推進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理水平提升的對策

梁殿鈺

（齊齊哈爾市不動產(chǎn)登記中心，黑龍江 齊齊哈爾 161000)

引言

房地產(chǎn)檔案管理工作的有效開展，進(jìn)一步為相關(guān)工作開展奠定了基礎(chǔ)。隨著新時期房地產(chǎn)項(xiàng)目的不斷增多，如何高效地開展房地產(chǎn)檔案管理工作需要不斷進(jìn)行實(shí)踐與探索，從而總結(jié)科學(xué)的管理方式，全面的應(yīng)用到實(shí)踐管理過程，從而保證房地產(chǎn)檔案管理工作質(zhì)量，具體分析如下。

一、新時期房地產(chǎn)檔案管理的特點(diǎn)

作為檔案的一種，房地產(chǎn)檔案與其他類型的檔案相似，但其同時也具有一定的特殊性。首先，房地產(chǎn)檔案具有較強(qiáng)的綜合性，其涉及范圍相對較廣，并且前期準(zhǔn)備過程中使用的材料如設(shè)計方案和可行性論證材料等都包括在內(nèi)，且銷售與售后等服務(wù)過程相關(guān)材料也涵蓋其中。檔案的內(nèi)容則包括經(jīng)濟(jì)核算、文書檔案和工程技術(shù)等等部分。其次，房地產(chǎn)檔案存在著較強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性，并且在歸檔時間方面具有較大的時間跨度。正是由于這一特性，單體項(xiàng)目通常需要耗費(fèi)兩年甚至更長的時間，以完成理想、決策、施工、竣工、驗(yàn)收、銷售和售后服務(wù)等流程；若項(xiàng)目選擇分期分批開發(fā)的方式，則會花費(fèi)三年甚至更長時間。此外，房產(chǎn)檔案中包含了項(xiàng)目的所有資料，并且與時間無關(guān)。再次，房產(chǎn)資料的原始資料來源相對廣泛，并且在進(jìn)行文獻(xiàn)歸檔的過程中，相關(guān)人員和部門數(shù)量也較多。

在社會主義市場經(jīng)濟(jì)的宏觀背景下，房地產(chǎn)檔案管理水平的提升顯得尤為重要。一方面，對房地產(chǎn)檔案進(jìn)行有效的管理能夠?qū)Ρ拘袠I(yè)產(chǎn)生決定性的影響，尤其是在全面深化改革的關(guān)鍵階段。另一方面，由于房產(chǎn)市場流通的加速，對房地產(chǎn)檔案進(jìn)行合理的管理也應(yīng)當(dāng)對這一方面進(jìn)行兼顧，并且切實(shí)避免產(chǎn)生房產(chǎn)糾紛等不良事件，力求使用法律手段和途徑提升房產(chǎn)住戶的核心。

二、房地產(chǎn)檔案管理的意義

在房地產(chǎn)檔案管理的過程中，最核心的內(nèi)容是管理房地產(chǎn)的實(shí)時產(chǎn)權(quán)狀態(tài)。這種管理方案的重要性在于其能夠?qū)Ψ康禺a(chǎn)的產(chǎn)權(quán)進(jìn)行登記管理。一般情況下，房地產(chǎn)檔案管理的流程包括立卷整理、分類并歸檔、識別鑒定、存儲、檢索、統(tǒng)計、編研和利用等等。其中，最重要的環(huán)節(jié)在于對房地產(chǎn)檔案資源的管理，因?yàn)檫@些檔案是房地產(chǎn)信息的有效反應(yīng)，若房地產(chǎn)信息被浪費(fèi)則會造成嚴(yán)重的住房限制問題。同時，合理利用房地產(chǎn)檔案還能夠促進(jìn)對相關(guān)市場的調(diào)研工作，以便于政府職能部門采取更加具有針對性的手段進(jìn)行宏觀調(diào)控。當(dāng)下，供不應(yīng)求的現(xiàn)象在房地產(chǎn)市場中已屬常見，為進(jìn)一步促進(jìn)供需的平衡化，應(yīng)當(dāng)采取必要措施對房地產(chǎn)檔案進(jìn)行有效的管理。除此之外，合理管理房地產(chǎn)檔案還能夠?qū)Τ捶康冗`法行為進(jìn)行打擊，以規(guī)范市場動向。

