新形勢下基層政府加強檔案管理的有效途徑

李富愛

山東省淄博市沂源縣西里鎮人民政府 山東沂源 256108

基層政府檔案管理工作在社會穩定和服務群眾方面的作用極為顯著，所以基層政府需要加強對檔案管理的重視，通過現代信息技術構建數字化信息系統，促進工作效率的提高，并加強信息采集、處理以及保存能力。注重檔案管理人才的培養和培訓，確保檔案管理人員能夠通過信息技術提升工作效率，加強基層政府檔案工作的公開化和透明化。

1 當前基層政府部門檔案信息化建設存在的問題

首先，基礎設施還需要完善。基層政府會將更多的精力和財力放在當地經濟發展和文化建設上，而部分地區的基層政府不會將充足的資金用于基層檔案管理和建設，進而導致設施配套不足。在信息化建設的大背景下，由于未能實現檔案的信息化管理，顯著影響了檔案管理的效率，也不利于政府和機關單位對有價值的信息和檔案及時共享，對當地的經濟發展也造成了不利影響。其次，檔案信息建設意識不足。在基層政府部門中，有部分工作人員和檔案管理部門領導沒有轉變觀念，在檔案信息化建設中仍采取傳統的檔案管理模式，主要是對部門內的檔案收集、整理和存檔，由于檔案資源數量日漸龐大、存放的空間也逐漸狹小，加之自然環境的影響，檔案資源容易受潮。也會受到火患的威脅，更容易丟失，為管理帶來很大的難度。最后，內部人員素質偏低。在基層政府的檔案部門中，部分工作人員缺乏專業的素質，比如管理方法不科學、也缺乏主動使用信息化技術的思想，所以在基層政府部門中，很多工作人員難以靈活使用軟件進行管理，習慣沿用以往的檔案管理模式，進而阻礙了信息化的發展[1]。

2 新形勢下基層政府加強檔案管理的有效途徑

2.1 健全體制機制，完善設施配套

在開展檔案管理工作時，基層政府需要給予制度化建設以及規范化管理更多的關注，根據檔案工作的具體狀況，積極學習各類正確經驗，構建完善的規章制度，主要涉及檔案歸檔、統計、崗位職責、管理、保密以及運用等相關制度。同時，還需提高檔案工作中人力、物力、財力的投入，加強基礎設施建設，讓檔案管理工作向著標準化、系統化的方向發展，達到庫房、辦公室以及閱檔室之間的分離規范化布置。另外，基層政府還需采購鐵質檔案柜和“九防”設備（照相機、錄相機、放像機、風扇、密集架、投影儀、打印機、電視機）等，確保檔案管理工作持續、穩定發展。

2.2 搭建管理系統，公開部分信息

政府作為社會的服務性機構，為更好地在新的社會形勢下推進檔案管理服務，可以從以下兩方面入手進行改革。一方面，政府部門首先要著力打造文檔一體化管理系統。實施政府信息公開明確要求政府部門要及時主動向檔案機構提供可對外公開的信息，這是必須遵循的義務。而檔案機構在平日里需要整理、歸檔并保存這些重要的文件信息，對此需要建成文檔一體化管理系統，并與政府電子政務系統、檔案信息化管理系統等服務平相鏈接，使其輻射范圍廣。其次，政府還應該從人性化的角度考慮，設計電子文件的歸檔、管理等功能，以便公眾可以輕松、準確操作，快速查詢到所需文件[2]。

2.3 完善基礎設施，保障檔案安全

基層政府開展檔案管理工作時，要加強檔案裝備的現代化建設，進而提升檔案管理的安全性。同時，基層政府還需對部分檔案進行嚴格的保密，提升信息內容的安全性，構建大庫房，注重檔案資料的整理工作，通過計算機對檔案進行保管，全面優化現階段需要運用到的設備，加強檔案管理的安全性以及科學性。此外，建設檔案管理資源，應根據新時代特色明確檔案服務工作的著力點，進而為檔案管理工作創造新載體，促進基層政府各項事業的良好發展。開展檔案資源建設時還要拓寬檔案收集范圍，并豐富檔案類型，切實記錄好重大活動和事件，以更好地整合檔案資源，并確保其安全。

2.4 落實政府檔案管理考核機制

政府部門必須明確檔案管理的目標，并規定檔案管理的信息、資料最終歸檔立卷的時間。不斷引導檔案管理工作走上正軌，確保整個政府的檔案管理工作的規范性，無論是政府檔案管理工作的建設者，還是專門在政府內進行檔案管理的工作人員，其工作必須隨時進行考核，并采取優勝劣汰的考核機制，切實保證政府檔案管理工作穩步前進，促進政府各部門工作的高效率開展。政府部門必須明確檔案管理的職責，并將責任落實到政府內所有工作人員，將政府檔案的收集、整理、編制、移交等工作進行有機整合，加大工作管理力度，做到不同工作崗位各司其職，工作進展井然有序，如果在工作中出現混亂情況，及時解決并作為工作經驗吸取教訓。政府部門必須創建一個完善的檔案管理考核體系，將檔案管理相關工作與年度考核相銜接，嚴格進行每周一次小檢查，每個月一次匯報，每個季度一次大督查，在年末進行工作總結。所有檔案管理工作人員都要包括在內，以此確保檔案管理相關工作及時、高效完[3]。

2.5 開展員工培訓，提高業務水平

培訓工作可從以下幾個層面開展：一是面向新晉員工要做好入職培訓，使員工盡快熟悉政府部門的具體職務，且要設置考核，待考核合格方可正式上崗。二是可邀請業內專家前來部門定期開展講座和培訓，強化員工的信息技能，使檔案管理人員通過學習和實踐練習可以掌握技能，提升自身的業務水平能力。三是在抓好技能培訓的同時，也不可忽略理論方面的培訓，以引領檔案管理人員提高思想政治覺悟，具備服務的意識，能夠樹立正確的心態，堅守崗位，更好地為檔案事業奉獻自己的力量。

3 結語

在基層的政府部門中，隨著計算機的普及，檔案管理也更加科學化、規范化，傳統的紙質檔案信息得以保存，避免了文件的丟失，有利于基層政府發揮出服務的職能。然而，在基層政府檔案工作信息化管理的過程中，受到諸多條件的影響，完全實現信息化管理還需時日，需要投入大量的人力物力，以下就檔案的信息化建設進行分析。