科技檔案信息管理開發(fā)利用研究

劉旭華

摘要：本文簡(jiǎn)述了科技檔案信息資源的主要特點(diǎn)，強(qiáng)調(diào)了科技檔案信息資源開發(fā)利用的必要性。在此基礎(chǔ)上，提出深入挖掘檔案信息資源價(jià)值、優(yōu)化調(diào)整檔案管理工作與服務(wù)模式、依托“三結(jié)合”創(chuàng)新檔案管理模式、強(qiáng)化檔案管理數(shù)字化建設(shè)、建立健全信息反饋機(jī)制等優(yōu)化策略

關(guān)鍵詞：科技檔案 信息管理

引言

檔案科技的發(fā)展需要專業(yè)性、技術(shù)性，必須要由先進(jìn)科技作為推動(dòng)力，才能保證檔案管理的現(xiàn)代化和精準(zhǔn)化。目前，我國醫(yī)療機(jī)構(gòu)在檔案科技管理方面取得一些成果，但依然存在一些問題。面對(duì)這種情形，有必要對(duì)檔案科技管理系統(tǒng)進(jìn)行分析和探討，找到改進(jìn)的策略。

1檔案信息化管理意義

1.1提升管理效率

傳統(tǒng)的人工檔案管理方式下，入檔案信息使用者如需要瀏覽檔案信息，只能前往檔案室進(jìn)行查詢，這讓某些出差人員感覺不方便，甚至出現(xiàn)了工作延誤的情況。將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，能夠有效解決該問題，通過網(wǎng)絡(luò)就可以不受空間限制的查閱檔案。工作人員可以使用在線申請(qǐng)的方式，對(duì)檔案信息進(jìn)行調(diào)閱，通過上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人員的批示之后，數(shù)據(jù)信息庫可以把批示信息直接推送至相應(yīng)的檔案管理部門。工作人員可以把檔案信息直接發(fā)送至郵箱當(dāng)中，之后自由進(jìn)行查閱或打印，極大的提高了工作效率。可見，信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用能夠提升工作實(shí)效性，提升了檔案管理服務(wù)水平。

1.2避免資料丟失

機(jī)關(guān)單位在搬遷檔案室的時(shí)候，會(huì)對(duì)檔案信息產(chǎn)生一定程度的影響。如若檔案信息沒有依照之前的順序在檔案柜當(dāng)中進(jìn)行儲(chǔ)存，就會(huì)給后期的查找工作帶來不便，甚至?xí)斐蓹n案信息出現(xiàn)流失情況。檔案信息庫的建設(shè)，一方面能夠保證檔案信息實(shí)際錄入的精準(zhǔn)性，另一方面也可以防止檔案信息丟失。在此以外，值得重視的是，在檔案信息實(shí)際傳遞的時(shí)候，應(yīng)保障其可靠性與安全性。通過安裝防火墻，保證檔案信息庫的穩(wěn)定性、安全性，避免出現(xiàn)黑客的攻擊，保證檔案?jìng)浞莨ぷ鞯捻樌归_。在系統(tǒng)癱瘓的時(shí)候，也可以及時(shí)恢復(fù)，保障檔案信息的完整程度。

2科技檔案管理的創(chuàng)新研究

首先，信息化成為各種產(chǎn)業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)。因此，科技檔案管理必須緊跟時(shí)代趨勢(shì)，整合信息技術(shù)，加強(qiáng)信息的構(gòu)建和開發(fā)。過去檔案的管理是以普通紙質(zhì)形式進(jìn)行，保存期間有限，有些檔案甚至無法保存，這會(huì)給科技研究機(jī)關(guān)的相關(guān)技術(shù)研究帶來不好的影響。因此，通過在科技文件的管理中附加信息技術(shù)并備份紙文的內(nèi)容，最大效率提高科技檔案的管理水平，減少科技檔案的不當(dāng)損失。建立完整的管理系統(tǒng)可以使得檔案分類整齊，便于管理與查閱。在科技檔案信息管理的改革中，建立科技檔案的對(duì)應(yīng)管理系統(tǒng)是當(dāng)務(wù)之急。科技檔案的管理系統(tǒng)需要包括存檔人員與時(shí)間、對(duì)應(yīng)檔案的存檔與取檔人員。因此，科技檔案在所有方面都要求標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理，以此來加強(qiáng)檔案管理的安全性。在科技檔案管理革新中創(chuàng)新管理方法是最為重要的，相關(guān)工作人員必須注重對(duì)檔案管理方面的創(chuàng)新。在研究過程中，原本的科技檔案管理方法往往不容易滿足檔案的基本管理需求，因此就消耗了大量勞動(dòng)力去管理檔案。因此，要改善科技檔案管理的現(xiàn)狀，提高經(jīng)營效率和水平;相關(guān)文件管理人員和組織應(yīng)當(dāng)優(yōu)化和革新文檔的優(yōu)選發(fā)展方向和最終開發(fā)目標(biāo)的獨(dú)特管理方法。科技檔案管理在進(jìn)行方法創(chuàng)新時(shí)，我們也應(yīng)該合理地應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)。目前，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)自動(dòng)、高效、科學(xué)的概念與發(fā)展方向和科技存檔管理的目標(biāo)一致。因此，由于要加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，所以需要合理利用現(xiàn)代科技，以此促進(jìn)管理方法的改良。同時(shí)要提升相關(guān)工作人員對(duì)檔案管理的安全意識(shí)，對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。由于檔案管理對(duì)檔案來說具有十分重要的意義，所以工作人員必須定期進(jìn)行培訓(xùn)，以便在啟動(dòng)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)時(shí)提高相關(guān)工作人員的專業(yè)能力[1]。

