醫(yī)院臨床研究型檔案的管理與應(yīng)用研究

袁延峰 楊春茂

（南陽醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校第一附屬醫(yī)院，河南 南陽 473007）

醫(yī)院的檔案管理中，臨床研究型檔案能夠?yàn)獒t(yī)院進(jìn)行多個疾病領(lǐng)域與臨床專業(yè)研究成果的轉(zhuǎn)化應(yīng)用提供充分的資料和信息支持，從而促進(jìn)醫(yī)院的臨床研究技術(shù)成果得到有效的推廣和實(shí)施。因此，對醫(yī)院臨床研究型檔案的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行精細(xì)化管理，以促進(jìn)其數(shù)據(jù)資料的有效利用，為醫(yī)院綜合建設(shè)與發(fā)展提供良好的服務(wù)支持，具有十分積極的作用和意義。值得注意的是，對臨床研究型檔案的管理中，其檔案內(nèi)容包含臨床研究中患者從就診治療至檢驗(yàn)化驗(yàn)、后續(xù)追蹤等全部過程中的所有報(bào)告信息及其記錄管理情況，它是醫(yī)院研究資料中的重要一部分，重視對醫(yī)院臨床研究型檔案的管理和應(yīng)用，也是當(dāng)前我國臨床研究型醫(yī)院建設(shè)所關(guān)注的重要內(nèi)容。下文在對醫(yī)院檔案管理的重要意義分析基礎(chǔ)上，結(jié)合醫(yī)院臨床研究型檔案管理與應(yīng)用的現(xiàn)狀，對其檔案管理與應(yīng)用的強(qiáng)化對策進(jìn)行研究，以供參考。

一、醫(yī)院檔案管理的重要意義分析

醫(yī)院的檔案信息是醫(yī)院工作活動過程中所形成的各類文件、圖表、錄音、視頻、影像等資料信息的總稱，它是醫(yī)院的一筆重要財(cái)富，在醫(yī)院的綜合建設(shè)與發(fā)展以及醫(yī)院的醫(yī)學(xué)研究開展等方面，均有著十分重要的作用和影響，更是推動現(xiàn)代醫(yī)學(xué)發(fā)展和進(jìn)步提升的關(guān)鍵要素。這是由于醫(yī)院的檔案信息是從醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、研究、衛(wèi)生管理、行政管理以及藥品管理等各項(xiàng)活動實(shí)踐中產(chǎn)生的，具有較高的保存于研究價值，并且是以文字、聲音、影像、圖表等各種不同的載體形式與不同歷史記錄呈現(xiàn)出來的，其檔案信息中不僅包含了醫(yī)院的歷史發(fā)展，而且包含著廣大民眾的各種健康信息，對醫(yī)院各項(xiàng)工作的正常運(yùn)行及協(xié)調(diào)開展有著重要的資料支持作用，同時也對醫(yī)院的工作計(jì)劃與決策制定起著重要的依據(jù)支持影響。由此可見，檔案管理在醫(yī)院的建設(shè)管理與發(fā)展中有著非常重要的作用和意義，對醫(yī)院檔案管理工作的不斷強(qiáng)化和完善，也是推動醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)與發(fā)展的重要任務(wù)。

二、醫(yī)院臨床研究型檔案管理與應(yīng)用的現(xiàn)狀分析

（一）醫(yī)院臨床研究型檔案管理的現(xiàn)狀與問題分析

結(jié)合醫(yī)院臨床研究型檔案管理的工作開展現(xiàn)狀，其管理過程中存在的突出問題和不足，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

1.醫(yī)院臨床研究型檔案管理中對檔案信息的調(diào)取登記規(guī)范性不足。醫(yī)院臨床研究型檔案管理中，還存在對檔案的申請、登記、審核以及入庫等管理秩序缺乏，導(dǎo)致一些醫(yī)學(xué)檔案資料在未經(jīng)申請的情況下就進(jìn)行提取和應(yīng)用，從而對后續(xù)檔案管理工作開展及其流程的規(guī)范性形成不利，使醫(yī)院的檔案信息中一些有價值的資料內(nèi)容丟失，嚴(yán)重危害了醫(yī)院檔案信息的完整性，對其有效利用也十分不利。

