提高醫院辦公室工作效能的對策思考

何云璐

國藥同煤（大同）醫療健康產業有限公司 綜合辦公室 山西大同 037003

醫院辦公室是醫院進行運轉的中心樞紐，對醫院的各項工作以及工作質量有著指揮與監控的作用，特別是在當今我國醫療水平不斷提升，診斷模式也不斷進行完善與發展，使得我國醫院辦公室的傳統工作很難符合時代的要求，通過醫療辦公室不斷多元化，工作模式不斷現代化，可以有效地對醫院的服務進行完善，調節與發展。最大程度促進我國醫院各個環節的聯系，促進我國醫院服務能力的提升，為我國人民創造美好的醫療環境。

1 醫院辦公室工作的特點

1.1 醫院辦公室具有服務性

一個醫院中有著各種各樣的部門，并且每個部門之間需要進行一定的聯系，才能夠促進整個醫院工作能夠有條不紊的進行下去，因此，醫院辦公室作為整個醫院的樞紐以及中心，不僅要協調醫院內部各個部門的工作，以及每個部門之間各個科室的工作，使得整個醫院人與科室之間的關系，科室與科室之間的關系能夠更加和諧融洽，同時通過醫院辦公室作為橋梁，可以使得各個科室之間的工作能夠更加明確，促進整個醫院各個部門的工作能夠順利的進行。同時還要在出現醫患問題時進行協調，對患者以及家屬進行溝通，在第一時間解決醫患之間的問題，同時，醫院辦公室還肩負著與社會以及政府部門之間的溝通與協調，一個醫院辦公室工作質量與效果主要體現在醫院任何部門或者人員出現問題時，能否及時的解決，充分反映了該醫院領導的工作作風，以及整個醫院的精神風貌，對于在社會之中形成良好的形象有著不可或缺的重要作用[1]。

1.2 醫院辦公室具有綜合性

根據醫院辦公室的工作現狀來看，醫院辦公室承擔著執行者與協調者的作用。在醫院辦公室日常辦公過程之中，其最為主要的工作之一就是輔助醫院領導者進行項目的決策，并且在領導決策過程之中提出相應的意見，這就需要醫院辦公室在日常的工作過程之中，要積極關注社會對醫院的要求與希望，同時能夠獲取醫院進行運轉過程中的相關信息以及發展的前景，為領導決策提供相應的背景信息，幫助醫院領導者在進行決策時能夠更加正確公正的進行。此外，在領導人做出決策之后，要推進決策結果的進行并且在執行過程之中，通過各種方式進行監測，對于各種信息進行收集，同時對各種數據進行分析，發現問題并向醫院領導進行報備。之后要輔助醫院領導者對所決策的內容進行完善與調整，以達到結果最優化[2]。

2 我國當今醫院辦公室工作的現狀與問題

2.1 醫院辦公室職能履行不到位

由于我國醫院辦公室工作具有綜合性的特點，使得我國醫院辦公室所服務的人員較為復雜，并且醫院辦公室的工作較為多元，在這樣的情況之下，醫院辦公室的工作人員所要進行的工作較為繁瑣，工作人員往往在工作過程之中扮演救火隊員或者傳話筒的作用，在一定程度至少很難發揮醫院辦公室作為整個醫院中心樞紐的作用。根據我國當今醫院辦公室工作的現狀來看，辦公室的工作人員對自己的責任不明確，在整個工作過程之中，有的人員混水摸魚，而有的人員由于責任心較強，在整個工作過程之中所做的工作也更加多，因此，在工作過程之中，質量很難得到保證，在這樣的情況之下，使得醫院辦公室的工作效率與質量很難得到提升，整個辦公室的工作職責不明確，不能做到責任到人，使得整個辦公室多人雜，不利于其職能的充分發揮[3]。

2.2 醫院辦公室工作人員的素質參差不齊

醫院之中的醫療一線工作者專業水平較高，然而，在醫院之中的辦公室工作人員屬于醫院中的后勤人員，因此使得醫院辦公室工作人員的素質參差不齊。醫院辦公室工作人員的行政職能能力在一定程度上很難受到重視，使得醫院辦公室的工作人員在素質方面偏低。然而，醫院辦公室屬于整個醫院的中心樞紐環節，醫院辦公室的工作對于整個醫院的運轉來講非常重要，如果沒有高素質的醫院辦公室工作人員，在醫院遇到問題時，就很難以較為創新性的思維來進行快速的解決，這對于整個醫院的運轉是一種災難性的存在[4]。

