淺談高校檔案微信公眾號發展對策

文/華南師范大學附屬中學 徐榕勵

微信公眾號又稱為“微信公眾平臺”，主要作用是進行一對多的媒體性行為活動。具體細分為訂閱號、服務號、企業號和小程序等4種類型。自2012年以來，微信公眾號發展迅猛，到2020年，微信公眾平臺數量已經超3000萬。《全國檔案事業發展 “十三五”規劃綱要》中明確指出：“應加快檔案信息資源共享服務平臺建設，拓寬通過檔案網站和移動終端開展檔案服務的渠道”。在此背景下，作為新興媒體的高校檔案微信公眾號，是有效傳播優秀檔案文化、擴大檔案工作社會影響力的生力軍。本文就檔案微信公眾號發展現狀進行分析，并提出發展對策。

一、高校檔案微信公眾號發展現狀

（一）微信公眾號在普通高校中尚未普及，微信公眾號間的差距明顯。根據檔案微平臺發布的榜單（以下榜單皆是來自此微信平臺），2019全國檔案微信公眾號年榜Top100中，高校類占13個，檔案局館類微信公眾號82個，企業類5個。說明檔案局館類微信公眾號是發展最快的主力軍，高校微信公眾號次之。謝怡、韓偉在《基于微信平臺的高校檔案微服務創新策略》中提道：“截至2019年6月，全國2688所普通高校檔案機構開通檔案微信公眾平臺的共105家，開通率僅為3.91%”。對比2017年-2019年高校類檔案微信號排名榜單，三年連續上榜的有：“檔案那些事兒”“國際檔案理事會ICA”“四川省檔案學校”“上海交大檔案館”“上海大學圖書情報檔案系”“時光特攻”。“浙大檔案館”“華東交通大學檔案館”首次入榜。其中“檔案那些事兒”一直遙遙領先，根據2020年5月高校微信號榜單(TOP20)排名第一的“檔案那些事兒”（WCI月均值481.34），與第二名的“國際檔案理事會ICA”（WCI月均值384.28）有近百點的差距。而往后排名的WCI值差距急速拉大，到第20名的“溫州大學案館”WCI月均值只161.98。

（二）缺乏對微信公眾號的宣傳。目前高校檔案公眾號名字各異，并非機構名+檔案的格式。令人很難聯想到公眾號所從屬的機構和服務的內容。在微信上輸入“檔案”和機構名稱，未必能搜索到相關的公眾號。

（三）公眾號更新緩慢。高校已開通的平臺內容更新頻率較低，更新間隔時間較長。以“檔案微平臺研究”公布的2020年5月份高校微信號榜單（TOP20）更新發文次數最多的18次，最少的1次，平均每個賬號發文7.95篇；日均發文間隔最短的1.67天，最長的30天。

（四）以單向發布信息為中心，缺乏用戶參與度與凝聚力。目前多數檔案微信公眾號屬于訂閱號，每天可發布一次信息。少數為服務號，可以為用戶提供更多在線服務，但每個月只能發布4次信息。各高校檔案微信公眾平臺大都局限于向用戶推送各類檔案信息，很少與用戶交流，所推送的信息與用戶切身利益的相關度較低，難以引起用戶的關注。

二、高校檔案微信公眾號發展對策

（一）微信公眾號的宣傳對策。高校微信公眾號的宣傳方法有以下幾種。一是做廣告。通過網站發布檔案公眾號的鏈接和二維碼；在校園公告欄、圖書館、體育館、飯堂、學生宿舍宣傳欄等公眾場所，放置檔案館微信公眾號的宣傳廣告；在教職員工名片、學校招生招聘宣傳折頁、學校各類辦公用品和校慶、院慶禮品上加印微信公眾號二維碼。二是在高校檔案館提供查檔服務的過程中要求客戶關注微信公眾號。三是鼓勵在校師生將檔案公眾號的信息轉發到自己的朋友圈。而要做到這點，必須定期發布在校師生所關心的話題內容，吸引他們進行瀏覽打卡和點贊。比如定時統計公布各種成績排行榜，運動會比賽結果，優秀學生在外參賽獲獎榜單，設立相關的投稿專欄，結合高校校慶、校內大事、熱點問題等定期發布師生原創的文章、圖片、視頻、音頻等。三是送禮和抽獎。比如關注有禮、推薦有禮、轉發有禮等。獎品可以是精裝校史圖冊，檔案館編研成品，既激發師生的擴散熱情，又推廣了檔案文化。

（二）豐富公眾號的內容。可將公眾號分為人物檔案、珍檔展覽、工作動態、政策法規、檔案照片展覽、檔案征集信息等幾大板塊，建立微展廳，在微信平臺上展示特色館藏檔案、珍貴檔案、編研成果等。將高校師生和公眾普遍關心的話題、喜好與檔案信息聯系起來，吸引更多粉絲閱讀。另外，豐富的檔案信息內容形式，采用圖片、動畫、視頻、音頻等，提升公眾的閱讀興趣，從而提供公眾號的閱讀量和點擊率。

（三）保證公眾號更新速度。對于微信公眾號平臺來說，只有在合理且適當的時間段內將檔案的內容公布或者及時更新，才可以最大化實現檔案信息價值，提高公眾號信息的更新頻率，讓師生和公眾了解最新的資訊。如建立微資訊欄，將檔案館的最新動態信息及時地發布給師生和公眾，

