強化檔案管理在國有企業內部控制環境構建中的作用

田杰

（吉林省股權基金投資有限公司，吉林 長春 130022）

檔案管理是國有企業運行發展的重要組成部分，可在國有企業改革中發揮重要作用。認清這種作用，明確制約發揮其作用的主要因素，采取有針對性的措施，發揮好檔案工作在深化國有企業改革中的作用，是值得我們認真研究的一個重要課題。在當今市場經濟環境下，一個企業要想長久、穩定發展就必須從多個方面構建企業內部控制環境，這也是讓一個企業有效控制資源和管理的關鍵。簡言之，企業只有內控才能發展好。而檔案作為企業發展至關重要的組成部分，直接反映企業歷年來的活動情況和發展現狀。為此，企業內部控制就必須將檔案管理作為重要環節進行把控和管理，國有企業也不例外，只有強化檔案管理，才能夠構建好國有企業的內控環境。

一、國有企業檔案管理的重要性

一方面，國有企業的檔案管理能夠詳細記錄企業的經營情況和管理內容，這是由于檔案主要以文字和數據的方式進行保留和保存，不僅涉及內容復雜且涵蓋范圍也十分廣泛?？梢哉f，檔案就是將企業發展歷程直接落實到字面表達上，將企業管理行為和內控制度進行全面且詳細地反映。另一方面，國有企業的檔案管理能夠幫助其不斷加強內部管理和監督，這是由于檔案具有真實性、全面性和規范性等特點，通過檔案管理能夠及時有效地審查當下企業活動是否合理，最大程度上幫助企業降低運行管理中可能存在的風險，避免經營損失的發生。

（一）能夠為企業的改革提供有力支持

企業檔案是對自身發展歷程的有效記錄，做好企業檔案管理工作，能夠幫助企業更好地推進企業經營管理、吸取發展經驗和教訓。尤其是在推進企業改革時，有效管理和利用檔案，能夠為企業改革的各項決策提供重要的依據性、參考性資料，提高各項決策的科學性，為企業的健康發展提供有力支撐。如企業在推出某些改革舉措時，必須參考前期的企業發展檔案資料中的相關信息，提高決策水平。

（二）能夠降低企業的財務風險

國有企業會計檔案管理的科學和規范，是保證企業正常且順利運營的重要基礎。在企業檔案管理工作中，會計檔案管理具有非常重要的作用。會計檔案記錄著企業發展過程中的每一筆資金變動情況，如果企業在改革過程中，能夠對會計檔案管理進行有效的管理和利用，并以此為基礎編制財務風險管理方案，將會使企業改革中的財務風險得到有效的控制，確保改革的順利推進與深化。

（三）能夠提煉企業文化

對于國有企業檔案管理部門和人員來說，在企業深化改革的過程中，比較重要的作用之一就是能夠幫助提升企業文化。企業文化是其工作人員精神面貌的重要體現，更是企業的靈魂所在，而很多企業的優秀思想文化都會在自身的檔案記錄當中凝聚。在這種情況下，如果能夠將檔案工作做好，將會幫助企業實現自身文化的有效總結和提煉，促進企業文化發展。這不僅能夠推動優秀企業文化的形成與發展，還能為相關改革工作提供思想引領，確保改革工作的有效落實。

（四）促進人力資源建設

在國有企業改革及人力資源管理過程中，檔案管理工作會起到重要作用。國有企業想要在激烈的市場競爭中求得生存與發展，應重視人才的培養與使用，知人善任。在選人用人時，應詳細查考用人檔案，如個人的健康狀況、思想道德情況、個人履歷情況，甚至是人際關系和家庭情況等，而這些都需要前期的人事檔案管理的真實性與可靠性作為保障。

二、國有企業檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理系統落后

大部分國有企業具有發展時間長和建立時間早的特點，因此在內部控制方面的諸多制度和水平均處于相對落后的狀態?，F階段，大部分國有企業仍然使用傳統檔案管理方法，根本無法適應新時代背景下檔案管理工作的要求和內容，而國有企業檔案管理涉及的信息量大、內容廣泛，甚至還涉及各個部門或上下級部門之間的溝通，這種相對落后的檔案管理方式無法真正做到全面的信息收集工作，會直接導致檔案管理系統收錄的信息不全面，從而增加了國有企業內部控制環境的構建難度。

（二）檔案管理人員綜合素質偏低

當前，國有企業檔案管理人員的綜合素質普遍偏低，無法做到檔案的細致化整理，而是僅僅對檔案進行簡單歸納，并未真正做到對檔案的審核和檢查，無法為企業內控管理提供切實的幫助。另外，國有企業中還存在兼職檔案管理工作的情況，身兼數職的工作人員無法分配給檔案管理工作更多的時間，嚴重降低工作效率和質量，且兼職檔案管理人員由于非固定性，人員流動情況十分常見，從而進一步增加了檔案管理工作和內控管理工作的困難。

