新時代加強高校二級學院辦公室工作管理與建設的思考

文/西安郵電大學現代郵政學院 李瑩 梁碩

新時代，在政府機構、企事業單位“放管服”改革深入發展的影響下，國內高校教學管理制度改革在持續推進，高校“簡政放權”也在走深走實。校級管理權力下放，已逐漸由原來的學校為主、學院為輔的管理模式，轉變為學校、學院兩級分層負責管理、學院自主管理為主的模式。而學院辦公室作為二級學院的行政中樞，承擔著上傳下達、聯絡左右、協調院內外、服務師生的重要角色，是協助學院領導推進黨務建設，開展行政管理，推進教學科研、學生管理等各項工作平穩有序、高效運行的重要部門。因此，加強高校二級學院辦公室管理與建設，對提升辦公室工作效率和服務質量，促進學院各項事業高質量發展具有重要的現實意義。

一、高校二級學院辦公室工作的主要特點

（一）綜合性。學院辦公室不僅要傳達、貫徹學校的各項方針政策、規章制度，完成校黨政辦以及各職能部門的要求和任務，還涉及學院黨政工作的方方面面。例如，起草、下發文件，通知、組織會議，接待來信來訪等日常黨政工作；負責人才引進、教師培訓、職稱晉升等人事管理工作；做好財務預算及日常使用等財務管理工作；負責工會福利發放以及學院資產管理等，甚至還要負責學院其他沒有人手去做、歸因不明或者臨時性事務，因此辦公室工作相當瑣碎、龐雜。此外，由于學院辦公室受學校和學院領導直接指導，工作還具有標準要求高、時效性強、突發性和保密性等特點。這就要求辦公室人員具備大局意識、保密意識，在處理工作中繁雜的事物時能分清輕重緩急。

（二）協調性。學院辦公室是學院對外對內的重要窗口，對外聯系政府業務部門和校企合作單位，對內聯系校黨政辦、眾多職能部門以及學院內部下屬單位。因此，學院辦公室人員不僅要與校黨政辦、各職能部門建立良好的溝通關系，還要服從學院領導安排，協調各系部、老師以及學生之間的關系。由于不同的服務對象擁有各自的立場，對待某些問題時很容易產生分歧。因此，這就要求辦公室人員具備較強的溝通能力和協調能力，以減少學院內部沖突和運行障礙。

（三）服務性。學院辦公室工作具有非常明顯的服務性。首先，為學院領導服務。辦公室人員要及時跟進學院領導交辦的各項任務，協助領導完成日常的黨務建設和行政管理工作，同時為學院的教學、科研、學生管理等工作提供支撐服務。其次，為校黨政辦以及各職能部門服務。辦公室人員要及時傳達、安排和落實校黨政辦以及各職能部門下達的指示和任務，并對整體情況、完成進度及時匯報、反饋、總結。再次，為學院師生服務。“三服務”是做好辦公室一切工作的指導思想。這就要求辦公室人員具備較強的服務意識。

二、高校二級學院辦公室工作管理存在的問題

（一）制度化、標準化水平低，崗位職責模糊、管理混亂。高校二級學院辦公室工作點多、線長、面廣，工作繁雜、瑣碎、細致但又事關學院建設的方方面面。但國內高校一直以來都是“重科研教學，輕行政管理”。日常工作中，憑經驗、靠習慣做事，辦文辦會標準低、隨意性大，各類管理無章可依、無據可循等問題突出。在建章立制上任重道遠，嚴重影響辦公室工作效率和質量。另外，各部門職能分工不明確，辦公室成為大部分扯皮、推諉工作的接收站，辦公室工作人員成為大家眼中的“救火隊員”和“萬金油”，從而造成管理混亂、工作忙亂。

（二）人員業務能力不高，工作水平待提高。隨著高校辦學規模的不斷擴張，政產學研融合發展的需求不斷深入，高校二級學院辦公室除了承擔傳統參謀助手、服務保障等職能外，還承擔各種專項工作委員會、工作領導小組的辦公室職能。受工作性質影響，二級學院辦公室工作人員大部分是專任教師、輔導員、實驗室教輔人員轉崗，或其他業務部門臨時抽調而來的人員。多為半路出家，缺乏行政管理專業方面知識，或者有一定工作經驗但沒經過辦公室任職崗前培訓，因此導致辦公室人員一人多崗，一崗多責，組織管理、溝通協調、公文寫作、待人接物等方面能力不足，隊伍業務素質整體不高與辦公室工作要求還有不小差距。

