論檔案管理員如何做好檔案管理工作

曾凡雪

（黑龍江省綏化市北林區社會保險事業中心，黑龍江 綏化 152000）

一、完善檔案管理建設的原因

（一）順應時代信息化的發展

隨著社會經濟的迅猛發展，我國目前已經歷經了多次產業技術革命，這其中信息技術革命可以看作是一次十分可圈可點的技術產業革命，伴隨著國民生活水平的穩步提高，信息技術也在不斷的與時俱進中，科學技術水平也在大踏步地向前邁進中，我們在日常的學習生活中越來越離不開信息化所帶給我們的便利，在各個行業中起著不可或缺的作用，信息資源在生活和工作中的重要性也在逐漸增高，大大地提高了企事業單位的工作效率與結果準確性，信息資源的發展與檔案資料是不可分割的，所以與檔案資料相關的管理工作也開始逐漸受到了社會的重視，特別是近年來信息資源的管理在社會發展中起著舉足輕重的作用，企、事業單位也在順應信息化時代的發展加強了信息化的相關建設，對于檔案管理的工作也是要求越來越高，所以在信息化時代的大背景下，完善檔案管理的相關一系列建設也是我們當前的必然選擇。

（二）提升檔案管理員的工作效率與質量

在檔案管理中存在著對于各種歷史信息的相關記錄，那么這些記錄也是不斷進行修正完善以及補充的，我們需要對這些檔案記錄不斷地進行更新，如果單純依靠人力是非常耗時的，也就是說非常浪費人力資源，那么順應信息化時代發展完善檔案管理的相關建設工作，我們在檔案管理工作上的速度將會大大地提高，在信息的修改完善時的效率也將大大地提高，實現更正后信息的實時共享。完善檔案管理工作的建設可以減少檔案館員的眾多工作環節，使勞動力資源得到有效應用，有效地提高了檔案管理員工作的效率以及相關的工作質量，乃至于提高檔案管理員的工作積極性。

二、檔案管理工作存在的問題

（一）目前的管理體系不夠完善

在檔案管理的工作過程中，企事業需要收集各種檔案文件的信息與資料。并且需要對這些信息與資料進行歸納、整理、分類等。所以檔案管理員的實際工作是比較復雜的，并不是大眾想象的那么簡單。并且每一份信息資料都必須要嚴格遵循相關的工作管理規范以及相關的法律要求，因此檔案管理體系在檔案管理工作過程中也是極為重要的。并但是就目前的檔案管理體系來看，是非常不完善的，存在者大大小小許多問題與漏洞，檔案文件的管理標準也不夠具體化完善化,這對于檔案文件管理員來說是一個很大的問題，大部分的企事業單位目前都還沒有完善的檔案文件管理標準，少部分雖然制定了文件管理標準，但在實際業務上并沒有進行準確應用，甚至部分工作人員把其視作完全不存在，這些問題都是我們不能忽視的。

（二）檔案信息得不到合理利用

在企事業單位的工作過程中，可以從大量的歷史文件資料中獲得有效的信息點，可以為單位的業務拓展提供一些十分有價值的信息。但是從目前的情況來看，大部分公司都沒有認識到檔案信息記錄文件的重要性，沒有對這些檔案文件進行合理利用獲取有價值的信息點，反而是使這些信息被閑置，沒有發揮到這些檔案文件信息真正的作用，相關檔案管理工作人員也并沒有意識到檔案工作真正的作用，這對公司來說也是一種變相的損失。

三、如何做好檔案管理工作

（一）完善檔案管理體系

我們知道檔案管理工作實際上是比較復雜的，那么越是復雜的工作就越需要一個統一的管理標準，根據這個標準來進行工作可以大大提高工作的規范化程度，并且對于檔案管理人員的福利待遇也要加強，工作環境也要進行改善，做到從內部對于檔案管理工作以及相關工作人員的重視。

（二）提高檔案信息利用率

為什么要對一些檔案文件信息進行記錄，是因為這些信息都是有一定利用價值的，所以才會進行收錄以及不管的修正完善，所以在工作過程中一定要學會對這些有效信息點仔細查詢并且加以利用，有效地提高工作效率，真正地做到發揮檔案管理工作的相應作用，提高對檔案信息的利用率，不要進行資源浪費。

結語

隨著我國經濟社會的迅速發展，信息化時代的到來，我國各種行業也在順應信息化做出相應改變，檔案管理工作在信息化時代開始受到重視，檔案管理工作為企事業的發展帶來了巨大的信息上的便利，但與此同時目前檔案管理工作中也存在著諸多問題，這些都是不容我們忽視的，企事業要想能夠真正地使檔案管理工作發揮它的價值，我們就必須著手處理與這些問題，從根本上解決相關問題，并對檔案管理工作的長期發展進行一個科學合理的系統的規劃，從而為企業發展帶來動力，為經濟建設帶來有利影響，同時為我國經濟發展繼續貢獻一部分力量。