新時期成人高校檔案工作問題解析及對策研究

文/重慶廣播電視大學 謝俊英

成人高等學校是成人繼續教育的重要載體，始建立于20世紀70年代末80年代初，是國家開展終生教育的重要辦學形式之一，經過近40年的發展，為國家培養了各種人才。近年來，陸續開展的人事檔案審查，使往屆成人高等教育畢業生檔案查閱量和人次不斷增加，成人高校檔案的價值逐漸體現。但由于諸多原因，成人高校檔案工作開展較困難，亟需解決的問題較多。伴隨著高校檔案信息化建設的推進，部分重點高校信息化建設已進入較成熟階段，個別已進入智慧檔案館建設的起步階段，成人高校檔案與之相比顯得愈加落后，差距越來越大。基于此狀況，筆者擬從本市成人高校檔案工作開展狀況為切入點，以新時期檔案信息化建設為背景，對成人高校檔案工作的主要問題進行分析，提出解決問題的策略，以期推動實踐工作的進步。

一、成人高校檔案工作主要問題解析

（一）檔案人員非專業化。在分工越來越精細的時代，對檔案人員專業化要求越來越高，只有專業化才能將工作做到精益化，檔案工作也不例外。信息時代的快速發展，對檔案人員的要求更高，不僅需要檔案專業畢業生，還需要計算機專業人員。不僅需要了解互聯網、云計算等知識，進行電子檔案信息的采集和歸檔，以及網絡化的利用服務，還需要對檔案數字化信息進行處理、編研，提供知識利用服務。而本市4所成人高校的檔案人員均非檔案專業或信息技術等專業，知識素養有待提升，只有1所學校有1名專職檔案人員，其余3所只設有兼職人員，與專業化要求相差較大，沒有專業的檔案人員，專業化地開展檔案工作便無從談起。

（二）基礎業務非規范化。規范化地開展檔案基礎業務工作，才能為檔案信息數字化建設工作奠定堅實的基礎。據了解，幾所成人高校檔案基礎業務工作規范化程度都需大大提升，例如，文件材料的整理不符合《歸檔文件整理規則》（DA/T 22—2015）要求，出現字跡不清、附件不全、簽字簽章手續不完備等現象。檔案的分類不準確、不嚴謹。另外，檔案保管很隨意，各種檢查記錄缺失，未對受損檔案采取補救、修復等技術處理，也沒有嚴格按照庫房“九防”條件配置溫控、濕控、安全設備，檔案保存受到嚴重威脅。檔案鑒定工作嚴重滯后，不管檔案的保管期限如何，入庫后便置之不理。除此之外，檔案的統計項目不全面，數據前后矛盾。聲像、實物等類別檔案收集不完整，散亂不堪，未按照專業化程序歸檔。

（三）檔案資源非數字化。檔案資源是檔案部門的核心，檔案資源建設是檔案工作的重心。利用計算機技術、數據庫技術、掃描技術等把各類載體的檔案資源轉化為數字化檔案信息，不僅有利于更好地保存傳統載體的館藏資源，還可以更加方便快捷地提供網絡利用服務。目前3所成人高校檔案資源的建設主要通過手工著錄案卷和卷內信息，或用Excel表格整理案卷條目和卷內信息，庫藏檔案資源還是一堆死氣沉沉的紙張，檔案數字化工作還未完全提上日程，只有1所成人高校建立了目錄數據庫。檔案數字化工作嚴重停滯，造成數字化資源缺失，使檔案資源的快速利用和共享成為空談。

（四）檔案利用非網絡化。檔案信息利用網絡化就是通過網絡技術利用數字化檔案信息，為檔案利用者提供廣泛的信息查閱，可以通過專用服務器、門戶網站、互聯網等途徑實施各種權限范圍內的查詢。本市成人高校未開展檔案信息的網絡化查詢、傳輸、利用等工作，與“互聯網+”時代格格不入，檔案利用工作也非常被動，利用方式單一落后，基本停留在手工查詢階段，或者只是實現了電腦的目錄查詢。由于傳統的檔案服務方式受到時間、地域的限制，面對眾多的檔案利用需求，檔案部門必須樹立服務網絡化思維。

二、成人高校檔案工作落后的原因分析

（一）專業人才缺乏。各地檔案館，特別是市縣級檔案館和企事業單位檔案室，因受編制、人員結構等多方面因素的制約，普遍缺少專業的檔案人才和計算機人才。目前成人高校檔案人員在思想觀念、專業技術、知識結構、綜合能力等方面很難滿足新時期的職業要求。兼職人員同時其身兼數職，工作繁忙，沒有更充裕的時間參加業務培訓。同時，檔案工作人員也沒有提升檔案管理相關知識的意愿，這些因素都造成了成人高校檔案人員的非專業化。

