淺談事業單位人事檔案信息化管理的思考

周新永

摘要：科學技術的不斷發展，信息化管理模式在各行各業中已經廣泛普及，尤其是在事業單位的人事檔案管理工作當中，更要充分地融入信息化管理模式，以此來保障人事檔案信息的安全性。在事業單位當中，人事檔案詳細地記錄著個人信息，也方便了企業高層領導對員工基本工作狀況的了解。但在信息化模式的管理要求下，傳統的紙質版人事檔案管理方式，已無法滿足事業單位的人事檔案的發展要求，需要充分借助信息化管理優勢，確保事業單位人事檔案的安全性。本文主要就檔案信息化管理必要性、檔案管理中存在的問題、信息化檔案管理方法進行分析。

關鍵詞：事業單位;人事檔案;信息管理;方式方法

人事檔案詳細地記錄著事業單位人員的工作業績、個人工作經驗、思想工作等各方面內容，由事業單位個人為基礎，統一由人事部門進行保存管理的重要檔案管理方式。也是高層機關干部提拔、體恤人事干部的關鍵依據。隨著檔案材料的不斷增加，需要對傳統的檔案管理方法進行改革創新，應積極順應信息化管理模式中的優勢，來維護事業單位人員的信息安全，同時也是組織和事業部門對員工信息高度重視的重要表現，在事業單位業務往來過程中，避免不了會產生大量的人事信息檔案，并涉及到個人的全面信息，具有較高的保存價值，因此事業單位應注重采用信息化管理方法，重視對員工信息的利用與保護。

一、事業單位人事檔案信息化管理存在的問題

（一）人事單位信息管理系統存在漏洞

事業單位在進行人事檔案管理之前，應建立一套完整的管理設備以此作為支撐，保障信息人事檔案信息管理的安全性。但目前的事業單位在檔案信息管理工作上依舊存在著漏洞，隨著信息技術的廣泛普及，應充分在人事檔案管理當中融入信息技術和計算機技術，使信息化管理模式更加充分地應用到人事檔案管理當中。一些事業單位尚未健全完整的檔案管理系統，并且只是簡單地將計算機設備應用到檔案信息管理當中，導致檔案管理工作缺乏系統性的管理方法，在資料整理過程中嚴重缺乏規范性，并且檔案管理工作當中信息化管理模式的融合度不高。

（二）人事檔案管理缺乏統一信息化管理標準

只有充分融入信息化管理方法，才能確保事業單位的人事檔案管理工作有效進行，在工作展開之前應明確統一的管理標準，以此作為事業單位開展認識檔案管理工作的重要前提。但在實際管理過程中有些部門為了實現利益最大化，忽視了信息化管理的標準。現階段人事檔案管理由于缺乏統一的管理方法，將會影響人事檔案的信息化管理模式進程，難以形成統一管理的標準阻礙了人事檔案管理工作的進程。

（三）檔案管理人員的素質有待提升

對于事業單位的人事檔案管理工作來說，主要是依靠檔案管理人員的綜合素質，因此相關部門應重視檔案管理人員的素質培養，信息化管理模式的優勢是將事業單位工作人員的信息準確的登記到管理系統當中，因此需要重視檔案管理人員的信息化思想，以此來滿足事業單位管理人員的素質需要。但現階段管理人員的年齡偏高，雖然經驗較為豐富但信息化管理經驗不充足，對信息化技術的管理模式無法認同，在短時間內無法接受信息化的管理方法，對新鮮事物的接收能力較差。因此需要制定更加有針對性的方法，幫助管理人員完善信息管理方法，調整管理方式并制定最有效的管理方法，并在事業檔案人事檔案管理工作中對工作人員進行培訓，培養管理人員對新鮮事物的接收方法。

二、提升事業單位人事檔案管理的重要性

（一）提升人事檔案管理工作的管理效率

事業單位對國民經濟發展發揮著關鍵作用，因此更要重視人事檔案管理的方式，需要制定有效的方式來提升管理人員的工作質量，對管理方式中存在的問題進行優化處理，使檔案管理者能夠充分發揮自身職能。人事檔案管理的工作是各事業單位工作中的重點內容。事業單位的檔案管理工作主要針對全體員工，信息化管理方式將傳統的紙質檔案變成電子檔案，在一定程度上確保了人事檔案的安全性，借助信息設備進行管理，為人事部門提供了更充足的空間，使管理人員工作更加方便快捷，工作效率明顯提升。

（二）降低人事檔案的管理成本

各個事業單位的檔案管理方面的工作，也需要充足的管理成文作為支持，工作難度在與人事檔案的收集和儲存上，紙質版材料在儲存過程中需要進行防塵防潮處理，并需要專業的人員進行看護修理，需要耗費更多的精力、人力，但在信息化模式下的檔案管理模式，只需要一臺電子設備就能儲存信息量巨大的人事檔案信息，隨時能夠完成檔案調取工作，簡化了檔案管理流程，大大降低了人事檔案管理的安全性。

三、事業單位人事檔案信息化管理的優化方案

（一）建立完整的管理制度、提升檔案管理安全性

為確保檔案管理內容的信息化發展，需要建立健全完善的管理制度，并將管理制度積極地落實到各個環節當中，檔案管理人員要明確檔案建設的各環節內容，注重理論與實踐相結合的方式對檔案管理人員的工作態度、行為進行統一化管理，確保檔案管理流程的穩定性。也要提升檔案管理的安全意識，信息技術是維持事業檔案正常運行的基礎，在工作過程中不得使用公用電腦做與工作無關的事情，管理者在每天下班之前要對計算機進行查詢，對違反管理制度者進行懲罰處理。

（二）積極引進先進的檔案管理軟件

事業單位的人事檔案決定著信息安全，對經濟發展發揮著促進作用，更應該重視檔案管理的信息化，信息數據庫工作人員應注重軟件的開發和創新，積極引進先進的管理制度，逐漸提升檔案管理信息化工作效率。領導人員有權對人事檔案遠程操控和查詢，也能夠實現檔案貢獻功能。在確保檔案安全性的同時減輕管理人員的工作壓力。實現信息共享在第一時間對事業單位工作人員檔案進行查看，進一步提升了工作效率、檔案備份是對事業單位信息的雙層保護，避免因個人操作失誤出現信息丟失現象。

（三）加大資金投入力度、重視檔案管理人才培養

為盡快完善事業單位檔案信息化管理模式，事業單位部門更應該加大資金投入力度，將信息管理儀器配備全面，計算機、掃描儀、打印設備等等，建立健全信息化管理體系，才能確保人事檔案的安全性，同時也要對人事信息庫進行多種防護處理。同時也要注重對檔案管理工作人員的培養，培養信息化工作理念，在新任職人員上崗之前需要在多媒體設備房進行培訓，熟練人事檔案的信息化辦公軟件，數量掌握檔案管理技術，確保檔案管理人員的理論知識與信息軟件操作能力互相匹配，提升檔案管理信息化進程。

結束語：在信息化時代背景之下，事業單位的人事檔案管理工作，需要充分融入信息化管理的優勢，同時也要注重檔案管理人才的責任意識培養，提升檔案管理工作人員的政治思想覺悟，并對信息化管理模式進行多方面創新，才能滿足事業單位的長久發展。事業單位作為領頭羊應提前融入信息化檔案管理方式，積極響應社會發展潮流，確保事業單位的檔案管理工作的平穩運行，提升檔案管理工作的安全性。

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