企業科技檔案的管理與利用探析

張瑩

摘 要：科技檔案在企業科研攻關、生產運營、日常管理中都發揮著不可替代的作用，既是企業科技創新的重要參考資料，也是企業競爭力的體現，其管理與利用是一項專業性、綜合性較強的知識信息服務。當前，企業科技檔案管理與利用還存在一些問題，應采取加強檔案信息資源集成等措施加以解決。

關鍵詞：科技檔案;企業;管理;利用

企業科技檔案是企業在科學技術研究、產品生產、基礎設施建設、設備引進和使用等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的歷史記錄[1 ]。當前，隨著國際競爭的日益激烈，科技創新能力已成為企業發展所必備的要素，在此背景下科技檔案的多元價值更加凸顯。作為企業重要的信息資源，科技檔案具有管理、經濟等多重效益，其管理與利用的高水平發展對確保企業健康、可持續發展具有重要意義，對服務經濟社會發展有重要作用。

1 企業科技檔案管理與利用的必要性

1.1 企業科技創新的需要

企業在市場競爭中須不斷提升自身的創新能力和技術水平，為此應加大對科技、技術、知識等信息的獲取和利用。多數企業已認識到科技檔案的多元價值，立足資源優勢和經驗，探索技術升級與更新的新方式方法，但鮮有企業真正發揮科技檔案的價值。從企業長遠發展角度看，科技檔案的收集、整理與價值挖掘應由外部來源模式轉為知識自己模式。從效益角度來說，對科技檔案的管理與利用能夠以較小的成本獲取較大的回報：能夠進一步明確企業科技發展方向和戰略，利用成功的技術和經驗，避免走彎路，能縮減科技創新及技術進步成本，提高企業利潤。

1.2 企業提升競爭力的需要

企業為提升競爭力，實現快速發展，需要大力發展科技創新。科技創新是一項專業性和綜合性很強的工作，不僅要在管理、資金上有大量投入，還應有序發展配套技術，對學科的交叉情況和文獻、科研數據等科技檔案的需求巨大，科技檔案管理與利用水平也在一定程度上影響企業競爭力。科技檔案作為一種寶貴的信息資源，對企業經營決策、生產工藝改進、技術創新及設備改造都發揮重要的支撐作用，其豐富程度、管理與利用水平也從側面體現了企業實力。對其高效的利用能讓企業及時把握市場動態和競爭對手的技術動向，預先制定生產和經營計劃，在市場中贏得先機。企業文化已逐漸成為企業競爭的重要內容，科技檔案凝結了企業的所有科技資源，體現深厚的文化底蘊，有助于企業文化建設。

1.3 滿足科技檔案利用需求的需要

高度的網絡化和知識經濟的興起，讓人們獲取文獻資料和檔案的手段更多。過去，科技檔案資源較為稀缺，市場化程度低，企業僅能通過固定渠道獲得相關服務。而如今，企業可以搜索引擎、網頁、網站、數字文獻信息系統等輕松獲取大量信息[2 ]。信息技術在日常生活中的普及也改變了企業的信息獲取習慣，科技檔案需求也從粗放式的整合資源趨向細分的個性化資源。挖掘有價值的科技檔案信息成為企業檔案機構的重要任務。應變革企業科技檔案管理與利用的途徑、內容和方式，更好地服務于企業科技創新和發展總目標，滿足不同服務客體的個性化需求。

2 當前企業科技檔案管理與利用存在的主要問題

2.1 資源整合力度不足

企業科技檔案管理的經濟效益傾向較為突出，在管理與利用上重視不夠，在科技檔案的收集和整合上多面向成果性收集，對科技項目相關的過程性文件資料收集不足，成果文件、總結性文件較多，而圖紙、數據和原始記錄等信息的收集整合不多。科技檔案資源收集渠道及范圍較為狹窄，多為內部的科技和管理資料，沒有充分依托互聯擴大檔案采集范圍，這也導致科研檔案缺乏時效性，種類較少。科技檔案資源建設深度不足，大部分企業在科技檔案資源整合上仍采用簡單的收集與分類，對于資源組織、專題數據庫涉足較少。

2.2 缺乏對科技檔案價值的深度挖掘

科技檔案管理與利用的目的就是最大限度地發揮其價值，滿足企業科技活動特別是技術攻關工作的需求。這要求企業不僅能夠通過集成式的平臺提供科技檔案服務，也要實現對科技檔案價值的深度挖掘。一定時期以來，企業對科技檔案多采用粗放式的管理模式，忽視了對其價值的深度挖掘。雖然信息化建設帶來的資源數字化和傳輸網絡化，在一定程度上豐富了科技檔案的利用形式，但與當前市場經濟條件下企業的多元發展和檔案利用需求還存在一定距離。

