大數據時代加快石油企業檔案工作改革的思考

文/陜西延長石油（集團）有限責任公司油氣勘探公司 苗紅芳

檔案管理工作為石油企業的發展發揮了重要作用?，F階段，石油企業在管理中經常受到傳統管理理念陳舊和信息化應用水平不足、人員能力不強等影響，石油企業檔案管理工作難以順利運轉。在這種情況下，只有進一步提出解決對策，才能促進石油企業檔案工作的改革，才能為企業發展提供更加高質量的決策資料，提升管理的水平和效果。

一、大數據的理論分析

現階段，國際上還沒有對大數據提出具體的定義，麥肯錫在實踐中將其定義為：大數據與傳統的數據庫相對比，其在數據收集能力、儲存能力、管理能力、分析能力上都具有明顯優勢，大小超出了傳統數據庫各項能力的數據集。一般情況下，大數據是指無法用常規數據處理系統在一定的期限內對海量數據開展的管理、處理和解讀。大數據的核心主要是“預測”，相關人員在對這些海量的數據進行處理和分析，篩選出一些有價值的信息后，幫助管理人員了解到各項事務之間的關系，進而做出相應的預測，幫助企業更好把握未來的發展方向。其中大數據的特征主要體現在數據量大、類型較多、價值密度較低、處理速度較快等方面。

二、大數據時代石油企業檔案管理工作改革的必要性

（一）滿足國家檔案信息化建設工作的各項要求。我國經濟改革步伐的加快，有效提升了經濟水平，為社會主義事業發展提供了重要保障。其中企業信息化建設步伐也隨之加快，作為國有企業的重要構成，石油企業需要密切關注自身的發展，在為人們提供民生保障的同時，也要促進自身經濟的發展。因此，在國家企業信息化建設的背景下，石油企業應該緊隨時代發展趨勢，不斷優化自身檔案信息化管理，以發揮出石油企業的帶頭作用。

（二）加強對信息資源的統籌化管理。大數據時代的到來，對石油企業的信息管理提出了更高的要求。這就需要企業及時做好信息資源規劃和統籌工作，深刻認識到檔案管理工作所發揮的重要作用，在借助大數據開展信息資源的歸納和處理后，以實現對石油企業信息資源的開發和利用，促進相關資源的共享，加快石油企業的改革和發展。

（三）滿足企業檔案現代化管理的需求。傳統檔案管理主要采用的模式是紙質管理，其受到傳統理念的影響，未合理地應用先進技術進行信息化的管理和建設。這就導致檔案管理工作的效率和質量等都難以得到有效保障，無法滿足企業的發展需求。因此，這就需要石油企業檔案工作不斷改進，以順應企業檔案的現代化管理。

三、大數據背景下石油企業開展檔案管理面臨的困境

石油企業檔案管理工作在大數據時代的推動下，獲取了更好的發展機遇。這就需要石油企業在開展檔案管理時改變傳統的管理理念，在應對所面臨的挑戰后，同時，也能夠抓住大數據時代帶來的發展契機。本文對石油企業檔案管理中大數據模式應用的難點進行了分析，以期為開展檔案管理工作提出重要參考。

（一）檔案管理模式相對落后，檔案保存難以滿足大數據提出的各項需求。石油企業在開展檔案管理時，一般采用的管理模式為傳統模式，即檔案管理人員在對不同的工程項目所生成的資料進行記錄和收藏，做好標記工作，以便于之后的查詢和管理。但是伴隨著大數據時代的到來，檔案管理工作需要處理的信息也就越來越多，很多檔案信息存在著共性問題，如果一直采用這種傳統的檔案管理模式，將會使得信息歸納的效率越來越低。企業管理人員需要耗費大量的時間查找到相關資料，檔案保存處于比較混亂的狀態。因此，大數據時代的到來給企業管理工作帶來了較大的挑戰。如果企業沒有建立大數據檔案管理的制度和重新設定檔案管理的創新理念，沒有對相關人員開展培訓和管理，企業檔案信息保存和處理的效果將大大降低。同時，數據安全問題也成為檔案管理中的最大難題，如果企業在檔案保存的形式上沒有加以管理，一些重要的信息將會受到威脅，難以促進企業檔案管理工作的順利開展。