（二）建設資金不足。據本市檔案局2017年統計信息顯示，市內普通高校40%未獨立設置檔案館或檔案室，而4所成人高校，全部掛靠到黨政辦、圖書館等部門，工作開展一直處于被邊緣化狀態，沒有更多的話語權，專項建設資金申請非常困難，有2所學校近幾年投入檔案建設的資金為零，投入最多的學校也不到1萬元，只能進行常規性的管理，由于沒有充足的資金投入，檔案的保存環境改善、檔案數字化資源建設等都受到極大阻礙。

（三）檔案制度缺失。各項基礎業務工作不規范，最重要的原因是成人高校對《高等學校檔案管理辦法》和國家檔案行業標準（DA／T 42—2009）的理解和執行不到位，單位也沒有根據上級相關規定為各類檔案以及檔案管理的基礎業務建立相應的規章制度，致使工作開展較混亂，缺乏規范性和條理性。檔案工作無法可依，對不規范行為沒有及時糾正和處罰，使檔案質量無法得到改善提高。

（四）檔案意識淡薄。隨著檔案利用價值的體現，以及社會物質文明和精神文明的進步，檔案作為人類文化共同的載體，其價值和地位不斷提高。但是作為基層成人高校，各個層級的領導以及工作人員檔案意識淡薄，致使在專業人員配備、資金投入、設施建設、業務技能提升等方面無法跟上新時代發展步伐，導致檔案現代化管理、檔案信息化建設等無法順利實施。

三、改進成人高校檔案工作的策略

成人高校檔案工作狀況不容樂觀，問題多而繁雜，這與檔案工作相對邊緣化有關、與學校對檔案工作的重視程度有關、更與學校整體發展狀況以及進步程度有關，加之成人高校檔案工作沒有抓住信息時代的各種發展機遇，造成現在的落后局面。本文探索應對策略，以促進成人高校檔案工作不斷改善。

（一）開展檔案工作的全面自查。成人高校經歷了檔案的手工時代、信息化時代，再到如今已開啟的智慧時代，其檔案工作只是時代快速更迭的旁觀者，基本上屬于原地踏步，必須進行全面的自查自省，正視不足。可以從管理體制、隊伍建設、制度建設、硬件設施建設、基礎業務工作、開發利用工作、信息化建設等進行全面而深刻的反思和梳理，再與普通高校、其他成人高校進行橫向對比，在自我定位后，制定發展目標，目標的確定可以參考各省市關于檔案工作目標管理標準，再從實際出發，擬定符合發展現狀的實施方案。如此，檔案工作才會有良好的開端。

（二）構建高素質的檔案隊伍。隨著我國數字檔案館建設的逐年推進，尤其是新技術與新應用對檔案工作帶來的廣泛影響，檔案人才的培養顯得尤為重要。首先，應組建一個知識結構合理、年齡結構相當的專兼職檔案隊伍，特別需要具備計算機通信技術、數據庫技術以及網絡技術等現代信息技術的人才。其次，尊重檔案人員的開拓精神和職業訴求，建立職位升遷和職稱競爭機制，關心其職業成長，充分調動其積極性。最后，多角度、多形式開展繼續教育，提高新知識、新技能，不斷提升檔案專業水平，同時應加強其政治和職業素養，多組織參觀考察，開闊眼界，提高檔案隊伍的職業認同感及對檔案事業的驕傲感，并注重保持隊伍的穩定性。

（三）完善軟硬件設施建設。軟硬件設施是檔案現代化管理的物質保障，但是成人高校的檔案設施建設基本處于被忽略的狀態。成人高校可先根據自身實際情況擬定購置計劃，先從急需購置的基礎設備入手，比如庫房設備必須到位，先購置空調、溫濕度控制儀、殺菌設備、防蟲防鼠藥，防火設備等，才能減少或者避免檔案受損，同時配置計算機軟硬件設備、基礎網絡設施，再進一步購置檔案信息管理系統，并搭建檔案信息處理平臺、儲存平臺、傳輸平臺等，進而推進檔案信息采集平臺的建設，逐步實現檔案信息的智能化管理。

