對新時期鐵路建設項目檔案管理的思考

趙知妍

（邵武市鐵路建設發展中心,福建 邵武 354000）

鐵路建設作為國家發展的百年大計，其建設質量的好壞直接關系到人民的安全和國家的經濟效益。鐵路建設項目中的檔案管理尤為重要，它能夠客觀、真實、準確地反應鐵路建設的整個過程。鐵路建設管理項目檔案管理不僅能夠保證鐵路的順利運行，還能夠最大程度保證整個工程的質量問題，提升鐵路建設的整體水平。因此，在新時期的鐵路建設工作中，應加強對項目檔案管理的重視程度，正確認識和分析這項工作中仍存在的問題，進而促進鐵路建設水平的不斷提升。

一、鐵路檔案建設管理的出現

（一）鐵路檔案管理的形成

鐵路建設部門在相關的建設工程中，形成了大量具有保存價值的文件資料。這些信息既是鐵路建設過程中的實踐經驗，也是提升鐵路建設水平的重要數據。一般情況下，這些文件資料包含招標文件、開工報告、批復材料、工程檢測、技術總結、竣工決算等。由于內容較為復雜，相關單位建立了鐵路建設項目檔案管理部門。其注重文件資料間的內部聯系和因果關系，對已有資料進行分類歸檔。鐵路建設工程項目跨度時間較長，參與部門較多，檔案管理必須遵循合理的技術標準，及時、準確、科學地收集相關資料，最后形成完整的鐵路項目管理檔案。

（二）鐵路檔案管理的必要性

檔案管理是鐵路建設過程中特有的、不可再生的信息數據，受國家建設任務的影響，必須提高對鐵路建設項目檔案管理的重視。它能夠在工程管理的建設過程中，實時、客觀、準確地反應工程的整體情況，如建設投產、竣工情況、搶修擴建等。憑借大量的、系統的信息數據，為鐵路建設項目的安全質量問題提供數據支持。鐵路建設工程所包含的項目較多，參與建設的單位較雜，建設過程中會出現大量的資料與技術，項目檔案管理對這些資料進行記錄總結，將鐵路建設的實際情況轉化成數據信息，為鐵路投入使用后提供維護的相關依據，以及為以后相關鐵路的建設提供參考資料，進而促進鐵路工程項目的質量水平不斷提高。

（三）鐵路檔案管理的特點

針對目前的鐵路項目檔案管理，大多都具備以下的五個特點：第一個特點具有系統性。由于鐵路建設過程中會衍生出大量的資料，各個環節具有連貫性的特點，共同形成一套完整的建設項目。第二個特點是具備靈活性，鐵路建設工程在投入的過程中，會與日常維護和技術應用相結合，形成相關的數據資料。第三個特點是具備專業性，項目檔案管理主要是記錄建設過程中的信息，在各工程的實施工程中，需要依據國家制定的相關建設規章，結合專業的驗收標準進行項目驗收。第四個特點是具備周期性，鐵路建設的過程涉及方方面面，一個工程實施基本上需要花費幾年的時間，在驗收后還需要持續跟進其質量問題，為今后的建設工程提供相關的參考信息。第五個特點是具備保密性，鐵路建設作為尖端技術之一，部分建設工程仍處于保密階段。

（四）鐵路建設檔案管理的現狀

截止至上個世紀70 年代末，鐵路建設工程的檔案管理仍然以機關公文為主。隨著經濟水平的不斷提高，在20 世紀80 年代中期，鐵路建設工程的檔案管理中才增加了會計基礎工作管理的相關考核標準。一直到20 世紀90 年代末，在鐵路建設成為國家支柱產業之后，建筑檔案管理開始逐漸步入正軌。只不過受國家相關制度和政策的不斷改革，鐵路建設工程項目檔案管理體系的發展速度仍較為緩慢，很多工作細節需要漫長的研究和探索，無法與高速發展的鐵路建設事業相匹配。根據國家制度的相關規定，鐵路建設工程項目管理是核驗工程質量的重要組成部分。由于鐵路建設工程項目大多都具備跨周期長、施工現場復雜、工期要求嚴的特性，對項目管理工作的要求則更高。對于建設過程中的檔案管理很難落實位，建設項目承包商為了省時省力，一般會采用事后集中分類歸檔的手段，導致項目檔案管理整理的數據缺乏完整性和真實性。另外，有些工程項目檔案無法及時遞交至相關的監管部門，造成檔案信息缺乏時效性。這種情況一直延續至現在，伴隨著鐵路建設事業的蓬勃發展，檔案管理的工作量正逐步加劇，現行的檔案歸類標準已出現無法適應市場需求的情況。工作人員在對建設工程檔案的歸納和編碼時，常會出現沒有章法，不合規章的現象，進一步影響了建設工程檔案管理的有效性。

