基于知識管理導向下如何構建醫院檔案管理體系

張潔 張春梅

青島市第六人民醫院 山東青島 266033

對于任何單位而言，檔案管理存在都是尤為重要的，由于其本身在基礎性上具有極高的應用占比，因而很多單位會常常忽略該工作的重要性。以醫院為例，大部分醫院都會將技術提升與能力優化當作自身發展標準，并根據實際情況進行相應的調整，但對于檔案管理工作卻并沒有這般上心，不但缺乏較為完善的管理體系，同樣也無法滿足當前我國對管理工作方面的規范化要求。當檔案管理工作出現問題時，醫院的工作進程也會隨之受到影響，在缺乏信息技術應用的背景下，人員所要承擔的工作壓力與總量也會隨之提升。

1 以知識管理為導向理念的社會應用

在信息時代下，以知識管理為導向理念可以說是眾多企業不可或缺的發展內容，并有著極高的社會普遍率，作為一種較為先進的管理思想，其本身的存在打破了傳統管理思想的思維限制，同時還能夠實現資源優化的目的。但是，就目前來看，我國醫院行業在這方面仍然存在著一定的不足，很多醫院在進行檔案管理的過程中，并沒有對傳統管理模式進行更改，在形式上沒有發生任何改變，思想層面上也以傳統思想為主，即便是選用了較為先進的管理系統，也會導致矛盾沖突的出現[1]。正因如此，為了確保醫院自身的綜合能力能夠由此得到有效提升，就要加強對先進理念的學習，并以此為基礎進行現代化發展，從而確保醫院的市場影響力能夠因此得到有效提升。

2 知識管理導向下優化檔案管理體系的重要意義

2.1 理清檔案內容增加檔案價值

與企業的檔案資料不同，醫院所要管理的檔案數據更加具有群眾性，其中涉及患者的個人資料以及病癥記錄，通常會用來進行方便后續治療與跟蹤調查，可以說，醫院所掌握的檔案資料具有極高的使用價值，相關人員通過對檔案數據的分析與了解，能夠根據實際情況進行經驗的總結，從而來確保后續的工作質量能夠因此得到有效提升。但是，因為醫院檔案在資料數據方面存在著多樣性與復雜性，如果使用傳統的醫院檔案管理方式，不但會導致檔案管理出現混亂現象，相關人員在進行數據收集與調查的過程中，也會隨之受到一定程度的影響，導致后續工作無法順利開展，同時也無法對整個檔案資料進行合理調整與應用。正因如此，為了避免這一情況的出現，醫院自然需要在知識管理導向背景下對檔案管理體系開展優化工作，定期對檔案內容進行審核與分析，對于一些本身沒有存在意義的數據進行定時清理，以此來確保檔案自身的整體價值不會因數據的繁雜而受到影響，同時還能夠方便工作人員在進行實際操作的過程中，對相關內容進行高效分析與翻閱[2]。

2.2 豐富檔案信息完善管理不足

醫院在開展檔案管理工作的過程中，所選用的傳統檔案管理模式本身具有針對性，主要是對能夠肉眼可見，并能夠分析的顯性數據開展相應的管理工作，以此來滿足醫院的信息處理要求，而這種模式本身是以紙質檔案為主，通過資料信息的翻閱來進行判斷，這就導致最終所得到的結果并不具有有效性與準確性，醫院發展過程的整體質量也會因此受到一定程度的影響。醫院想要確保自身醫療水平能夠得到有效提升，即要加強對檔案資源的重視程度，提高管理人員對該數據資料的管控力度，提高綜合素質，以此來確保醫院的整體實力能夠因此得到有效提升[3]。正因如此，醫院則要將以知識管理為導向的理念融入到日常生活之中，通過人員的合理控制來開展相應的管理工作，這樣既能夠對傳統檔案信息管理工作起到查缺補漏的作用，同時還能夠對隱性信息進行分析與診斷，提高對檔案資源的利用率，對于醫院發展而言起到良好的促進作用。不僅如此，由于隱形資料本身具有抽象特性，相關人員在進行管理體系的應用過程中，可以對記錄的數據資料進行翻閱與編輯，并根據當前所能夠獲得的數據資料來進行系統化完善，以此來確保整個檔案信息管理的質量能夠因此得到有效提升。

3 知識管理導向下構建醫院檔案管理體系的措施

3.1 提高醫院文化應用，強化人本思想

（1）醫院想要確保自身的綜合實力能夠得到有效提升，就要對傳統思想進行優化，先打開文化宣傳方面的內容，根據實際情況對管理人員進行思維上的引導工作，提高對于檔案管理工作的重視程度，并通過篩選的方式來進行管理人員的培養，符合要求的管理人員能夠獲得更高的薪酬與福利，同時也要承擔相應的宣傳與管理工作。

（2）為了滿足醫院人員的工作要求，實現信息資源的全面共享，醫院需要對內部員工工作狀態進行管理方式的調整，并利用信息化技術完成共享平臺的構建，員工可以在平臺上進行數據共享與分析，避免出現信息孤島的情況發生。此外，醫院還要加強對文化層面的開展，加強共享文化的建構工作，以此來確保醫院檔案管理實際效率能夠因此得到有效保障，同時，員工自身的綜合意識也會因此得到有效提升，并將自己所知道的內容與經驗進行數據化分享，從而來確保整個醫院上下的整體實力都能夠隨之邁進新的臺階[4]。

