大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的檔案信息管理成本預(yù)測

盧寧

淄博市體育運動學(xué)校 山東淄博 255000

企業(yè)在運行過程中不可避免會產(chǎn)生各種類型的成本，成本的產(chǎn)生雖然不可避免的，但是可以通過具體的措施來控制成本總量。管理成本是企業(yè)運行階段最常見的一種成本，要對管理成本進(jìn)行預(yù)測就要有足量的對比數(shù)據(jù)來進(jìn)行參考。

1 現(xiàn)階段檔案信息管理成本預(yù)測工作面臨的實際問題

隨著企業(yè)體量的增長，內(nèi)部信息的產(chǎn)生速度和產(chǎn)生總量都會發(fā)生極大的變化。對于負(fù)責(zé)檔案信息管理成本預(yù)測的人員而言，這樣的變化速度對于工作效率和質(zhì)量的影響幾乎是顯而易見的。我們重點分析一下兩者之間的關(guān)系以及此前在基于人工操作的邏輯進(jìn)行的相關(guān)嘗試[1]。

1.1 總體情況

當(dāng)前檔案信息管理成本預(yù)測工作在實際操作過程中面臨的主要問題分別為檔案管理缺乏規(guī)劃，硬件設(shè)施配置較為落后，各部門之間缺乏統(tǒng)一的檔案管理制度，當(dāng)前從業(yè)人員中專業(yè)學(xué)科畢業(yè)的人員數(shù)量嚴(yán)重不足，存在大量兼任情況。缺乏專業(yè)工作經(jīng)驗和教育背景的管理人員，目前所使用的檔案管理模式不先進(jìn)，落后于社會實際發(fā)展，檔案資源無法充分整合利用。

檔案信息管理成本預(yù)測工作是保證企業(yè)各類信息內(nèi)容能夠及時得到歸檔整理的工作，對于后續(xù)的信息調(diào)取、查看、共享工作有著重要的影響。目前大部分企業(yè)檔案信息管理成本預(yù)測工作都缺乏有力的抓手，工作重心缺失，缺乏有效手段控制效果。由于先前的認(rèn)識不足和技術(shù)限制，導(dǎo)致很多部門在檔案信息收集整理環(huán)節(jié)中缺乏有效監(jiān)督管理，相對應(yīng)的制度建立上尚未健全，難以獨立完成檔案信息管理工作。在事后查詢和日常檢查過程中，經(jīng)常出現(xiàn)數(shù)據(jù)遺漏缺失的情況。

1.1.1 檔案管理方法較為落后

檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后，缺乏專業(yè)的檔案管理人員，同時目前投入使用的檔案管理模式較為落后，有嚴(yán)重是遲滯表現(xiàn)，內(nèi)容更新速度低下，管理反饋緩慢。我國企業(yè)引入檔案信息管理成本預(yù)測工作的時間較晚，這使得很多企業(yè)對于這項工作的重要意義缺乏認(rèn)識，沒有配置相關(guān)部門和專業(yè)人員[2]。

1.1.2 檔案管理模式落后

大部分企業(yè)目前使用的檔案管理模式并不先進(jìn)，企業(yè)內(nèi)部各部門之間無法形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，也沒有相應(yīng)專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，檔案工作人員一般只負(fù)責(zé)檔案文件的歸檔整理收集工作，而調(diào)動使用則是由其他科室負(fù)責(zé)的，各部門之間缺乏信息共享，難以在實際工作時統(tǒng)籌規(guī)劃，導(dǎo)致很多明明處于系統(tǒng)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的工作人員，但是對于檔案管理工作的重要性缺乏認(rèn)識，整個檔案管理和成本預(yù)測工作沒有一套統(tǒng)一的考核標(biāo)準(zhǔn)和相應(yīng)的糾偏制度，過程中缺乏監(jiān)管。目前由于專門從事檔案信息整理和成本預(yù)測的工作人員數(shù)量較少，所以在人員數(shù)量限制情況下，大部分檔案信息管理部門都沒有配備相應(yīng)的檔案管理制度，由于缺乏相應(yīng)的檔案管理工作任務(wù)和機(jī)構(gòu)設(shè)置，所以這部分工作人員在日常工作時無法進(jìn)行檔案管理的熟悉和訓(xùn)練，導(dǎo)致整個檔案管理系統(tǒng)中能夠真正明確檔案管理工作重要性和具體工作內(nèi)容的人員數(shù)量始終維持在一個較低的水平，能夠發(fā)揮的作用長期被限制。

