物資五級(jí)庫管理系統(tǒng)的應(yīng)用及研究

于洪偉

（中移鐵通有限公司延邊分公司，吉林 延邊 133000）

物資五級(jí)庫管理是成本、費(fèi)用、核算管理中重要的控制點(diǎn)，其工作質(zhì)量直接關(guān)系到公司的各類購入的原材料、物品管理妥當(dāng)，以杜絕不必要的損耗和浪費(fèi)。

按照“高質(zhì)量、供給側(cè)、智能化”工作要求，為加強(qiáng)地市五級(jí)庫物資收發(fā)，更好實(shí)施公司對(duì)物資管理過程的有效控制，保證五級(jí)庫物資管理工作與公司總體戰(zhàn)略規(guī)劃協(xié)調(diào)一致，確保物資供應(yīng)滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營的需要，要利用信息化支撐系統(tǒng)對(duì)物資五級(jí)庫進(jìn)行統(tǒng)一管理，加強(qiáng)五級(jí)庫的收、發(fā)、存、退管理，降低庫存占用，滿足生產(chǎn)及發(fā)貨需求。物資五級(jí)庫管控平臺(tái)必須真實(shí)反映公司各種物資的進(jìn)、銷、存情況，為財(cái)務(wù)提供原始、真實(shí)、準(zhǔn)確的營業(yè)成本資料，提升公司信息化管理水平。

物資管理是企業(yè)管理非常重要的一環(huán)，它對(duì)企業(yè)的發(fā)展起著非常舉足輕重的作用。由于物資的種類繁多，在各部門進(jìn)出頻繁，使得物資管理變得十分復(fù)雜。開發(fā)一套完善的物資管理系統(tǒng)不但可以使物資的管理者能夠?qū)ξ镔Y的整個(gè)流程狀態(tài)、庫存狀況了如指掌，并為決策管理提供科學(xué)依據(jù)，從而提高了管理水平和工作效率，而且可以使工作人員甩掉手工記賬方式，從而最大限度地減少了手工操作帶來的失誤，達(dá)到事半功倍的效果。物資管理系統(tǒng)作為企業(yè)管理自動(dòng)化、規(guī)范化的一部分，對(duì)提高企業(yè)管理效率、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮著不可替代的作用。

1 軟件架構(gòu)

物資管理系統(tǒng)提供以物資出入庫的周期管理。構(gòu)架分為兩層：①表現(xiàn)層。物資管理首頁是系統(tǒng)的唯一入口，以統(tǒng)一門戶的用戶界面方式進(jìn)行登錄。該界面具有出庫、入庫、物料審批等功能。②應(yīng)用層。物資管理平臺(tái)涉及的內(nèi)容包括標(biāo)準(zhǔn)文本、結(jié)余統(tǒng)計(jì)、出入庫查詢統(tǒng)計(jì)等，并為實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、高效率的物資管理提供幫助。

2 系統(tǒng)建設(shè)背景

物資管理系統(tǒng)主體部分采用易語言開發(fā)，數(shù)據(jù)庫采用SQLServer。易語言（EPL）是一門以中文作為程序代碼編程語言。創(chuàng)造易語言的初衷是進(jìn)行用中文來編寫程序的實(shí)踐，方便以中國人的思維編寫程序，并不用再去學(xué)習(xí)西方思維。易語言的誕生極大地降低了編程的門檻和學(xué)習(xí)的難度。

系統(tǒng)具有以下功能特點(diǎn)：①系統(tǒng)審核。經(jīng)理、專業(yè)主管、主管部門經(jīng)理、主管領(lǐng)導(dǎo)在系統(tǒng)上審核，層層把關(guān)，消除漏洞。②五級(jí)庫庫存實(shí)施呈現(xiàn)。消除了未掌握現(xiàn)場實(shí)際庫存情況、沒有審批依據(jù)的問題。③增加查詢功能。實(shí)時(shí)掌握五級(jí)庫入庫資料更新，消除了公司層面不能物資部及時(shí)入庫登記問題。④請(qǐng)領(lǐng)狀態(tài)查詢。使五級(jí)庫材料員通過系統(tǒng)掌握流程流轉(zhuǎn)進(jìn)程，可及時(shí)提醒、跟蹤，加快物料審批進(jìn)度。⑤實(shí)現(xiàn)信息化管控。除總經(jīng)理在紙質(zhì)版簽字外，其余全部為電子流在系統(tǒng)內(nèi)流轉(zhuǎn)，大量減少紙質(zhì)版簽字流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，減輕基層工作負(fù)擔(dān)。⑥甲供料痕跡存檔。提供的家寬裝維物資，現(xiàn)場雙方交接人員簽字圖片上傳服務(wù)器，防止產(chǎn)生糾紛和物料流失問題。系統(tǒng)為公司提供了計(jì)劃申請(qǐng)、逐級(jí)審批、入庫支出、庫存管控、甲供料痕跡保存、查詢便捷、簡化流程、提高效率的全新信息化管控手段。⑦適用范圍。所有物料進(jìn)存銷管理領(lǐng)域適用。

