論信息系統(tǒng)項(xiàng)目整體管理

孫耀

摘要： 本文以某省智慧公路綜合信息管理平臺(tái)項(xiàng)目為例，結(jié)合筆者的實(shí)踐，探討在項(xiàng)目整體管理中的制定項(xiàng)目章程、編制項(xiàng)目管理計(jì)劃、指導(dǎo)和管理項(xiàng)目執(zhí)行、監(jiān)督和控制項(xiàng)目、整體變更控制、項(xiàng)目收尾等過程中遇到的問題及解決方法。最后，針對存在的不足之處，提出了今后的改進(jìn)思路。

關(guān)鍵字：整體;管理;項(xiàng)目

一、背景

2019年04月，筆者公司承建某省智慧公路綜合信息管理平臺(tái)項(xiàng)目，由于筆者具備較豐富的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，也是單位軟件開發(fā)部門的相關(guān)負(fù)責(zé)人，因此有幸被指定為該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理。

項(xiàng)目基本情況：項(xiàng)目建設(shè)采用固定總價(jià)合同，項(xiàng)目工期為1年，項(xiàng)目總投資人民幣680萬元。項(xiàng)目成果由兩部分構(gòu)成，一是公路地理信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，為公路地理信息圖層建設(shè)提供覆蓋全面、一數(shù)一源、動(dòng)態(tài)更新、管理規(guī)范的公路行業(yè)大數(shù)據(jù);二是公路行業(yè)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)與專題圖層，主要涵蓋省公路網(wǎng)（含高速公路）國省干線基礎(chǔ)技術(shù)和空間靜態(tài)圖層、交通流量、公路規(guī)劃計(jì)劃、組織機(jī)構(gòu)、公路養(yǎng)護(hù)、公路路政、公路案件事故、車輛信息管等功能組成。技術(shù)解決方案：項(xiàng)目利用 ArcGIS Server構(gòu)建運(yùn)行在標(biāo)準(zhǔn)的.NET和j2 EE Web服務(wù)器上的企業(yè)應(yīng)用， ArcGIS Server的管理由 ArcGIS Desktop負(fù)責(zé)，通過桌面應(yīng)用以B/S的模式基于SOA思想，采用“服務(wù)總線+一體化框架+插件”多層式企業(yè)軟件架構(gòu)開發(fā)實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)或 Internet來訪問 ArcGIS Server。整個(gè)項(xiàng)目循OGC、國家公共平臺(tái)等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，充分利用GIS技術(shù)、系統(tǒng)集成技術(shù)和信息安全技術(shù)集中整合已有的地理信息數(shù)據(jù)及各類專題數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)互通、高效、集成、一體的GIS服務(wù)共享平臺(tái)和圖層，為業(yè)主提供全面的決策分析依據(jù)，并最終構(gòu)建地理信息共享與應(yīng)用的良好生態(tài)環(huán)境。它是該省2019年度建設(shè)的重點(diǎn)工程之一，具有嚴(yán)格的可靠性、穩(wěn)定性、可擴(kuò)展性與先進(jìn)性的要求;是一個(gè)科技程度較高、涉及技術(shù)面較廣、實(shí)施工期較長、項(xiàng)目干系人較多、管理層次復(fù)雜綜合大項(xiàng)目。

作為項(xiàng)目經(jīng)理意識到固定總價(jià)合同的重中之重是整合管理，科學(xué)地運(yùn)用相關(guān)理論知識及指導(dǎo)方法做好項(xiàng)目的全局性統(tǒng)領(lǐng)工作，協(xié)調(diào)完成項(xiàng)目所需的所有范圍、進(jìn)度、成本、質(zhì)量工作，帶領(lǐng)整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)走向成功。以下分別從項(xiàng)目章程、項(xiàng)目范圍說明書的制定、項(xiàng)目管理計(jì)劃編制、指導(dǎo)和管理項(xiàng)目執(zhí)行、監(jiān)督和控制項(xiàng)目工作、整體變更控制等方面對項(xiàng)目整體管理過程加以簡要論述。

二、制定項(xiàng)目章程

筆者邀請了業(yè)主單位的高層領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)內(nèi)相關(guān)領(lǐng)域的專家以可研評估報(bào)告、合同和工作任務(wù)說明書為依據(jù)，共同制定了項(xiàng)目章程，明確了項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目總體要求、概要的里程碑計(jì)劃、概要預(yù)算、項(xiàng)目審批要求等內(nèi)容。在隨后的啟動(dòng)大會(huì)上，業(yè)主單位的高層領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)項(xiàng)目章程并分發(fā)給項(xiàng)目有關(guān)組織、部門和人員，使得各項(xiàng)目干系人的利益聚集到項(xiàng)目章程，便于以后的沖突解決和溝通。

三、編制項(xiàng)目管理計(jì)劃

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢，實(shí)踐證明站在全局的高度科學(xué)合理的編制一個(gè)項(xiàng)目管理計(jì)劃對大型信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)非常必要，筆者帶領(lǐng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)以項(xiàng)目章程為指導(dǎo)，將各過程的管理計(jì)劃進(jìn)行定義、細(xì)化與協(xié)調(diào)整合，遵循局化、全過程、技術(shù)作與管理工作相協(xié)調(diào)、人員與資源相協(xié)調(diào)的原則，編制出一個(gè)指導(dǎo)項(xiàng)目實(shí)施和控制的綱領(lǐng)性指導(dǎo)文件且隨項(xiàng)目的進(jìn)度不斷更新完善，才能使項(xiàng)目得以順利實(shí)施并取得最終的成功。項(xiàng)目管理計(jì)劃不僅明確了項(xiàng)目的過程、項(xiàng)目過程的實(shí)施程度，完成過程的工具和技術(shù)、干系人溝通等多方面內(nèi)容，同時(shí)也確立了進(jìn)度、范圍、成本、質(zhì)量的基準(zhǔn)。