（五）鐵路檔案管理的屬性

在鐵路檔案管理的工作中，重后期、輕前期的情況屢見不鮮，這種情況充分表現了管理者對鐵路項目檔案管理的屬性認識有誤。鐵路建設項目檔案是工程各階段施工進展、決策、使用、竣工等方面的重要憑證，檔案管理工作人員需設計好項目實施的各個階段、各個環節。任何一個方面的缺失，都會造成檔案資料的不完整。項目檔案的形式不一，有的建設公司采用紙質版材料，有些建設公司采用音頻或視頻的方式。無論哪一種形式，對檔案內容的要求都是固定的，那就是必須具備科學性、規范性和真實性。鐵路建設工程中的項目管理收集工作，必須與施工現場的進展環環相扣。一旦項目檔案資料收集不及時、不完整，就會直接影響項目其他階段的正常進展。有些建設單位在工程的實施過程中，對前期和中期工作的資料收集不足，后期人員出現調動時，資料就會出現手續不全、內容不足的情況，進而影響整個建設工程的質量。因此，管理人員必須從源頭上規范項目檔案的管理，將資料收集工作落實到項目建設的前期、中期和后期，確保每個環節的檔案收集工作落實到實處。全方位、多層次地記錄項目的實施，保證檔案管理工作與施工現場保持一致。組建專業的管理團隊，對檔案管理工作進行全程監控，最大程度保障項目檔案資料的完整性、有序性、科學性和真實性。

二、新時期項目檔案建設的原則

（一）規范性

鐵路建設項目檔案管理中的資料需要具備規范性原則。技術管理人員在整理、分類技術材料時，應遵循國家制定的相關標準，合理、規范地填寫相關資料和信息。資料員在對檔案的歸檔時，應保持科學合理的操作標準，認真填寫施工單位的具體信息，保證歸檔資料的標準化。

（二）真實性

檔案管理的真實性會直接反應鐵路建設工程的整體質量，它既是驗收工程的評判標準，也是鐵路建設工程的管理依據，如工程的后期維護、擴建、整改等問題。因此，項目檔案建設必須具備真實性的原則，最大程度保證資料的真實可靠。管理人員對資料的編撰、管理，需要與項目工程的建設相匹配，對施工過程中的各個環節進行監督，進而保證資料的精準性。

（三）現代化

鐵路建設的項目檔案在整理歸檔后，應該及時遞交到相關單位。它作為鐵路建設過程管理規劃的重要依據，對建設過程進行了真實記錄，是評價工程建設的重要信息。在科技水平的不斷提高下，項目檔案管理需具備現代化的原則，在工程竣工之后，將有關項目建設的文件資料盡快移交至監管部門，對已歸檔的資料進行對接。

三、項目檔案管理在新時期所面臨的問題

（一）檔案的制度標準不完善

按照目前的鐵路項目建設情況來看，檔案管理制度標準仍不完善。在國家大規模發展基礎設施的背景下，鐵路建設部門制定了項目的相關標準和制度，但卻忽視了最為重要的檔案管理工作。現存的部分檔案管理細則，無法適應高速發展的鐵路新形勢。原有制度的不及時修正，導致部分施工單位的歸檔資料缺乏時效性。無法為檢測施工資料提供真實、可靠的憑證，進而對鐵路建設工作造成一定的阻礙作用。同時，有些建設單位在開工前沒有準備具體的檔案標準，未組建專業的團隊、未配置相關的硬件設施。建設單位在跟建立單位簽訂時，導致項目檔案的編撰和移交缺乏規范性，技術資料沒有專業人士的歸納整理，進而會對項目檔案的真實性、系統性、完整性造成影響。

（二）檔案管理著力點不合理

目前，大部分鐵路建設工作的著力點主要側重于施工和竣工兩個階段，對于項目開展的前期準備工作，并沒有高度的關注，以致于前期資料比價匱乏，能夠參考的資料更是少之又少。有些建設單位為應付相關部門的監察，臨時編撰和整理相關的信息，進而出現數據缺乏真實性的情況。