結(jié)合實(shí)際推廣應(yīng)用情況，重點(diǎn)介紹在推廣該成果采用的推廣手段方法、流程機(jī)制、配套激勵(lì)機(jī)制、轉(zhuǎn)化定價(jià)方式及收益分配等的具體做法。根據(jù)管內(nèi)現(xiàn)狀，下達(dá)建立物資管理五級(jí)庫管理平臺(tái)任務(wù)，并成立以物資管理中心、開發(fā)人員組成的研發(fā)小組。小組成員與各公司庫管員、各物料審核部門廣泛溝通，根據(jù)現(xiàn)場需求，初步明確系統(tǒng)功能，確定系統(tǒng)環(huán)節(jié)修成，建立功能模塊，明確使用云平臺(tái)，保障系統(tǒng)安全性，降低未來系統(tǒng)運(yùn)用成本，明確使用易語言作為軟件開發(fā)語言?；緦?shí)現(xiàn)了五級(jí)庫管理功能，具有申請(qǐng)、審核、報(bào)批、查詢、存檔等管理功能，在各公司開始試用，征求基層意見。針對(duì)試用后反饋的意見和建議，修改軟件，增加了物資單價(jià)、同界面查詢五級(jí)庫庫存數(shù)量等功能。

五級(jí)庫取得降本增效的效果，包括不限于降低成本、提升效率、提高質(zhì)量或創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益等，相關(guān)成效用數(shù)據(jù)說明，五級(jí)庫管理平臺(tái)從物資請(qǐng)領(lǐng)到材料入庫完全實(shí)現(xiàn)電子信息自動(dòng)化管理，不需要公司材料員填報(bào)“物資用料計(jì)劃申請(qǐng)”，再找主管部門及各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批的環(huán)節(jié)。在各級(jí)審批過程中，監(jiān)管部門可以一目了然地掌控支撐中心五級(jí)庫材料庫存數(shù)量，在審批過程中依據(jù)庫存情況審核請(qǐng)用數(shù)量。雖然審批流程沒有簡化，但是卻大大地提高了審批效率，節(jié)省了人力、財(cái)力。

3 系統(tǒng)功能介紹

3.1 系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理功能模塊包含工號(hào)管理和物料管理。工號(hào)信息包括賬號(hào)、密碼、單位（公司、XX 支撐中心、XX 部）、權(quán)限（公司領(lǐng)導(dǎo)、物資管理員、財(cái)務(wù)部門、XX 部門經(jīng)理、XX 管理員、支撐中心經(jīng)理、縣市庫管員）、用料分類（公司領(lǐng)導(dǎo)分管不同用料）。工號(hào)操作包括增加賬號(hào)、刪除賬號(hào)、修改密碼。物料信息包括編碼、名稱、刪除功能（關(guān)閉、開啟）、單價(jià)、規(guī)格、單位、位置、用料分類（甲供用料、維護(hù)用料、裝機(jī)用料、工程用料、辦公用品、市場用料）。物料操作包括增加物料、刪除物料、修改位置、修改單價(jià)、修改分類。

3.2 物料審批

物料審批模塊包括物料請(qǐng)領(lǐng)和物料審批。物料請(qǐng)領(lǐng)信息包括物資名稱、物料分類（甲供用料、維護(hù)用料、裝機(jī)用料、工程用料、辦公用品、市場用料）、出料數(shù)量、請(qǐng)領(lǐng)事由。

3.3 物料入庫

在材料入庫環(huán)節(jié)上，實(shí)現(xiàn)了請(qǐng)領(lǐng)材料自動(dòng)入庫功能。物資部門按照“物資用料計(jì)劃申請(qǐng)”發(fā)放物資，并直接錄入系統(tǒng)，簡化了各中心材料員二次手工入庫環(huán)節(jié)，既減輕了工作量，又確保了材料入庫的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。物料入庫信息包括歸屬、物資編碼、物資名稱、規(guī)格、單位、入庫數(shù)量、備注、入庫成本、簽字照片（請(qǐng)料單）。入庫查詢中，可按時(shí)間段、歸屬、物料名稱、入庫單位查詢?nèi)霂烀骷?xì)。導(dǎo)出明細(xì)是將查詢結(jié)果導(dǎo)出Excel 文件。