四、指導(dǎo)和管理項(xiàng)目執(zhí)行

項(xiàng)目執(zhí)行過程中，筆者建立了有效的內(nèi)外部溝通渠道，實(shí)行了項(xiàng)目月度例會(huì)和項(xiàng)目周報(bào)制度，指派專門人員與甲方負(fù)責(zé)此項(xiàng)目科技與信息化部高級主管進(jìn)行溝 通，并將溝通結(jié)果和問題匯總到筆者這里。如遇到一些較為重要的問題，筆者建議甲方組織會(huì)議，邀請相關(guān)干系人參會(huì)就問題進(jìn)行說明和討論。由于項(xiàng)目涉及地理空間管理相關(guān)理論，筆者也組織項(xiàng)目組進(jìn)行了相關(guān)知識學(xué)習(xí)，從而能夠更加理解甲方的思路和想法，并可從技術(shù)角度，向甲方提出更加合理化的建議。同時(shí)在里程碑達(dá)成時(shí)，組織團(tuán)隊(duì)聚餐或戶外活動(dòng)，以“大雁團(tuán)隊(duì)”模式建設(shè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)創(chuàng)建了一個(gè)協(xié)作高效的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。

五、監(jiān)督和控制項(xiàng)目工作

該項(xiàng)目的固定總價(jià)合同模式，筆者和項(xiàng)目組非常重視項(xiàng)目成本控制工作，項(xiàng)目成本控制就是要保證項(xiàng)目在各種變化的條件下實(shí)現(xiàn)其預(yù)算成本。通過對項(xiàng)目實(shí)施過程中發(fā)生的各種實(shí)際成本與計(jì)劃成本進(jìn)行比對檢查糾偏，盡量使項(xiàng)目的實(shí)際成本能控制在計(jì)劃和預(yù)算的范圍之內(nèi)。

為了確保項(xiàng)目執(zhí)行過程中的成本可控，筆者規(guī)定必須在項(xiàng)目各個(gè)里程碑處進(jìn)行績效測量，通過計(jì)算項(xiàng)目掙值，與成本預(yù)算進(jìn)行比對，找出存在的差距，分析可能的原因并制定應(yīng)對措施。根據(jù)公司成本控制體系的規(guī)定：項(xiàng)目成本偏差在5%以內(nèi)，可由項(xiàng)目組自行處理，當(dāng)出現(xiàn)5%以上成本偏差時(shí)，屬于重大偏差，會(huì)對成本預(yù)算基線產(chǎn)生影響，就需要上報(bào)公司，通過執(zhí)行成本變更控制流程來處理變更。涉及到成本基線修改的變更，還需在修改成本基線后報(bào)送項(xiàng)目各方備案。

六、規(guī)范流程，控制整體變更和項(xiàng)目收尾

整體變更控制是指在項(xiàng)目生命周期內(nèi)對項(xiàng)目變更進(jìn)行識別、評價(jià)和管理的工作，這也是項(xiàng)目經(jīng)理及其項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的核心重要工作。在復(fù)雜項(xiàng)目中，變更在所難免，但作為項(xiàng)目經(jīng)理，當(dāng)有變更要求提出的時(shí)，書面記錄下相關(guān)請求，然后召集項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)相關(guān)人員進(jìn)行評估對項(xiàng)目其它方面的影響，然后書而提交給CCB審核，只有審核通過后，才能變更范圍基線并通知相關(guān)干系人。

在項(xiàng)目收尾階段，筆者非常重視項(xiàng)目的管理收尾及合同收尾，按里程碑節(jié)點(diǎn)將已經(jīng)驗(yàn)收的交付成果移交給業(yè)主單位，按照合同條款辦理資金支付手續(xù)，召開收尾會(huì)議對項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)存檔，形成組織過程資產(chǎn)。

總結(jié)

本項(xiàng)目2020年4月順利交付上線至今系統(tǒng)運(yùn)行正常，項(xiàng)目的圓滿成功與有效項(xiàng)目的管理密不可分。在本次項(xiàng)目管理過程中，筆者與項(xiàng)目組全面的應(yīng)用了項(xiàng)目整體管理的方法使項(xiàng)目的始終處于可控狀態(tài)，取得了比較好的效果，得到了客戶的肯定與公司領(lǐng)導(dǎo)的獎(jiǎng)勵(lì)。通過后來的項(xiàng)目總結(jié)，發(fā)現(xiàn)在項(xiàng)目成本管理方面還有些有待改進(jìn)的地方：整體變更控制方面存在不足，項(xiàng)目中部分模塊出現(xiàn)“鍍金”情況，雖然滿足了客戶超預(yù)期需求，但給項(xiàng)目組額外增添了部分非增值的工作量。

2019年04月，筆者作為項(xiàng)目經(jīng)理參加了某省智慧公路綜合信息管理平臺(tái)項(xiàng)目，整個(gè)項(xiàng)目總投資人民幣680萬元，力圖通過該項(xiàng)目的建設(shè)，構(gòu)建統(tǒng)一的公路智慧交通平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化、自動(dòng)化、全局化的整合交通信息資源，完成信息資源的交互與共享，提供智慧管理與智慧服務(wù)。項(xiàng)目從2019年4月開始啟動(dòng)，歷時(shí)12個(gè)月的建設(shè)于2020年04月項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。該平臺(tái)至今運(yùn)行穩(wěn)定，取得了客戶的一致好評。

課題項(xiàng)目：陜西省林業(yè)科學(xué)院荒漠化防治創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目：“VDVI提取林地植被覆蓋率研究”編號：SXLK2020-0308