三、做好房地產(chǎn)檔案管理工作的策略

（一）構(gòu)筑健全的房地產(chǎn)檔案管理制度

在對房地產(chǎn)檔案進(jìn)行管理的過程中，需要遵循的原則首先是管理方案的科學(xué)性問題。管理人員應(yīng)當(dāng)從單位的實(shí)際情況入手，采取合理有效的檔案管理方法，且應(yīng)當(dāng)兼顧房地產(chǎn)檔案的共性與特性，為房地產(chǎn)買家和賣家提供良好的服務(wù)。其次，在建立約束機(jī)制的過程中應(yīng)當(dāng)注重其交互性。即在管理房地產(chǎn)檔案時不能只著眼于員工，而且應(yīng)當(dāng)上升到領(lǐng)導(dǎo)階層，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)做出的決策和指令能夠?qū)Ψ康禺a(chǎn)檔案的動向產(chǎn)生決定性的影響。此外，在進(jìn)行房地產(chǎn)檔案管理制度的執(zhí)行過程中，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)本著嚴(yán)肅、認(rèn)真、負(fù)責(zé)的態(tài)度，建立健全一套完備的獎懲措施，從而充分體現(xiàn)制度本身的權(quán)威性與約束性，使相關(guān)制度能夠得以切實(shí)的落實(shí)，而非僅僅流于表面功夫。

（二）提升房地產(chǎn)檔案管理人員的素質(zhì)

房地產(chǎn)檔案管理的質(zhì)量在很大程度上取決于檔案管理人員自身的素質(zhì)。因此，相關(guān)單位或部門應(yīng)當(dāng)采取必要措施切實(shí)提升房地產(chǎn)檔案管理人員的素質(zhì)，對其進(jìn)行培訓(xùn)工作，使其知識儲備量不斷增加、專業(yè)素養(yǎng)不斷提升。同時，應(yīng)當(dāng)鼓勵管理人員學(xué)習(xí)新方法與新技術(shù)，從而促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。與此同時，科學(xué)準(zhǔn)確的人員職能定位也是必不可少的。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，信息量呈指數(shù)增加，因此檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備足夠強(qiáng)大的處理和管理信息的能力，并且還應(yīng)當(dāng)利用先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備，對大量且冗雜的房地產(chǎn)檔案信息進(jìn)行科學(xué)、合理的管理。為此，房地產(chǎn)檔案管理的工作人員應(yīng)當(dāng)在接受單位組織的培訓(xùn)工作的同時，利用業(yè)余時間進(jìn)行自主學(xué)習(xí)，以實(shí)現(xiàn)自我提升；同時也應(yīng)當(dāng)端正學(xué)習(xí)態(tài)度，明確與時俱進(jìn)的重要性和必要性。對于房地產(chǎn)相關(guān)單位和管理工作者而言，應(yīng)當(dāng)重視對檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升，并且規(guī)范地組織各項(xiàng)培訓(xùn)工作，力求每一位房地產(chǎn)檔案管理人員都能夠發(fā)揮出自身的獨(dú)特優(yōu)勢，為提升工作效率而不斷努力。

（三）房產(chǎn)檔案管理趨向科學(xué)化和規(guī)范化

在對房地產(chǎn)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理的過程中，首先應(yīng)當(dāng)對各個工作環(huán)節(jié)之間的過渡進(jìn)行合理地安排，保證其能夠有序進(jìn)行，從而實(shí)現(xiàn)為社會提供有價值的服務(wù)的檔案管理目標(biāo)。在具體的工作中，應(yīng)當(dāng)以實(shí)際情況為準(zhǔn)，并且參考相應(yīng)的技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，例如對檔案進(jìn)行正確的歸檔、分類與規(guī)范的編號標(biāo)注等等。同時應(yīng)當(dāng)對借閱工作進(jìn)行規(guī)范，在進(jìn)行檔案整理和裝訂的過程中應(yīng)當(dāng)借助計算機(jī)進(jìn)行。其次，應(yīng)當(dāng)提升檔案管理工作人員對本職工作的認(rèn)識和理解程度。為實(shí)現(xiàn)這一目的，應(yīng)當(dāng)采取開展員工培訓(xùn)、加強(qiáng)指導(dǎo)力度等方式。就當(dāng)下情況看，我國不同地區(qū)的房地產(chǎn)檔案管理方式和回檔方式有所差異，因此在進(jìn)行立卷歸檔時，應(yīng)當(dāng)對其進(jìn)行針對性的檢查，以提升檔案管理工作的科學(xué)性和高效性。為此，一套合理且規(guī)范的檔案管理信息化技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)呼之欲出。這是實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)與前提。回望過去，在對房地產(chǎn)檔案信息進(jìn)行調(diào)取和使用的過程中，首先應(yīng)當(dāng)對使用者的身份進(jìn)行驗(yàn)證，并且判斷其調(diào)取信息的目的，其次才能夠根據(jù)其要求進(jìn)行檔案信息的調(diào)取；當(dāng)信息使用完畢后，應(yīng)當(dāng)再次對信息進(jìn)行核查，并且將其歸檔進(jìn)入原來的位置。這一過程雖然步驟嚴(yán)謹(jǐn)，但相對繁瑣，且難以避免各種紕漏，因此難以進(jìn)行規(guī)范。為此，應(yīng)當(dāng)將信息化的現(xiàn)金管理技術(shù)引入檔案管理過程，建立信息化、集中化的管理系統(tǒng)，從而對檔案信息的調(diào)取標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，且能夠簡化檔案調(diào)取與再歸檔的步驟。為此，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫，并且對檔案的目錄進(jìn)行細(xì)分與完善。同時，還應(yīng)當(dāng)推進(jìn)檔案信息的無紙化進(jìn)程，以電子數(shù)據(jù)代替紙質(zhì)檔案。在數(shù)據(jù)庫中，完成身份驗(yàn)證的使用者只需進(jìn)行檢索即可對需要的信息進(jìn)行調(diào)取，使用完畢后還能夠使其自動歸檔，且這種管理方式能夠切實(shí)保證檔案數(shù)據(jù)的安全性。

