關于提升文書檔案管理質量的建議

文/遼寧省文化藝術研究院 劉玉浩

一、全面的質量管理意識

（一）樹立質量管理意識。檔案工作需要形成一股積極向上、終身學習的工作氛圍，因此也要加大對檔案管理人員的專業(yè)培訓力度，使其可以在政治思想上保持先進性，業(yè)務技術上保持能動性，綜合工作能力上保持協(xié)作性。在文書檔案收集、歸檔、建檔的過程當中，工作人員應秉持著嚴密謹慎的工作態(tài)度，每一個細節(jié)都落實到位，及時查找檔案管理過程當中的每一個漏洞，及時糾正，主動管理，形成良好的工作作風。

（二）提升文書檔案工作質量，還要具有大局觀主動意識。文書檔案管理應從高處入手，掌握文書檔案管理的用途，深入挖掘文書檔案背后的價值，為質量管理打下良好的思想基礎和工作基礎。在當前的新時代背景之下，文書檔案是豐富社會文化生活、分析發(fā)展規(guī)律、促進能動性發(fā)展的基礎，只有從整體質量入手，探求建設路徑，才能夠真正提高文書檔案管理發(fā)展水平。

（三）文書檔案管理部門要加強與社會的聯(lián)動。應在多媒體平臺上注重宣傳，使社會能夠多關注高質量的文書檔案。與其他的數(shù)據(jù)挖掘平臺、互聯(lián)網平臺以及傳媒平臺進行合作，更好地挖掘文書檔案當中的工作價值，可以促進檔案管理人員全面地認識到自己工作的價值，更好地發(fā)揮其工作的主動性。這種聯(lián)動式的檔案數(shù)據(jù)挖掘和服務，也可以為全社會的檔案利用提供相應的數(shù)據(jù)基礎，使得檔案建設工作進入到一個良性循環(huán)，“以應用帶動挖掘，以挖掘推動應用”，形成一個相互促進的良好局面。

二、堅持系統(tǒng)的科學工作方法

當前一些文書檔案管理部門在工作時，沒有按照科學的管理程序和系統(tǒng)性的工作方法對檔案的數(shù)據(jù)問題進行科學的管理和歸類，因此出現(xiàn)了一系列的紕漏。在新時代背景之下，應遵循“十四五”規(guī)劃，貫徹十九屆五中全會的文件精神，堅持系統(tǒng)的科學工作方法，加強文書檔案管理的體系化建設。

（一）要嚴格按照序列化的操作方法。文書檔案工作需要進行科學分類編碼，結合歷史、現(xiàn)實和未來三者合一的整體工作思路，嚴格執(zhí)行標準化操作步驟，尤其是應用現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)管理方式，體現(xiàn)文書檔案管理的操作專業(yè)化水平，規(guī)范地進行計算機操作。注重備份的錄入，方便后期的查詢，避免數(shù)據(jù)的丟失，提升文書檔案管理質量。

（二）文書檔案室要豐富工作內容。通過管理制度落實好文件的具體處理工作，從規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化三個角度衡量新時期文書檔案，恪守時間觀念，認真進行文書的歸檔，同時還要對公文類別進行嚴格的甄選，切實提高管理的質量，為后續(xù)的數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)管理提供有效的數(shù)據(jù)基礎。

（三）管理的過程當中要按照有序性和整體性開展工作。檔案管理人員必須認真嚴肅地對待每一份文件檔案工作，按照時間、地點、發(fā)生、結束的時序來進行排列。一項事件的全貌都要反映在一個活動的案卷當中，每一項活動的類別、專題的資料都要齊全，通過案件編名以及活動紀要，可以完全了解整個活動。同時，對于特殊的類別和專題類，還要講解清楚每一個分卷之間的關系，從全局性的高度出發(fā)，取舍資料、記錄主次，詳略得當。在日常工作的過程當中，文書檔案的管理人員要與其他科室的負責人保持密切的聯(lián)系，對于兼職檔案員的資料收集工作，也要提出相應的建議。要引導所有的科室及時上報自己的管理信息，幫助文書檔案管理員做好日常的工作，尤其是在文書檔案產生之初，就要落實各個科室的執(zhí)行，避免資料的后續(xù)查找存在遺漏。現(xiàn)代文書檔案工作高度依賴信息平臺，大多數(shù)檔案管理室已經上架了一整套完善、規(guī)范化的計算機軟件運行系統(tǒng)，且近年來在不斷更新。文書檔案管理人員要通過這種專業(yè)化的軟件操作方法和統(tǒng)一的運作流程，進行規(guī)范化的管理，應用一套系列的模式去開展軟件的更新和應對技術的迭代與升級。工作人員要保持終身學習的習慣，樹立良好的意識，保持經常性的對外交流，將這種信息技術的提升貫徹到日常化的管理模式當中，方便數(shù)據(jù)的整理保存和有效的利用，以提高科學的管理效果。

（四）關注從歷史性、現(xiàn)在性和未來性三個層面。在整理時，既要考慮到文書檔案存在的歷史價值、歷史動態(tài)，也要考慮到它的歷史條件和局限性，真實地還原一項活動的歷史全貌，不能夠隨意地增刪或者是改動，甚至是丟棄。此外，在整理時要從還原真相的角度出發(fā)，分析問題的全貌，真實還原和記錄，在充分尊重歷史的前提下，考慮久遠，避免文書檔案材料后續(xù)被人破壞，或者是非法利用，要樹立前瞻化的管理思維，做好“前人創(chuàng)造、后人利用”的準備，為各項工作打下堅實的基礎。

