài)的可持續(xù)發(fā)展能力。

為實(shí)現(xiàn)電子檔案大數(shù)據(jù)信息集成的技術(shù)應(yīng)用，大型科研所針對數(shù)字檔案館的信息化建設(shè)系統(tǒng)進(jìn)行了深入的研究，并卓有成效。其中對于“增量電子化”和“存量數(shù)字化”這兩種硬核技術(shù)的引入，不僅可以實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館的立體化呈現(xiàn)、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息的深度和廣度上的檔案服務(wù)拓展，更能幫助檔案知識服務(wù)水平實(shí)現(xiàn)自我規(guī)劃和自我提升，形成良性的行業(yè)發(fā)展態(tài)勢。

4 人工智能在企業(yè)檔案信息有效利用工作中的具體應(yīng)用

4.1 人工智能相關(guān)技術(shù)應(yīng)用

伴隨著改革開放的不斷推進(jìn)，現(xiàn)代公司逐漸步入激烈的市場競爭環(huán)境，這對企業(yè)的檔案信息處理和有效整合提出了更高的要求，不僅需要各種獲取信息的方法，而且要更加注意獲取信息的準(zhǔn)確性和及時性。具體來說有以下幾項(xiàng)應(yīng)用重點(diǎn)：

（1）圖像掃描識別技術(shù)的應(yīng)用。圖像文字識別應(yīng)用系統(tǒng)屬于新興技術(shù)，利用人類感知、外界交互識別的智能識別系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)，在基礎(chǔ)的圖像信息采集的基礎(chǔ)上，進(jìn)行深度學(xué)習(xí)的特征提取、重組和構(gòu)建的識別模型，借用AI 攝像機(jī)進(jìn)行檔案信息的識別和提取，提高提取效率的同時，也加強(qiáng)信息的再利用效率。

（2）應(yīng)對互聯(lián)網(wǎng)開放環(huán)境中的安全問題。利用IT 系統(tǒng)安防技術(shù)，加強(qiáng)企業(yè)檔案信息的后門預(yù)置功能和自身漏洞的智能修補(bǔ)，增強(qiáng)企業(yè)檔案信息的安全性。具體來說就是利用機(jī)器的“學(xué)習(xí)模式”與“防御模式”相結(jié)合的入侵特征檢測技術(shù)，將人工智能的專家級預(yù)判和檢測功能應(yīng)用到檔案信息門戶檢測系統(tǒng)中，提高企業(yè)檔案的安全級別。

另外，在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，人工智能技術(shù)能夠保證在一臺電腦出現(xiàn)病毒感染的情況下，不進(jìn)行大面積波及，保護(hù)了統(tǒng)一網(wǎng)域內(nèi)其他信息系統(tǒng)的安全和持續(xù)運(yùn)行。

（3）網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、社會化、“互聯(lián)網(wǎng)+”的有效應(yīng)用，以及語音語義識別系統(tǒng)的引入，提高人機(jī)互交智能化應(yīng)用的發(fā)展水平；在檔案推送技術(shù)領(lǐng)域，建立檔案信息獲取模型、組織模型、推送模型以及需求模型等，完善檔案信息共享模型建立。

4.2 人工智能技術(shù)與信息跟蹤技術(shù)的有效結(jié)合

人工智能在信息追蹤和管理中的應(yīng)用其實(shí)是一種綜合應(yīng)用能力的實(shí)體軟件應(yīng)用，不僅涉及到對知識庫、數(shù)據(jù)庫的提取，更涉及到相關(guān)信息庫的再加工和重組。尤其是對于用戶瀏覽記錄、關(guān)鍵詞設(shè)置等信息的提取和追蹤，結(jié)合當(dāng)下“大數(shù)據(jù)應(yīng)用”背景的人工智能應(yīng)用現(xiàn)狀，進(jìn)行有效的信息傳輸，進(jìn)而提高系統(tǒng)對用戶信息的有效把控，完善“千人千面”的有效應(yīng)用。

通過對檔案文件應(yīng)用程序的改進(jìn)，在技術(shù)上充分結(jié)合人工智能技術(shù)的優(yōu)勢來做出相應(yīng)的調(diào)整，可以從以下幾點(diǎn)著手來進(jìn)行：首先，人工智能系統(tǒng)可以幫助建立“智能搜索程序”，提供“智能化的關(guān)鍵字搜索”功能；其次，強(qiáng)大的編程可以輔助人工智能實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)的“網(wǎng)絡(luò)追蹤”能力，對于信息的泄露、盜用和非法查詢起到可追溯、可跟蹤、可監(jiān)控的功能。再次，利用人工神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)的快速運(yùn)算、傳送和分析功能，形成良性的輸入與輸出交互環(huán)境，這依賴于處理器對人工智能的強(qiáng)大模擬和學(xué)習(xí)功能，同時這也是智能化信息處理技術(shù)的核心思想，在信息追蹤技術(shù)領(lǐng)域有著越來越廣泛的發(fā)展前景。

4.3 完善企業(yè)檔案錄入機(jī)制

企業(yè)各部門錄入的各式檔案信息資源都有著一定的邏輯，在檔案錄入后，人工智能就會根據(jù)不同部門職責(zé)、工作性質(zhì)的劃分標(biāo)準(zhǔn)將數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行歸類、統(tǒng)籌和整理，并建立起數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)字段和程序之間的聯(lián)系；對于網(wǎng)絡(luò)信息化的檔案錄入工作而言，在進(jìn)行公開化的信息錄入系統(tǒng)建立的同時，也要注重企業(yè)信息安全化和完整性的程序設(shè)置，通過制定統(tǒng)一的標(biāo)注、類目和部門模塊等方式，既建立部門之間的有效聯(lián)系，又防止錯漏的發(fā)生。

4.4 人工智能在信息規(guī)則制定中的應(yīng)用

人工智能本質(zhì)上是對人腦思維模式的模擬和應(yīng)用，因此在企業(yè)檔案信息的智能化應(yīng)用過程中，不僅要注重信息處理過程的技術(shù)應(yīng)用，同樣要注重信息規(guī)則制定的人腦過程模擬設(shè)置。

在制定規(guī)則的過程中，要合理規(guī)避技術(shù)壁壘的局限性，從多種數(shù)據(jù)信息模塊中尋找人腦操作與機(jī)器操作的技術(shù)相通性和融合性，結(jié)合編程語法、規(guī)則的錄入，進(jìn)行人工智能技術(shù)的應(yīng)用實(shí)效提升。

5 結(jié)語

企業(yè)文件管理應(yīng)用程序不僅滿足了時代發(fā)展的需要，還滿足了企業(yè)文件管理革命的需求。人工智能通過增強(qiáng)存檔功能并向檔案管理員提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，以提高公司財(cái)務(wù)運(yùn)作的質(zhì)量和效率并避免風(fēng)險，在作出與傳統(tǒng)的手工工作相比無法做出的科學(xué)合理的決定中發(fā)揮著重要作用。在各個領(lǐng)域成為重點(diǎn)關(guān)注的發(fā)展方向。檔案管理中不但要處理大量的信息資源，還要使用新技術(shù)優(yōu)化管理，這些都和人工智能技術(shù)密不可分。