2.醫(yī)院檔案管理的人員流動性較大。醫(yī)院臨床研究型檔案管理中，管理人員的流動性較大是其突出問題之一。由于醫(yī)院的綜合建設(shè)與管理發(fā)展中，缺乏對檔案管理重要性的充分認(rèn)識，導(dǎo)致對醫(yī)院檔案管理的人員配備也不夠合理，存在著較大的人員流動性問題和輪崗現(xiàn)象，部分醫(yī)院的檔案管理人員甚至為臨退休醫(yī)護(hù)人員或者是兼職人員，導(dǎo)致專業(yè)檔案管理人員明顯不足，因此，必然會對醫(yī)院檔案管理工作開展及其成效取得產(chǎn)生影響。

3.對科研檔案的收集難度較高。醫(yī)院臨床研究型檔案管理中，由于科研課題所涉及的數(shù)據(jù)資料本身較為分散且多樣化，再加上一些高校研究人員在課題研究過程中會面臨著畢業(yè)或者是面試單位等多種問題，另一部分研究人員則會遇到出國或者是到其他機(jī)構(gòu)去進(jìn)修等情況，都會導(dǎo)致與科研課題相關(guān)的一手資料信息流失嚴(yán)重，進(jìn)行資料收集的難度較高，因此，對醫(yī)院臨床研究型檔案管理工作的開展也會形成較大的不利影響。

4.跨科室與跨單位檔案的格式不統(tǒng)一情況較突出。醫(yī)院臨床研究型檔案管理中，還存在著年度檔案歸檔管理過程中，由于不同科室與單位的檔案整理格式不夠統(tǒng)一，再加上檔案信息的規(guī)范性不足，導(dǎo)致在統(tǒng)一管理和應(yīng)用中存在著較大的問題。此外，醫(yī)院的研究型檔案資料中，有一部分研究資料是分散存在于對應(yīng)的導(dǎo)師與研究人員手中，導(dǎo)致其在年度歸檔整理過程中無法形成統(tǒng)一、規(guī)范的格式，因此，也會對醫(yī)院的檔案管理工作開展形成不利影響。

（二）醫(yī)院臨床研究型檔案的應(yīng)用分析

結(jié)合醫(yī)院臨床研究型檔案的應(yīng)用情況，其中也存在著一些較為突出的研究與應(yīng)用相互脫節(jié)以及服務(wù)產(chǎn)品缺乏、檔案信息的共享性不足、研究成果轉(zhuǎn)化與利用緩慢等問題，嚴(yán)重影響了醫(yī)院研究型檔案管理的有效利用和健康發(fā)展。

1.臨床研究型檔案的研究與應(yīng)用脫節(jié)較為嚴(yán)重。醫(yī)院的臨床醫(yī)療及有關(guān)活動開展中，臨床醫(yī)生在針對某一病情進(jìn)行分析過程中，多會采用以往的病歷數(shù)據(jù)和信息成果開展輔助分析，而有關(guān)科研人員進(jìn)行相關(guān)課題研究過程中，也會運(yùn)用相同部分?jǐn)?shù)據(jù)進(jìn)行分析，并且二者在數(shù)據(jù)分析和運(yùn)用過程中的溝通明顯不足，從而造成醫(yī)院的臨床醫(yī)學(xué)檔案研究和應(yīng)用相互脫節(jié)情況發(fā)生，使一些重要的檔案信息并未被有效開發(fā)和利用。

