寫字樓內檔案庫房改造探析

■趙杰

伴隨著城市化發展，眾多單位通過自購或租用寫字樓，在寫字樓內進行辦公，在寫字樓內改造檔案庫房情況逐漸增加。但由于國家沒有直接的專項改造規范，寫字樓內檔案庫房改造水平直接受制于庫房改造經辦人的經驗或想法，很多庫房經改造后仍然不能滿足現代化辦公及長遠使用需求。

一、寫字樓內改造檔案庫房當前存在的困境

（一）庫房布局選址不恰當

庫房位于地下室或3層以下樓層，位于地下室的，面臨突水等情況，此外濕度過大，對檔案防水、防潮帶來嚴峻挑戰。由于寫字樓未在院落內且無圍墻，3層以下樓層還面臨較嚴重的防盜風險，有的甚至庫房樓下為商業，人員復雜且餐飲等行業帶來火災風險。有的檔案庫房位于南面，每天庫房面臨較長時間太陽直射，庫房內紫外線較多，甚至太陽光直射到檔案或檔案盒上。有的片面強調安全，將檔案庫房建在寫字樓樓頂，氣溫高，庫房頂面臨大風吹頂致使檔案風吹日曬雨淋等直接暴露風險。有的檔案庫房建在承重不足的地方，面臨不可預估的塌樓風險。

（二）庫房布局不合理

單位的不同庫房沒有在同一層或相鄰區域，分散在不同樓層或不同區域，庫房未集中連片布局，管理難度加大。有的檔案庫房與物品庫房形成庫中庫，相互交叉。有的庫房設置在人員出入主電梯旁或寫字樓核心筒周邊，人員流動大。未設置檔案展廳及檔案閱覽室、檔案整理與數字化業務用房，不同載體、密級檔案未分區域、分空間存放，庫房內不設緩沖區，未設置獨立消毒殺菌區域，庫房內過道太窄，不便于檔案庫房應急情況處置。

（三）庫房檔案柜架擺放不科學

為節約庫房空間，將檔案柜架擺放過密，運送檔案過道太窄，不便于進出，裝取檔案時不易轉身及起身，檔案裝取效率低下，有時甚至碰頭或身體下部撞到檔案柜，危及檔案工作人員安全。檔案柜靠墻擺放，或將靠近玻璃幕墻一側的檔案柜架緊挨玻璃幕墻擺放，距離不足10厘米，有的甚至貼著玻璃幕墻或磚墻擺放檔案柜架。由于檔案庫房需預留至少10年檔案存放空間，檔案一般集中存放于前幾列而后幾列空置，致使庫房內檔案柜架對地面壓力不均衡。

（四）庫房安全保障措施不足

未建立庫房在遇到火災、地震、水災等事件或事故的應急預案或未對預案進行演練，庫房沒有足夠的安全保障措施，為片面遷就美觀，使檔案庫房門于其他辦公室門相協調統一使用易燃的木門作為庫房門，在木門上安裝普通簡單門鎖。為避免開關門時發出響聲，在門下與地面留出空隙，未安裝擋鼠板。有的庫房在獨立樓層或辦公樓層部分區域，未配備前臺或日常巡查安保人員，更未安裝防盜門磁、防火門、閉路監控、煙感探頭等安全保障措施，有的未在庫房配備安裝滅火設備。

（五）檔案保護設施不夠

庫房內未安裝獨立或集成在檔案柜架上的溫濕度監測設施或設備，未在庫房門附近可就近就便取得滅火器的地方配置二氧化碳滅火器或滅火器長時間未檢測、未使用而擱置過期不能正常使用，甚至成為安全隱患；檔案柜架不能在檔案取出或上架后及時合架或關閉柜門，在南方濕度偏大地區未配置除濕機或除濕機型號不恰當，還需人工倒水。在溫度過低或過高地區未配置空調或新風，庫房內溫濕度超出檔案保管合理溫濕度范圍。未使用掃描儀或數碼相機、高拍儀等檔案數字化設備，未能將紙質檔案數字化，高頻率提供紙質檔案利用。

（六）忽視環境改造

片面強調安全，將門窗位置封閉，不引入新風或空調，使檔案庫房內空氣與外界隔絕，充滿紙張、檔案盒與殺蟲藥混合氣體。在寫字樓建設與裝修期間，玻璃幕墻大量使用膠固定中空玻璃，有的甚至在玻璃幕墻內加裝隔斷，杜絕空氣、光線從玻璃幕墻進入庫房。在寫字樓房間裝修時，對墻體進行簡單處理，僅在墻壁水泥砂漿上刷膠對砂礫進行固定，或者在砂漿上刮膩子粉，庫房墻壁白凈、光滑，但長時間后膩子粉、砂漿干燥后遇到摩擦著掉落至庫房地面或懸浮于空氣中，庫房防塵工作未能從源頭杜絕。

二、若干困境的成因探究

（一）改造方案不科學

由于在簽訂購買或租賃寫字樓合同時，未將移交該寫字樓的設計圖、施工圖與竣工圖內容寫入合同，使用單位無擬改造房間的有關圖紙，也未能與寫字樓設計單位建立有效聯系，無法查看該區域實際承重情況，改造方案中所依據的承重只能靠估算。改造方案編寫前，未對現行有效《檔案館建設標準》進行認真學習并與項目實際現場比對，梳理出改造項目清單，而由裝修人員等相關人員靠經驗開展工作，甚至涉及密集架重量等與房屋承重密切相關事項，交由密集架生產廠家進行估算，改造方案評估不足、論證不充分。

