文/鄭祥安

（福建省莆田市涵江區(qū)城市管理行政執(zhí)法局）

在政府實施各項管理工作中，辦公室是其中的重要區(qū)域。在整個集體進行工作期間，辦公室文秘綜合管理是其中重要的組成內容，同時也可以將上下級有效聯系起來。在當前時代背景下，要做好各項工作保障，辦公室是其中的重要一環(huán)，也因此越發(fā)凸顯出了辦公室工作的重要性，為了在工作中將辦公室文秘所具有的積極作用充分發(fā)揮出來，我們做出了以下思考。

一、辦公室文秘工作中存在的主要問題

（一）工作內容較為煩瑣

相比于其他部門，辦公室工作內容較為復雜，并且會聯系較多的人員和組織，在相當一部分工作中，可能會產生很多重復性的內容，長期下去就會造成文秘工作人員心理上產生疲憊感，工作態(tài)度方面也會逐漸懈怠，這會在很大程度上降低工作人員的工作質量和工作效率，難以順利推進整個工作進度，各項工作的開展都會都到阻礙。

（二）文秘工作人員的能力存在缺陷

在當前時代背景下，主要的發(fā)展要求就是改革和創(chuàng)新，在各項工作中，都需要充分適應社會經濟發(fā)展、 行政機關發(fā)展這兩方面的要求，在工作人員方面，需要時刻保證具有與時俱進、開拓創(chuàng)新的思想。在辦公室文秘綜合管理工作中也同樣如此，如果文秘工作人員缺乏足夠的工作能力，就難以對上述要求有效滿足，進而對整體工作進展帶來影響。

二、對工作人員在工作中需要達到的幾項基本要求

（一）辦公室工作人員需要具備較強寫作能力，做到對上級指令進行準確傳達

對于大部分人來說，在與單位進行交會過程中，政府的通知是主要的方法。在政府通知方面，其文筆在很大程度會影響到個人對單位產生的第一印象。在工作人員方面，主要是負責對上級領導指令進行傳達，將集體會議的主要精神宣貫給基層。因此，針對組織內部文秘工作人員，政府也對其提出了十分嚴格的要求。為了能夠對上級的思想進行充分貫徹落實，文秘工作人員需要對自身整體素養(yǎng)進行提升，保證可以清晰、準確地表達出上級發(fā)布的文件或者領導的講話要求，想要實現這一目標，就需要具備足夠的理解能力和突出的總結能力，表達寫作能力方面也需要過硬。

（二）重視工作細節(jié)，保證各項工作得到完美落實

正如人們所說的細節(jié)決定成敗，在文秘工作中細節(jié)的處理也非常重要，文秘工作主要是語言服務和任務傳達，而中華文化博大精深并且在語言方面則更為豐富。在語言工作中，要求相關工作人員能夠深思熟慮，需要保證細心細致的工作態(tài)度，工作中一定不能存在語病這種低級錯誤，在政策方向上更加不能產生偏差，針對每一句話都需要進行仔細地琢磨，之后再借助書面的形式進行表達。在各個部門之間傳遞文件過程中，需要充分重視對文件信息的保密工作。在整個文件的傳遞期間，必須做到封閉管理，從文件的接收到傳閱再到回收整個過程中，或者銷毀文件、將文件歸還到原有部門，這些工作中都需要妥善落實封閉工作，同時需要對每一份文件進行編號，并妥善進行后續(xù)的進度跟蹤。

（三）監(jiān)督管理工作要到位，保證各級能夠妥善落實上級要求

在文職工作人員工作中，主要就是對公文進行傳遞。在會議中需要詳細記錄領導的發(fā)言，同時對各方面的事項進度實施監(jiān)督和管理，領導每天都需要處理各種事務，對各種文件進行處理，同時要對各方面存在的問題進行解決，而此時作為辦公室的文秘工作人員，就需要保證文件的質量，針對一些社會發(fā)過來的會議邀請函等不重要的文件，在尋求領導意見以后，可以進行銷毀。其次，在會議過程中最為重要的一項內容就是記錄領導的講話，特別需要重視每周召開的例會，一定要詳細記錄領導發(fā)表的講話，在必要的情況下可以總結一下領導的要求，并在會議中將這些要求體現出來。同時，需要向每一位員工及時傳達代辦事項，保證可以順利開展各項工作，及時開展抽查活動，保證及時實施各項工作。

