如何做好園林綠化檔案管理工作

沈萍

（岳陽(yáng)市城市綠化管理中心，湖南 岳陽(yáng) 414000）

隨著我國(guó)城鎮(zhèn)化水平的提高，城市用地越來(lái)越密集，寸土寸金，人們對(duì)用地的需求越來(lái)越高，所以，為了滿足人們的用地需求，越來(lái)越多的建筑出現(xiàn)了。但是隨著建筑逐漸增多，也常常伴隨一些問(wèn)題，比如城市建起來(lái)了，到處是鋼筋水泥，那么這勢(shì)必會(huì)對(duì)環(huán)境造成威脅，而園林植物可以美化環(huán)境，清新空氣，能夠迎合人們的環(huán)境需求感，故此對(duì)于城市園林的檔案規(guī)劃建設(shè)也越發(fā)受到重視，而所謂的城市園林綠化檔案也就是主要記錄在園林綠化中，有保存和利用價(jià)值最為真實(shí)的記錄過(guò)程。對(duì)促進(jìn)城市園林綠化的建設(shè)和發(fā)展有著極為重要的作用。

一、園林綠化檔案管理的重要性

要知道，在現(xiàn)代整個(gè)城市的運(yùn)作和發(fā)展的過(guò)程中，城市的園林綠化檔案管理方式發(fā)揮著巨大的作用，因?yàn)槠渲髦急闶侵饕涗浽趫@林綠化中，有保存和利用價(jià)值最為真實(shí)的記錄過(guò)程。一切以提升城市的經(jīng)濟(jì)效益為主，從而最終實(shí)現(xiàn)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)上的利益最大化，以此來(lái)提升城市的資源價(jià)值。

除此之外，城市的園林綠化檔案管理方式是日常城市管理工作最主要的形成部分，同時(shí)也是對(duì)生產(chǎn)成本的合理控制和制約的重要條件，在進(jìn)行城市管理工作時(shí)，首先要明確自身，清楚自己的定位，自身資源進(jìn)行明確的歸類(lèi)和劃分，然后再進(jìn)行管理分配，使得他達(dá)到經(jīng)濟(jì)最大化，只有這樣一點(diǎn)一滴的積累發(fā)展，才能夠提升這種經(jīng)濟(jì)管理模式的存在價(jià)值。

而從當(dāng)前社會(huì)城市的園林綠化檔案管理方式來(lái)看，城市的園林綠化檔案管理方式經(jīng)過(guò)多個(gè)發(fā)展階段，不論是哪一個(gè)階段而言，都有自己獨(dú)具特色的一面，每一次改革創(chuàng)新都是無(wú)數(shù)先輩經(jīng)過(guò)實(shí)踐摸索出來(lái)的道路，以前的園林綠化檔案管理方式相對(duì)來(lái)說(shuō)較為簡(jiǎn)陋，其城市主要是以國(guó)家劃分的城市員工為主，相關(guān)的人員流動(dòng)、園林綠化負(fù)責(zé)方面也相對(duì)來(lái)說(shuō)較少，出現(xiàn)問(wèn)題也大多是由城市來(lái)負(fù)責(zé)處理，直到隨著園林發(fā)展越發(fā)可觀，園林綠化檔案管理也逐漸被大家重視，各種各樣的相關(guān)理論也逐漸冒頭。

故此，即便到了第二個(gè)園林綠化發(fā)展階段，這種管理方式逐步發(fā)展成了以經(jīng)營(yíng)管理的目標(biāo)和原則為基礎(chǔ)，連通城市經(jīng)濟(jì)與相關(guān)流程的發(fā)展線，形成一個(gè)較為簡(jiǎn)單的發(fā)展環(huán)節(jié)，在整個(gè)發(fā)展管理的過(guò)程中，主要以市場(chǎng)作為經(jīng)濟(jì)導(dǎo)向，將市場(chǎng)作為整個(gè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展環(huán)節(jié)的動(dòng)力，使得城市的生產(chǎn)過(guò)程與園林綠化檔案管理經(jīng)營(yíng)方式結(jié)合在一起，對(duì)城市經(jīng)濟(jì)的發(fā)展進(jìn)行調(diào)整改善，再結(jié)合城市自身的經(jīng)營(yíng)理念以及經(jīng)營(yíng)管理方式，使得通過(guò)園林綠化檔案管理方式來(lái)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)的高效發(fā)展。

