SAP系統對建材連鎖超市財務核算的優勢

彭群 中建材投資有限公司

引言

在當前的發展新形勢下，市場競爭日益加劇，為了積極應對，建材連鎖超市引進了適合企業自身發展的SAP管理系統，實現了財務和業務的集成，加快了企業的信息化進程，充分利用資源，提高運行效率，增強了企業的商業競爭優勢，幫助企業快速發展。建材連鎖超市內部的財務核算管理工作為了適應建材連鎖超市管理方式的改變，應當緊跟時代潮流，及時做出改變，成為行業的領跑者。

一、建材連鎖超市概念及特征

建材連鎖超市是指：開放式的陳列、顧客的自我服務、商品的品類齊全、統一的結算、一站式購齊所需的建材商品，并且通過連鎖的形式來進行擴張經營。建材連鎖超市具備但不限于以下幾個特征。

（一）經營規模化

建材連鎖超市在經營過程中不斷總結成功的經驗，使其制度化、標準化、專業化，能迅速聚集資本，擴大建材連鎖超市規模，及時抓住市場機會。

經營規模化的管理優勢。建材連鎖超市規模較大時，可以對管理人員進行比較合理的分工，做到人盡其才，從而達到較高的管理效益。另外，經營規模化也較有能力投入使用自動化辦公設備，提高管理的自動化水平，從而獲得較高的管理效率和效果并相應地降低管理成本。

經營規模化的營銷優勢。以廣告和售后服務為例，規模化經營較有能力在廣告和售后服務上面做出較大的投入，從而獲得較為明顯的宣傳效果和建立較為完善的售后服務平臺。建材連鎖超市采用統一的品牌形象，擁有眾多的分店，無疑是一種活廣告效益。一旦加上有效的廣告投入，那么其產品和服務將更加容易被消費者或市場接受，使其具有比其他建材零售店更高的知名度。

經營規模化的融資優勢。建材連鎖超市在貸款或者融資時獲得成功的可能性是以自身的信用為支撐的。相對而言，經營規模化能夠占有較大的市場份額，營業額比較穩定，抵抗風險的能力比較強，從而資信程度也比較高，更容易獲得投資方或借貸方的信任。

（二）經營低成本化

經營低成本化也稱之為經營戰略中的成本領先戰略。它是指建材連鎖超市通過在企業內部加強自身的成本控制，把廣告、采購和配送等領域內的各項成本費用降低到最低限度，成為建材行業中成本領先的一種競爭戰略。

建材連鎖超市采用統一形象、統一廣告、統一采購、統一配送、一站式購齊、倉儲式、大批量的特色經營模式。統一形象、統一廣告，因廣告由建材連鎖超市總部統籌安排負責，既節省了廣告費用，又體現了整體的宣傳效果。統一采購、大批量表明進貨數量龐大，能直接從廠家進貨，議價能力強，可以獲得較高程度的價格優惠和其他折扣條件，進而降低進貨成本。統一配送、倉儲式，由于采取分撥中心統一存貨管理和配送，相較于單店可以節省倉儲費用。

（三）自有品牌系列化

自有品牌具有統一價格、統一貨源、統一設計、別具一格、沒有中間商賺差價等優勢，能為建材連鎖超市帶來核心競爭力。

首先，自有品牌的信譽優勢。無論是小企業還是大企業，最重要的一點就是誠信為本，建材連鎖超市通過創立自有品牌在多年的經營過程中積累了大批忠實的顧客群，而且也在行業內樹立了良好的信譽和口碑，在一定程度上為其形成一系列自有品牌，充分發揮品牌效應提供了極大的優勢，在宣傳和銷售自有品牌的時候就更加容易被消費者所接受和信賴。

其次，自有品牌的位置陳列優勢。建材連鎖超市在銷售過程中可以將自有品牌的商品放在超市內顯眼的位置。建材連鎖超市內的位置畢竟是有限的，在商品的擺放過程中，將自有品牌的商品擺放在店內顯眼的位置可以提升其柜臺優勢，而且建材連鎖超市通過投放統一的廣告也可以顯著提升自有品牌的知名度。因此建材連鎖超市創立自主品牌相對于其他生產者品牌來說就有一個顯著的優勢。

最后，自有品牌的市場需求把握優勢。建材連鎖超市在以往的經營過程中，最主要就是和消費者打交道，往往會定期或者不定期對消費者的消費數據進行采集和分析，從而了解消費者的消費心理、消費習慣以及消費需求等信息。建材連鎖超市的一大優勢為在設計自有品牌的同時能夠參照收集的這些數據信息進行全面考慮，從而設計出讓大多數消費者都比較滿意的自有品牌商品。