（四）工作中勞逸結合，保證自身心理、身體等方面的健康

身體是革命的本錢，在辦公室工作中，工作任務具有較高的重復率，工作較為單調、乏味，容易讓工作人員理不清其中的關系，想要對各方面帶來的壓力進行從容應對，就需要具備較強的心理素質，同時在身體方面也需要達標，這樣才可以做到在工作中從容應對。在辦公室工作中，文秘工作人員需要做到時刻保持熱情，同時自身要形成健康、積極、樂觀的心態(tài)，從容面對工作中遇到的各種困難和挑戰(zhàn)。在面對領導的批評時，也需要做到虛心接受，始終保持自己具有良好的工作態(tài)度，在對待其他人時，也需要保持和藹可親的狀態(tài)。

三、著力于建立完善的規(guī)章、制度

（一）針對行政機關規(guī)章制度存在漏洞

在現階段部分單位中，存在著以下幾方面問題：缺乏到位的辦公室管理制度、沒有明確分配各項工作和職能；監(jiān)管工作存在滯后情況，缺乏完善的考核評價機制；在管理和執(zhí)行過程中，不具備規(guī)范性的指導，效率方面較為低下。

（二）建立健全完備的規(guī)范體系

針對以上問題想要有效解決，最重要的就是對相關規(guī)章、制度體系進行完善規(guī)范的構建。制度可以作為規(guī)范對行為作出指導，同時可以作為行為的評價標準。想要對辦公室相關工作效率進行提升，就需要在具體工作中借助完整的規(guī)范流程進行約束，另外，還需要借助制度保證各項工作正常開展，并且需要進一步完善相關監(jiān)管和考核制度，將科學性充分體現出來，并對員工工作熱情進行有效提高。因此，在辦公室管理層方面，需要詳細分析自身實際工作情況，對員工代表會議等相關會議形式進行召開，將自身經營、運作的特點作為依據，對辦公室制度進行科學制定，從而為自身今后發(fā)展在制度方面提供有效保障。舉例來講，針對每一項工作都具備考核制度，需要與其他制度建立聯系，共同對一個科學完整的考核體系進行構建，在考核體系中錄入員工的工作態(tài)度情況、工作完成度情況、上下班打卡情況以及違紀情況等各種評價標準，從而形成多樣化的考核數據，將每一名員工的工作狀態(tài)直觀體現出來。借助這一人性化服務，可以將對員工的關懷直觀體現出來，實現對企業(yè)形象的良好樹立，讓員工可以對組織形成較高的認同感。

四、辦公室工作中存在的矛盾

（一）宏觀和微觀方面的矛盾

辦公室屬于一個綜合性部門，主要在本身服務上得到體現，在整體工作中需要做到顧全大局。在部門工作、機關的整體工作之間，如果出現了矛盾，就需要將維護大局作為主要方向，保證大局可以正常運作，同時最大程度保證具體工作有效運行。

（二）主動與被動的矛盾

辦公室這一部門也具有一定服務性質，因為辦公室具有服務性的職能，因此工作中表現出一定的被動性，實際上辦公室不能因為自身的服務性質就僅僅等到需要的時候再開展工作。如果想要妥善開展好各項工作，就需要將主動性發(fā)揮出來。在實際工作中，各種突發(fā)事件是難以預測的，因此需要提前做好相關預防工作預案，對各種突發(fā)事件準備好應對措施。

在以往學習工作中我們了解到，預習能夠適當提高學習效率，在實際工作中同樣可以采取提前準備的方式，從而保證各項工作可以得到高效開展，在進行各項工作中，首先做好預案和布局。

五、結語

總體而言，在單位工作中，辦公室文秘綜合工作具有重要作用。辦公室屬于一個十分重要的管理機構，在平常工作中任務量較大，而文秘工作則是其中最為重要的內容，因此對于文秘工作人員而言，面臨較大的壓力，想要提高工作效率，首先需要保證自身的能力達標。

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文秘（Secretary）是指經過學習，掌握公關與文秘專業(yè)的基本理論與基本知識，熟悉現代文書學、秘書學的原理和方法、具有較強的寫作能力、能熟練地從事文書、秘書事務工作，能進行文章寫作、文學編輯和新聞寫作、有較強的公關能力、并從事信息宣傳、文秘服務、日常辦公管理及公共關系等工作的人才。

經過學習、掌握公關與文秘專業(yè)的基本理論與基本知識，熟悉現代文學書，秘書學的原理和方法，具有較強的寫作能力，能熟練的從事文書、秘書事務工作、能進行文章寫作，文學編輯和新聞寫作，有較強的公關能力,具有較強的社會交往能力，口語表達能力，服務能力。

在各級黨政群機關，企事業(yè)單位、民營企業(yè)，文化宣傳部門從事信息宣傳，文秘服務，日常辦公管理及公共關系等工作。