這是城市管理水平的綜合體現(xiàn)，一份合格的園林綠化檔案管理資料，不僅詳細(xì)記載了園林綠化各個(gè)流程、人員信息、綠化預(yù)算等關(guān)鍵信息，更將這些關(guān)鍵信息進(jìn)行結(jié)構(gòu)化的整理，十分方便園林綠化管理人員的記錄和保存。這在城市園林綠化管理方面是非常大的進(jìn)步，城市園林綠化管理人員可以根據(jù)這份檔案資料精確地進(jìn)行人員調(diào)動(dòng)、項(xiàng)目調(diào)整、及時(shí)地獲取園林信息。進(jìn)一步，城市園林綠化管理水平的提升也會(huì)帶來(lái)城市園林綠化核心競(jìng)爭(zhēng)力的提高，這對(duì)城市的發(fā)展來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的。園林綠化檔案管理資料的存在為城市園林綠化管理水平的提升打下了基礎(chǔ)，使城市獲得了長(zhǎng)足的發(fā)展。

二、目前城市園林綠化檔案管理模式存在的問(wèn)題

從目前的我國(guó)的城市經(jīng)濟(jì)形勢(shì)來(lái)看，這種園林綠化檔案管理方式起步較晚，雖然在不斷發(fā)展的前提下，并不會(huì)有太大的影響，但若是長(zhǎng)此以往地發(fā)展下去，積少成多，所損失的資源卻是極為龐大的，此外，近些年來(lái)我國(guó)的綠化發(fā)展方式遭受到其他國(guó)家的高度影響，倘若再一味的在綠化模式上照搬照抄，長(zhǎng)此以往，我國(guó)的城市園林綠化檔案管理模式將失去其獨(dú)有的特殊性，從此淪為平庸，園林綠化方面的發(fā)展更是會(huì)大受其他國(guó)家的影響，故此，我們應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)城市綠化管理方式的創(chuàng)新性，規(guī)范布局經(jīng)濟(jì)管理方式的應(yīng)用，從以下幾個(gè)方面來(lái)進(jìn)行改變，使我們國(guó)家的園林綠化管理不再受制于人。

（一）管理制度上的不完善

要知道城市園林綠化檔案管理是一個(gè)城市保證長(zhǎng)期發(fā)展的重要基礎(chǔ)，但因?yàn)槭菑膫鹘y(tǒng)的經(jīng)營(yíng)管理方式作為基礎(chǔ)轉(zhuǎn)變而來(lái)，并沒(méi)有較大的改變，所以當(dāng)前很多城市的園林綠化檔案管理模式都多多少少存在著一定的漏洞，制約能力不強(qiáng)，以至于導(dǎo)致檔案管理人員上班態(tài)度散漫，消極怠工的情緒影響到了城市園林綠化的整體發(fā)展，園林綠化檔案作為園林計(jì)劃實(shí)施和技術(shù)交流最為主要的手段，在制定之初沒(méi)有做好較為完善的多方思考進(jìn)行匯總和制約，故此在真正的實(shí)施過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)人員也沒(méi)有多加關(guān)注和重視，從而使得城市園林綠化管理制度的設(shè)立并沒(méi)有真實(shí)有效的幫助到城市園林綠化的發(fā)展。

（二）缺乏相關(guān)的專(zhuān)業(yè)人員管理

要知道，一個(gè)好的園林綠化檔案管理對(duì)于城市發(fā)展而言，可以說(shuō)具有極其重大的幫助，而人力資源管理工作又作為城市管理重心所在，再加上一般園林檔案管理人員大多都是不相干專(zhuān)業(yè)的人來(lái)做兼職，相關(guān)專(zhuān)業(yè)的人士較少，必然要加以重視，可一般對(duì)于城市園林綠化整體發(fā)展產(chǎn)生影響的一定是城市園林綠化的領(lǐng)導(dǎo)人員，而城市園林綠化的發(fā)展中正是因?yàn)槿狈?zhuān)業(yè)人員的管理，才使得領(lǐng)導(dǎo)人員無(wú)法準(zhǔn)確地把控適應(yīng)當(dāng)前人力資源的調(diào)配工作，更有甚者在實(shí)際工作中會(huì)出現(xiàn)感情用事的現(xiàn)象，以至于導(dǎo)致園林經(jīng)濟(jì)發(fā)展不升反降，對(duì)于人力資源的工作管理更是產(chǎn)生了極大的限制，很不利于城市園林綠化的長(zhǎng)久發(fā)展，從城市園林綠化檔案管理模式上來(lái)看，其不完善的制度弱點(diǎn)較為突出，城市園林綠化工作的內(nèi)部循環(huán)無(wú)法進(jìn)行有效連接，以至于城市園林綠化在發(fā)展的過(guò)程中也十分容易遭受到外界的沖擊，進(jìn)而需要不斷地提高自己的防護(hù)能力，但如果有專(zhuān)業(yè)人員管理綠化的話，自然也就不會(huì)出現(xiàn)這種情況，同時(shí)也可以看到，人力資源工作的調(diào)配對(duì)于一個(gè)城市園林綠化來(lái)說(shuō)所占據(jù)的重要地位。

