試析風電企業“三會”檔案管理

楊素珍

摘 要：本文旨在找到一種文件形成者、利用者和管理者都同意和滿意的方法來管理“三會”檔案。提出在檔案信息管理系統中增設三會檔案類型，按照案卷級方式管理“三會”檔案。

關鍵詞：三會檔案;案卷級

1 “三會”文件的形成

1.1“三會”文件的范圍及形成

“三會”文件是指公司董事、監事、股東在履行企業管理過程中形成的文件材料。通常以董事會、監事會、股東會的會議材料方式出現。這些內容都屬于“三會”會議的內容范疇，體現出“三會”文件對于企業歷史的重要性，反映出一個企業的命脈。

隨著企業依法治理，公司的規范化運作，企業的“三會”文件越來越多，成為企業檔案管理中不可忽視的重要文件之一。政府的行政管理按地理區域劃分，企業為適應政府的管理模式，不斷發展壯大的過程中，會增設多個法人公司來適應政府管理和自身發展的需要。公司數量不斷增加，公司的設立、解散，股東、董事會、監事會、資本變動，董事變更，經營范圍變更，融資上市，投資、資產處置等各種工商變更登記事項不斷增多，企業的“三會”文件也隨之越來越多。

1.2 有關“三會”文件的管理法規

2012年12月17日，國家檔案局發布第10號令《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》首次將有關“三會”內容的文件排在首位。其主要內容包括：本企業設立、變更、解散過程文件材料;本企業董事會、監事會、股東會構成及變更等方面的文件材料;本企業資產登記、資本變動、融資文件材料;本企業資產管理文件材料。同時，增加這類文件的表述，說明其文件的數量和重要性已經不能被檔案專業所忽視。企業“三會”文件的管理是檔案管理人員不得不面對的新問題。

2 電力生產企業“三會”文件管理現狀

電力生產企業采用的檔案管理方法往往由1992年能源部發布的《電力工業企業檔案分類規則》中的分類方法演化而來。當時的企業還未發生股份制改制，沒有公司的概念，沒有股東、董事會、監事會，沒有工商變更，沒有涉及資本、股權的問題。企業里沒有董事會、監事會、股東會內容的文件形成，檔案分類里也不會有此種內容的文件出現。

2.1“三會”文件管理的主要問題

現今，電力生產企業都是公司化治理結構。形成的三會文件運用的是手工管理檔案時期總結的經驗，簡單地將其作為文書檔案（管理類檔案）中的一份文件來對待，這樣的管理方法有如下兩個不足。

2.1.1 不同年度產生的“三會”文件不能建立有機聯系。按照檔案管理過去的經驗和慣例，“三會”文件仍然沿用公文文件的管理方法，與其他文書檔案混排在一起。按年度、機構（或問題）、保管期限、件號排列管理。不同年度形成的文件分別放置于不同的卷盒中，每份“三會”文件之間不能建立有機聯系，這勢必將具有歷史連續性的“三會”文件打亂。

2.1.2 同一公司產生的“三會”文件不能建立有機聯系。風電企業，大多屬于一個公司擁有多個公司名稱，即一套班子，幾塊牌子的組織架構。這種管理方法會將不同公司名下的三會文件混排在一起，同一個公司名下的“三會”文件反倒分散放置，無法建立每一個公司的歷史聯系。

一事一件，按件管理，各個公司的歷史在檔案管理中被人為割裂，給企業檔案管理人員和利用者造成了很大的困擾和不便。這種管理方法既不符合文件來源原則，也不符合利用需求，背離了檔案管理的目的是為了便于利用這一根本原則。

如按文書檔案的方式來整理“三會”文件，為了便于利用，只能進行檔案編研，深度開發。重新匯編文件，將每個公司的“三會”文件按照時間順序進行編排，梳理出每個公司“三會”的歷史記錄，以提供企業的隨時查詢需求。

2.2 解決“三會”文件管理問題方法的討論

檔案管理應該隨著社會和科技的發展而變化，要與時俱進，不斷地與時代同步，不應因循守舊，故步自封，與實際脫節。

2.2.1 “三會”文件具有獨立性、成套性、邏輯性和連續性，與一事一件的公文有很大不同。這種狀況在風電企業中尤其顯著。風電企業的生產特點是跨區域、分散性生產，公司管理模式大多采用一套班子，幾塊牌子的管理模式。所以檔案管理只能采用一個全宗的管理模式，即在一個全宗下統一管理所有不同公司的檔案。在一個全宗模式下，多個公司以一個主體來運營的企業，如何管理三會文件，這是一個企業檔案管理人員不得不面對和需要解決的問題。由于計算機技術的進步，各行各業的生產方式發生了巨大改變。檔案管理也由手工管理轉變為計算機管理。計算機檢索效率更高、更精準，是現今實現“全、準、快、便、省”檢索效率最好的技術手段。

2.2.2 合理運用“件”“卷”整理方法。公文文件基于一事一辦的事件性質，此事和彼事之間沒有太多聯系，如果人為地按卷的方式重新做排列組合，不僅費時費力，而且勞動效率低下。依靠計算機檢索可以高效地解決原來手工管理檔案想要實現的功能。所以文書檔案（現在稱管理類檔案）的管理方法，在2000年，由按“卷”整理改為按“件”整理。