2.3 醫院辦公室信息獲取較為傳統

醫院辦公室的主要工作是為領導者決策進行輔助，需要對領導者提供較為新穎以及及時的信息，然而，根據我國當今醫院辦公室信息獲取的途徑來看，很多醫院辦公室工作人員主要采取人工的方式進行信息搜集與處理，在一定情況之下，使得整個辦公室獲取信息及時性與準確性達不到要求。如果醫院辦公室工作人員不能夠充分利用互聯網技術，就很難將當今逐漸發展起來的新興醫療技術引入此醫院，對于醫院今后的發展有著消極的影響[5]。

2.4 醫院辦公室工作制度化與規范化的缺失

根據各醫院辦公室的工作現狀來看，辦公室工作人員的工作積極性與一線醫療人員的工作積極性相比較弱，很大原因是由于醫院辦公室工作制度規范的缺失，或者由于辦公室的規范制度建設，大多是通過東搬西套，很難與本醫院的實際工作情況相結合，在這樣的情況之下，使得醫院辦公室工作人員對于醫院辦公室制度并沒有嚴格的執行，在整個工作過程之中較為懶散或者混水摸魚，對醫院辦公室工作職能很難得到完全的發揮，并且使得不同人員在不同時間，不同條件之下，對同樣的工作有著很大的差異性。

3 促進我國當今醫院辦公室工作效能的有效策略

3.1 精細醫院辦公室工作精度

要提高我國當今醫院辦公室工作效能，首先應當對辦公室的工作流程進行一定的改造，對于醫院辦公室的服務流程，要進行定期的檢查，并且對檢查過程之中所發現的問題進行改善與修訂，不斷提高醫院辦公室的服務性能。此外應當明確醫院辦公室的工作職能，把醫院辦公室的每項工作細分到每個人，每個崗位，并且責任到人，在出現問題時，能夠找到出現問題的源頭，并對其進行懲戒。除此之外，應當強化辦公室工作的效率，在保質量的情況之下，要提升整個辦公室工作的效率，在醫院各個部門出現問題時，辦公室應當反應快，行動快，以創新的思維來解決醫院運行過程之中的各種問題。其中最為重要的是要保證整個辦公室工作的細節，辦公室對維護整個醫院在社會中的形象有著不可或缺的重要作用，因此，辦公室在工作過程之中，要更加注重細節，通過精細化管理來提升醫院運轉的順利進行。

3.2 提高醫院辦公室工作人員的綜合素質

醫院辦公室的工作人員屬于整個醫院的后勤人員，對于一線醫師以及患者有著較強的服務性能，因此醫院辦公室在工作過程之中，應當充分發揮雷鋒的奉獻精神，不斷培養工作中的服務意識，在醫院各部門出現問題時，快速的對問題進行分析，并通過協調來達到對問題人員的服務。其次，辦公室的工作人員應當有著高尚的道德品質，并且在工作過程之中，不能有一種管理者的思想，把自己作為整個醫院的領導者，不是把自己作為整個醫院的服務者，履行自己在工作崗位中的責任，主動地對整個醫院運行過程中的問題人員進行服務。其次，醫院辦公室的工作人員應當不斷的學習，加強自身終身學習的能力，在工作過程之中，不斷吸取社會中的新思想，新理念，同時要不斷斷學習管理知識，提高自己的工作能力，提升自己的綜合素質。隨著時代的發展，醫院辦公室面臨的服務對象、服務方式和服務內容也發生新的了變化，使辦公室的服務性出現了多元化的趨勢，這就要求醫院辦公室工作人員還應當提高自己的公關能力，醫院之中出現醫患矛盾較為頻繁，因醫院作為社會的公眾存在，需要對醫患問題進行解決，因此，辦公室的工作人員必須要具有公關意識，能夠對發生的醫患問題來進行公關。

