PDCA循環(huán)在醫(yī)院醫(yī)療管理檔案管理中的應(yīng)用解析

文/濰坊醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 龔莉

檔案管理，是醫(yī)院醫(yī)療管理工作中非常重要的部分，在醫(yī)療工作開展過程中，有關(guān)病人的診斷、治療、健康檔案等信息資料，有關(guān)醫(yī)療研究領(lǐng)域形成的成果信息資料，均會通過收集、匯總、記錄，最后形成醫(yī)療信息檔案，而這些醫(yī)療信息檔案，則能夠為今后醫(yī)院醫(yī)療工作的有序開展提供客觀、科學(xué)的支持。但是，在傳統(tǒng)模式下，醫(yī)院醫(yī)療檔案管理工作存在一些有待解決的問題，比如：管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、管理粗放不夠精細等。而PDCA循環(huán)管理模式，是一種精細化質(zhì)量管理方法，涉及計劃、執(zhí)行、檢查、處理四個環(huán)節(jié)，將此類管理模式合理科學(xué)地應(yīng)用到醫(yī)院醫(yī)療檔案管理工作當(dāng)中，能夠提升醫(yī)院醫(yī)療檔案管理工作的效率及質(zhì)量。鑒于此，本文圍繞“PDCA循環(huán)在醫(yī)院醫(yī)療管理檔案管理中的應(yīng)用”進行分析研究，其價值意義顯著。

一、PDCA循環(huán)管理模式概述

PDCA循環(huán)，由美國質(zhì)量管理專家休哈特博士率先提出，然后由戴明采納并宣傳，進一步得到普及，因此又稱為“戴明環(huán)”。基于本質(zhì)層面分析，PDCA循環(huán)即為全面質(zhì)量管理的思想基礎(chǔ)及方法依據(jù)，PDCA循環(huán)將質(zhì)量管理分成四個環(huán)節(jié)，包括：計劃（Plan）、執(zhí)行（Do）、檢查（Check）、處理（Act），環(huán)環(huán)相扣，層層遞進，其目的是提高企業(yè)日常生產(chǎn)工作管理質(zhì)量，促進企業(yè)質(zhì)量管理工作穩(wěn)步、可持續(xù)發(fā)展。

二、醫(yī)院醫(yī)療檔案管理現(xiàn)狀及PDCA循環(huán)管理模式應(yīng)用的意義分析

如前所述，對PDCA循環(huán)管理模式的概念有了一定程度的了解。而從醫(yī)院醫(yī)療檔案管理現(xiàn)狀來看，尚且存在一些需要解決的問題。具體問題及PDCA循環(huán)管理模式在其中的應(yīng)用意義如下：

（一）現(xiàn)有問題。基于現(xiàn)狀角度來看，醫(yī)院醫(yī)療檔案管理存在多方面的問題，主要包括：

管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。部分醫(yī)院對醫(yī)療檔案管理的重視程度不高，存在為了應(yīng)付檢查、評審而對醫(yī)療信息進行建檔管理的現(xiàn)象，使得醫(yī)療檔案管理流于形式。同時，醫(yī)療檔案管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使得醫(yī)療檔案管理分散現(xiàn)象明顯，加大了醫(yī)療檔案歸檔的工作難度。

管理過程粗放。醫(yī)院醫(yī)療檔案內(nèi)容繁多，比如診斷病例檔案、患者健康狀況檔案、醫(yī)療研究成果檔案等。檔案的儲存及調(diào)用均缺乏規(guī)范性，由于檔案管理過程粗放，出現(xiàn)的問題未能有效解決，進而影響后續(xù)檔案管理工作。

管理安全性有待提高。基于醫(yī)療改革大背景下，大部分醫(yī)院構(gòu)建了醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)。然而，在醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用過程中，還存在管理安全性方面的問題，比如，醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間難以實現(xiàn)高效互動、防火墻功能不夠健全、系統(tǒng)安全維護工作落實不到位等，這些問題會影響醫(yī)院醫(yī)療檔案管理工作的安全性，不利于醫(yī)療檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

（二）應(yīng)用意義。目前，醫(yī)院醫(yī)療檔案管理工作存在較多的問題，因此有必要采取有效管理方法，提升醫(yī)院醫(yī)療檔案管理工作效率及質(zhì)量。將PDCA循環(huán)管理模式合理科學(xué)地應(yīng)用到醫(yī)院醫(yī)療檔案管理工作過程中，具備多方面的意義，一方面，可以為醫(yī)院醫(yī)療檔案管理提供更有效的模式，將醫(yī)院醫(yī)療檔案管理工作的不足查找出來，制定合理科學(xué)的解決方法，使醫(yī)院醫(yī)療檔案管理工作得到有效改進；另一方面，PDCA循環(huán)管理模式涉及醫(yī)療檔案從“計劃→執(zhí)行→檢查→處理”全過程的管理，可以改進傳統(tǒng)醫(yī)療檔案粗放的不足，實現(xiàn)醫(yī)療檔案精細化管理。此外，在PDCA循環(huán)管理模式下，醫(yī)院醫(yī)療檔案的儲存、調(diào)用將更具規(guī)范性，且可以針對醫(yī)療檔案信息化管理安全性不足等問題，落實有效的安全管理措施，使醫(yī)療檔案管理的整體安全性得到有效提升。由此可見，從提升醫(yī)院醫(yī)療檔案管理工作效率、質(zhì)量及安全性角度考慮，PDCA循環(huán)管理模式都值得借鑒及應(yīng)用。

