淺析計算機環境下科技檔案的整理

文/國家海洋信息中心 侯智洋 張薔

科技檔案整理是指對科研項目從立項、實施、驗收和優化等過程中形成的，能夠作為檔案長期保存的文件材料、實體和聲像資料等，在規定的時間內進行收集整理，確保文件材料真實、齊全和完整，再根據項目內容和載體形式進行科學系統的歸類、編號、裝訂等過程。隨著科學技術水平不斷進步，傳統的檔案管理方式已不能滿足當今社會發展的需求，檔案管理信息化建設已經成為未來發展趨勢。《歸檔文件整理規則》（DA/T 22-2015）里有對于組卷、件的定義，更加科學，即在科技檔案中能夠結合科研項目的不同類型，使用不同的編碼方式體現科技檔案的項目和類別。科技檔案不同于其他文件檔案，具更復雜性和年限性。科研項目研發時間長短不定，短則兩三年長則十幾年，在這期間可以不斷優化科技檔案卷、件整理，保障科技檔案的完整，積極借助信息化設備，提高檔案管理水平和效率。

一、計算機在科技檔案整理工作中的作用

在檔案管理工作中，積極借助計算機信息技術，有利于提高檔案管理效率和保障檔案管理的質量，利用計算機信息技術確定匹配的檢索方式有利于提高科技信息的檢索效率。改變傳統以紙質媒介為主的科技檔案儲存方式，防止出現科學技術工作者記錄的相關科學數據、感想體會以及實驗結果受到不同因素的影響而受到損壞，防止相關科學信息記錄缺失、變得不完整的現象。隨著計算機信息技術不斷發展，信息技術與人們日常生活之間的聯系愈加緊密，當代社會提倡的節能環保理念，完善無紙化要求愈加明顯，大量的紙質文件檢索費時費力，攜帶也不方便，使得檔案管理方式更加趨向于計算機信息技術儲存方式，因此有必要加強科技檔案信息化建設，改變傳統紙質載體的檔案管理模式，有利于節約科技檔案儲存空間，提高科技檔案卷、件整理的效率和質量。

二、科技檔案卷、件整理的相同之處

在科技檔案整理過程中，科技檔案的卷、件整理有幾點相同之處，由此只有詳細了解卷、件檔案之間的相同之處和不同之處，在計算機環境下才能明確科技檔案的案卷整理相結合的共同點，提高科技檔案卷、件整理相結合的效率。第一，在科技檔案卷、件整理的過程中，充分了解不同卷、件檔案的價值，并根據價值不同，選擇不同的整理類目加以保管，比如針對社會貢獻大，科研價值較高的卷、件要給予格外的重視，加強管理，而對于價值普通的科技檔案科技，則可以一般類目進行儲存。第二，相關檔案管理人員應充分了解科技檔案卷件之間的性質，根據性質不同劃分不同的管理編目，再根據科技檔案的重要性等級，選擇檔案的排列方式。第三，根據《歸檔文件整理規則》中的規定，確認科技檔案保存年度、保管期限、科技檔案來源機構以及相關儲存方式進行儲存。第四，加強對所有科技檔案卷、件文件之間的聯系，沒有聯系則可以建立聯系，從而提高科技檔案卷、件整體利用效率。

三、計算機環境下科技檔案整理工作

（一）儀器設備的歸檔整理。科學儀器設備的檔案整理是科技檔案中重要組成部分，科技研發離不開各項儀器設備，儀器設備的性能對于科技研發結果有不同的影響。在計算機環境下對科技檔案卷、件進行整理時，應對儀器設備采取“一機一檔”的管理方式，將科學儀器設備的相關說明書、檢驗證明、合格證明、使用的光盤、日常使用說明以及在進行科學試驗工作時檢測出來的相關數據和記錄的實驗結果等相關文件手稿或打印版，并建立一個文件加以儲存。將文件中的紙質版文件掃描儲存到計算機系統內，將儀器設備和各個儀器設備的細節拍照儲存到計算機內，根據科學儀器設備的性質和投入使用的科學實驗的項目名稱，為科學儀器檔案設計編號和儲存文件的名稱，確定案卷號，進行歸檔保存。

（二）科技檔案卷內文件的整理。在對科技檔案卷內文件進行整理時，應根據國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規則》中的規定：“一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿為一件；轉發文與被轉發文為一件；原件與復印件為一件；正本與翻譯本為一件……”進行整理，有利于減少重復目錄，重復文本。將紙質文件數字化，將所有文本掃描儲存到計算機相應文件夾內，以防止紙質文件材料發生不可預測的危險時，依然可以有電子版的科技檔案材料作為備份數據。同時應分析文件特點，設計相關檢索目錄，提高檢索效率。