（三）城市園林綠化檔案管理意識(shí)落后

就目前的城市園林綠化發(fā)展形勢(shì)而言，在園林綠化開(kāi)展的過(guò)程當(dāng)中忽視了城市園林綠化檔案管理模式的落后，以至于我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的時(shí)間和綠化發(fā)展程度都存在著一定的滯后性，從而不知不覺(jué)中拉低了城市園林綠化整體競(jìng)爭(zhēng)力，只較為片面的關(guān)注城市園林綠化利潤(rùn)的增長(zhǎng)，只知道閉門(mén)造車(chē)，一味的關(guān)注追求增長(zhǎng)的經(jīng)濟(jì)效益，要知道，不論是哪個(gè)城市園林綠化的組織結(jié)構(gòu)都與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展掛鉤，兩者間存在著極為密切的聯(lián)系，故此，城市園林綠化的組織工作還有待加強(qiáng)自身的靈活變通性，不能因?yàn)橐呀?jīng)有了一定的園林綠化檔案管理，就忽視了外來(lái)的先進(jìn)精華，從自己的眼前擦肩而過(guò)，錯(cuò)失進(jìn)一步發(fā)展的可能，同時(shí)，沒(méi)有對(duì)自身有一個(gè)較為精準(zhǔn)的定位，沒(méi)有結(jié)合自身發(fā)展情況對(duì)城市園林綠化檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，故此，我們應(yīng)該切實(shí)的采取積極有效的辦法，結(jié)合自身實(shí)際，從而促進(jìn)城市園林綠化未來(lái)的長(zhǎng)久發(fā)展。

（四）檔案檢索效率相對(duì)較低

一般工作中，有關(guān)于城市園林綠化檔案的查詢主要就是依靠人工查詢和計(jì)算機(jī)查詢兩種方式，較為傳統(tǒng)的手工查詢占據(jù)很大一部分，當(dāng)然其中也也很容易出現(xiàn)問(wèn)題，比如說(shuō)文檔標(biāo)號(hào)不標(biāo)準(zhǔn)或者是檔案的標(biāo)題不規(guī)范等問(wèn)題，而且在手動(dòng)查詢的時(shí)候會(huì)發(fā)現(xiàn)，很多案卷都缺少案卷的目錄頁(yè)面，而且組卷方面還較為混亂，故此，城市園林綠化部門(mén)在手工查詢的過(guò)程中浪費(fèi)的時(shí)間也較多，很難以提 升城市園林綠化檔案的服務(wù)質(zhì)量問(wèn)題。

三、加強(qiáng)城市園林綠化檔案資料的管理對(duì)策

（一）規(guī)范城市園林綠化技術(shù)資料的管理

在城市園林綠化檔案資料管理中，技術(shù)資料的管理是核心。城市園林綠化檔案資料管理中詳細(xì)記載了實(shí)施的每個(gè)部分在綠化工作過(guò)程中所用到的技術(shù)、在這個(gè)部分的想法以及最終的實(shí)現(xiàn)效果。這些技術(shù)資料是城市園林綠化發(fā)展的關(guān)鍵，是設(shè)計(jì)師在一次次的嘗試中總結(jié)出來(lái)的智慧。通過(guò)城市園林綠化檔案資料的建立，工作人員更方便對(duì)這些技術(shù)資料進(jìn)行總結(jié)、分析，研發(fā)出新的設(shè)計(jì)方案或者規(guī)避掉不必要的風(fēng)險(xiǎn)。所以，檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)規(guī)范城市園林綠化技術(shù)資料的管理，對(duì)于園林綠化技術(shù)資料進(jìn)行結(jié)構(gòu)化、分類(lèi)化的整理，便于工作人員的查找和改進(jìn)。此外，要及時(shí)做好技術(shù)資料的記錄和收集工作，對(duì)于市面上出現(xiàn)的新技術(shù)，要及時(shí)進(jìn)行整理收集，讓城市管理人員組織工作人員進(jìn)行集體學(xué)習(xí)，確保新的技術(shù)能夠合適的應(yīng)用在工作的實(shí)施中，讓工作完成地更好更快。