（二）相關技術人員的信息化應用能力較差，難以對系統進行良好的構建。大數據時代最為顯著的特點就是信息量大，信息種類較多，信息處理較為復雜。盡管石油企業在工作中已經靈活應用了大數據技術，但是技術的應用主要由相關技術人員實施。因此，石油檔案管理工作質量是否能夠得到提升，與檔案管理人員的工作能力高低有直接關系。眾所周知，傳統的檔案管理工作在操作時較為便捷，檔案管理人員只需要了解檔案管理的基本操作或者需求等就可以，但是大數據技術的使用對于相關人員的工作提出了更高要求，即具備儲存信息技術的能力、分析的能力、安全管理的能力等。從當前信息檔案管理人員的素質上看，他們整體上表現出工作能力較低、素質較低等問題，所以想要運用大數據進行檔案的管理顯得更加困難。另外，檔案管理系統在升級和開發過程中，需要企業加以重視，在給予充足的資金支持和人力支持、技術支持下，才能在大數據背景下解決檔案管理質量不佳的問題。

四、大數據背景下促進石油企業檔案工作改革的重要路徑

（一）制定更加完善的石油企業管理機制。石油企業在進行管理時，如果采取傳統的管理方式，將難以應對時代的發展趨勢，難以滿足企業信息化管理的要求。因此，石油企業需要認識到檔案管理工作的不足，創新當前的檔案管理工作模式，以打破之前的困境，應用與推廣新的檔案管理機制。首先，石油企業需要根據當前的檔案管理政策和管理機制等制定完善的石油企業檔案管理制度。通過明確業務流程，對檔案管理的一切行為等開展有效的管理，規范其行為，在實現信息技術與企業的相互融合后，構建起新的管理體系。其次，細化管理機制。明確檔案管理責任，通過將每一項任務落實到檔案管理工作中，從而全面提升檔案管理的工作效率，使得資料在共享后，能夠使得檔案信息更加完整和真實。最后，構建創新的管理體系，以現代化和科學化為主題，時刻監督自身的行為，不斷優化自身的能力，從而使管理制度能夠在石油企業檔案管理中發揮出最大的功效。

（二）加大對檔案數據的管理，保障檔案信息的安全性。大數據背景下，檔案管理工作想要得到落實，需要企業不斷完善大數據技術的應用，保障檔案數據的安全性，只有加大對這兩方面的管理，才能使石油企業檔案管理工作效率得到明顯提升。同時，石油企業還可以與大數據公司建立良好的合作關系，大數據公司的技術支持，能夠為檔案管理工作的順利開展提供重要保障。例如：大數據公司與企業相互合作后，共同研發出適合本檔案管理部門的技術或者管理工具，從而為開展大數據的管理提供保障，滿足其大數據對于檔案管理工作的需求。與此同時，大數據時代到來后，其數據的存儲和數據的保存等都受到了一定的威脅，如何保障企業數據信息的安全性已經成為大數據背景下開展檔案管理工作的重要任務。

（三）全面提升檔案管理人員的素養和應用信息技術的能力。石油企業在開展檔案管理時，需要借助多個部門共同努力和協作，才能提升檔案管理的水平，使得檔案中的數據更加完整和真實。因此，在大數據時代，檔案管理人員需要借助培訓以不斷完善自身的技術水平，提高自身分析能力和處理能力。同時，石油企業還需要創設人才培養機制，引進更多專業性強的檔案管理工作人員，為企業開展檔案管理工作注入新鮮的血液。

五、結語

伴隨著大數據時代的到來，檔案管理工作實現了電子化、數據化和網絡化的管理。在大數據時代背景下，檔案管理工作既面臨著挑戰又面臨著發展機遇。因此，企業檔案管理人員需要充分認識到自身的不足，克服困難，抓好當前的機遇對石油企業檔案管理工作提出新的發展要求，促進石油企業的發展。