（三）管理人員的素養有待提高

在大部分的鐵路建設工作中，基本上都會出現缺少專業管理人員的情況。有些檔案管理人員臨時接收管理任務，缺乏相關的專業素養，對鐵路建設工程中的資料缺乏了解，導致最后的檔案管理缺乏邏輯性，存在不符合要求、分類不清、配置不合理等問題。有些管理人員者無法確保檔案內容的真實性，不深入基層了解建設工程中的相關信息，造成資料欠缺、信息不完整、資料內容不齊全、責任不明、交接手續不標準等情況，進而影響項目檔案管理的準確性、系統性和完整性。

（四）監督力度有待加強

由于鐵路行業受外界因素影響較大，導致鐵路建設工程檔案管理的標準不一。受時間和空間的限制，有關鐵路部門對偏遠地區和投資成本較小的鐵路建設項目關注度較低，無法實施全方位監督工作。有些承包商為了保障項目的工期，基本不會主動對施工現場進行監督、巡視、檢查和指導，導致檔案項目工作無法正常開展。另外，有些鐵路建設項目檔案管理專業性較強，使合資鐵路建設項目檔案管理工作出現相互推諉的情況，一旦項目出現問題，無法明確哪些部門需要負主要責任。

（五）檔案管理權責關系混淆

在鐵路建設項目競爭日益激烈的背景下，對項目的投資主體開始向多元化發展，有不少的鐵路建設工程是合資項目，這種情況極易造成檔案管理權責關系的混淆，缺乏合理的管理配置。有些在建工程的承包商忽視檔案管理的重要性，認為檔案整理工作是上級管理部門的責任，使項目建設的過程中缺乏相關的檔案資料。有些則認為項目檔案管理工作是工程建設竣工后的任務，對項目的設計、施工現場、監理等環節缺失記錄，造成最終數據缺乏連貫性和整體性。有些鐵路建設部門更加離譜，既沒有合理配置檔案管理部門和工作人員，也沒有增設檔案管理的辦公設備和場所，使整個項目中的文件資料亂放，缺乏合理性和有序性，進而給檔案管理工作造成更大的隱患。

四、改變項目檔案管理弊端的措施

（一）完善檔案的規章制度

鐵路建設工程單位需要完善檔案管理的規章制度，確保工作人員嚴格遵守相關的規章標準與行為準則，分層管理至個人，將檔案管理工作落實到實處。在鐵路建設項目的各個環節，建立健全的工作標準，明確檔案管理的原則，嚴格規范歸檔建設材料，保障檔案資料的真實性和邏輯性，以便對工程投入使用后能夠實現有章可循，有法可依。鐵路建設工程較為繁瑣，所涉及的程序和部門較多，建設規模跨周期較強。因此，在鐵路建設工程的開展過程中，管理人員必須權責分明，檔案的收集、整理、歸檔、總結等控制在規章制度范圍之內，確保建設過程中出現的問題能夠責任清晰，進而保證建設工程項目有序進展

由于鐵路建設工程需要多個單位共同合作，項目的文件量又多又雜，資料的管理環節需增加審查環節。首先，建設工程項目檔案管理在歸檔資料時需要自己審核一遍，在確保信息無誤的情況下遞交至監理單位、安全質量監管等部門進行審查，每個環節審查人員必須根據規章制度做好記錄。其次，加強項目檔案管理工作的組織性，對規章制度的執行情況及時檢查，確保檔案管理環節與鐵路建設的實施情況保持一致。在審核項目資料時，詳細記錄施工單位、監理單位、建設單位的真實情況，發現問題后及時查缺補漏，最大程度保證檔案管理工作的高效性。

（二）建立信息化平臺，促進各部門的合作

為提高鐵路建設項目檔案管理工作效率，檔案管理單位需建立信息化平臺，促進各部門的分工合作。建立文件與檔案的統一化管理，構建電子文件和聲像檔案。通過對建設施工過程的實時監測，建設相關的實時數據庫。鐵路建設項目檔案管理內容較多，涉及范圍十分廣泛，資料的數量和利用率比較頻繁，利用這種先進的管理方式，能夠提升工作效率和服務質量，不僅讓原有的紙質資料得到了保護，還可以保證資料的使用價值。信息化平臺的建立能夠更加便利查閱和審查資料，進一步讓檔案管理部門明確責任，提升管理人員的業務能力。同時，檔案管理部門需要加強監管力度，保證各職能部門的有效溝通和合作，進而提升項目的整體水平。