二、SAP系統的概念及特征

SAP系統的英文全稱為Systems Applications And Products In Data Processing。SAP（思愛普）公司于1972年在德國成立，總部位于德國沃爾多夫市，在全球擁有6萬多名員工，遍布全球130多個國家，并擁有了覆蓋全球11500家企業的合作伙伴網絡。SAP公司是全球性的企業軟件供應商，服務15，000家以上的中國企業，更覆蓋90%以上福布斯全球企業2000強。48年的創新沉淀，提供100多款云解決方案，覆蓋所有業務職能，深入26個行業打造專有的管理解決方案。建材連鎖超市為了提高自身的管理水平及工作效益，通過引進SAP系統來協同管理運營平臺。全球高端企業之所以青睞ERP系統中最優秀的軟件SAP系統主要是因為其較之傳統的財務管理系統所持有的特征優勢。SAP系統的特征優勢主要有以下幾點：

（一）實用性

SAP系統具有很強的實用性，當前可以支持35種語言，符合國際化的發展理念。另外SAP系統引進了ERP系統的管理思路，將先進的管理理念與建材連鎖超市的業務模式相結合，繼而運用到實際的運營管理系統中，在一定程度上為建材連鎖超市的財務管理工作提供了優勢。SAP系統可以為建材連鎖超市在其管理經營過程中及時提供所需掌握的詳細資料和可靠信息，從而使其能夠最大化地加強企業的內部控制，提高自身的管理水平，以確保決策的正確性。一個完善的信息化解決方案，可以在高度復雜的環境里將各個業務流程相互融合，為建材連鎖超市提供實用的操作功能，并且可以根據不同國家的需求和行業背景進行靈活配置和擴展，加之可以支持多國語言。因此為建材連鎖超市跨國數據傳輸提供了技術平臺，為其國際化發展奠定了堅實的基礎。

（二）集成性

SAP系統覆蓋了整個建材連鎖超市管理的信息系統，將業務和財務進行集成，集成化的業務處理取代了傳統的人工操作，完全取消了多余數據和重復工作，徹底把財務人員從日常賬務處理解脫出來。SAP系統是由若干個功能不同的子系統所組成。每個子系統就是一個功能模塊。SAP系統中采購、庫存、銷售、資產、財務等各個功能模塊之間緊密相連，從而實現了不同功能模塊之間信息的高度集成。在業務發生時的原始數據通過錄入SAP系統，然后在各個環節中進行傳輸、交換、記錄，環環相扣，真正做到了無縫對接，從而有效提高了建材連鎖超市的整體運營效率和效果。

（三）功能性

SAP系統以模塊化的形式囊括了建材連鎖超市全部所需要的業務功能，整合了建材連鎖超市的采購功能模塊、庫存功能模塊、銷售功能模塊、資產功能模塊、財務功能模塊、人力資源功能模塊和項目功能模塊等，集合了信息技術和運營管理，應用于建材連鎖超市運營管理和戰略決策，使其成為全世界最適用的解決方案軟件。

（四）實時性

SAP系統以建材連鎖超市的具體經濟業務為出發點，實時產生各個環節的財務、入庫、銷售、存貨等數據，使其在各個模塊之間及時傳遞。既實現了對建材連鎖超市資金、經濟業務的實時監控和管理，又體現了建材連鎖超市經濟業務處理的一體化，使建材連鎖超市在實時數據支持的管理過程中能及時發現存在的問題和優勢，從而使建材連鎖超市在市場中立于不敗之地。SAP系統會實時反映并記錄在經濟業務的開始、交易、結束過程中的資金、信息、流程等變動。因此，在建材連鎖超市的運營過程中，一旦經濟業務發生何種變動，流程出現何種變動或者同一時間信息發生了何種變動，都會在SAP系統中及時清晰地反映出來，有利于經營者及時做出對其有利的決策。

三、SAP系統對建材連鎖超市財務核算的優勢

在經濟全球化的大背景下，高效的財務核算通過及時提供各種經濟信息，使管理者迅速采取措施，做出正確的決策，從而實現既定的企業目標。建材連鎖超市通過投入使用SAP系統，使得在供應鏈上的所有業務活動融合成為一個整體，快速有效地讓財務綜合核算能力產生質的飛躍。

