原汁原味 Word文檔轉換為PDF有技巧

平淡

轉換前的準備工作

DOCX和PDF這兩種格式使用了不同的編碼和解碼程序，為了避免轉換后的文檔出現問題，在轉換之前我們需要對Word文檔進行一番設置。

1設置字體

有些朋友在Word中撰寫文章時會使用一些特殊字體，這樣轉換后就比較容易出現亂碼或□□、？？等形狀。我們先將Word文檔另存為純文本文件，“文本編碼”設置為“Windows（默認）”，如果在預覽窗格中顯示紅色的文字或□□等形狀，表示在該文檔中存在特殊字體（圖1）。此時返回Word窗口，按下“Ctrl+A”快捷鍵全選文本，將字體設置為“宋體”等常見字體即可。

2設置圖片

為了確保轉換后的圖片能夠清晰地顯示出來，文檔中的圖片最好使用矢量圖。比如需要在文檔中插入一些設計圖、流程圖，可以使用AI（AdobeIllustrator）軟件繪制圖片，繪制完后將其導出為.emf文件，然后再將該文件插入到Word文檔中（圖2）。

3設置公式和表格

文檔中如果涉及公式，建議使用MathType編輯器來編輯公式，表格則使用Word本身的功能來繪制，這樣轉換后不容易出現兼容性問題。

轉換方法

方法1：

使用Word自帶的功能打開Word文檔后，依次點擊“ 文件→另存為”，在彈出的保存對話框中，“保存類型”選擇PDF。接著點擊“選項”，去除“無法嵌入字體情況下顯示文本位圖”的勾選（否則在PDF文檔中無法嵌入的字體會變為位圖，導致放大PDF后這些字體出現鋸齒現象）（圖3）。然后點擊“確定”保存設置，返回保存界面后依次點擊“工具→壓縮圖片”，在打開的窗口中選擇“HD（330ppi）”即可（圖4）。

方法2：使用Adobe Acrobat Reader的打印功能

如果想獲得更好的轉換效果，建議先在本機中安裝AdobeAcrobat Reader，然后在Word文檔中依次點擊“文件→打印”，在打開的窗口中將打印機設置為“Adobe PDF”。接著點擊“屬性”，打開打印機屬性設置窗口后去除“僅依靠系統字體;不使用文檔字體”的勾選（圖5）。

然后點擊“默認設置”選項右側的“編輯”按鈕，在打開的窗口中切換到“圖像”，在右側的窗格中定位到“彩色圖像”區域，將“縮減像素采樣”和“壓縮”設置為“關”、像素設置為800，點擊“確定”保存退出（圖6）。最后再點擊“打印”，即可將文檔轉換為PDF。

轉換后常見問題的解決

Word和PDF畢竟是兩種不同的格式，即便經過上述的操作，轉換后仍然可能會出現一些小問題，所以我們再介紹一些相應的解決方法。

1轉換后圖片不清晰出現這種情況主要是因為插入Word文檔中的圖片像素太低。將圖片更換為矢量圖片或高清圖片，一般就沒問題了。

2轉換后公式顯示不全

這主要是因為PDF閱讀器中缺少公式所使用的字體。將公式轉換為圖片即可解決。先在Word中復制公式，接著在空白處依次點擊“開始→粘貼→選擇性粘貼→圖片（增強型圖元文件）”，將公式轉換為圖片后再將空白部分裁剪掉即可（圖7）。同理，如果表格顯示不全或顯示紊亂也可以通過該方法來解決。

3轉換后公式的間距出現失真

由于公式的間距和正文有所不同，因此在轉換為PDF后可能會出現錯位顯示的問題。此時可以先在Word中依次點擊“布局→頁面設置”，在彈出的窗口中切換到“文檔網格”選項卡，將“網格”設置為“無網格”，這樣就可以調整全篇文檔的行距（無需對公式做任何操作）。調整完后再進行轉換，間距一般就顯示正常了（圖8）。

如果是通過MathType編輯的公式引起的錯位，先在Word中選中公式及其附近的文字，然后右擊并選擇“段落”，在打開的窗口中點擊“中文版式”，將文本對齊方式設置為“自動設置”即可。