精細化管理在醫院檔案管理中的實施途徑探索

石青

（浙江省立同德醫院，浙江 杭州 310012）

前言：醫院當中的檔案資源屬于醫院實現健康長遠發展的一個重要數據資源，做好此類資源的開發和利用工作，可以確保醫院在激烈的市場競爭中站穩腳跟，不斷地增強自身核心競爭力，有助于推動醫院持續向好發展。現階段大多數醫院都已經針對檔案管理工作開展了信息化建設，為了可以進一步提高檔案管理有效性，應注重打破傳統管理思維，積極主動地融入精細化管理，持續提高檔案管理的全面性、規范性、細致性，以此來為醫院長遠發展提供支撐。

一、醫院檔案管理工作的重要性分析

在我國經濟社會持續高速發展的背景下，社會上各行各業在贏得良好發展空間的同時，也開始面臨更為激烈的市場競爭。對于醫院來講同樣如此，而一所醫院想要在市場競爭中有效站穩腳跟，不斷增強自身綜合競爭實力，便需要高度重視自身內部檔案管理工作的順利高效開展。對于醫院檔案來講，其涉及到了醫院日常運營過程中方方面面的數據信息，承載著醫院的歷史發展軌跡、醫院文化以及各類醫療工作內容，可以為醫護人員開展各項工作提供重要的數據信息參考，也可以為醫院發展規劃提供強有力的數據信息支撐。在實際工作當中，如果檔案管理工作未能做好，很容易出現檔案信息過于混亂的問題出現，進而對醫護人員各項工作的實際效率和質量都會產生嚴重影響，甚至影響到醫院自身的長遠健康發展。所以，為了避免此類問題出現，必須要切實做好醫院檔案管理工作，作為檔案管理人員，不但要有嚴謹、認真、負責的工作態度，同時還有良好的創新發展意識，要可以結合時代發展變化以及國家相關法規和政策，積極主動地革新和優化檔案管理工作，以此來保證檔案管理的有效性，從而助推醫院實現健康長遠的發展[1]。

二、精細化管理有效融入到醫院檔案管理的重要意義研究

（一）有助于醫療服務水平的進一步提高

現階段，精細化管理已經逐漸發展為一種極為重要的理論，并且被社會上各行各業進行廣泛應用。對于精細化管理來講，其強調的是管理方面的細致化，追求的是精益求精。將其切實落實到醫院檔案管理工作當中，可以全面優化檔案管理工作的任何環節，使其得到有效分解細化，有助于更有針對性以及更為精準地為醫院各種醫療服務有效提供數據信息保障，從而實現理論與實踐之間的完美結合，助推醫院醫療服務水平不斷提升[2]。

（二）能夠有效解決醫患矛盾

對于醫院來講，醫患關系始終都是一個重點內容，也是社會廣泛關注的焦點話題，現階段，隨著醫療服務意識不斷增強，如何有效調和醫患矛盾逐漸成為醫院日常工作當中的一個重要內容。而在這個過程中良好的檔案管理工作，可以發揮出提供充分證據的作用，比如說：遇到曾經出現過的某個醫患問題，通過精細化管理檔案管理人員可以借助對相關檔案資料的有效分析，來幫助醫護人員有效解決類似的醫患矛盾或者是降低誤解出現的可能性，從而提高服務質量。除此之外，通過對精細化管理的有效運用，還能夠進一步規范醫院自身的檔案管理機制，使得以往管理不標準、不規范以及患者信息滯后等相應問題得到解決，有助于促使檔案資源成為解決醫患問題的一個重要支撐，還可以進一步打造出較為良好的醫療服務氛圍。

（三）能夠更好地發揮檔案價值

隨著新醫改以及檔案信息化建設的持續推進，醫院檔案管理過程中更加注重深入挖掘以及發揮檔案信息資源的價值，借助精細化管理能夠與現代信息技術展開深度結合，促使醫療檔案利用效率不斷提高，使得檔案信息資源可以轉變為一種數字化的即時信息，可以直接服務醫院的各個部門或者是醫護人員，也可以直接應用到患者身上，從而改變信息不對稱以及信息滯后的局面，有助于提高醫療服務以及各項工作的順暢性。

三、醫院檔案管理當中針對精細化管理的實施路徑研究

（一）從檔案管理的整理方面實施精細化管理

對于醫院檔案管理當中的整理來講，主要指的是對醫院檔案做出有效分類，在此環節實施精細化管理，主要指的是切實將一系列有價值的相應檔案資料進行歸檔存儲，然后將一些無價值的檔案信息資料進行刪除，以此來促使醫院檔案轉變的更加精簡，不但可以節省檔案用房或者是存儲空間，也可以達到醫院檔案規范化以及有序化管理的目的。一般來講，醫院檔案涉及到的類型以及來源非常多，同時數量非常龐大，呈現出了較強的分散性、大量以及凌亂等明顯特征，想要切實發揮檔案的價值和作用，整理工作必不可少，作為檔案管理人員可以結合“價值鑒定理論”來對檔案當中所有資料信息的有無價值性做出科學合理的判斷，然后根據相關標準和要求，開展篩選、歸檔，以此來簡化醫院當中的文檔資料，達到“棄其糟粕，取其精華”的目的。具體需要歸檔的文件如下：