SAP系統對建材連鎖超市財務核算的優勢具體體現在以下幾個方面。

（一）便于優化建材連鎖超市賬務處理工作

在SAP系統實施前，建材連鎖超市所有的記賬憑證需要手工錄入。由于SAP系統是高度集成的，可以實現一次性賬務處理。SAP系統中大多數的財務記賬憑證是通過其他業務模塊集成的方式生成的。例如，貨物的采購、入庫、銷售和收款等，這些經濟業務在發生時會遵循相關的會計記賬原則，按照建材連鎖超市預先設置好的會計科目，自動產生會計分錄，記入總賬中。固定資產的購置、折舊和報廢處理都可以在更新各個資產明細的同時更新總賬。只要經濟業務一旦發生，SAP系統就可以及時更新財務報表，包括資產負債表、損益表和現金流量表。這樣既能把財務人員從煩瑣的日常事務中擺脫出來，又能提高財務數據的準確性和及時性。

SAP系統同時也提供了各類簡化記賬憑證的輔助功能。使用記賬憑證的模板，例如可以把每月發放工資的記賬憑證做成模板，每次入賬時直接調用模板；使用周期性記賬憑證，例如固定資產折舊和無形資產攤銷等制作成周期性憑證，每個月設置在特定的時間日期，SAP系統就可以自動生成準確的財務憑證；使用記賬憑證的復制功能，簡單便捷完成憑證的編制；使用憑證的暫存功能，會計人員可以錄入憑證憑單后暫存，會計主管審核后即可保存為記賬憑證。

由于SAP系統具有強大的整合功能，所以系統中其他模塊產生的經濟業務均會在財務模塊中形成記賬憑證。這樣環環相扣，方便建材連鎖超市進行追本溯源，避免出現重復記賬的情況及從源頭上遏制住財務造假。另外也不需要財務人員進行逐一核對檢查，這在極大程度上節約了建材連鎖超市人力和物力資源，提高了建材連鎖超市信息化建設的效率和效果。

（二）便于優化建材連鎖超市的預算管理

建材連鎖超市在開展任何項目時，例如開拓新的門店，需要花費大量的人力、物力資源及資金，通過SAP系統，建材連鎖超市能夠對項目建設過程中各種開支進行詳細的記錄，便于確保每項費用都花在刀刃上。SAP系統還能對建材連鎖超市各項預算進行管理控制，如果實際支出未按照預算體系進行，SAP系統將會鎖定該操作，并對上級主管領導發送警報報告。以此來提醒上級主管領導加大對該項目的管理力度，有效控制項目成本，及時規避相應的風險。SAP系統的預算管理不僅適用于項目建設過程中，也適用于日常的經營過程中。財務人員可以根據歷史數據，給每項費用進行預算管理，確保每項支出不會超過預算范圍，如果因為特殊情況實際費用超出預算時，初級財務人員將無法操作此經濟業務，系統被鎖定，只能通過上級主管領導授權才可以解鎖，便于上級領導及時跟蹤發現各種異常現象，規避風險，進行有效控制。

（三）便于優化建材連鎖超市庫存管理機制

SAP系統可以實現庫存系統和財務系統之間的有效連接，對建材連鎖超市的存貨進行全程實時監控與管理，這樣能夠確保短缺庫存進行及時補貨而且也能夠減少庫存的積壓量。在當今信息時代飛速發展的時代背景下，運用高科技手段管理建材連鎖超市的庫存已是行業發展的必然趨勢。通過SAP系統，建材連鎖超市工作人員根據大數據分析可以實現建材連鎖超市的自動訂貨，不再按照以前根據人為經驗進行采購，這樣不但避免了不合理采購和重復采購的現象，也使產品庫存的存貨周轉速度加快，從而導致存貨的占用水平降低，流動性變強，存貨轉換為現金或應收賬款的速度加快，進而提高了建材連鎖超市的變現能力。

結語

SAP系統最為重要的特點是從業務角度出發對建材連鎖超市運營成本進行核算，以此為建材連鎖超市決策管理提供可靠的參考數據和建議。這一特點需要專業的業務人員不斷對系統數據進行更新，并將處理好的數據匯總到SAP系統中，所以對業務人員的專業程度有較高要求。先進的信息系統對人員的專業素質要求也有所要求，這樣才能提高工作效率和效果。

SAP系統在建材連鎖超市信息化建設中最重要的目的就是實現建材連鎖超市信息集成共享，進而實現建材連鎖超市一體化管理。建材連鎖超市一體化管理不僅需要信息化管理軟件的應用，而且還需要信息化的管理體系。建材連鎖超市要想實現對SAP系統的充分應用和信息化建設，則需要建立與之相適應的管理體系。

SAP系統的充分應用需要依靠大量精確的信息數據進行支持，而這些信息數據涉及了建材連鎖超市各個部門。因此，SAP系統的充分應用和運行需要建材連鎖超市各個部門之間的相互配合和共同協作。這樣才能真正使建材連鎖超市的管理更加有序、更加細致、更加精準，有利于規章制度的進一步有效落實，從而提高建材連鎖超市的核心競爭力。