2.對疾病領(lǐng)域的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)系統(tǒng)布局不足。醫(yī)院臨床研究型檔案是醫(yī)院內(nèi)各個疾病領(lǐng)域的有關(guān)信息記錄，并且為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)和研究等活動開展提供充分的資料支持。但是，由于醫(yī)院各類疾病信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)系統(tǒng)布局明顯不足，導(dǎo)致一些重要的檔案資料在新的研究開展中應(yīng)用明顯缺乏，從而對醫(yī)院臨床研究型檔案管理的有效應(yīng)用形成制約影響。

3.醫(yī)院臨床研究型檔案中的公共服務(wù)產(chǎn)品相對較少。當(dāng)前，醫(yī)院各類檔案信息中公共服務(wù)產(chǎn)品明顯較少現(xiàn)象十分突出。其中，像診療指南以及藥品說明書等檔案信息內(nèi)容，在醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)糾紛事件發(fā)生時，這類信息就是非常重要的依據(jù)，如果檔案管理和應(yīng)用中缺乏對這類產(chǎn)品信息的有效收集和管理，必然會影響醫(yī)院臨床研究型檔案管理及其應(yīng)用發(fā)展。

4.醫(yī)院臨床研究型檔案數(shù)據(jù)的科研再利用水平較低，導(dǎo)致其技術(shù)成果轉(zhuǎn)化和利用相對緩慢。臨床研究型檔案數(shù)據(jù)在醫(yī)院的業(yè)務(wù)開展與運(yùn)營過程中進(jìn)行有效轉(zhuǎn)化和利用，是實(shí)現(xiàn)其檔案價值與管理作用充分發(fā)揮的關(guān)鍵。當(dāng)前，醫(yī)院臨床研究型檔案中由于多數(shù)科研主題的創(chuàng)新性不足，對以往的數(shù)據(jù)資料應(yīng)用較多，導(dǎo)致其臨床研究型檔案中留存的技術(shù)成果轉(zhuǎn)化相對緩慢，必然會影響臨床研究型檔案的應(yīng)用發(fā)展。

（三）醫(yī)院臨床研究型檔案管理與應(yīng)用的強(qiáng)化對策

根據(jù)上述對醫(yī)院臨床研究型檔案管理和應(yīng)用現(xiàn)狀的研究，為促進(jìn)醫(yī)院臨床研究型檔案管理和應(yīng)用的不斷強(qiáng)化及提升，首先，在進(jìn)行醫(yī)院臨床研究型檔案管理中，應(yīng)注意從以下幾個方面進(jìn)行逐漸優(yōu)化。即

1.不斷提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合水平。醫(yī)院檔案管理工作由專業(yè)的管理人員進(jìn)行負(fù)責(zé)，并且在檔案資料與文件接收后的第一時間進(jìn)行及時驗(yàn)收和記錄管理，不斷提高自身的管理檔案認(rèn)識，嚴(yán)格按照醫(yī)院的檔案管理規(guī)定和要求執(zhí)行，確保各檔案資料能夠及時整理歸檔，同時加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)與提升，不斷提高自身的業(yè)務(wù)技能和管理水平，從而對醫(yī)院臨床研究型檔案管理及應(yīng)用發(fā)展進(jìn)行支持。

2.進(jìn)一步規(guī)范檔案信息的調(diào)取與登記流程。醫(yī)院檔案管理中，需要有關(guān)部門對檔案管理的信息調(diào)取和登記流程進(jìn)行不斷完善并規(guī)范，從檔案信息的申請到審核、調(diào)取等各個環(huán)節(jié)，都需要由專門的管理人員進(jìn)行負(fù)責(zé)，對紙質(zhì)檔案應(yīng)提前進(jìn)行電子資源備份，在審核通過情況下，需要通過安全平臺對調(diào)取檔案進(jìn)行發(fā)送，并及時記錄和管理，確保醫(yī)院檔案管理的精細(xì)化與規(guī)范化。

