市級急救中心檔案室業務基礎建設探討

摘 要：本文以市級急救中心檔案室業務基礎建設為例，從檔案室基礎業務建設的檔案收集、管理和利用三個環節，結合《數字檔案室建設指南》《數字檔案室建設評價辦法》，以及新修訂《檔案法》增設的“檔案信息化建設”相關規定，首先簡要分析了當前市級急救中心檔案室業務基礎建設存在的主要短板，并從收集整理、科學管理和開發利用三個方面詳細探討進一步加強大數據時代急救中心檔案室業務基礎工作的具體舉措，對提升市級急救中心檔案室業務基礎建設質量和水平具有積極的現實指導意義。

關鍵詞：檔案室;業務;基礎建設;急救中心

概述

檔案室建設是單位檔案管理的一項十分重要的基礎性工作。檔案室業務主要包括了檔案收集、管理和利用三個方面。其中，檔案收集是檔案室業務工作的前提，管理是檔案室業務工作的基礎，而提供優質高效的利用則是目的。本文以市級急救中心檔案室業務基礎建設為例，從檔案室基礎業務建設的檔案收集、管理和利用三個環節，結合《數字檔案室建設指南》《數字檔案室建設評價辦法》，以及新修訂《檔案法》增設的“檔案信息化建設”相關規定，探討進一步加強大數據時代急救中心檔案室業務基礎工作的具體舉措。

從市級急救中心檔案室業務基礎建設的現狀來看，檔案室業務基礎建設三個方面存在的突出共性問題主要表現在：1）收集缺失、整理不規范。如關于急救演練、急救預案、急救培訓及重大突發救援資料的收集存在缺失。檔案室收集的檔案整理也未嚴格按照歸檔要求進行整理，檔案分類不科學、期限設置不合理、紙張及裝訂不統一等。2）意識淡薄、管理不科學。檔案室人員重保管輕管理的現象較為普遍，將檔案室管理等同于單純的檔案保管，管理的質量和效率難以適應新時期急救中心對檔案查詢利用的現實需要。急救中心檔案室數字化、信息化管理水平不高。3）利用較低、服務需優化。從檔案室的具體業務工作來看，無論是人力、物力還是財力都更多傾向于檔案收集保管等基礎設施建設，忽視急救檔案室檔案利用功能的發揮。

1 收集整理

豐富的室藏急救中心是檔案管理、利用的前提。根據《檔案法》及急救中心相關職能規定，凡是反映急救中心職能活動、具有保存價值的文件材料、圖表、聲像等，均應納入收集范疇，并移交至檔案室集中保管。若急救中心檔案收集不完整、不準確，即便后期的歸檔整理再科學，檢索工具再先進，也難以保障急救檔案利用及其作用的發揮[1 ]。就收集整理而言，主要是做到完整、齊全，這就需要按照《檔案法》以及急救中心職能相關規定，做到應收盡收，規范整理，科學立卷，并及時移交至急救中心檔案室中妥善保管。

急救中心檔案室檔案收集主要涉及中心內外兩大方面，對內收集，既要注重急救中心黨群團等各類文件材料的完整收集，還需要重點做好業務類檔案資料的收集。如，120電話及調度指揮記錄，醫療急救記錄，患者疾病資料，同步錄音信息資料，重大突發應急資料，急救中心日常演練、培訓及其預案等。對外收集，則主要收集涉及急救中心業務工作的個人手中保存的相關檔案資料，以及其他與急救中心相關、具有保存價值的文件資料。

急救中心檔案室檔案整理要在前期檔案收集基礎上，嚴格按照檔案整理的質量要求和整理程序規范整理。具體來說，1）整理載體。即，對收集到的文件材料，檢查其所用的紙張、照片、視音頻介質等是否符合保管要求。2）整理材料。即檢查收集到的急救中心文檔是否存在破損，以及字跡是否模糊或褪色，并及時進行修整，完善。3）整理方法。目前，急救中心業務檔案以“件”為歸檔單位，因此，要注重以“件”為主要整理方法，將作為一“件”的歸檔材料裝訂于一起，按照“年度-機構（問題）-保管期限”進行整理，展現其對應的條目[2 ]。并進行裝訂、編號、編目和裝盒。

2 科學管理

如果說收集整理是基礎，那么科學管理則是急救中心檔案室業務基礎建設的關鍵，起到承上啟下的中間作用。急救中心檔案室的檔案工作者不僅要掌握基本的保管技能，還要學會將現代管理理念和方法運用到檔案室日常管理之中，通過科學、規范、高效、優質管理，為下一環節的開發利用提供可靠保障。具體來說：

