試論信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創新

梁曉

（綏芬河市衛生計生綜合監督執法局，黑龍江 綏芬河 157399）

辦公室文書檔案管理作為機關事業單位制定工作計劃和業務決策的一項重要依據，對于促使機關事業單位的可持續發展具有巨大的作用和意義。但是隨著我國步入信息社會，機關事業單位在業務往來過程中出現的數據越來越多樣，越來越復雜，這樣也就對辦公室文書檔案的日常管理工作提出了更新的、層次更高的要求[1]。采用傳統管理方法對辦公室文書檔案進行管理，在管理過程中存在著管理數據復雜、管理效率低下、文檔資料極易損毀等諸多的問題，根本不能滿足現代社會對機關事業單位提出來的新的要求。基于信息社會，辦公室文書檔案管理工作中融入先進的計算機信息技術，能夠有效地對管理效率進一步提升，同時這也是辦公室文書檔案管理工作順應時代發展潮流進行改革和創新的方向。

一、現階段管理辦公室文書檔案工作中存在的一系列問題

（一）沒有給予管理辦公室文書檔案工作充分的重視

現階段我國事業單位在應對日益激烈的市場競爭的時候，過于重視追求最大化的經濟利益，這樣就導致事業單位所有的生產經營活動都圍繞業務進行，從而忽視了管理辦公室文書檔案工作的開展。事業單位的辦公室工作具有繁瑣性，相關工作人員在管理辦公室文書檔案的時候會盡量縮短時間，不能把管理辦公室文書檔案的效果充分地發揮出來，不能及時和有效的反饋管理成果，對于事業單位的可持續發展來說是極為不利的。

（二）辦公室文書檔案管理制度不具備完善性

辦公室相關工作人員應該把辦公室文書檔案放到檔案室專門的地方進行管理，但是我國現階段大部分的事業單位并不重視管理辦公室文書檔案工作的實施，沒有建立相應的完善的管理機制，工作人員經常不對辦公室文書檔案進行及時的歸檔存放，導致辦公室文書檔案到處亂放，查找和管理的時候就會出現很多不必要的麻煩。另外，管理辦公室文書檔案工作相對簡單，很多的事業單位沒有專門的管理辦公室文書檔案的工作人員，都是各個部門的工作人員自行存放相應的辦公室文書檔案，并且沒有進行相應的記錄，這樣一旦辦公室文書檔案出現問題很難找到直接負責人，不利于事業單位辦公室工作的順利進行。

二、基于信息社會大背景改革和創新辦公室文書檔案管理工作的有效途徑

（一）基于信息社會大背景辦公室文書檔案管理需要對檢索系統進行建設

辦公室文書檔案實際管理工作中需要從以下兩個角度建立檢索系統，其一，辦公室文書檔案的檢索系統需要具備安全性、完整性；其二，辦公室文書檔案的檢索系統需要為歸檔和查找工作提高便利[2]。簡單地來說可以把辦公室文書檔案的檢索系統分為普通和重要兩種文檔。對那些普通辦公室文書檔案構建檢索系統的時候只需對簡單條目如時間、名稱、存放地址等進行設置即可，如果需要對其進行借閱，只需要通過檢索系統找到所對應的現實中的文件柜編號就可以找到；對那些價值大、保密性強、具有版權的重要性文檔不但需要建立紙質的原始文件，還需要建立相對應的電子文檔[3]。要把原始文件在保險柜進行放置，在內部人員需要借閱的時候，可以使用掃描件，得不到領導的許可，這部分辦公室文書檔案是不能進行外借的。

（二）基于信息社會大背景辦公室文書檔案管理需要定期對過期文檔進行清除

辦公室文書檔案管理過程中會出現大量的已經過期的具有普通特性的文檔，這部分辦公室文書檔案在最初還具有一定的價值，但是隨著時間的推移，就會變成一堆廢紙[4]，如果一直對這些辦公室文書檔案進行保存和管理，不僅需要占據一定的空間，還會對緊缺的辦公資源造成一定程度的浪費，同時還容易混入其他文件中，不管是對借閱還是查找都會帶來巨大的麻煩[5]。因此管理辦公室文書檔案對已經失效的文檔進行定期的清理，能夠對管理辦公室文書檔案的工作效率和質量起到進一步提升的作用。如果是電子文檔可以直接刪除，如果是紙質文檔可以再次利用，然后進行粉碎處理[6]。對于那些具有重要特性的辦公室文書檔案來說，雖然需要儲備的時間長、具有高的價值，但是依然存在失效的問題，并且如果長時間的保存已經失效的重要文檔，會有潛在的風險，因此及時地進行清理也具有重要的意義。對重要文檔進行清理，一定要得到主管領導的允許。

（三）基于信息社會大背景辦公室文書檔案管理需要對監督和抽查相關的機制進一步完善

很多工作人員甚至是單位領導都認為管理辦公室文書檔案的工作只是普通性質的行政管理工作，但是事業單位的特殊性決定了這些文檔具有重要的價值。因此，作為事業單位的領導層需要給予管理辦公室文書檔案工作的重視，要結合本單位的實際情況建立和完善相關的監督和抽查機制。當管理人員需要對辦公室文書檔案進行借閱的時候可以順便對文檔的管理工作進行檢查[7]。針對那些具有重要特性的辦公室文檔要定期進行抽查。開展管理辦公室文書檔案工作的最終目的是為資料信息提供基礎安全保障，以及為查找和使用提供便利[8]。因此，要對管理辦公室文書檔案的工作利用信息技術進行有效的變革和創新，要建立安全性高的安保系統。辦公室文書檔案信息資源的安全性關系到事業單位職能的實現。

結束語

基于信息社會辦公室文書檔案的管理工作面臨著新的機遇和挑戰，也為其的改革和創新指明了新的道路。因此，我國機關事業單位在現階段要從信息化的角度對辦公室文書檔案管理工作進行有效的改革和創新，利用全新的管理理念和管理技術來對傳統管理方式所表現出來的缺陷進行有效地彌補，這樣才能有效地對管理辦公室文書檔案的工作效率和質量進一步的提升，才能從根本上對機關事業單位自身所具有的市場競爭能力進一步的提升，才能促使其可持續的發展。