探討電子化檔案管理在基本公共衛生服務中的應用

王志坤

菏澤市鄆城縣黃集鎮衛生院 山東菏澤 274713

當代社會，社會各行業廣泛應用互聯網智能設備，這些設備全面滲透到人類日常生產生活中，影響巨大。在工作中合理應用互聯網智能設備效果顯著，對于基本公共衛生服務工作而言，通過應用此類設備可以大大提高工作效率和質量，提高服務競爭力，使其職能能夠充分履行，發揮積極作用。在基本公共衛生服務中，檔案管理占據重要地位，其不僅影響著衛生服務工作的進行，還影響著部門決策。因此，基本衛生服務部門必須要重視檔案管理，利用互聯網智能設備實現電子化管理，提高管理效率和質量。

1 電子化檔案管理和基本公共服務概述

1.1 電子化檔案管理

電子化檔案管理與傳統紙質檔案管理不同，屬于全新的檔案管理模式，其主要指的是利用電子文檔記錄、存儲、管理各種檔案信息，進而提高檔案信息真實可靠性以及實時保密性。在基本公共服務工作中，實行電子化檔案管理可以有效管理疾病預防、慢性病等類型的患者信息檔案，尤其是在新冠疫情期間，利用電子化檔案管理可以科學管理檔案信息，進而提高基本公共服務的效率以及服務質量[1]。

1.2 基本公共衛生服務

基本公共衛生服務主要針對疾病防控、城市社區衛生服務機構以及鄉鎮衛生院等基層的醫療服務機構，涉及的內容包括年齡、性別、職業、地域、收入等不同人群，對其實行無差異公共衛生干預服務管理，重點管理慢性病、疾病防控等類型患者，為防控各種疾病作出貢獻。

2 當前基本公共衛生服務中檔案管理問題

2.1 認識不到位

基本公共衛生服務對象為基層群眾，服務部門在實踐過程中需要注重幫助居民全面認知、了解基本公共衛生服務工作內容以及相關細節，進而保證各種基礎工作的順利進行。但是，基本公共衛生服務部門以往一般采用宣傳手冊或是通知欄進行宣傳，這種宣傳范圍比較小，無法為群眾提供全面的了解機會，也無法有效應用當前的互聯網、計算機等先進技術宣傳公共衛生服務，宣傳效率不高，難以讓基層民眾認識到該項工作的重要性，并主動配合部門工作，無法將基本公共衛生服務工作的積極性充分發揮出來[2]。

2.2 資金不合理

新時代，基本公共衛生服務內容不斷擴大，對于技術、人才以及設施等要求也更高。但是，因為我國政府當前對于基本公共衛生服務的資金投入有限，同時受制于傳統工作模式，導致相關部門無法科學合理配置、使用政府劃撥的財政資金，因此無法將醫護人員工作主動性和積極性充分調動起來，培養期服務意識，這在一定程度上影響了基本公共衛生服務專業程度和后期效果。

2.3 管理效率低

傳統記錄一般采用紙質文本記錄居民就診、慢病隨訪、居民出生、死亡居民健康檔案等信息，手動記錄這些檔案和病歷，但是這種記錄方式不夠及時，無法及時更新這些信息檔案，對整個衛生服務產生了影響，同時也使服務質量和效率降低，管理水平整體不夠[3]。

2.4 人員素質低

當前，有些基本公共衛生服務機構開始實行電子化檔案管理，也引進了一些專業人才，但是數量有限，現有人才無法滿足結構信息化服務要求，同時大部分檔案管理人員并不具有專業信息素質，基層服務機構無法大范圍引進高端的信息人才，現有檔案管理人才無法了解信息時代對于檔案管理的要求，人才質量影響了管理效率，難以滿足未來的電子化檔案管理和建設要求[4]。同時，醫院也未能普及檔案電子化操作，無法為基層衛生服務人員提供電子化檔案管理培訓，導致管理質量降低，對于工作水平也產生了影響。

