大數據時代企業檔案工作模式的轉型

文/云南文山電力股份有限公司 何聆玉

在大數據時代，數據的海量性成為其主要的特點，對于企業而言，檔案管理需要從大數據角度出發，加強各項技術的應用，轉變傳統的檔案管理模式，開拓全新的管理方法，實現工作模式的轉型，這樣才能促使企業檔案管理適應時代發展的要求。

一、企業檔案資源建設模式的轉型

企業檔案資源建設模式的轉型主要體現為以下三個方面:

（一）檔案資源建設后置工作模式加以改變。現階段，有很多企業檔案部門仍舊采取后置工作模式，主要是文件在流轉之后進行歸檔，這種情況雖然可以節省工作精力與壓力，但是卻不符合檔案管理的基本規定與要求，甚至還會出現混亂局面，嚴重制約了企業檔案管理的有序性。在大數據時代，信息技術的發展會導致企業形成的文件資料數量越來越多，部分文件具有重復性，同時也對檔案管理工作人員造成一定的壓力。對此，需要進一步改變后置工作模式，將檔案管理工作進行延伸，采取前端控制，這樣才能有效改善這種情況。其一，對于檔案管理工作人員而言，要制定完善的檔案歸檔范圍表。需要明確認識到哪些文件材料要進行收集，哪些文件材料具有重復性。其二，要嚴格按照國家相關法律法規以及企業所制定的規范要求，對檔案進行管理。其三，要采取部門立卷的方法。部門立卷起到紐帶的作用，實現檔案管理部門對文件的掌控，得到事半功倍的效果。

（二）采取智能化歸檔模式。在大數據時代，智能化已經成為主要的發展趨勢，企業檔案管理采取智能化歸檔模式能夠實現檔案管理的信息化建設，提高工作質量。一般而言，在大數據時代，企業內部的電子文件數量非常多，假如在此背景下仍舊采取傳統的離線歸檔方式，那么電子文件收集會存在非常大的困難，甚至也無法保證文件之間所存在的聯系。在新時期，檔案管理部門需要制定完善的檔案管理信息系統，并且要將智能化應用其中，實現對電子文件的監督與管控，這樣在電子文件流轉的時候能夠及時記錄，提高歸檔電子文件的真實性以及完整性。

（三）制定大數據中心。積極建設大數據中心同樣至關重要，這是企業檔案管理較為新穎的模式之一，能夠實現各個部門之間的相互整合，尤其是電子文件能夠形成統一管理，并且在大數據中心進行對接，節省對接資金的同時，也節省了其他成本。

二、企業檔案利用模式的轉變

在大數據時代，要實現企業檔案利用工作模式的有效轉變，需從兩點出發：

（一）按檔案現場提供利用工作前置。一方面，檔案提供利用服務時需要做好現場查閱工作，如果查閱的時候因為沒有提前溝通，容易出現空跑現象，這種情況會制約檔案工作的有效性。但是在大數據時代，實現檔案現場提供利用工作前置，可以通過相應的信息系統做好預約工作，甚至還可以在網絡上完成審批流程，提前做好準備工作，減少空跑現象的發生。另一方面，企業檔案部門還可以設定查閱人數，從根本上避免其他人員等待時間過長現象，也可利用系統對當日的接待量進行分析與研究。通過系統加以通知與傳播，這能夠在無形當中提高檔案部門的整體服務質量。

（二）做好檔案利用的遠程服務工作。在大數據時代，各項新型技術的出現為人們的生活帶來了便捷，其中人臉識別技術、指紋驗證技術已比較成熟，在眾多產品當中得以應用。在大數據管理的基礎之下，企業電子檔案的利用同樣可以應用人臉識別技術與指紋驗證技術。檔案的利用者不需要前往各個部門跑手續、簽字，能夠在最短的時間內拿到自己的檔案資料，實現了電子檔案利用的遠程服務。

（三）部門聯盟之間新型服務模式的轉變。在數據時代，部門之間需要相互聯系，并形成互聯網共享模式。企業檔案部門屬于個體，在大數據時代，要從實際角度出發，針對性地構建聯盟合作者，與其他部門相互溝通，比如可以與文件主管部門相互聯系，這樣可以形成文件目錄的共享，并且還能共同完成其他的服務模式，提高服務效率與服務質量。

三、企業檔案工作內容的轉型

大多數企業的檔案部門會推出編研產品，但目前的大多數編研產品只是對信息進行了整合，缺乏影響力。在大數據時代，我們需要從整體角度出發，讓每一位檔案管理人員都能認識到編研產品的重要性，并且還要進一步提高企業內部的影響力。另外，要嚴格按照不同的需求，針對性提供不同形式的編研產品，編研產品應多元化地滿足不同需求，在當前大數據時代，編研產品的表現形式具有多樣性，可以通過微信公眾號、微博等眾多形式做好檔案資源的開發。在充分發揮出傳播功能的同時，能有效提升企業檔案部門的針對性以及影響力。