（3）在人本思想方面，醫院更要加強對這方面的重視程度，要以工作人員為基礎進行體系上的優化，檔案管理體系的主要對象是工作人員。而非企業本身，在這一過程中，醫院需要先對內部員工進行調查，并根據所得到的信息數據進行總結與分析，給出工作人員的需求情況，并以此為基礎進行體系上的優化，這樣不但能夠有效提高信息資源的有效利用，同時還能夠提高整個管理工作的有效性，員工也會產生足夠的信賴感與忠誠度，對于醫院發展而言能夠產生良好的促進作用。因此，醫院在進行實際工作的過程中，需要明確工作人員的實際情況，并要求管理人員站在群眾的角度來開展相應的工作，嚴格遵守以人為本的重要思想，從而來確保整個檔案管理工作能夠順利開展。

3.2 重視人力應用，優化人才制度

（1）在以知識管理為導向的理念作用下，醫院最應該明確的便是人才本身的影響與意義，無論是檔案管理工作還是日常的醫療服務，都離不開工作人員的存在。但是，當前醫院在人才管理制度方面存在著一定程度的問題，不但會導致后續工作無法順利開展，還會對醫院的醫療工作效率與質量產生不利影響，正因如此，醫院想要確保檔案管理工作能夠順利開展，就要加強對人才考核的重視程度，根據實際情況進行人才制度的優化，這樣不但能夠有效降低醫院所面臨的管理風險，同時還能夠提高患者的就診體驗。

（2）針對相關人員在思想上存在的問題，醫院應當先通過問卷調查的方式，來對人員進行思想上的信息統計，明確人員對檔案管理工作的看法，并從自身角度出發進行思考，去尋找導致員工思想錯誤的主要原因，并以此為基礎進行管理制度上的調整。由于傳統檔案管理工作本身在思想上會起到較為嚴重的束縛作用，即便是采用較為先進的管理系統與技術，也會因為思想上的無法跟進，而導致后續工作無法順利開展，為了避免這一情況的出現，醫院在進行實際操作的過程中需要加強對員工在思想方面的宣傳力度，提高員工對檔案管理工作的重視程度，改變思想模式，鼓勵員工進行技術層面的創新，以此來確保醫院的綜合水平與影響力能夠由此得到積極的影響[5]。

（3）以知識管理為導向理念的重要內容就是信息技術的實踐應用，可對于當前我國醫院而言，有關檔案管理的工作人員在這一方面存在著較為嚴重的問題，思想上的不思進取或者落后，都會導致知識管理思想無法得到有效保障，在后續對先進技術進行學習與應用的過程中，也會因為思想層面的問題，而導致后續工作無法得到有效保障。正因如此，為了確保醫院能夠長久發展下去，相關人員在進行實際應用的過程中，應當針對員工的實際問題開展培訓工作，從知識水平與實踐能力兩方面進行內容上的調整，提高員工的綜合能力，轉變管理思維，正確認識到檔案管理工作對醫院發展的重要作用，這樣不但能夠有效提高檔案管理工作質量，同時還能夠對其后續發展奠定良好的基礎。

（4）合作能力也是檔案管理人員不可缺少的重要能力之一，尤其是對于醫院而言，海量的信息管理往往會導致系統出現不同程度的問題，相關人員需要以一個被動的姿態開展數據的整理與分類，工作量大，工作難度高，以至于很容易發生人才流失的情況。為了確保醫院的發展情況不受影響，醫院應當加強對員工合作意識的培養，所有部門都要參與到檔案信息管理工作中，實現信息上的交互與溝通，以此來滿足醫院的日常發展需要。

3.3 推行個性化管理

傳統管理模式本身存在著單一性與枯燥性，在進行實踐操作的過程中，很容易會因為管理的古板而導致整個管理工作效率與質量無法得到有效保障。在醫院的整體結構之中，醫療人員的存在是尤為重要的，他們是維持醫院能夠正常運行的重要保障，其自身的綜合素質關系到醫院的綜合水平。優秀的醫護人員能夠對周邊人員產生積極的影響，不但在醫療工作方面起到良好的保障作用，同時還能夠以自身的經驗與技術水平來對后輩產生積極影響。這種人才資源對于醫院而言是極為重要的，在面對他們的同時，不能選擇較為傳統的檔案管理模式，除了會導致人員的工作性質受到影響外，不會對醫院的發展產生任何良好的影響。正因如此，為了確保醫院的醫療水平能夠得到有效提升，相關人員應當加強對個性化內容的重視程度，因人而異，根據不同醫療人才的實際情況進行專項檔案的建立，并將他們所掌握的醫療技術與工作經驗進行記錄，以此來為后續醫療人員的學習與進步奠定良好的理論基礎。同時，為了確保整個人員檔案內容能夠具有完整性，相關人員還要根據實際情況進行檔案信息的統計，并依照病例內容開展分析工作，方便后續人員在進行知識學習時能夠對檔案信息數據有一個更為深入的了解。

4 結語

綜上所述，要想實現現代化的醫院建設，不但需要在設備與技術上進行內容上的優化與更新，同時還要根據加強對醫院檔案管理體系的構建工作，將信息技術融入到傳統管理模式之中，通過對系統的控制來完成相應的管理內容。針對當前醫院所存在的各種問題，則需要其根據實際情況進行管理制度的調整，并對員工的思想觀念進行糾正，擺正自身位置，根據實際情況進行內部文化的宣傳與應用，從而來確保人才制度能夠得以落實，這對于醫院發展而言也會產生良好的促進作用。