2.5 共享平臺缺乏

基于現有平臺實行檔案管理電子化，但是當前基本公共衛生服務機構電子化平臺開發水平低，界面不友好，操作復雜，影響平臺使用。一方面，機構缺乏資金無法對信息化檔案管理平臺進行優化，導致平臺存儲空間小，無法對不同類型信息進行整合存儲，系統自動糾錯率低，無法為電子檔案使用提供指導。另一方面，檔案管理界定具有較強的抽象性，有些基層服務人員不具有信息技術知識，對于電子檔案操作體驗感較差，影響其使用和普及。此外，電子檔案使用時存在安全漏洞，尤其是軟件漏洞極易導致檔案信息丟失，導致電子檔案運行出現安全問題。

3 基本公共衛生服務中電子化檔案管理應用和措施

3.1 科學分類管理，完善電子檔案管理體系

一方面，為了提高基本公共衛生服務效率，在其中引入電子檔案管理中，其中通過引入先進設備和技術提高服務工作質量，培養專業人才，為后續電子化檔案管理工作提供參考。電子化管理過程中，全國所有服務網點都采用了同樣管理系統進行檔案管理工作，各個社區都推選了專業管理人員實時監管人事檔案，管理人員則負責記錄并管理設備使用、損耗等，記錄患者病史和動態情況，同時實時更居民就診、慢病隨訪、居民出生、死亡居民健康檔案，利用計算機管理系統更新檔案信息，去除繁瑣的手寫操作，提高工作效率。檔案管理人員需要全面記錄轄區衛生服務情況，分析對比這些記錄，了解區域居民健康情況以及醫療物資需求等。

另一方面，在計算機、互聯網保障下，基本公共衛生服務結構通過檔案管理系統將不同地區、社區、人群公共衛生服務信息集成起來。對此，相關部門需要組建專門的高素質檔案管理團隊，科學分類這些檔案，進而分類獨立管理各種檔案，建立健全檔案管理體系，提高管理質量。例如，可以根據機構智能將檔案劃分成疾病預防、慢性病等不同類型的檔案，根據每類檔案針對對象特征采取相應的管理方案，并及時更新檔案，保證服務對象信息處于管理系統中，做到有跡可循，以便分析、挖掘檔案信息和數據。

此外，利用現代化網絡設備數將電子病歷、病案統計結合起來，在網絡接口基礎上交換數據。電子病歷信息內容與病案統計能夠節省時間，保障統計工作準確，接口處接受檔案信息和費用，將其傳輸至病案統計部位，之后利用ICD編碼和其他項目體現機構醫療動態，詳細分類統計疾病、費用、搶救等情況，再分析、編輯這些資料，為衛生服務管理和臨床調查提供數據，為檔案使用提供便利。而在篩選各種數據信息時，可以利用Excel實現量化整理，再將其傳輸到SPSS數據庫內，進而把握疾病發生情況和變化趨勢，保障民眾衛生健康。

3.2 優化檔案功能，完善管理機制

首先，開發查詢平臺。基本公共衛生服務機構要不斷提高信息水平，并與高新技術企業展開合作共同設計開發查詢檢索系統以及電子化檔案管理平臺，該系統可以高效管理基本公共衛生服務相關信息，同時為每位服務對象提供針對性的個人服務賬號，通過該賬戶民眾可以迅速查找、檢索個人健康信息，進而全面了解自己及其家人健康情況，以積極應對各種突發情況。例如，對于有高齡患者的家庭，家屬和醫院可以通過電子化檔案查詢系統定期查詢患者健康情況，并配合機構及時更新信息，以便為社區醫院定期隨訪以及發病治療、疾病控制等工作提供可靠信息，提高患者生存率和生活質量。

其次，完善管理機制。通過引入現代化檔案管理設備，重點完善電子檔案管理機制，完善管理標準，明確注意事項，實現規范化和系統化管理目標，解決其中的問題。同時，還需要梳理檔案管理運行中存在的問題，按照電子化檔案管理實際需求完善管理制度以及管理標準，基于明確的管理崗位責任制上落實好各層次的人員檔案管理責任。此外，構建電子化的檔案管理監督考核體系，重點考核管理人員的績效，采取獎懲措施促使電子化檔案管理能夠順利進行，并構建外部監督機制，發揮專業評估功能，在監督基礎上促使基本公共衛生服務檔案管理工作能夠實現高效運行。