（三）檔案管理保管條件較差

國有企業由于成立年限相對較長，因此國有企業的建筑構造相對落后，加之長時間且大量的業務處理必然占用更多的空間，檔案管理室內雜物繁多，且國有企業對檔案管理工作的重視程度不高，使得大部分檔案管理的保管條件較差，或即使有條件較好的保管環境，但諸如消防設置等安全設備缺失，一旦發生災害就會帶來嚴重損失。另外，大部分國有企業的計算機設備十分老舊，在進行檔案搜索時速度緩慢等問題無疑增加了檔案管理人員的時間成本。

（四）檔案管理成本偏高

由于大部分國有企業在組織工程項目過程中檔案管理內容的缺失，致使檔案管理工作不僅在技術上落后，在成本上也普遍偏高。因此，很多國有企業僅僅針對工程項目中涉及的重要數據和資料進行收集和整理，而對圖片、視頻等可能增加管理成本的檔案選擇丟棄，以實現成本的節約。

三、國有企業內部控制環境構建中檔案管理的改進策略

（一）完善國有企業檔案管理系統

應以綜合性檔案管理中心為依托，建立健全企業檔案管理制度，結合企業業務流程及工作經營環節，編制嚴格的檔案資料管理流程，對每個環節的檔案資料、數據進行精確描述，并分類管理，從而精細化管理各類檔案。國有企業內部相關部門如有檔案資料變化或更新，就應按照制度嚴格執行，快速上報，便于綜合性檔案更好管理，提升檔案管理的準確性和實時性。國有企業需積極改進和更新檔案管理系統，一方面，需建立與當前管理制度相符的新型檔案管理安全標準，以檔案收集和檔案安全管理為主要方向制定計劃并形成標準，經反復核查規范后予以實施。同時，完善后的檔案管理系統需做到權責明確，避免工作內容不清晰而導致工作疏漏，且檔案管理人員需按時上報工作內容和進度，及時發現問題并提出解決對策。此外，國有企業檔案管理須順應信息時代發展，積極推進電子檔案管理的落實和實施，并努力做到通過電子檔案實行數據處理和分析，便于更好地進行企業內部控制和風險防范。

（二）提高檔案管理人員綜合素質

要想更好地建立國有企業內部控制環境，就必須重視人才的培養。信息化時代背景下，國有企業檔案管理部門也不例外，需積極培養和提高現有檔案管理人員的綜合素質，通過培訓、學習和考核的方式將先進的檔案管理技術和方法傳授給檔案管理人員，循序漸進地提升現有檔案管理人員的綜合素質。另外，國有企業可通過社會招聘或校園招聘的方式，面向社會大力引進具有高技術、高素質的檔案管理人才。在夯實檔案管理人才基礎的同時還要切實有效地提高檔案管理部門的工作能力和工作效率，確保檔案管理工作質量，更好地構建國有企業內部控制環境。應將企業經營管理過程中所產生的信息資料整合管理，納入檔案管理范圍。應對企業經營管理資料有一個基礎性的掌握，熟悉各部門資料分類內容，更好地掌握具體的經營管理業務信息，并能夠進行全面的監督和把控。當信息產生時，檔案系統能夠快速地自動捕捉相關信息檔案資料，按標準規范進行存儲和管理。

（三）積極改善檔案管理保管條件

要想改善檔案管理保管條件就必須加大檔案管理部門的資金投入，及時更新檔案管理部門內的基礎設施和軟硬件設備，建立檔案查閱資料室用于檔案存放、和保管，做好檔案功能分區，便于日后查找。同時，在檔案管理部門內部還需設立專用的檔案柜、打印機、電腦等，便于檔案資料更有序、更合理、更規范的管理，做到按時更新、及時整理、嚴謹歸納，真正實現檔案管理保管條件的改善。由于檔案管理跨越的部門較多，保障企業檔案資料完整性的難度較大，有時會發生檔案破損或丟失等現象，如財務檔案中的原始票據較多，且不同單位的票據規格和材質不同，在翻閱和存儲時很容易發生票據破損問題。此時，需要財務部門指派專人對票據和憑證進行過程管理，詳細記錄每個票據信息，努力保障財務信息的完整性

（四）通過信息化平臺實現成本控制

國有企業檔案管理部門在實現信息化管理創新的同時也要做好成本控制，一方面，需對現有的檔案資料進行信息化處理和管理，從多個方面入手實現成本控制。同時，積極利用信息化傳播溝通渠道進行檔案成本的考察和預估，對從各個部門收集的檔案信息進行匯總并制定成本方案，通過方案內容預估企業效益，尤其要針對檔案管理部門內的收支情況做到及時跟進和掌握，對不同階段內檔案管理工作進行充分調查和分析，從根本上幫助國有企業檔案管理部門適應當下市場變化的要求，提升檔案管理成本預算準確性，實現更優質的內部控制環境。

當下，國有企業內部控制環境構建在檔案管理方面尚存在諸多問題，檔案管理系統落后、檔案管理人員綜合素質偏低、檔案管理保管條件較差和檔案管理成本偏高都是影響國有企業內部控制環境構建的重要因素。為此，需要通過積極改進和更新國有企業檔案管理系統、提高檔案管理人員綜合素質、積極改善檔案管理保管條件以及控制成本實現內部控制環境的有效構建，才能保障國有企業的長期穩定發展。