（二）保證各種城市園林綠化技術(shù)資料真實(shí)性和有效性

城市園林綠化技術(shù)資料的重要性不言而喻，它是工作人員學(xué)習(xí)總結(jié)的基礎(chǔ)。檔案管理人員一定要保證各種城市園林綠化技術(shù)資料的真實(shí)性和有效性。城市園林綠化檔案資料中的技術(shù)資料一部分來(lái)源于工作人員自身多年的實(shí)踐總結(jié)，這方面的真實(shí)性和有效性非常可靠，但是也要注意實(shí)踐檢驗(yàn)，杜絕危險(xiǎn)的發(fā)生。另一方面來(lái)源于市場(chǎng)，它們是城市園林綠化管理人員對(duì)于市場(chǎng)上出現(xiàn)的新技術(shù)進(jìn)行收集整理，城市對(duì)于園林綠化這方面的技術(shù)資料一定要慎重，派遣核心工作人員進(jìn)行多次檢驗(yàn)，對(duì)技術(shù)資料進(jìn)行多方面的求證，一定要保證技術(shù)的安全性。城市園林綠化技術(shù)檔案資料是工作人員和客戶人身安全的保障，相關(guān)的工作人員一定要進(jìn)行多次實(shí)踐，在確保安全的前提下進(jìn)行技術(shù)革新。此外，還需要提高城市園林綠化技術(shù)檔案資料的利用率。在實(shí)施的過(guò)程中，試錯(cuò)的成本是有限的，不能把所有的技術(shù)都實(shí)踐一遍，城市園林綠化管理人員和工作人員要對(duì)實(shí)施項(xiàng)目所需的技術(shù)進(jìn)行認(rèn)真的分析，選出較為可靠的技術(shù)多次實(shí)踐，提高園林綠化資料的利用率，也保障實(shí)施項(xiàng)目的安全性。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

城市園林綠化檔案資料管理可以有效提升城市的運(yùn)行效率，方便管理人員的管理工作。就建立檔案資料這一方面來(lái)說(shuō)，非常地依賴檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理人員不僅要保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性、有效性，還要保證工作人員在使用時(shí)的效率。這需要檔案管理人員有非常強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和道德素質(zhì)。城市要定期地進(jìn)行檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)，提升檔案管理人員的素質(zhì)。此外，檔案管理人員也要進(jìn)行自主學(xué)習(xí)，熟練地掌握計(jì)算機(jī)軟件，更高效地進(jìn)行城市園林綠化檔案資料的建立和管理。

（四）建立數(shù)字檔案管理

隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，城市園林綠化檔案管理逐步應(yīng)用電子數(shù)據(jù)化進(jìn)行管理，建立相應(yīng)的電子檔案數(shù)據(jù)管理中心，將所有的電子文件集中管理于數(shù)據(jù)管理中心，并在上面提供一定的查詢服務(wù)，當(dāng)然僅限于一些沒(méi)有限制的電子檔案查詢，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)電子信息資源的共享，借助專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)在錄入文件進(jìn)行傳輸時(shí)，能夠自動(dòng)判別其中的冗余數(shù)據(jù)，不僅僅能夠節(jié)約電子文件中的存儲(chǔ)空間，更能夠促進(jìn)系統(tǒng)檢測(cè)和查詢文件的效率。

四、結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)代城市園林綠化檔案資料管理是一個(gè)園林綠化工作項(xiàng)目實(shí)施的基礎(chǔ)，整個(gè)工作項(xiàng)目都是靠它才能發(fā)揮作用。要加強(qiáng)對(duì)城市園林綠化檔案資料管理的對(duì)策研究，就要保證技術(shù)資料的真實(shí)性和有效性、要加強(qiáng)相關(guān)人員的素質(zhì)建設(shè)、讓檔案管理更加的規(guī)范，只有這樣，城市才能有長(zhǎng)足的發(fā)展。