企業的檔案工作還需要實現從管理文件向管理數據進行轉型，據了解，有很多企業檔案管理方面存在問題，比如數據管理過于分散、沒有實現統一歸檔，如果不及時處理解決，則會導致眾多具有價值的數據逐漸被淹沒，在此背景下，企業檔案管理部門要充分發揮自己的職能，尤其要考慮在介入文件形成的過程以及數據管理的流程實現檔案管理，要從管文件向管數據方向進行轉變，制定完善的規章制度，做好數據的收集、歸納與整理。此外，還有部分企業仍舊采取紙質檔案管理，在此也需要實現從管文件向管數據的轉型，大多數紙質檔案管理中蘊含眾多的檔案信息，可以通過信息化技術將有價值的信息提取出來，進行網絡保存。最后，在當前科技的不斷發展下，數字化設計制造技術已經得到了廣泛應用，比如三維數據，在各個行業當中應用廣泛，將其應用于企業檔案管理之中，能夠將紙質文件轉變為電子數據，進而實現管理數據工作模式的有效轉變。

四、企業檔案工作實現數據化模式轉變

在企業檔案管理工作之中，需要實現數據化模式的轉變，第一是資源內容的完全數據化。因為在大數據時代發展中，強調檔案數據資源的挖掘利用以及快速流通，要實現檔案內容的全面化以及數據化，實現無縫檢索。企業早期發展主要采取的模式是目錄數據庫與全文掛接，這種模式具有一定的缺陷與不足，不僅檢索性比較差，而且數據挖掘也比較差，所以在大數據時代，需要實現其數據化。簡單來說，數據化主要是將檔案的內容轉變為能夠檢索的電子數據，實現文件內容的無縫檢索。另外，還要將檔案保管技術加以數據化。在大數據時代，各項網絡技術層出不窮，尤其是人工智能技術的有效應用，促使企業檔案管理逐漸朝著數據化方向不斷發展，面對這種情況，企業在檔案管理的時候需要加強對其他技術的應用，比如智能身份認證系統、視頻監控系統等，并且還要在數據收集的時候不斷擴大其積累量，這樣才能為后期的數據保存奠定基礎，提供保障。此外，企業檔案利用的數據化同樣至關重要，大多數檔案部門要利用網絡查閱審批服務，并且還要將數據進行整合。做好數據挖掘能夠改變傳統模式所存在的缺陷，為企業檔案管理部門提供優質的檔案管理，提升檔案服務質量。

《中華人民共和國檔案法》（新修訂版）推出后，數字化的應用已經成為企業檔案未來的發展趨勢，通過解讀我們認識到，新時代我們必須利用數字化開辟檔案管理現代化路徑，加強對各項信息技術的應用，針對性構建數字檔案館以及檔案資源共享平臺，將電子檔案作為主要的檔案形式。

五、大數據時代企業檔案管理工作模式轉變需注意的問題

正如上文所言，新時期企業檔案需要實現轉型，但是為提高轉型的有效性，還需做到兩點。

（一）積極明確檔案管理部門的定位。在企業發展當中，檔案管理部門需要實現自我定位，轉變檔案管理重心，從信息化與大數據角度出發，積極挖掘隱性知識，將檔案管理部門打造成知識中心。另外還要實現企業信息資源的整合，為企業工作人員提供數據依據，應用信息技術集合各項信息資源，為領導的決策提供依據，或者實現知識共享，通過信息技術打造知識平臺，將各項資源進行歸檔，完成知識、資源共享。

（二）做好檔案管理部門工作機制的優化。要想實現工作模式的轉型，需要從本質上出發，做好檔案部門工作機制的優化。一是要實現標準化，不管是工作流程的標準還是工作流程的標準化，都要將部門之間進行界定，遵循相應的步驟與依據。二是要實現文件數據的標準化，保證企業內不同系統所生成的電子文件能夠兼容、歸檔，完成數據的統一與共享。三是集成化，要對重要的信息資源進行統一規劃，或構建企業信息資源管理平臺，在部門之間進行溝通與共享的情況下完成集成化。此外，依據《中華人民共和國檔案法》（新修訂版），要理順體制機制，依據實際的改革情況，在分級管理原則下完善檔案業務。

六、結語

在大數據時代，企業檔案管理工作面臨機遇與挑戰，需緊抓時代發展的步伐，從不同的角度出發實現檔案管理工作模式的轉型。同時，也要立足于實際，從自身入手，積極探索檔案管理工作模式與大數據時代的緊密結合，這樣才能真正推動企業檔案管理工作朝著更好更遠的方向發展與進步。