1.1.3 檔案資源無法充分利用

目前檔案信息管理成本預(yù)測工作所需要的原始信息都是分?jǐn)偨o各有關(guān)部門各自負(fù)責(zé)的，由于缺乏管理經(jīng)驗，提前也無法做出相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)把握，每一個部門依照自己的工作性質(zhì)和認(rèn)識進(jìn)行數(shù)據(jù)收集和初步整理，很有可能因為標(biāo)準(zhǔn)不同導(dǎo)致出現(xiàn)大量的廢案，影響下一階段的資料使用。不同部門之間檔案無法對接的情況非常常見。而且由于企業(yè)配置的專門的檔案室軟硬設(shè)備都無法承接較大規(guī)模的檔案資源管理工作，因此，造成檔案資源中的關(guān)鍵信息無法被及時提取整合，造成了檔案資源的浪費。

1.2 信息化水平存在短板

由于相關(guān)工作的開展時間較短，缺乏現(xiàn)成的經(jīng)驗，管理制度不健全，部分企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理與成本預(yù)測之間的關(guān)系缺乏準(zhǔn)確的認(rèn)識，針對檔案管理和成本預(yù)測工作的信息化過度面臨立足不穩(wěn)的局面。想要完成一個中等規(guī)模企業(yè)的檔案信息管理成本預(yù)測工作就需要一個健全的網(wǎng)絡(luò)信息平臺來維持。

2 推進(jìn)檔案信息管理成本預(yù)測工作優(yōu)化的策略

2.1 活用大數(shù)據(jù)技術(shù)減少工作阻力

大數(shù)據(jù)技術(shù)的一大優(yōu)勢就是能夠直面海量信息內(nèi)容，從中進(jìn)行操作。要對著一個特點進(jìn)行持續(xù)的發(fā)掘，試圖以新的方式來減少工作中遇到的阻力。首先要實現(xiàn)一個基本的信息化操作平臺的搭建，這部分工作完全是由專業(yè)人員進(jìn)行的，檔案管理人員不會介入其中，也不會對其工作內(nèi)容造成影響，實現(xiàn)初步的數(shù)據(jù)共享和流通之后就可以嘗試改變過去的工作流程和邏輯。通過實驗性質(zhì)的操作來呈現(xiàn)各部門現(xiàn)行檔案標(biāo)準(zhǔn)制度和區(qū)別，進(jìn)行整體性整合。另一方面要從基層工作人員處著手，首先要讓其能夠正確認(rèn)識到大數(shù)據(jù)能夠?qū)ぷ餍蕩淼挠绊懀屍淠軌驅(qū)ζ溆幸粋€大致的概念[3]。

2.2 提高標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平

針對目前各部門之間關(guān)于檔案管理制度建立的區(qū)別，吸取不同信息來源的特點和側(cè)重點，根據(jù)信息數(shù)據(jù)特點和規(guī)律進(jìn)行分類管理，準(zhǔn)確合理科學(xué)的檔案管理制度，該管理制度不能照搬過去傳統(tǒng)的檔案制度，而是應(yīng)該結(jié)合成本預(yù)測的實際需求來進(jìn)行信息篩選。在信息采集和格式確立時從實際出發(fā)著眼于如何提升數(shù)據(jù)信息處理效率和工作質(zhì)量，達(dá)成更高效的工作狀態(tài)。

3 結(jié)語

為了提高檔案信息管理成本預(yù)測精度引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行深度參與，從實際效果來看確實有效，但目前基于大數(shù)據(jù)分析技術(shù)進(jìn)行檔案信息管理工作企業(yè)數(shù)量還是很少，本文通過分析原因給出相關(guān)策略的方式希望能夠?qū)@一情況產(chǎn)生一些良性推動。