但是，有很多事務，歷時較長，有前因后果和各種經辦過程，只能由許多單份文件通過排列組合，方能了解其全貌。不同時期產生的不同文件之間的關聯關系，只能由經辦人人為建立。這種內容的文件還需要按“卷”的方法來整理，按時間先后、事情的發展過程或者文件的重要程度排序，將有關聯關系的散文件組合成一卷，通過該案卷方能展現事務的全貌，這樣才能方便利用。

按“件”整理和按“卷”整理這兩種檔案整理方法各有不同的適用情況。什么類型的文件適宜用什么方法整理，不必拘泥于過去的歷史經驗，應以是否能體現事件全過程為依據。也不必拘泥于是文書檔案還是科技檔案等檔案類型來做區分，而是應以文件反映的內容適宜何種整理方法為依據。從而實現檔案整理的目的是便于利用。同時整理過程盡可能簡單易行，勞動量小、時間花費少，而不是因循守舊，為整理檔案而整理檔案。

3 創新三會檔案管理方法

3.1 分類方法

通過不斷思考，在與“三會”文件形成者反復溝通，在實踐中不斷的改進下，筆者找到一種令文件形成者、利用者和管理者都同意和滿意的方法來管理“三會”檔案。

在計算機管理方式下，雖然都是管理類文件，根據文件的具體內容，是可以有不同的檔案管理方法的。譬如一個全宗下具有多個公司名頭的會計檔案，可以用案卷級方式管理，按照《會計檔案管理辦法》（中華人名共和國財政部 國家檔案局令第79號）中的分類方法，分為財務會計報告、會計賬簿、會計憑證、其他會計資料四類。不同公司組成不同案卷，各公司在同一分類內容下是平行關系。會計檔案的分類方法為：在相同年度下，先分內容，再分公司。

基于管理會計檔案的啟發，“三會”檔案亦然。多公司以一個主體運營的企業，在計算機管理檔案的條件下，檔案信息管理系統中增設“三會”檔案類型，下設節點，名稱為各公司。按案卷級方式管理，不同公司為平行關系，一個公司下的檔案組卷方法，可以按“三會”的不同屆次來組合。分類方法為：先分公司，再分屆次，然后按時間排序。

3.2 檔號設計

“三會”檔案的管理示例如下，下面的檔號設計是在不考慮載體特征，不區分紙質文件、電子文件的條件下設計出來的，未加入文件的特征信息和檔案類型信息。檔號以“卷”為單位進行標識，檔號編制規則為：檔號=公司代號-分類號（一級類目號+二級類目號+三級類目號）-案卷號，各號段之間以“-”分隔。

通常風電企業是將所有的文件根據內容按照問題分類，三會文件在整體企業文件分類表中歸于1大類行政管理類。為精準定位該文件內容，用三級類目標識其分類號，區別于文書檔案分類號用1級類目標識，具體三會文件處于二級、三級類目的什么位置，以本單位分類表中的規定來確定。

案卷的檔號具體標注樣式如下：

XX-XXX-XXX

第一段為公司代號，使用兩位大寫英文字母標識。

第二段為檔案分類號，用一級類目+二級類目+三級類目代碼標識，類目號之間不加符號。

第三段為案卷號，按屆次組卷，采用3位流水順序號標識，不滿三位前面補零。

案卷號生成規則：按公司、屆次，案卷號從001開始生成。

案卷內文件的檔號具體標注樣式如下：

XX-XXX-XXX-XXX

第一段為公司代號，使用兩位大寫英文字母標識。

第二段為檔案分類號，用一級類目+二級類目+三級類目代碼標識，類目號之間不加符號。

第三段為案卷號，按屆次組卷，采用3位流水順序號標識，不滿三位前面補零。

第四段為件號，采用3位流水順序號標識，不滿三位前面補零。

案卷內件號排序規則：按成文日期先后排序。

結語

通過對業內同行的調查，筆者不滿意原有的管理三會檔案的方法，在本公司實踐了上述管理方法后，認為這種管理三會檔案的方法是切實可行的。三會檔案單獨拿出來，作為一個獨立的檔案類型，是可行的，也是必然的。是符合時代特征和人類社會歷史發展進程的，更是能滿足企業未來需要的一種創新管理方法。

“三會”文件具有獨立性、成套性、邏輯性和歷史延續性的特點，如何能夠管理好這種類型的檔案，需要檔案管理人員深思。將其置于一事一件的文書檔案，或者將其劃分到科技檔案等傳統檔案類型都有不妥之處，它是一種專門檔案，雖然文件的數量并不算多，但其內容、作用和文件形成方式的獨特性和其他類型的文件截然不同，建立一個新的檔案類型是解決這個問題的最好辦法。

參考文獻：

[1]中華人名共和國財政部 國家檔案局令 第79號《會計檔案管理辦法》.

[2]國家檔案局令 第10號《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》.

[3]《電力工業企業檔案分類規則》1992年能源部.

（作者單位：遼寧龍源新能源發展有限公司）