人力資源視閾下干部人事檔案管理工作優化分析

文/山東省文登整骨醫院 王占海

在現代人力資源管理理念下，傳統的檔案管理已經無法跟上時代的發展要求。對干部的考察通常以干部檔案作為主要依據，新形勢下，各行業都發生了變革，單位體制也不斷發生改變，直接導致人力資源管理的核心任務發生改變。同時，在單位內部，人員的調動較為頻繁，導致工作人員隸屬關系變化更加頻繁，因此，干部檔案管理面臨著更大壓力。這種形勢下，干部檔案管理急需開展優化工作。

一、人力資源視閾下干部人事檔案管理工作問題

（一）干部人事檔案不完整，收集的材料手續不齊全。干部人事檔案有干部履歷和任免經歷、學習經歷、個人自傳、學歷證明、工資變動、社會經驗等內容。與普通檔案不同，干部人事檔案具有選用干部的憑證作用，所以檔案內容的完整性和真實性應當更高，才具有參考價值與意義。然而，據有關數據顯示，經不同層面管理后，很多干部人事檔案的細節內容差異較大，原因是對于新增信息，沒有在檔案里及時添加，而對于變更信息，又沒有及時作更改處理，造成部門對于干部的全部信息無法全部獲取，特別是最新信息。這種情況會導致黨組織對人才的選拔與任用受到嚴重影響，部分干部檔案材料入檔前，沒有經過仔細審核，對于細節流程重視度不夠，導致出現沒有粘貼照片或者粘貼的照片不夠牢固、部分需要檔案管理人員簽字的地方缺少簽名、需要檔案管理人員蓋章的地方缺少印章等問題。

（二）干部人事檔案管理人員業務能力較差。檔案管理需要耐心細致，才能應對檔案管理要求高、較為雜亂瑣碎的特點，管理人員必須認真細致，詳細記錄檔案信息，將檔案進行詳細的整理歸類，尤其是干部人事檔案，對于工作人員的素質要求就更高了。目前，個別人事檔案管理人員業務能力不夠，未曾參與專業和系統的訓練，而且工作經驗和實踐能力相對缺乏，在人事檔案管理過程中經常出現問題，難以勝任檔案管理工作。同時，由于不能及時解決檔案管理人員工作中的問題，難免對本職工作失去積極性，容易發生人事檔案部門工作人員嚴重流失的情況，影響檔案管理效果。

（三）部分干部人事檔案信息存在虛假情況。我國人口非常多，職業競爭也非常激烈，在這樣的背景下，干部人事檔案對于人才選拔極為重要，其是證明人才優勢的一種重要證據。優秀和豐富的干部檔案內容對于干部選拔的優勢是非常明顯的，因此，少數人員檔案信息虛假，如對獲獎項目進行虛報、更改學歷或隱瞞過錯等。這樣的人即使被錄用，時間一長也會暴露。除此之外，這種情況會導致有能力的人無法被發掘，從而選擇從事其他行業；能力差的人則工作效率無法提高，從而影響工作效率。

（四）管理干部人事檔案的方法不夠科學。現階段，干部人事檔案的管理非常不科學，服務工作完全跟不上。管理檔案非常復雜，同時又很瑣碎，這就需要利用較高水平的現代化科技手段來操作和管理，否則管理效率會大打折扣，時間不允許。干部人事檔案管理極為復雜，這是由其工作性質本身所決定的，如果只是粗糙地管理，采用方法不科學，就會導致問題產生，比如檔案內容不完整，或已經保存的檔案不清晰等問題。除此之外，對于檔案材料，只是審查了其中一部分，而忽視了對其他部分的審查，就會應影響其真實性，同時，導致人事部門無法全面認識參與選拔干部的人員，影響后期工作的效率。

二、人力資源視閾下優化干部人事檔案管理的方法

（一）檔案內容補充完整。由于上述各種問題的發生，嚴重影響了各單位對于人才的選拔。因此，管理干部人事檔案部門需要建立辨別檔案材料的專屬機構，培訓下屬員工，專門負責對干部人事檔案內容的真偽進行甄別，從而保障完整真實性，也能夠保障檔案材料內容的完整性。專業機構加上專業人士，對于材料在完整性和真實性方面，具有較大的保障作用。同時，管理人員應及時將新信息補充進人事檔案中，不可以拖拉，導致補充檔案資料效率不高，甚至遺漏重要信息。因此，積極補充檔案資料是提升管理人事檔案工作質量的關鍵所在。