3.4 物料出庫

物料出庫模塊包括物料出庫、出庫查詢、導(dǎo)出明細(xì)三部分。物料出庫信息包括歸屬（XX、XX）、物資編碼、物資名稱、規(guī)格、單位、出庫數(shù)量、備注、物料分類（甲供用料、維護(hù)用料、裝機(jī)用料、工程用料、辦公用品、市場用料），出庫數(shù)量需要自動(dòng)默認(rèn)庫存最大值，可向下修改數(shù)量，不可增加，有提示。出庫查詢中，可按時(shí)間段、歸屬、物料名稱、入庫單位查詢出庫明細(xì)。導(dǎo)出明細(xì)是將查詢結(jié)果導(dǎo)出Excel文件。

3.5 結(jié)余統(tǒng)計(jì)

結(jié)余統(tǒng)計(jì)包括結(jié)余統(tǒng)計(jì)、結(jié)余查詢、導(dǎo)出明細(xì)三部分。結(jié)余統(tǒng)計(jì)包括物料名稱、各支撐中心入庫、出庫、結(jié)余、物資編號(hào)、物料規(guī)格、物料單位、物料單價(jià)、物料分類、庫存總金額。結(jié)余查詢是根據(jù)篩選某一個(gè)用料進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢。導(dǎo)出明細(xì)是將查詢結(jié)果導(dǎo)出Excel 文件。

4 實(shí)用性及優(yōu)點(diǎn)

系統(tǒng)適用性及優(yōu)點(diǎn)如下：①實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)審核。主管領(lǐng)導(dǎo)、主管部門經(jīng)理、中心經(jīng)理、業(yè)務(wù)主管在電子流審核，層層把關(guān)，消除漏洞，并實(shí)現(xiàn)了手機(jī)APP 同步審核功能。②甲供料痕跡存檔。提供的甲供料物資，現(xiàn)場雙方交接人員簽字圖片上傳服務(wù)器，防止產(chǎn)生糾紛，杜絕物料流失問題隱患。③五級(jí)庫庫存實(shí)時(shí)呈現(xiàn)。消除了不能實(shí)時(shí)同步掌握現(xiàn)場實(shí)際庫存情況、沒有審批依據(jù)的問題。④實(shí)現(xiàn)信息化管控。除總經(jīng)理在紙質(zhì)版簽字外，其余全部為電子流在系統(tǒng)內(nèi)流轉(zhuǎn)，大量減少紙質(zhì)版簽字流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，提升效率的同時(shí)減輕基層工作負(fù)擔(dān)。⑤具備查詢功能。五級(jí)庫入庫資料實(shí)時(shí)更新，使支撐服務(wù)中心經(jīng)理時(shí)時(shí)掌握庫存情況。⑥請(qǐng)領(lǐng)狀態(tài)查詢。五級(jí)庫材料員通過系統(tǒng)掌握流程流轉(zhuǎn)進(jìn)程，可及時(shí)提醒、跟蹤，加快物料審批進(jìn)度。整體管控流程，在傳統(tǒng)的管控步驟上沒有簡化，沒有產(chǎn)生安全漏洞。系統(tǒng)操作簡單，辦公軟件入門水平人員能夠辦理業(yè)務(wù)。自動(dòng)化管理，實(shí)現(xiàn)了物資從請(qǐng)領(lǐng)到材料入庫的全流程信息化管理，將以往材料員來公司報(bào)“物資用料計(jì)劃申請(qǐng)”，再找各部門和主管領(lǐng)導(dǎo)審批的環(huán)節(jié)電子化。在審批過程中，監(jiān)管部門可以實(shí)時(shí)掌控五級(jí)庫庫存，結(jié)合實(shí)際批復(fù)請(qǐng)用數(shù)量，既提高了審批效率，又節(jié)省了人財(cái)物，實(shí)現(xiàn)物資管理正規(guī)化。實(shí)現(xiàn)自動(dòng)入庫在材料入庫環(huán)節(jié)上，實(shí)現(xiàn)了請(qǐng)領(lǐng)材料自動(dòng)入庫功能。物資部門按照“物資用料計(jì)劃申請(qǐng)”發(fā)放物資，并直接錄入系統(tǒng)，簡化了各中心材料員二次手工入庫環(huán)節(jié)，既減輕了工作量，又確保了材料入庫的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。善甲供料管理，在甲供料管控環(huán)節(jié)上，支撐服務(wù)中心材料員到公司請(qǐng)領(lǐng)材料后，根據(jù)公司提供的“請(qǐng)料單”錄入到五級(jí)庫管理平臺(tái)，并將“請(qǐng)料單”拍照上傳，長久保存，做到有據(jù)可查。在使用支出時(shí)，材料與地點(diǎn)一一對(duì)應(yīng)，去向明確。

五級(jí)庫管理平臺(tái)，建立了高效的甲供料物資管理體系，規(guī)范甲供料的請(qǐng)領(lǐng)程序。真實(shí)反映物料成本，明確了責(zé)任劃分，簡單實(shí)用，適用于公司面向各部門的管控。未來使用過程中，將根據(jù)現(xiàn)場提出的改進(jìn)建議，不斷給予完善。