一是要熟悉室藏檔案資料。一名檔案工作者要熟悉急救中心的主要業務職能，根據急救工作的現實，對上一年度開展的急救業務、處置的重大急救實踐，急救演練、培訓，以及其他重要活動等做到了然于胸，在管理時對室藏的檔案的種類、數量及內容要熟悉[3 ]。記錄或摘抄當年開展的重大急救活動、重大急救事件，以及急救中心工作，積累急救中心檔案業務素材，并歸納分類，盡快熟悉檔案室室藏檔案整體情況。

二是要制作科學檢索工具。急救中心檔案室檔案檢索工具的制作，要緊密結合急救中心的業務職能，將急救歸檔文件目錄、案卷目錄作為各類檢索工具制作的基礎，并與計算機及相關的檔案管理軟件結合起來，提升檢索工具的科技含量。具體來說，可以制作急救設備類檔案目錄、急救病歷類檔案目錄、急救中心管理規章制度類檔案目錄、急救檔案存放地點索引，以及館藏檔案指南，等等。

三是加快推進現代化管理。注重大數字、云計算、信息和網絡技術應用，借助現代化管理技術手段，加快推進急救中心數字檔案室建設步伐，與院前急救通信指揮信息系統實現有機銜接，建立與之相對應的急救中心數字化檔案管理數據庫，實現院前急救中心業務工作與室藏檔案資料的互聯共享。著力打造新時代急救中心現代化檔案室，實現急救檔案同步收集、智能著錄、數字存儲、共享利用。并學會將PDFA、六西格瑪等管理理念應用到急救中心檔案室檔案管理中，不斷提升管理質量。

3 開發利用

開發利用，發揮急救中心檔案價值功能，使其服務于急救中心工作是檔案室業務基礎建設的重要目的，也是檔案收集整理和管理的重要目標。急救中心要把檔案室檔案開發利用與服務急救業務工作、服務患者急救、服務和諧社會建設等有機結合起來，將現代化技術應用與急救中心檔案開發利用緊密結合起來，切實發揮急救中心檔案價值功能，使之服務于廣大受眾群體，不斷提升急救能力和水平。

一是提高急救檔案利用效率。從急救中心檔案查準率、查全率、查找率等方面檢驗急救中心檔案室基礎建設質量和效果。為此，作為一名檔案工作者，要端正服務態度，樹立正確服務理念，以服務急救事業和患者為己任，急利用者之所急，想利用者之所想，增強檔案服務的自覺性和主動性。此外，要不斷提升業務素能。既要熟悉室藏急救檔案狀況，也要熟練掌握現代信息技術，提升檔案開發利用的能力和水平。

二是注重急救檔案資源開發。最大限度地發揮急救檔案價值離不開對室藏檔案的編研開發。應積極圍繞急救業務工作開展的現實需要，以及日常急救工作實際，編寫急救工作動態、急救知識匯編、突發公共衛生事件救援專題匯編、急救演練專題手冊、急救基本操作匯編，等等。

三是提升急救檔案利用水平。急救中心檔案工作者要把提供急救檔案信息服務作為一項重要工作，通過形式多樣、類型豐富的檔案服務工作，不斷提升檔案利用的現代化水平[4 ]。比如，舉辦急救中心檔案展，利用急救中心官方微信、微博、新聞客戶端“兩微一端”平臺，做好室藏檔案資源的宣傳，實時發布短信，利用中心公示欄，將室藏的相關檔案編研成果進行展示，為相關部門及人員利用急救中心檔案提供優質服務。

結語

綜上，市級急救中心檔案業務基礎建設要立足市級急救中心職能，把為民服務理念貫穿始終，既要做好急救中心檔案收集整理，做到應收盡收，規范整理;也要強化管理，運用先進管理理念、管理技術，不斷提升管理質量和效益;注重室藏檔案資源開發利用，發揮急救中心檔案應有價值功能。既要打牢收集整理基礎，也要把握科學管理這一關鍵，還要立足開發利用這一目的，不斷提升急救中心檔案業務基礎建設水平，為急救中心工作提供必要保障。

參考文獻：

[1]郭凌.急救中心檔案信息利用開發與實踐——以德州市120急救調度指揮中心為例[J].山東檔案，2019（3）：76—78.

[2]吳彬.急救指揮中心檔案管理信息化建設研究[J].蘭臺內外，2021（12）：63—64.

[3]劉瑜芳.地市級急救中心檔案室業務基礎建設[J].蘭臺世界，2016（1）：110—111.

[4]唐夢雅.淺談急救中心檔案的現狀與對策[J].法制與經濟，2015（8）：88—90.

作者簡介：張嵐（1968—），山東臨沂人，本科，山東省臨沂市120急救指揮中心副研究館員，研究方向：急救檔案管理。