（四）重視檔案資源的開發和利用。檔案資源與學校教學、科研資源等同樣彰顯出學校的軟實力，資源越豐富發揮價值越大，所以檔案資源的開發應當成為檔案管理的中心工作。首先，檔案資源的開發應以本校檔案利用的情況為導向，分析哪類檔案利用率高、利用價值大，才能有針對性地開發，應對借閱人的年齡、職業、借閱目的、借閱檔案的類別及數量等做詳細記錄，再對庫藏資源進行有目的地整理、開發，對不齊全的檔案進行完善，還可進一步根據利用需求進行一次、二次、三次文獻編研，形成系統的檔案編研產品。這不僅可以滿足利用者的深度需求，還可以提高檔案編研的層次。檔案資源的開發是為了更好地利用，檔案的利用是為了實現檔案資源的價值，所以二者相輔相成，相互促進，只有二者協調發展才能發揮檔案的真正價值。

（五）推進檔案信息化建設。我國檔案事業“十五”“十一五”以及“十二五”規劃中均將建設檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫和檔案多媒體數據庫作為檔案信息化的目標和任務。“十三五”規劃更加重視檔案信息化建設，其包括諸多方面：首先，開發或購置檔案信息管理系統，通過該系統可以實現電子文檔一體化管理。其次，對館藏各類檔案進行數字化處理，逐步建立檔案目錄數據庫、全文數據庫和聲像數據庫，以及具有本校特色的檔案資源庫。最后，建立檔案館網站，有了信息發布平臺，才能使檔案信息的利用被無限延伸。建設中可將檔案管理系統與學校其他系統比如教務系統、科研系統、人事系統等建立連接，全面實現網上歸檔、組卷、借閱、檢索、信息傳輸和遠程服務等。在實現檔案資源存量數字化、傳遞網絡化、管理自動化后，檔案信息的采集、傳輸和利用效率才能得到提升。學校檔案部門還可以在一定范圍內建立開放檔案資源庫，與檔案管理部門或同類型的學校建立信息資源共享網絡體系，更大范圍內通過互聯網為檔案利用者提供檔案信息檢索、下載、傳遞、打印等服務，使本校的檔案資源發揮更大的社會作用和效益。

（六）建立合理的管理體制。《高等學校檔案管理辦法》中指出，高校檔案工作由高等學校校長領導，分管檔案工作的校領導協助校長負責檔案工作。學校有必要成立檔案工作領導機構，由分管校領導以及相關部門負責人組成，加強領導對檔案工作的決策、監督、執法、調控力度，盡量獨立設置檔案機構，即檔案館或者綜合檔案室，常規性地開展對學校各部門和下屬單位的業務指導。建立合理的檔案管理網絡體系，才能層層落實工作任務，若將檔案工作納入學校的年度工作計劃和中長期發展規劃，可以為其創造更好的發展環境。

（七）制定檔案工作相關制度。檔案制度的確立是順利開展工作的保障，也是檔案工作規范化、科學化的前提，對檔案的收集、歸檔、保管、鑒定、銷毀、統計、利用、保密，以及對各種載體檔案的管理進行立法，才能使工作有序開展，達到預想目標。對已開展檔案信息化、數字化建設的學校，應針對該方面工作進行立法，保證電子文件以及各類型檔案數字信息的安全，目前還沒有專門的成人高校檔案管理法，可參照《高等學校檔案管理辦法》《高等學校檔案實體分類法》《電子文件接收暫行辦法》等法規，再根據學校實際情況擬定符合自身管理需求的規章制度，使檔案工作有法可依、有章可循。

（八）確立考核評價機制。根據《高等學校檔案管理辦法》相關規定，成人高校應建立健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平。在前期自查報告與發展目標的指引下，可以分階段對檔案工作進行檢查和考核，考核分等級進行，包括學校實施對檔案部門、檔案工作相關部門的考核，以及檔案部門對專職檔案人員的考核等，考核的指標盡量量化，使考核更具客觀性。由于成人高校檔案工作相對落后，人員較少，所以應根據具體情況，逐步實施，不能操之過急。實施考核應建立激勵機制，這是推動目標實現的動力，考核之后，多聽取意見反饋，對目標實施過程中的不足進行調整和完善，使下一個目標的實現更加順利高效，推動檔案工作的科學發展。

四、結語

成人高校檔案管理工作涉及面廣、綜合性強，開展的好壞很大程度上取決于學校各個層級的檔案意識和重視程度，所以發揮成人高校檔案隊伍各層級的主觀能動性是非常重要的。盡管成人高校檔案工作各個方面較落后，正視不足，但如果腳踏實地從基礎著手，汲取同行成功經驗，不斷探索和進取，遵循合理的原則，設立自身發展的科學目標，并采取正確的實施方法，檔案工作定會有較大的改善和提高。在新時代，積極開展檔案資源的信息化建設，并提供更大范圍的網絡化利用，是成人高校檔案人員的職責，也是對成人高校檔案事業應有的使命。