一是，上級機關下發的一系列文件資料，例如：會議文件、法規性文件以及一些重要批示等。

二是，醫院當中的重要文件，例如：會議材料、大事記以及醫院當中的規章制度還有歷史沿革等。

三是，醫療技術資料，例如：各類醫療事件鑒定書、重要的病歷信息以及相應醫療衛生法規等。

四是，科研資料，例如：課題計劃、具體成員名單、一系列申請書、鑒定書以及相關論文等。

五是，基建材料，例如：醫院基建項目合同、實際施工方案以及驗收材料等。

六是，設備儀器材料，例如：各類設備儀器采購方面的申請書、實際使用記錄或者是維修記錄等等[3]。

（二）在檔案管理的整頓環節實施精細化管理

對于醫院檔案管理而言，整頓主要指的是將一系列有價值檔案資料做出科學合理的歸置，同時做好相關標識，這樣可以為后續檔案資料的查詢以及利用等提供較強的便利性，此環節的精細化管理，應該結合醫院檔案的一系列不同類型，然后由一些不同的部門進行負責，并且合理設定相應的存放區域。具體精細化管理策略如下：

一是，針對醫院行政辦公室陸續產生的一系列有價值檔案，需要交由辦公室人員開展收集、整理工作，如醫院有檔案管理系統，可由辦公室人員負責整理上傳，然后由檔案管理部門集中進行存檔，紙質檔案存在檔案室（下同）。

二是，針對醫院人力資源部門的一系列有價值檔案，需要交由人力資源部門相關管理人員負責收集以及整理，并上傳至檔案管理系統，然后由檔案管理人員負責進行存檔。

三是，針對醫院財務部門出現的有價值的資料信息，需要由財會人員負責收集以及整理，并上傳至系統，然后由檔案管理人員負責存檔。

四是，針對醫院經營類檔案資料，例如：績效考核、各個部門工作計劃或者是各大病種實際治療檔案等，需要交給經營部進行存檔，而對于經營部的一系列管理制度或者是會議資料等，需要交由檔案管理部門進行歸檔。

五是，針對醫院醫務類資料，必須要交由醫務部門負責收集以及整理，然后再上傳至系統，由檔案管理人員進行歸檔等。

在有效明確檔案具體負責部門以及負責人還有歸檔區域之后，還需要要求各個部門的相關工作人員切實依照規范好的分類以及時間來開展檔案資源的整頓工作，在此基礎上做好相關標識，對于數字化檔案同樣如此。除此之外，還需要結合醫院自身的檔案管理制度，嚴格明確檔案的具體存放期限，并且對檔案資料做好順序排列工作，同時逐頁進行編號；對于檔案資料原件、復印件或者是底稿等也需要給出明確規格和要求，并且需要部門負責人經過審定簽字之后方可進行歸檔[4]。

（三）從制度方面實施精細化管理

想要保證醫院檔案管理實現精細化管理，逐步提高管理成效，便需要注重從管理制度方面落實好精細化管理，盡可能地讓制度更加精細健全，從而確保檔案管理工作的各個環節、各個方面都有制度可依，出現問題有規章可循，從而進一步提高檔案管理的規范性、科學性以及嚴謹性[5]。

首先，責任制度的精細化。醫院領導者應該充分認識到唯有切實明確好相關責任才能夠持續提高檔案管理效率，所以一定要細化制定檔案管理責任制度，切實將各項責任有效落實到各個部門以及個人頭上，對此可根據上述整頓方面的內容進行責任的詳細劃分，然后與績效進行掛鉤，這樣不但可以明確各個部門以及相關責任人具體職責和工作目標，同時還可以借助績效約束其思想和行為，有助于提高管理成效。

其次，管理制度的精細化。切實結合《檔案法》當中的內容，并根據醫院自身實際情況，科學合理地制定一系列檔案管理制度，例如：一是檔案安全管理制度，二是檔案保密制度，三是檔案移交制度，四是檔案保管制度，五是檔案統計制度，六是檔案銷毀制度等，同時詳細制定各項制度的具體內容，確保管理工作擁有較為良好的科學性、法制性以及規劃性等鮮明特征。

最后，細化制定獎懲制度。對于獎懲制度來講，是確保各項管理制度順利執行的一個重要前提，更是對管理者思想和行為做出有效約束以及規范的關鍵，所以獎懲制度應盡可能地細化，在堅持“以人為本”的原則下，細分獎懲等級、獎懲事項以及獎懲方式等，以此來與各項管理制度配合，推動檔案精細化管理確切落實。

結語：綜上所述，在新時代背景下，隨著醫療改革的不斷深入，以往較為傳統的醫院檔案管理模式很難再有效滿足一系列新需求，也無法再充分發揮檔案信息資源的價值和作用，所以有必要將精細化管理模式進行引用，以此來提高檔案管理成效。文章先是分析了醫院檔案管理的重要性以及精細化管理的重要意義，并基于此，探討了醫院檔案管理落實精細化管理的路徑，以此來推動醫院檔案管理工作不斷向好發展。