3.實(shí)現(xiàn)醫(yī)院臨床研究型檔案格式的標(biāo)準(zhǔn)化管理。醫(yī)院檔案管理部門在進(jìn)行檔案信息收集和管理過程中，應(yīng)根據(jù)其檔案資料的性質(zhì)與具體內(nèi)容，進(jìn)行相應(yīng)的檔案整理格式制定，并嚴(yán)格按照格式要求進(jìn)行整理歸檔，確保同一類型數(shù)據(jù)所采用的格式統(tǒng)一，從而為醫(yī)院檔案管理和應(yīng)用發(fā)展提供良好的支持。

其次，在對醫(yī)院臨床研究型檔案的應(yīng)用中，一方面應(yīng)注意加強(qiáng)對臨床研究與實(shí)際應(yīng)用檔案的有效結(jié)合，通過積極參與醫(yī)院臨床數(shù)據(jù)中心的建設(shè)，在定期的科研交流支持下，結(jié)合科研交流所討論的話題以及醫(yī)院臨床醫(yī)師的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和觀點(diǎn)，在檔案管理中針對有關(guān)資料進(jìn)行有效集中，并從臨床研究與應(yīng)用相互結(jié)合層面對其進(jìn)行管理和應(yīng)用，以確保臨床研究型檔案在醫(yī)院建設(shè)以及醫(yī)療服務(wù)開展中的價值作用發(fā)揮。另一方面，應(yīng)加強(qiáng)對醫(yī)院臨床研究型檔案中的公共服務(wù)產(chǎn)品信息和資料收集，并通過有效管理，促進(jìn)其醫(yī)院管理和發(fā)展中的有效應(yīng)用。醫(yī)院建設(shè)與管理中，應(yīng)鼓勵臨床人員和科研人員之間交流，并實(shí)現(xiàn)臨床數(shù)據(jù)信息與科研資料的有效整合，在檔案管理中通過對有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行分級分類提取和導(dǎo)出管理，使其形成相應(yīng)的公共服務(wù)產(chǎn)品，在網(wǎng)絡(luò)平臺中分享和應(yīng)用，以促進(jìn)臨床研究型檔案管理及其應(yīng)用價值發(fā)揮。此外，促進(jìn)醫(yī)院臨床研究型檔案的有效利用，還需要積極進(jìn)行相應(yīng)的疾病領(lǐng)域網(wǎng)絡(luò)化檔案平臺建設(shè)，在各級醫(yī)療機(jī)構(gòu)與有關(guān)單位的協(xié)同支持下，對醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)形式與結(jié)構(gòu)進(jìn)行創(chuàng)新，并促進(jìn)其網(wǎng)絡(luò)化信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理平臺上有效利用，從而實(shí)現(xiàn)能夠確保數(shù)據(jù)安全性的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫建立，以滿足醫(yī)院臨床研究型檔案管理與應(yīng)用的資源共享以及網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)需求，推動醫(yī)院臨床研究型檔案管理和應(yīng)用的發(fā)展。值得注意的是，針對醫(yī)院臨床研究型檔案管理和應(yīng)用中存在的技術(shù)成果轉(zhuǎn)化與應(yīng)用速度緩慢問題，在檔案管理和應(yīng)用過程中，還應(yīng)加強(qiáng)檔案收集與整理的效率，確保在高效的檔案收集與管理支持下，促進(jìn)其向著技術(shù)成果方向轉(zhuǎn)化和利用，進(jìn)而推動醫(yī)院研究型檔案管理的發(fā)展和提升。

三、結(jié)束語

總之，對醫(yī)院臨床研究型檔案的管理和應(yīng)用進(jìn)行研究，有利于促進(jìn)醫(yī)院臨床研究成果的有效轉(zhuǎn)化和利用，同時臨床研究型醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展，為我院醫(yī)療資源的不斷完善與醫(yī)療服務(wù)提升提供良好的支持，具有十分積極的作用和意義，值得進(jìn)行研究和關(guān)注。