新時期醫院檔案管理的現狀與對策

馬嬡

山東省滕州市中心人民醫院 山東滕州 277599

滕州市中心人民醫院是一所集醫療、急救、保健、康復、科研、教學于一體的三級甲等綜合醫院，承擔著區域內近300萬人民群眾的醫療保健任務。已建有完整的綜合性檔案室，保存的檔案有：文書檔案、個人技術職稱檔案、病歷檔案、會計檔案、基建檔案、科研論文檔案、聲像檔案（照片檔案）、醫療儀器設備檔案，是一家科技事業檔案管理單位[1]。目前，醫院檔案信息化建設起步早，但進展慢，硬件設備單一，所謂的信息化管理僅停留在檔案信息檢索系統的管理上，檔案資料更新周期長，沒有獨識的檔案管理網站，服務內容和形式單一。

1 醫院檔案管理工作現狀

1.1 領導重視程度不夠

醫院的重點就是救死扶傷，大家的主要精力在想盡辦法去如何提高醫院的硬件設施、醫療水平、服務態度等。也就使得檔案管理的重要性，并未得到醫院的普遍認同。認為檔案工作可有可無，忽視了醫療檔案管理的內在專業屬性，有的缺乏專門的管理機構，也不配備檔案管理人員，有的將經營管理中所形成的一系列資料雜亂無章堆放在辦公室。要認識到，從建檔、管理到利用，均關系著醫院檔案價值的發揮，而在檔案管理中卻有所忽視。

1.2 檔案員水平不高

如今，醫院在不斷發展中，檔案管理需求持續增長，但卻缺乏專業檔案管理隊伍，專業及理論素質也較為匱乏，醫院檔案管理效率低下。在以往工作中，對待檔案管理更集中在“保管”的層面，而對于如何利用并不重視，這也是傳統檔案管理理念的標線。許多醫院檔案管理隊伍成員復雜，很少是檔案專業出身，而且普遍學歷層次低，與現代化檔案管理要求嚴重脫節。在檔案數字化趨勢下，不斷涌現出更為先進的檔案管理手段，需要有復合型檔案管理人才，然而許多醫院對此并不關注。

1.3 檔案制度不健全

醫院雖已設立專門的檔案管理系統，但由于歷史的原因和醫院的發展限制，造成在一個單位內形成多部門管理檔案的格局。涉及檔案管理的制度少，職責更少，沒有完善的考核措施和激勵機制。目前醫院目標管理考核中，也沒有將檔案列入考核細則中，也沒將檔案管理與醫療業務建設同部署，協同發展，造成檔案收集不全，管理效率低，檔案管理水平未同與醫療業務協同發展。

1.4 法制意識不強

隨著我國的法制化建設進程，全社會法律意識逐漸增強，病人也日益重視自己的權益，通過法律手段來解決醫患糾紛的數量越來越多。這其中，病案往往成為雙方爭奪控制的焦點。提高病案書寫質量，完善病案管理，也就成為迫切的必然要求。醫院檔案管理作為醫院行政管理的一部分，在醫療爭議訴訟實行“舉證責任制倒置”法律要求的今天，起著舉足輕重的作用。

2 醫院檔案管理優化策略

要深入學習貫徹習近平總書記關于做好新時代檔案工作的重要指示精神，全面落實“檔案工作要走向依法管理、走向開放、走向現代化”的工作要求，以高度的政治自覺、法治自覺和事業自覺，加強醫院綜合檔案管理。要持續推動醫院檔案向著網絡化、數字化發展，使其更好地服務醫院管理，提升檔案信息利用效率。

2.1 加強檔案隊伍建設

將政治思想覺悟高、業務能力強、綜合素質高的優秀人才配置到醫院檔案工作管理崗位。加強檔案人員業務交流，建立檔案工作人員輪崗鍛煉制度，大力培養懂檔案、懂管理、懂專業的中青年檔案業務骨干。要切實關心檔案人員發展，鼓勵檔案人員申報專業職稱，促進人才合理流動。為強化醫院檔案管理隊伍，要從多方面入手，在檔案管理專業基礎上，開設計算機、數字化等技術應用課程，幫助醫院檔案管理人員，實現專業素質全面提升，并著重打造復合型檔案管理人才。

2.2 牢固樹立服務意識

進一步完善醫院檔案工作體系，定期研究檔案業務，及時協調解決問題，一項一項抓落實，一項一項解難題，保障順利推進。強化“管檔案必須懂業務”的理念，檔案工作人員要了解本醫院的歷史概況以及職能規定，掌握各部門文件材料形成的基本情況，具備指導各門類、各載體檔案管理業務能力。利用重要時間節點，廣泛開展宣傳活動。醫院要結合特殊節日，如“6·9”國際檔案日，有針對性的進行宣傳，提高醫院職工對檔案法的認識。

2.3 加強業務指導培訓

醫院檔案部門要以需求為導向，開展檔案業務培訓，高質量策劃檔案培訓班。原則上醫院主管部門每年至少組織一次醫療系統檔案業務培訓，各科室檔案工作人員每年參加一次正規培訓。同時也要積極組織參加上級舉辦的檔案業務培訓。比如數字化檔案建設等方面的工作，現有的工作模式已不能滿足新形式下的檔案管理工作需求，需要定期進行專業知識的培訓和借鑒先進地區的優良做法。

2.4 建立檔案管理制度清單

由于檔案資料是產出于醫院業務流程的，為此，要將其進行整合，并對檔案管理原則加以約束，強調“誰形成、誰整理”，明確主管部門的具體責任[2]。從職責劃分、歸檔范圍、保管期限和整理標準等全方位規范各門類、各載體檔案管理。強化醫院檔案部門業務管理、培訓指導、監督檢查、對標考核等責任，全面梳理本醫院年度歸檔范圍，明確完成歸檔時間，建立歸檔任務清單，做到年度文件材料及時完整歸檔。

2.5 嚴守檔案實體安全

堅持“安全第一、預防為主”，進一步落實檔案安全責任，建立健全人防、物防、技防三位一體的檔案安全工作格局。按照“管檔案必須保安全”要求，檔案工作人員對醫院檔案安全工作直接負責。檔案實體是管理的基礎，要強調交接過程中檔案安全，并對醫院檔案的移交、借閱、數字化處理等環節嚴加管理。做好庫房巡視等安全工作并做好記錄，配齊檔案“九防”設備并保障設備正常運行。

總之，對于檔案管理而言，醫院需從發展角度予以重視，要挖掘并改進醫院檔案管理現有的問題，強調業務指導與檔案專業培訓，并完善檔案管理制度清單，更好的服務于醫院發展，并為衛生事業改革做出貢獻。