2.3 利用形式單一

當前，企業針對科技檔案管理與利用的開發還較少，多數仍停留在簡單的科技檔案信息查詢和傳輸上，對其個性化、模塊化、專題化的服務探索與應用還較少，利用形式單一。其原因，一是用戶需求調研不足。很多企業在粗放式的資源整合上有豐富經驗，但在個性化的資源推送和專題科研檔案建設上經驗不足，自上而下的服務模式也在一定程度上與實際需求脫節。二是由于專題化和個性化的服務需要消耗較多資金，其管理和經濟上的效益無法在短期內顯現，阻礙了科技檔案價值的深度挖掘。

3 解決企業科技檔案管理與利用存在問題的對策分析

3.1 加強企業科技檔案信息資源集成

3.1.1 強化企業有關科技信息的收集與歸檔。搭建好科技檔案信息數字化資源庫，將企業各個研發、生產、管理和經營環節的數據進行集中收集、管理與開發，形成豐富的信息資源庫。對過去存在的紙質檔案進行價值鑒定，有選擇地進行數字化開發，主要選擇標準為內容、增值意義、技術含量等。同時，進一步豐富科技檔案收集與歸檔載體。一方面對系統內生成的科技檔案進行標準化和規范化整理;另一方面加強傳統紙質科技檔案數字化，打破檔案服務的時空界限。

3.1.2 加強對網絡資源的采集。注重收集行業動態、科技活動相關信息，包括政策、新聞、圖片和部分影像資料。應制定較為嚴格的采集范圍和標準，防止冗余數據過多。采集網絡資源時，應注意將信息的來源、背景、版本、元數據等作為信息文件的一部分一起采集，保證信息的真實準確完整性[3 ]。

3.1.3 構建專題數據庫。依托第三方外包公司，從科技咨詢公司購買相關數據庫，作為本企業科技資源庫的補充。該方式消耗資金較大，適合實力較為雄厚企業。資金不足的應對科技檔案需求進一步細分，收集細分領域的科技信息，如細分領域的專題數據庫等。

3.2 提升企業科技檔案的加工整理水平

3.2.1 建立基于科技檔案的管理系統，提高科技檔案的整理能力。已建立完善OA系統的大型企業，可在原有管理信息系統的基礎上增加科技檔案管理模塊，在各個環節進行功能和數據埋點的嵌入，同時定期對管理系統進行功能部署和更新，逐步補充科技檔案管理相關功能及工具。未建立OA系統的企業，應基于科技檔案管理與利用開發全新系統，重點在于加強對數據的挖掘、分析，還有對知識的分類和集成管理。

3.2.2 優化科技檔案組織機構與管理流程。構建領導負總責、分管領導具體負責、服務部門組織協調、其他部門協同配合的科技檔案管理格局。設立專職檔案人員并在各職能部門設立兼職檔案人員，形成覆蓋企業的科技檔案管理組織體系，提升檔案管理人員的業務能力和綜合素質。對科技檔案進行“三納入”“四同步”管理，通過跟蹤項目的全部過程，把項目從立項到驗收過程所形成的檔案資料收集齊全、整理規范。

3.2.3 深化對科技檔案的價值挖掘。重點加強對隱性知識的挖掘，如在企業管理、科研和生產過程中產生的原始數據。具體可根據檔案的歸類、內容、主題或時間等要素信息，建立不同專題數據合集。還可應用現代化的數據挖掘技術進行分析，形成專題資料。企業還應加強內部協調，開展聯合科技檔案編研，促進科技檔案價值的挖掘。

3.3 創新科技檔案服務形式

3.3.1 開展科技檔案用戶自助服務。依托科技檔案數字資源庫和管理信息平臺，向用戶提供基礎性檔案服務，包括文獻的查閱、檢索及科技檔案相關圖文、數據的展示。其重點在于資源內容的豐富度及場景的自由，企業應注重搭建多個服務渠道，包括PC、移動和線下終端，盡可能覆蓋24小時。

3.3.2 開展科技檔案專題服務。推動科技檔案服務的精準升級，圍繞部門及員工工作的具體項目和課題，有針對性地整合資源與服務，在技術攻關、生產銷售、基建項目中建立聯系，根據部門職責的不同，一方面提供完善的科技檔案資源，另一方面提供交流服務，提高技術開發效率，讓科技檔案融入企業科技管理的全過程。如在基建項目中，相似工程的圖紙可以套用，既能縮短設計周期，又能為企業節省大量人力財力，創造良好經濟效益。

3.3.3 開展科技檔案個性化服務。重點對各個層面的用戶需求進行收集與分析。一方面由企業相關管理人員在用戶層面建立科研專題檔案服務，重點在于資源與服務模塊的整合。另一方面，員工能根據自己的科研需求自主組合資源，如論文、科技報告等。

參考文獻：

[1]劉喆.論企業科技檔案的管理與利用實踐[J].礦業工程，2018，16（01）：68—69.

[2]陳永新.論新形勢下企業科技檔案的規范化管理與利用[J].合肥學院學報（社科），2008（02）：125—127.

[3]張海韻.基于知識管理的企業科技檔案信息資源開發利用研究[D].廣西民族大學，2015.

（作者單位：浙江省舟山市自來水有限公司）