（四）加強運營人才培養和資金投入。微信公眾平臺的運營和維護，需要大量專業人才。當前高校檔案工作人員結構老化的問題突出，并且許多并非專業人才。在公眾號的信息發布和互動交流中存在許多問題。因此，提升檔案管理人員的素質是提供公眾號管理和服務水平的關鍵。一方面，高校應加強在職人員的專業培訓，使其能夠掌握最新的知識。同時設立獎懲機制，提高從業者學習和探索實踐運營檔案公眾號的工作積極性。

除了人才以外，檔案公眾號的發展還需要有大量資金的支持。其資金來源有三：一是來自政府和學校的撥款，二是通過和企業合作獲得資金，三是公眾號平臺有償服務的收入。只有充分利用現有的檔案資源，發揮高校檔案部門及館藏檔案的特色和價值，逐步提供服務水平，從而提高檔案公眾號的知名度和排名，才能在競爭中脫穎而出，爭取到更多資金支持。

三、準確定位服務對象，提供針對需求的服務內容

高校公眾號的使用者大致可以分為檔案信息瀏覽者和檔案信息查詢者兩類。對于信息瀏覽者來說，他們對知名人物檔案介紹、檔案新聞等信息或者工作動態信息更加感興趣。因此，公眾號應從師生和公眾視角出發，圍繞師生和公眾的需求和熱門話題，發揮檔案館特色，構建推送內容。筆者對2020年5月高校微信號榜單前20名的微信公眾號進行瀏覽，發現TOP20的檔案公眾號都側重于熱點推文，將本館或檔案階最新動態發布給大眾。比如“檔案那些事兒”發文《標準規范丨先睹為快：《國家檔案局最新發布檔案服務外包工作規范》系列標準》就上了5月全國檔案微信號熱文榜TOP50的第24名，這正說明熱點推文是檔案公眾號吸引瀏覽者的重要來源。

對于檔案信息查詢者，他們使用公眾號抱有特定目的。如做學術科研，需要查閱檔案的用戶。對于此類用戶，公眾號可以利用微信小程序，為用戶提供一定的信息檢索功能。比如通過關鍵字，就可以在公眾號中檢索到所需的檔案信息，或者獲取這些信息的渠道。如系統未能滿足客戶信息需求，應設立人工服務通道。

對于要訪問實體檔案或要開具憑證的用戶，平臺可以建立預約功能，告訴用戶查檔時間、地點、流程、手續以及提供的檔案服務內容，引導這部分用戶到檔案館獲取他們需要的信息。

四、構建去中心化的檔案網絡社群

如果一個公眾號只是單向地向公眾發布自己的觀點和信息，那么只會形成以公眾號為中心的網絡社群。網絡社群成員缺乏參與度，對公眾號的黏性缺失，進而影響公眾號的生命力。去中心化，即是授予社群成員參與，表達自己觀點的權利，從而構建起比單一的中心化關系模型，能使網絡社群變得牢固的交織網關系。網絡社群成員既可以成為公眾號內容的接收者、傳播者，也可以參與公眾號的建設。比如建立評論區，提供給用戶一個發表個人觀點、共享知識的平臺。設立精品文章專區，給公眾一個投稿的渠道。同時，可以通過調查問卷征集用戶的意見和建議，搜集和統計用戶的喜好，持續完善公眾號，去中心化能增強公眾號的凝聚力。

五、公眾號信息安全的保障

雖然微信公眾號促進了檔案信息的傳遞，但同時也增加了隱私信息泄露的風險。對于用戶在公眾號上發布的信息需要進行監管，防止有害信息傳播，病毒入侵和網絡攻擊。《國家信息化領導小組關于加強信息安全保障工作的意見》中要求“建立信息安全等級保護制度、管理辦法和技術指南，要重視信息安全風險評估，加強以密碼技術為基礎的信息保護和網絡信任體系建設，建設和完善信息安全監控體系”。具體在公眾號上實施，一是身份甄別：要求用戶通過身份證號、手機號等實體信息進行注冊，同時將兩者進行匹配，核實用戶真實身份。防止不法分子利用虛假信息進行非法注冊。二是訪問控制，在用戶獲取敏感信息前，需要對用戶權限進行核實，比如面部識別、指紋識別、一次性密碼短信等技術手段，防止泄露未經授權的信息。三是信息加密，防止信息在傳輸或存儲過程中被盜取、篡改破壞或者監控。最后，要加強信息安全技術建設，防止黑客和木馬病毒的入侵。

六、做好檔案資料數字化和編研工作

各高校結合學校館藏檔案特色，把珍貴的、常用的、有特色的館藏檔案數字化，才能實現微信平臺的在線檢索，查閱和下載功能。做好館藏信息的深度和特色化編研工作，是提升檔案信息資源利用率和吸引力的必要條件。目前很多高校檔案館藏給人的感覺是古板缺乏活力，很難提起閱讀的興趣。可以把檔案的編研工作與學校校園大事、校史、校園活動、校園文化建設等師生和社會大眾關注的熱點聯系起來，讓檔案和圖片、視頻、動畫、語音的元素結合起來，才能吸引更多人瀏覽、點贊檔案微信公眾號。