3.3 完善藥品管理

信息化時代，信息技術在此基礎上實現高度發展，電子化檔案管理也成為基礎管理方式，其通過收集醫護人員人事信息、設備以及資產，通過詳細記錄各項信息，并開展后續分析，進而從事物發展中尋找總結所需要的內容。

利用大數據技術實現電子化檔案管理，在基本公共衛生服務中應用。對患者來說，藥品十分重要，加強藥品管理也是基本公共衛生服務就主要工作內容之一，通過電子化檔案管理及時記錄、更新患者藥品需求，進而為購買藥品的患者提供參考，使患者可以通過正規渠道采購藥品，患者只需要到附近藥店出示個人電子檔案就診記錄即可采購藥物，不僅保障了用藥安全、準確，同時也免去了開藥環節，方便了患者購藥。此時，基本公共衛生服務機構需要注重對慢性病等患者普及藥品采購知識，使患者樹立正規渠道采購藥品的認識，進而防止患者濫用、誤用藥物，確保用藥安全，提高藥品管理質量。此外，基本公共衛生服務機構也可以利用互聯網為具有電子醫療檔案的居民提供衛生知識普及服務，或是居民也可以利用互聯網學習衛生服務知識以及流行病預防知識，增強居民的防護認識，增強自身素質。

3.4 提高人員素質

基本公共衛生服務機構要想提高電子化檔案管理水平，需要高素質管理團隊作為保障，提高機構檔案管理人員專業素質可以滿足機構管理需求。

首先，需要提高人員信息化素質，注意普及信息技術，使檔案管理專業技術人員以及醫護人員能夠掌握電子化檔案管理系統使用方式。同時，還需要加強培訓檔案管理人員，為其提供專業技術培訓，使檔案管理人員能夠掌握先進技術，發揮人才能力，尤其是系統開發以及維護技能，注意按照用戶個性開展智能化以及個性化電子檔案管理。最后，還需要引進專業人才，尤其是高端人才，或是與高校、企業展開合作，為學生提供工作、實習機會，并提高檔案管理崗位工資和相關服務，留住人才，提高電子化檔案管理整體水平。

3.5 共享信息資源，合理運用電子病歷

由專業人員統一管理檔案，對檔案管理流程進行規范，使檔案流程實現規范化以及統一化。通過構建完整合理的檔案管理制度，確定管理職責，使各部門能夠各司其職，利用信息化管理系統加強各部門檔案管理工作，實現信息共享。與此同時，利用考核機制可以提高人員管理素質，保證檔案能夠明確、及時歸檔，并完善法律規范，明確檔案標準，對管理人員行為進行有效規范，使相關工作能夠有法可依。與此同時，還需要讓醫護人員學習法律法規，提高法律意識，使檔案更加真實有效、完整可靠，并統計操作和電子檔案格式，使電子文件實現完整性以及有效性，完善電子檔案管理機制。

除此之外，通過完善電子檔案管理，保護電子病歷，重點完善病歷信息，確保病案信息可靠、安全，在原病歷檔案基礎上確保各部分責任，并進行規范化管理，進而使電子病歷檔案管理能夠有章可循。同時，明確規定電子病案內容和實踐，盡量保證檔案簡潔，為其應用提供便利。在此基礎上，實現電子檔案信息的共享，將基本公共衛生服務機構的檔案系統與區域醫院、地方三家醫院、指定藥方的檔案系統連接起來，實現信息共享，患者只需要報告自己的聯系方式或是身份證號就可以自主在各合作單位就醫、購藥，且信息共享，醫護人員和藥劑師可以根據系統顯示的患者情況予以斟酌看診、開藥、配藥等，將電子檔案價值充分發揮出來。

4 結語

綜上所述，為了滿足基本公共衛生服務的信息化時代發展要求，基層社區醫療機構需要提高思想認識，尤其是電子化檔案管理認識，正視以往基本公共衛生服務機構檔案管理中存在的認識不到位、資金不合理、管理效率低、人員素質低、共享平臺缺乏等問題，重視電子化檔案管理工作。因此在新時代，基本公共衛生服務機構需要加大力度開展電子化檔案管理工作，并采取科學分類管理，完善電子檔案管理體系、優化檔案功能，完善管理機制、完善藥品管理、提高人員素質、共享信息資源等措施，進一步提高檔案管理水平，盡可能為人民群眾提供更高水平的衛生服務。