（五）各個科室要從技術優(yōu)化的角度去不斷提高工作人員的專業(yè)素質。文書檔案管理應強化工作人員的檔案意識，明確文書檔案管理的現(xiàn)代化內容，盡可能地減少人員的流動現(xiàn)象。通過完善檔案管理結構，使每一個工作人員的崗位職責劃分明確，工作脈絡清晰，內容上有所配合，在良好的協(xié)同體系當中，提高隊伍的穩(wěn)定性和隊伍的工作效率。此外，還應重視每一位員工的工作潛力挖掘，最大程度地調動所有工作人員的工作積極性，減少職業(yè)傾軋、職業(yè)歧視以及職業(yè)資源閑置的情況。

三、落實文書檔案管理的制度

（一）提高秩序性。制度化管理的根本目的在于提高辦公室文書處理的質量以及效率，減少出錯的概率，尤其是在處理瑣碎凌雜的日常文件時，要抓住關鍵內容，狠抓工作程序和規(guī)范，嚴把文件的“進出關”，設置專人的收文制度、登記制度、傳閱制度，并且處理好蓋章流程、閱覽流程以及領導視閱分送管理，通過流程化管理和秩序化的管理，對于文書檔案的管理進行全面記錄。

（二）做好及時的清退制度。在相應的文件登記、催辦、辦理完畢之后，要及時存檔，在存檔時還要及時對不再使用的文件做好記錄，完成文件的清退工作。在發(fā)文工作當中也要堅持相應的制度化原則，秉持著必要性原則和注重效用的原則，在發(fā)文的管理上做好程序化的建設，應設置領導安排-承辦科室起草-辦公室登記-編號-發(fā)文卡的相應流程，劃分各個科室和各個工作崗位的責任制度，明確工作板塊和具體性質，確定實際的工作范圍。

（三）對材料進行制度化的管理。確保所有的文件材料都應與自身工作單位的流程對應在一起，對于同級單位或部門的來文，均要設立專門的檔案歸卷。在這個過程當中，要秉持著“合理分類”和“齊全完整”的原則，對所有的信息進行登錄。平時還要秉持主動搜集信息，豐富信息，重點查找信息等工作原則，做好平時的組建工作，及時地、準確地挖掘文件當中的數(shù)據(jù)信息。此外，在工作的過程當中也要關注集中組卷和平時組卷的制度結合，既要提高集中管理的質量，又要將這種制度化的優(yōu)勢落實在常態(tài)管理的過程當中，堅持“維持原貌，保持聯(lián)系，狠抓文件”管理的質量關，避免出現(xiàn)崗位職責不對應，文件出錯的現(xiàn)象。在日常的管理上，還要按照“級別、年度、問題、密集、保管期限”來做好文件檔案的歸檔劃分，裝訂流程、分類流程、排列流程、編號流程和裝盒流程、移交流程，都要按照這種制度化的操作手續(xù)進行科學嚴密的記錄。

四、建設數(shù)字化文書檔案管理平臺

檔案管理部門要加強現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)管理，通過數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)自動化建設，管理好目前的儀器和設備。現(xiàn)代文書檔案離不開高速自動化的檔案管理工具，例如：打印機、復印機、傳真機、照相機和掃描儀等等，而這些設備的應用效率，直接決定了文件檔案工作管理的實際效率，所以文件檔案工作室要加強對所有設備的排查，及時更新設備的軟件類型，做好設備的日常數(shù)據(jù)維護工作。一旦發(fā)現(xiàn)設備的工作狀態(tài)不良，例如噪音、振動、過熱或者是數(shù)據(jù)出錯，就要及時對設備進行維修和調整，同時應對每一臺設備進行編碼，以便查找數(shù)據(jù)和設備的維修管理。

做好工作人員的日常技術培訓，很多檔案設備軟件的更新速度快，如果不能對現(xiàn)有的文件檔案管理人員進行數(shù)據(jù)化辦公培訓，那么他們的操作水平很有可能落后于時代，不再滿足現(xiàn)代文件檔案管理的需求。在日常管理工作中，一方面要做好工作人員的軟件技術培訓，使工作人員可以得心應手地運用數(shù)據(jù)挖掘工具、智能分析工具、大數(shù)據(jù)分析和云計算分析方法，處理好目前的工作計劃；另一方面，要為工作人員創(chuàng)造良好的制度環(huán)境和流程環(huán)境，從質量和效率兩個角度齊抓文書檔案管理的實際工作，做好文書管理的體系建設，為更多的工作人員提供數(shù)據(jù)軟件的支撐。細化管理流程，使數(shù)據(jù)化設備的操作更具備可行性，嚴格審理各項設備的審核和簽發(fā)工作，避免出現(xiàn)無效文件以及錯誤文件。

五、結語

綜上所述，在新時代背景之下，辦公室文書檔案管理的質量是重中之重，要加強對人員的培訓、對設備的維護，對制度的創(chuàng)設以及對工作方法的創(chuàng)新，以此整合工作內容，創(chuàng)新工作機制，提高工作的整體效果。