（二）未組建專項組織機構

根據寫字樓裝修情況，成立整體裝修工程領導小組及其辦公室，由單位總負責人任領導小組以示對項目的重視，將領導小組辦公室設在單位的辦公室或工程管理等部門，將單位領導和各中層納入領導小組，明確工作職責，將項目具體工作人員納入領導小組辦公室，統一開展領導小組安排的工作。但卻未組建專項組織機構，使日后使用該庫房最多的本單位檔案工作人員和外部專家未納入庫房改造組織機構，不能充分發揮這兩類重要人員對庫房改造的要求與建議。

（三）改造前調研不充分

在庫房改造前期，僅進行相關論文查詢，但由于學術期刊上未登載寫字樓內改造檔案庫房的文章，甚至國家、各省均未出臺相關規范與指導意見，致使改造無可直接遵照的標準。負責人員對擬改造房間及其上下樓層情況不熟悉，未采取踏勘、測量等方式，直接將庫房改造全權委托給設計單位進行設計，甚至未進行溫濕度測量，也未到附近單位走訪，更未到檔案局相關科室進行庫房改造咨詢與征求意見，憑裝修工作領導小組成員的工作經驗與猜測采取貌似可行措施與要求進行改造。

（四）改造過程中檢查跟蹤不到位

具體負責工程進度、質量的人員責任心不強或無精力強化對庫房改造工序把控缺失，對土建、智能化、信息化、密集架等各施工單位協調跟蹤不足，協同化施工程度低。對各參建方各環節質量把控不夠，未能在電線排設、暗敷等重要工作環節進行現場監督，有的隱蔽工程未進行驗收隨即匆忙進入下一工序施工，由于其他工作影響或現場負責人員責任心缺失，未對每個細節將設計圖、施工圖進行比對與工程質量把控，過程跟蹤管理形同虛設。

（五）改造結束驗收不充分

未針對庫房改造項目開展專項工程的工程質量與檔案驗收，而將庫房改造項目驗收并入整體裝修驗收工作中，由于整體驗收當日驗收項目眾多，不能對庫房改造項目進行深入仔細驗收，對竣工圖與實際項目是否符合不能全部進行驗證，竣工圖的深度不能馬上核實，甚至對驗收中發現的問題不予提出或暫時不提出，而將整體項目驗收結論定為通過驗收，對驗收中發現的問題進行暫時擱置，對驗收發現的問題跟蹤整改落實不到位，未形成閉環管理，對相關檔案未立即收集。

三、基于綜合統籌協調的解決方式

（一）制定科學改造方案

根據經濟和技術條件，因地制宜，制定科學的改造方案。方案主要注意以下內容：選用的建筑材料防火性能、建筑自身的空間使用功能，不一刀切，以結構改造為主、設備安裝為輔的庫房改造設計原則，綜合考慮檔案歸檔、利用，調整通道，使非檔案工作人員往來不經過檔案庫房及周邊區域。注意防火，所有線路做暗線處理，配備二氧化碳滅火器及使用保護手套，庫房比周邊房間高，便于排水，將多余門窗封閉，安裝防盜護欄，注意將所有含灰部位面層做漆化處理，庫房與其他辦公區域獨立。

（二）組建庫房改造專項工作組

組建專項庫房改造工作組或在整體工作組下設分組，將單位領導、裝修主管骨干、寫字樓設計單位、施工單位項目經理、開發商項目負責人、單位內部檔案工作人員、熟悉檔案庫房建設與改造的檔案局或其他單位專家、庫房改造工作設計與施工單位負責人及庫房內涉及的信息化、智能化、密集架廠家相關人員納入工作組，明確各方每個人的工作職責并明確溝通協調機制，庫房改造方案評審要求所有人員參加，日常工作由單位裝修負責人與檔案工作人員做好督促，必要時召開工作組會議。

（三）強化改造過程管理

強化改造前、改造施工期及改造后評估與維護全過程管理。在改造前，及時針對改造方案與施工單位進行技術與安全交底，使土建、智能化、信息化、密集架等施工單位統一思想、明確有關要求。改造施工期，提前做好各施工單位工作銜接，對需要配合工作做好協調保障，裝修負責人與檔案工作人員每天至少進行一次巡查庫房改造現場，對重要環節進行旁站，對發現的問題及時反饋督促立即整改并檢查整改情況，整改完成后才進行下一環節工序。在進行項目驗收前，提前進行預驗收，確保所有問題整改到位并做好記錄，將有關情況向物管公司進行通報，同時做好檔案歸檔與信息化工作。

筆者針對寫字樓內庫房改造若干問題進行梳理并進行系統分析，提出基于綜合統籌協調方法，考慮經濟成本、建筑結構地面承載力、建筑自身的防潮、防水、防震等級，建設適用的檔案庫房，切實為其他即將利用寫字樓改造檔案庫房的單位提供幫助。希望此次關于寫字樓內檔案庫房改造的探析，能激發更多檔案庫房建筑、檔案工作領域的專家學者展開更深入的探討、提出更有效方法與實踐，促進檔案庫房改造更加科學高效。