（三）全方面提高管理人員的綜合素養

各鐵路建設部門缺乏專業的檔案管理人才，是檔案管理發展停滯的根本原因。大部分的檔案管理人員，缺乏系統化的技能培訓，這類人基本上身兼數職，對檔案工作的具體內容并不熟悉，難以勝任復雜的管理工作。為避免管理人員在檔案整理過程中出現重復率較高的情況，需要加大檔案人員的業務培訓力度。通過相關的進修學習，優化管理人員的知識儲備，使其能夠具備相關的專業技能，進而全面提升管理人員的綜合素養。加強監管措施，嚴格規范文件的歸檔標準，及時發現問題并加以修改，保證鐵路建設檔案管理更加規范。

（四）加大監管力度，保證建設過程的合理有序

為保障建設工程檔案管理工作落實到項目的各個環節，國家有關部門需要加大對建設工作的監管力度，及時巡視、檢測、指導鐵路建設工作。督促項目負責人對檔案管理工作的統籌規劃和組織協調，對施工現場履行監督、指導、檢查和驗收等職責，掌握建設工程的一手信息，了解所投資項目的工程進展情況，做好重要環節的檔案記錄和文件整理。首先，在建設工作開展前明確檔案管理工作標準，明確規定對設計、施工、監理等環節的檔案管理準則，明確文件移交和違規的解決方案，了解監理部門對項目檔案管理的審核要求，及時監督和檢查建設過程中的文件整理。其次，為保障文件的收集、整理、歸檔的及時性，檔案管理工作需要與工程項目計劃相吻合，及時檢查建設工程項目的實施進度，檢驗與所歸檔的資料是否同步。項目檔案管理工作應注重質量，保證整個建設過程的進展合理有序。為進一步提高項目檔案的完整性，管理人員應考慮到建設的實際情況，細致整理項目進展初期的檔案資料。針對施工現場的檔案管理，結合檔案文件的整理規律，建設單位與相關參與單位共同協商研究，統一管理和歸納文件。對于各個環節的專業技術人員，要認真負責地進行記錄，保證歸檔文件的精準性和完整性。在文件整理歸檔時，嚴格記錄實際的整理時間，并上傳至網絡平臺，實現歸檔文件的動態化管理。除此之外，檔案管理人員需要及時掌握施工現場的變動，根據出現的問題予以記錄，以便能夠為以后的項目建設提供理論基礎和實戰經驗。

（五）明確檔案管理權責，加強基礎設施建設

鐵路建設單位想要改變項目檔案管理中的問題，應該認真執行國家的建設標準。在項目實施的進展中，明確檔案管理權責，獎罰分明，用制度條例約束檔案工作的合理開展。建立健全檔案管理工作中的規章制度，加強基礎設施建設。明確分層管理的準則，認真落實檔案整理工作。配備專業的管理場所和技術人員，從管理場所角度來說，對于臨時的檔案儲藏室，需具備抗風、抗火、防潮、防有害物質的特點，確保建設資料不會出現破損和污染的情況。從管理人員角度來說，技術人員如果出現崗位變動，需要及時交接相關的檔案管理工作，幫助參建人員進行檔案整理，以便能夠盡快適應到新崗位中。定期舉辦檔案管理評比，發揮榜樣的帶頭作用，刺激管理人員的工作積極性，以便能夠為檔案管理工作的開展起到促進作用。

結語：

綜上所述，我國的鐵路工程建設工作正處于高速發展階段，不少國家重點鐵路項目仍處于建設過程中。隨著人民對美好生活的需求不斷提高，對鐵路建設的要求也會日益提升。根據鐵路建設的發展現狀，有些項目檔案管理工作無法完全適應新時期的形勢變化，在項目實施過程中仍面臨很多的挑戰。管理人員應充分認識和分析項目檔案管理存在的必要性，注重和優化檔案管理的規范化與科學化，將其在鐵路建設中的作用發揮出來。不斷完善項目檔案管理的監管體系，提升檔案管理工作的邏輯性，進而為鐵路工程的建設注入鮮活的生命力。