（二）信息化結合現代化手段管理檔案。隨著信息技術的發展，導致檔案管理工作面臨著巨大的挑戰，但同時也帶來了發展機遇。一方面，管理檔案時，對于檔案的妥善保存非常重要，應采取合理科學的輔助保存措施，保證不會丟失重要的干部檔案信息。而高新技術可以幫助達成該目標，計算機信息技術效率和準確率等都很高，可以更加便捷地開展檔案保存工作。另一方面，計算機技術的運用，將檔案管理材料由紙質升級為電子版本，更容易進行備份，具有較強的保密性，可以對保存干部人事檔案的電腦設置繁瑣密碼，既可以使得檔案信息的完整性得到保障，又不會丟失。與此同時，信息技術與檔案管理工作的融合可以提供給檔案管理人員更少時間和精力，對于干部人事檔案的管理制度進行分析和研討，修正制度方面的缺陷和不足，大大保障了檔案資料的完整和真實性，促進檔案管理工作科學開展。利用計算機技術管理干部檔案，這是時代的發展要求，可以促進人事檔案工作的科學化。將計算機技術的高新軟件與檔案資料相融合，能夠有利于實時了解干部人事檔案的進展情況，對干部人事檔案信息進行錄入、查詢、統計歸檔等都可以運用計算機操作完成，使得查詢人員可以利用網絡隨時對檔案資料信息進行查閱，檔案管理工作人員可以對檔案進行錄入等操作處理，這對于提高檔案管理工作效率有重要意義。

（三）更新檔案管理人員的知識儲備和提高其專業素質。干部人事檔案管理工作應在改革干部人事制度的基礎上，適應人事制度的發展，強化檔案管理工作，提升管理人員素質，提升管理隊伍的整體素質，實現知識化和專業化，積極創新，與時俱進。同時，傳承原有的優秀檔案管理方法，并加強創新，做到與時俱進，這也是建設檔案人才儲備的重要方法。管理者職責應明確，并且應按照規定對管理檔案工作人員加以要求：應是中國共產黨黨員，大專以上的學歷水平，保障管理干部人事檔案工作人員的素質和能力。另外，不能有太多兼職人員，他們的工作精力很難放在干部檔案管理上。此外，要抓好技能培訓，定期培訓檔案管理人員，提升其業務能力，鼓勵工作人員學習管理檔案的方針和政策，提高其政治素養，使其原則性得以加強。定期組織不同類型和層次的培訓活動，通過培訓活動的開展，使檔案管理人員可以從中學習到更新穎科學的觀念和更豐富的管理知識，從而使自身業務能力得以提升。最后，應對檔案管理人員的福利待遇加以落實，重視勞動保護法所規定的內容得以貫徹實施。無論是政治上，還是日常生活中，都要關心和注重管理檔案人員的進步與成長。

（四）構建完善的機制以提高管理檔案的科學性和制度化。科學的人事檔案管理工作方式有助于全面提高檔案管理質量和管理效率。在具體工作中應要求管理人員對檔案材料進行認真審核，及時調整或退回不合要求的材料，不能將這些不合格的檔案積壓堆放，增加管理工作的難度。管理人員應該建立并完善相關規章制度以提高管理的科學性。比如：檢索查詢時按照英文字母順序，提升管理檔案的水平，同時使得檢索人事檔案的效率得以提升，相關查詢人員想要檢索檔案資料時非常方便，從而保障部門后面的工作能夠順利開展。對檔案的歸類和查詢，應不斷予以完善。管理人員還需要根據規章制度建立一套完整的工作流程，比如查詢部分重要檔案，需要經過相關領導審批通過后，才能查閱。禁止查詢本人的資料，與其關系密切的親屬也不能查閱。此外，禁止材料不齊全的檔案轉出，禁止本人轉出自己的檔案，禁止沒有調令就轉出檔案等等，做到賞罰分明，使得檔案管理制度化。

三、結語

綜上所述，人力資源視閾下優化干部人事檔案管理工作，應積極借助科學技術以及一些先進的管理理念，促進管理工作科學高效地開展。由于干部人事檔案內容繁多，整理工作非常繁瑣和復雜，因此，應該對工作人員展開科學的培訓，提高他們的綜合素質和工作水平，推進管理檔案工作的效率和處理水平，進一步促進干部人事檔案工作的發展。