三、PDCA循環(huán)在醫(yī)院醫(yī)療檔案管理中的具體應(yīng)用分析

由于PDCA循環(huán)在醫(yī)院醫(yī)療檔案管理中的應(yīng)用意義顯著，所以從提升醫(yī)院醫(yī)療檔案管理工作效率及質(zhì)量角度考慮，有必要合理、科學(xué)地應(yīng)用PDCA循環(huán)管理模式。總結(jié)起來，具體應(yīng)用要點如下：

（一）管理計劃（Plan）。以醫(yī)院醫(yī)療檔案管理問題為依據(jù)，制定有針對性的管理計劃，預(yù)防控制相關(guān)問題的出現(xiàn)。在管理計劃制定過程中，有必要激發(fā)醫(yī)療檔案管理人員對醫(yī)療檔案收集、處理、歸檔、利用等工作的積極性，并有效減少管理人員盲目操作行為，使醫(yī)療檔案能夠及時有效歸檔。要想實現(xiàn)上述目標(biāo)，需提升醫(yī)療數(shù)據(jù)、資料歸檔制度的規(guī)范化水平，針對診斷、資料、健康體檢等過程產(chǎn)生的醫(yī)療信息資料，包括：文字、圖像、視頻、音頻等，進行集中存儲。此外，需以醫(yī)療檔案管理計劃為依據(jù)，根據(jù)規(guī)范流程做好醫(yī)療檔案信息數(shù)據(jù)分析，進一步為醫(yī)院制定科學(xué)的管理決策提供有效憑據(jù)。

（二）管理執(zhí)行（Do）。在管理執(zhí)行過程中，針對醫(yī)院醫(yī)療檔案資料的收集工作，既要做好紙質(zhì)醫(yī)療信息資料的保存，也要做好電子信息資料的收集及整理，進一步做好分類處理及編排工作。全面收集醫(yī)院電子信息，然后對電子信息資料進行核對，明確有無問題存在。如存在問題，則需進一步和信息采集部門進行仔細地核對。電子信息資料沒有失誤的情況下，則對檔案數(shù)據(jù)資料進行分類管理及匯總分析。此外，考慮到醫(yī)療檔案管理執(zhí)行效率及質(zhì)量的提升，需加強對醫(yī)療檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，既重視管理理論知識培訓(xùn)，又重視管理實踐能力技巧培訓(xùn)，保證管理人員明晰醫(yī)療檔案歸檔流程及管理流程，能夠明確自身管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格按照醫(yī)療檔案管理規(guī)范流程執(zhí)行相應(yīng)的管理工作，確保醫(yī)療檔案的收集、保存管理效率得到全面提升。

（三）管理檢查（Check）。在管理檢查環(huán)節(jié)，要及時建立醫(yī)療檔案管理監(jiān)督檢查小組，重點對醫(yī)療檔案的采集、整理、歸檔、利用情況進行全方位的監(jiān)督檢查。要明確醫(yī)療檔案管理過程是否存在問題，并針對所存在的問題展開分析，明確所產(chǎn)生的原因。例如：針對某疾病患者的病歷檔案資料，在核查過程中，需結(jié)合患者及家屬的主訴，仔細核查患者姓名、性別、家庭住址、聯(lián)系方式、具體病情以及診療結(jié)果等信息數(shù)據(jù)，明確其中是否存在紕漏問題；還需要結(jié)合最新的診療結(jié)果，及時更新患者的病歷檔案，為進一步的診療工作提供客觀、科學(xué)的依據(jù)。又例如：在全院多學(xué)科會診檔案管理工作開展過程中，涉及多學(xué)科會診申請表的填寫、會診登記表的填寫、會診意見和診療方案的記錄等信息資料，而這些信息資料均需合理收集、整理、并歸檔。在管理檢查環(huán)節(jié)，進一步完善相關(guān)會診信息資料，如果存在紕漏，則需及時追溯多學(xué)科診療會診工作流程，看在哪一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，查明原因，重新完善檔案信息資料，確保全院多學(xué)科會診工作的嚴(yán)謹(jǐn)性及科學(xué)性。

（四）管理處理（Act）。根據(jù)上述管理計劃、管理執(zhí)行以及管理檢查結(jié)果，明確其中存在的問題后，應(yīng)及時開展管理小組會議，針對問題，通過小組內(nèi)部分析、討論，制定合理、科學(xué)的解決方案，并加以實施。比如：針對醫(yī)療設(shè)備資料歸檔問題，如果相關(guān)信息存在差錯，需及時修改，從而為后續(xù)醫(yī)療設(shè)備的安全管理提供保障。又比如：針對某病患的診療信息檔案資料，如果存在記錄差錯問題，需及時改正，并及時更新患者的最新診療結(jié)果，為患者進一步的診療、康復(fù)工作提供有效憑據(jù)。此外，考慮到管理的有效性及科學(xué)性，針對醫(yī)療檔案的處理，需結(jié)合其歸檔流程，追究相關(guān)部門及人員的責(zé)任，結(jié)合問題提出多個解決方案，并通過分析討論，得出最優(yōu)化的解決方案，進而加以執(zhí)行，使醫(yī)院醫(yī)療檔案管理工作的質(zhì)量得到全面提升。

四、結(jié)語

綜上所述，目前，我國醫(yī)院醫(yī)療檔案管理工作尚且存在一些有待解決的問題。為了提高醫(yī)院醫(yī)療檔案管理工作的效率、質(zhì)量及安全性，有必要及時更新管理方法。本文提到的PDCA循環(huán)管理模式，涉及“管理計劃（Plan）、管理執(zhí)行（Do）、管理檢查（Check）、管理處理（Act）”四個環(huán)節(jié)，環(huán)環(huán)相扣、層層遞進能保證醫(yī)療檔案管理工作的精細化，提升醫(yī)院檔案管理工作的整體水平。