（三）工作動力不足，員工工作積極性不高。高校“重科研教學，輕行政管理”直接體現的是學校對教職工隊伍建設的政策扶持、資金投入、晉升提拔、進修培訓多向科研教學崗位傾斜。辦公室本身的工作屬性是輔助性、服務性，工作人員獲得的各類機會少之又少，晉升渠道窄、發展空間受限。辦公室工作人員工作繁雜、瑣碎，偏基礎型，工作成績一般是附著于學院整體成績，個人業績不容易體現，但高校對教職工的認定大多以科研項目、論文發表為依據。因此，辦公室工作人員工作積極性不高、動力不足，很難在自己的崗位上找到成就感。

（四）工作方式方法傳統，信息化、自動化水平低。新時代背景下，隨著信息技術的高速發展和融合應用，以及互聯網逐漸融入社會發展的方方面面，信息的傳遞和處理突破了時間和空間的限制，這不僅極大改變了人們的生活方式，促進了經濟社會發展，也深刻影響著高校的管理模式。而在高校辦公室實際工作中，遠遠沒有享受到信息技術發展帶來的紅利，大部分還停留在傳統的紙質手簽工作方式上，已經遠遠落后于其他企事業單位。

三、加強高校二級學院辦公室管理與建設的思考

(一)完善規章制度，明晰崗位職責，提高工作標準。一套規范、切實可行的工作規章制度和明晰的崗位職責是提高辦公室人員工作執行效率的重要保障。首先，在工作實踐中不斷完善規章制度，詳細制定公文運轉、檔案管理、新聞宣傳、會議管理、工會工作等具體業務規范，堅持按照制度管人、管事、管財和管物。其次，明確辦公室人員的工作崗位職責，建立行之有效的評價考核指標體系，具體可參照政府機關、企事業單位，在德、能、勤、績、廉等方面進行民主測評及績效考核，確保“責權利”相統一，提高人員的執行效率。

（二）重視隊伍建設，加強職業培訓，提升人員業務素質。目前二級學院辦公室的人員配備通常是2～3個，由新進教師輪流兼職擔任。辦公室人員配備不足，加之流動性大，導致很多工作連續性差，處理得不及時、不細致、不嚴謹，嚴重影響工作效率和工作質量。首先，各級領導要充分認識到學院辦公室的重要性。從選人、用人、培養人等多維度給予辦公室工作進一步的重視與認可。其次，加強辦公室人員的職業培訓和繼續教育。學校應有計劃、有組織地開展日常培訓和專題培訓，例如公文寫作、新聞宣傳、人際交往等。再次，辦公室人員要樹立終身主動學習的理念，不斷學習新知識，總結工作經驗，提升自身的理論水平和業務能力。

（三）增強服務意識，完善激勵機制，提高服務水平。從某種意義上說，辦公室工作的本質就是服務。辦公室人員要增強服務意識，愛崗敬業、樂于奉獻。同時，加強平時考核，把平時工作表現與年底績效和獎金、職稱評審、職務晉級、榮譽表彰等切身利益聯系起來，激發辦公室人員的競爭意識，充分調動辦公室人員工作的積極性和創造性，從而更好地促進辦公室工作人員做好本職工作，提高辦公室工作管理水平。

（四）推進信息化建設，改變工作方法，提高工作效率。辦公室信息化建設，要以校園網絡平臺為基礎，利用現代前沿信息技術將各項工作的內容、程序、方法、標準等要素集中在一個總的數字網絡空間下，發揮大數據作用，提高辦公室工作人員的工作效率和管理水平。首先，完善基礎設施，引入辦公自動化系統，實現無紙化辦公，推動各類業務的申請、審核、簽批手續實現電子化、網絡化。其次，應建立綜合數據運行系統，便于查詢、傳輸、統計、分析各類基礎數據，并賦予辦公室工作人員應用權限，實現信息資源共享。再次，利用好線上協同工具，包括TEAMS、石墨文檔等共享文檔編輯、傳輸軟件與服務；微信、QQ、email等實時溝通與管理軟件，yy、騰訊會議等視頻會議軟件，將時間、地域的不利影響降到最低。

四、結語

在全面深化高校教學管理改革的大背景下，二級學院教學管理主體作用日益增強，傳統的工作模式和管理方法已難以滿足新時代教改對辦公室職能作用發揮的要求。因此完善制度、加強隊伍建設、增強服務意識、增大信息化建設、完善激勵制度等有利于盡快理順工作關系，打通制約梗阻，提升二級學院綜合管理水平，推動高校全面發展。