（四）轉(zhuǎn)變管理思路，提高服務(wù)效率

首先，檔案管理單位或部門的領(lǐng)導(dǎo)階層應(yīng)當(dāng)對員工進(jìn)行鼓勵，將“人性化檔案管理模式”的理念進(jìn)行傳遞，使員工意識到這種管理方式的重要性，并且能夠在今后的工作中逐漸進(jìn)行調(diào)整，從而促進(jìn)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。其次，應(yīng)當(dāng)對檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平進(jìn)行提升。新時期對檔案管理工作人員提出了新的要求，其中，創(chuàng)新意識與積極性是最為重要的。工作人員應(yīng)當(dāng)打破傳統(tǒng)模式的束縛。再次，管理人員應(yīng)當(dāng)從實(shí)際情況出發(fā)，大膽對管理模式進(jìn)行改革和突破，以促進(jìn)管理效率的提高。在這一過程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)意識到人們生活觀念與生活模式的變化，并且判斷其對房地產(chǎn)檔案的需求的變化，從而有效提升檔案管理的個體化、專業(yè)化，循序漸進(jìn)地對傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行變更，是檔案資料的收集、分類與更新過程都能夠有序進(jìn)行，且應(yīng)當(dāng)保證檔案資料的完整性和安全性。對于事業(yè)單位而言，其應(yīng)當(dāng)意識到客戶的身份對檔案管理要求的影響，因?yàn)椴煌目蛻魰岢霾煌囊螅覒?yīng)當(dāng)保證檔案的更新頻率。此外，隨著市場情況的變化，檔案信息服務(wù)應(yīng)當(dāng)隨之而發(fā)生變化。為此，管理人員應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確把握當(dāng)前的市場情形，從而保障房地產(chǎn)檔案管理的科學(xué)性和有效性。綜上所述，堅持主動服務(wù)、提升自身影響力是新時期對房地產(chǎn)檔案管理提出的新要求，相關(guān)個人、部門與單位應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路，不斷提升房地產(chǎn)檔案服務(wù)的效率。

（五）提升檔案信息的抗風(fēng)險能力

為進(jìn)一步促進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理效率的提升，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)注重提高檔案信息的抗風(fēng)險能力，即采取必要措施進(jìn)行風(fēng)險評估、管理與開展相關(guān)教育，從而促進(jìn)檔案信息抗風(fēng)險能力的提高。房地產(chǎn)檔案信息的安全性包括信息載體的可讀性和保密性、計算機(jī)系統(tǒng)的可靠性與計算機(jī)運(yùn)行的穩(wěn)定性，以及知識產(chǎn)權(quán)的合法性等等。舉一個簡單的例子，當(dāng)遭遇嚴(yán)重自然災(zāi)害如海嘯、地震時，大量的房屋會遭到破壞，此時若房地產(chǎn)檔案信息不健全，則這些損壞的房屋則難以獲得及時和足夠的索賠。就當(dāng)下情況而言，我國的房地產(chǎn)信息管理正在朝著信息化的方向逐步邁進(jìn)，但信息管理的安全性問題仍然亟待提升。為此，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)給予足夠重視，在互聯(lián)網(wǎng)平臺資源共享的背景下，切實(shí)采取措施保障檔案信息安全。

結(jié)束語

總之，隨著新時期發(fā)展，房地產(chǎn)檔案管理工作水平不斷提高。房地產(chǎn)企業(yè)要充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路，積極引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提升管理水平和利用效率，為房地產(chǎn)建設(shè)事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展提供有效支持。