3提高科技檔案管理現(xiàn)代化的創(chuàng)新對(duì)策

3.1推動(dòng)所有檔案資源數(shù)字化

信息化檔案管理及開發(fā)利用需要大量數(shù)字化科技檔案資源的支持，基于此，應(yīng)當(dāng)著重展開檔案資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作。針對(duì)一些新產(chǎn)生的科技檔案，要盡可能以網(wǎng)頁的形式將其轉(zhuǎn)化為電子檔案的模式落實(shí)保存，并依托數(shù)據(jù)庫平臺(tái)實(shí)現(xiàn)集約化管理;針對(duì)一些歷史科技檔案，要將其由紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案，并保存至統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫內(nèi)。實(shí)踐中，若是待轉(zhuǎn)化的紙質(zhì)檔案數(shù)量較多，可以將其分為重要、中等、普通三種級(jí)別，先轉(zhuǎn)化重要檔案，最后轉(zhuǎn)化普通檔案，而對(duì)于一些技術(shù)內(nèi)容已被淘汰、存在時(shí)間較長(zhǎng)、現(xiàn)實(shí)價(jià)值偏低的科技檔案信息，在時(shí)間不允許的情況下，可以不進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。需要注意的是，當(dāng)組織設(shè)定了某一項(xiàng)目時(shí)，所有檔案資源數(shù)字化、檔案資源提供與開發(fā)工作均要圍繞該項(xiàng)目展開，為項(xiàng)目的更好更快實(shí)現(xiàn)提供充足信息資源支持。具體來說，檔案人員必須要根據(jù)項(xiàng)目需要，集中精力優(yōu)先歸檔、整理、編目和數(shù)字化處理與項(xiàng)目有關(guān)的科學(xué)技術(shù)檔案資料，提供專業(yè)對(duì)口的各類檔案資料，為快捷利用創(chuàng)造先行條件，直到項(xiàng)目完成。

3.2搭建資源共享平臺(tái)

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下，在開發(fā)利用科技檔案資源的過程中，需要為使用者提供更為方便的信息檢索、查詢、提取平臺(tái)。實(shí)踐中，要充分發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建起科技檔案的信息化管理平臺(tái)，并對(duì)其中的查詢功能重點(diǎn)完善，降低檔案信息檢索難度與復(fù)雜程度。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)參考組織的現(xiàn)實(shí)需求，在相應(yīng)信息化管理平臺(tái)中設(shè)置檢索單元，提供知識(shí)智能檢索、全息檢索、異構(gòu)信息整合檢索等多種檢索服務(wù)，縮減使用者獲取科技檔案信息資源的時(shí)長(zhǎng)，推動(dòng)科技檔案信息資源開發(fā)利用的升級(jí)。在搭建基于科技檔案信息的資源共享平臺(tái)時(shí)，需要著重關(guān)注以下幾項(xiàng)內(nèi)容的實(shí)現(xiàn)：第一，確保該平臺(tái)具備推動(dòng)科技檔案信息資源推廣應(yīng)用、展示的能力。在不違反規(guī)則的前提下，促使更多人對(duì)平臺(tái)中的科技檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)利用，盡可能實(shí)現(xiàn)科技檔案信息的價(jià)值最大化。第二，確保該平臺(tái)具備對(duì)信息服務(wù)市場(chǎng)參與者行為進(jìn)行統(tǒng)籌管理的能力，實(shí)現(xiàn)科技檔案信息資源利用行為向著更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的方向發(fā)揮，營造更良好、健康的科技檔案開發(fā)利用氛圍。實(shí)踐中，可以形成多個(gè)數(shù)據(jù)交換中心、數(shù)據(jù)庫，結(jié)合計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、通信技術(shù)，依托科技檔案信息資源管理平臺(tái)的分布式搭建，滿足信息使用者的多方面需求，為其全面展示科技檔案信息資源的現(xiàn)實(shí)價(jià)值，提升信息使用者的信心，達(dá)到強(qiáng)化科技檔案信息資源開發(fā)利用效率效果的目標(biāo)。第三，確保該平臺(tái)具備完善的科技檔案信息共享規(guī)則，準(zhǔn)確定位不同科技檔案信息資源的價(jià)值，降低相關(guān)管理人員的實(shí)際工作量[2]。

結(jié)束語

檔案管理的內(nèi)容以及管理模式等都已經(jīng)發(fā)生了明顯的變革。在這種情況下，檔案管理應(yīng)該充分適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，在追求全新的發(fā)展和突破的背景下，實(shí)現(xiàn)檔案在管理模式方面的轉(zhuǎn)變;在互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)等運(yùn)用下，提高檔案管理的效率，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理實(shí)現(xiàn)革命性變革，以及對(duì)檔案資源充分性的運(yùn)用[3]。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳淑娟，張永紅，張孝芳.信息化背景下科技檔案的開發(fā)利用[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2019（12）：71-72.

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[3]黃羿宇.新形式下科技檔案資源信息開發(fā)與利用問題及解決策略[J].工程技術(shù)研究，2018（06）：252-253.