3.3 利用互聯網拓寬信息獲取的渠道

醫院辦公室承擔者輔助醫院領導者進行項目決策的責任，因此，醫院辦公室需要對領導者提供最新的信息以及整個醫院運轉的一線消息，然而，根據我國當今的醫院辦公室工作現狀來看，還有部分醫院辦公室工作人員在進行獲取時，還較為傳統采用人工的方式進行收集，在此情況之下，使得醫院辦公室的效率很難得到提升。隨著我國當今信息技術的不斷發展，互聯網技術應用于各個行業，無紙化辦公正在進入了辦公室領域，因此，醫院辦公室應當充分發揮互聯網的優勢，利用現代化辦公設備，及時準確地獲取外界醫療信息，同時可以通過計算機技術對收集的信息進行分類存儲與分析，在此情況之下，可以更加精確快速地為醫院領導者進行決策時提供更多的一線信息，幫助其對醫院的協調與管理能夠更加科學化，合理化。

3.4 在醫院辦公室中實施績效評估，提高工作人員的工作積極性

績效評估，根據字面意思來看，就是根據工作人員的工作效果與質量進行評估，通過評估可以有效的提升辦公室工作人員的工作效率以及主觀能動性。因此醫院領導者可以根據本醫院的實際情況以及工作的特點來進行績效評估制度的建立，例如可以從工作人員的工作量，工作質量等方面來建立量化的評估體系，使得辦公室資歷較老的人員在工作過程之中能夠有壓力，使得年輕的工作人員在辦公室工作過程之中能夠有動力。在評估制度執行過程之中，各個人員都應當嚴格的遵守并履行，在評估之后，應當對優秀的人員進行一定的獎勵，并對較差的人員進行一定的懲戒，并且應當對其進行指導，使其在今后的辦公室工作過程之中，能夠得到改善與提高。

3.5 健全三級督辦制度提升工作效率

通過督辦提高效能實行三級督辦制度。方法如下:一是院長和黨委辦公會議確定事項督辦，強化醫院宏觀決策的落實。二是科主任、護士長例會議定事項督辦。三是總值班存在問題督辦。要提高督辦效率，一是要抓牢“著力點”，即牢牢抓住決策督辦這是推動決策落實的重要手段也是督辦工作的重頭戲。二是抓住“關注點”即緊緊抓住領導關注的熱點和員工反映強烈的敏感問題，有利于增強醫院的凝聚力，這是督辦工作的中心點。三是抓準“梗阻點”，即抓準決策落實過程中存在較大阻礙的環節與問題，這是督辦工作的立足點。四是抓實“空白點”，即進一步拓寬督辦范圍創新督辦方法，這是督辦工作的追求點。

3.6 加強工作計劃性和預見性

醫院辦公室本身就是綜合部門，涉及面廣、接觸人員多、工作內容繁雜，因此臨時性工作、情況變化就更加突出，不加強工作的預見性和計劃性，就難以把握做好工作的主動權。對此，可以結合辦公室工作計劃，讓各個崗位加強常規工作的計劃和安排，首先做好一般性工作項目的執行和落實；其次要及時主動了解醫院、院領導以及其他各部門的工作計劃和安排，特別是需要配合院領導、其他部門要完成的工作任務；再次要根據院領導、其他部門配合工作需要，合理安排工作時間；最后要做好本部門、本崗位工作計劃，把主動和剩余時間讓給他人，同時盡可能提高自身相工作的主動性。當然，醫院辦公室工作創新還有很多舉措，特別是各大醫院結合具體實際還有很多好的竅門，要全面履到行醫院辦公室工作職責。

3.7 加強工作細節服務

可整理內部工作案例組織事后討論，哪些方面事后分析還有不少問題，哪些工作可以改進提高，哪些方法舉措可以在下次工作中吸收運用等等。細節服務管理并非“鉆牛角尖”或是吹毛求疵，而是在做好工作基礎上錦上添花，不但要做對工作而且做好工作。因此，在工作特別是方案策劃過程中，要多鼓勵并支持職工怎樣把工作做得比原先更好，多考慮原有的工作方法是否有改進提高的過程，細節和關鍵環節銜接是否到位和有效，與其他部門或同事的合作是可以再“多走出半步”做到無縫銜接等等。

4 結語

總之，醫院辦公室的工作效能很大程度上體現著整個醫院的形象，對于整個醫院的精神面貌以及社會地位有著不可或缺的重要作用，因此，醫院辦公室應當充分發揮其職能，提高整個醫院辦公室的工作效率以及精確性，不斷拓寬醫院辦公室獲取信息的渠道，通過各種方式提高醫院辦公室工作人員的綜合素質，并且通過建立醫院辦公室績效評估制度來提高醫院辦公室工作人員的工作積極性，不斷提高醫院辦公室的工作效率與質量，為我國人民提供更加有質量的醫療。