（三）科技檔案中的文書檔案整理。科技檔案中的文書檔案整理是指對科學技術研究過程中所有具有保存價值的文書進行歸檔整理，比如某科研項目的重要通知、請示和人員調整等相關信息等。將文書檔案按照科研項目性質，或其中提出的相關觀點形成的問題進行分類，結合項目科研的時間、重要程度進行分類組卷，參考科研項目其他相關文檔歸類的編號和性質，確定文書類檔案的編號編目以及檔案卷宗等內容。根據文書檔案的內容，做好密級標識，劃分保管期限，針對密級較高的文書檔案，在編寫檢索目錄時應為其設計更加復雜的計算機密碼，確保檔案內容的保密性和相關數據的安全性。

（四）電子照片檔案整理。在科技檔案整理過程中，電子照片檔案整理是極其復雜和煩瑣的。為了提高檔案管理的效率和質量，快速查找相應照片的發生時間和相關事件，必須對所有照片進行分類，可以按照片發生的時間和事件進行劃分，也可以按照片發生的年度進行劃分。比如2020年初發生的新冠疫情，記者們對疫情進行了大量的采訪和跟蹤報道，拍攝了很多珍貴的照片。為了提高照片的收集整理工作效率，可以將照片分組根據年限排列，還可以根據事件進行分類，編制成新冠疫情防疫一線、二線、三線等，還可以劃分不同的醫院，或者劃分主任醫師、護士、志愿者等類別進行歸檔，還可以分為醫院疫情防疫和社會疫情防疫，最后根據拍攝主體確定主題是人物主題還是事件主題，然后將電子照片進行歸檔處理。

（五）人事檔案整理。在人事檔案管理中，一般都是采取“一人一檔”的管理方式，將每個人的檔案采取分袋裝訂，按人分合袋組卷，分別按科研人員從事科研工作的年限以及資歷劃分到不同的案卷整理，對人事檔案的材料和內容進行動態管理，可以組建不同的計算機系統網絡，便于從不同的角度進行檢索查詢利用。人事檔案是科技檔案中的重要組成部分，因為所有的科技活動都是以人為主體開展的，在人事檔案中，不僅要體現出科研人員的基本信息、工作簡歷，還有要充分體現工作人員和研發人員在科技研發中的貢獻，以及相關科研人員所獲得的獎勵和成就。此外人事檔案還應充分體現科研人員績效考核方式，將科研人員的績效考核內容以及激勵政策加以充分體現，以便為后期人力資源管理調整做好充足的準備。

四、科技檔案整理注意事項

（一）科技檔案整理時的編目。在計算機環境下對科技檔案卷件進行整理時，需要額外注意科技檔案的編目，無論是按“卷”裝訂還是按“件”裝盒，都要確定相關科技檔案的性質、年限和項目名稱，根據以上編寫案卷題名和卷內文件目錄，確定流水號編頁。然后再根據文件檔案內容，劃分不同的裝訂儲存方式。

（二）科技檔案整理時的裝訂。在對科技檔案文件材料進行整理和裝訂時，需要根據卷、件的形態和性質進行裝訂。科技檔案文件材料有的采取裝訂的方式，有的則不能采取裝訂的方式，在裝訂的時候因為普遍是采取線裝法或推夾器的方式，相同大小的紙張和相同題材的內容可以劃分到一起進行裝訂，而對于不同大小的紙張，容易碎的紙張，裝訂會對文件造成破壞，這時需要采取封套法、粘接法或變形材料裝訂法等方式將所有文件按照順序排列編制好，進行保管儲存。而對于成盒裝訂的材料則需要根據科技檔案的性質以及年限、編號保管儲存在檔案盒和封面，寫上對應的起止號碼，放置在檔案架上，將檔案架設置相應的號牌即可。

五、結語

綜上所述，科技檔案整理工作是一項系統的工作，對于科技檔案人員而言，需要把控科技檔案管理的工作環節，比如做好文件材料的前期搜集整理工作、檔案移交與歸檔工作、檔案管理制度建設工作等。在檔案整理過程中需不斷更新現代科學技術，熟練操控先進的儀器設備，能夠采用計算機、大數據和信息網絡系統等信息化手段對科技檔案文件材料進行整理，將整理全過程納入計算機數據化之中，在計算機上將所有科技檔案整理的數據加以完善和匹配，編制簡單快捷的檢索目錄，用計算機網絡進行必要的查詢、校對和報表統計等，使之符合科技檔案管理現代化的要求，進一步節約時間和人力，使科技檔案資源實現共享，進而推動我國檔案管理工作健康穩定發展。