新時(shí)期如何完善流動(dòng)人員人事檔案管理工作

文/向安琴（湘西自治州人力資源服務(wù)中心）

我國(guó)流動(dòng)人口數(shù)量眾多，且來(lái)源復(fù)雜，導(dǎo)致人力資源管理壓力較大。伴隨新冠疫情的影響，流動(dòng)人員受到國(guó)家高度關(guān)注。目前我國(guó)流動(dòng)人員主要分為高校畢業(yè)生、組織機(jī)構(gòu)人員及農(nóng)村剩余勞動(dòng)力向城市流動(dòng)。受市場(chǎng)環(huán)境影響，企業(yè)用人制度一直處于不斷變化狀態(tài)，流動(dòng)人員增加使得人事檔案也隨之增加。流動(dòng)人員檔案顯示個(gè)人信息、職業(yè)及工作變動(dòng)等。多元化的流動(dòng)人員滿足市場(chǎng)用人需求，在網(wǎng)絡(luò)多媒體時(shí)代，檔案管理模式要向科學(xué)、精準(zhǔn)方面持續(xù)發(fā)展，以下對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理現(xiàn)狀及其優(yōu)化進(jìn)行思考分析，旨在為進(jìn)一步完善人力資源管理提供一定參考。

一、新時(shí)期流動(dòng)人員人事檔案管理現(xiàn)狀

流動(dòng)人員人事檔案排查管理堅(jiān)持“不落一企一戶(hù)、不漏一人”的理念，對(duì)企業(yè)、個(gè)體工商、社區(qū)人員等排查，發(fā)現(xiàn)大多流動(dòng)人員其檔案信息并不完整。尤其在疫情影響下，一些流動(dòng)人員隱瞞信息、不配合上報(bào)等，導(dǎo)致人事檔案管理遇到諸多問(wèn)題：

（1）流動(dòng)人員檔案信息不全。對(duì)畢業(yè)生及社會(huì)組織機(jī)構(gòu)流動(dòng)人員而言，國(guó)家對(duì)其檔案制度有明確規(guī)定，檔案信息較為齊全。但部分農(nóng)村流向城市人口檔案管理工作缺乏明確規(guī)定，導(dǎo)致此類(lèi)流動(dòng)人員檔案信息不齊全，而此類(lèi)人員基數(shù)較大、流動(dòng)頻繁，是國(guó)家流動(dòng)人員檔案管理較為突出的難題。

（2）檔案存放分散。國(guó)家人事檔案規(guī)定“檔隨人走”，一些就業(yè)人員及創(chuàng)業(yè)人員缺乏足夠的檔案管理意識(shí)，自身工作變動(dòng)之后，自身檔案卻沒(méi)有及時(shí)變動(dòng)，導(dǎo)致檔案保存區(qū)域和自己就業(yè)區(qū)域并不符合，單位也缺乏統(tǒng)一規(guī)范化的人事檔案管理制度，跨區(qū)域查檔較困難。

（3）流動(dòng)人員檔案管理混亂。按規(guī)定，流動(dòng)人員檔案須由縣級(jí)以上公共就業(yè)及人力資源保障部門(mén)管理，但各級(jí)流動(dòng)人員檔案管理機(jī)構(gòu)未全面落實(shí)此規(guī)定，導(dǎo)致流動(dòng)人員檔案管理歸屬不清，一些非國(guó)家編制人員檔案沒(méi)有保存在人才市場(chǎng)，而是由單位主管部門(mén)負(fù)責(zé)，導(dǎo)致流動(dòng)人員檔案管理混亂。

二、流動(dòng)人員檔案管理工作不理想的原因

（一）流動(dòng)人員基數(shù)大

截至2020年，我國(guó)城鎮(zhèn)化人口達(dá)到總?cè)丝?0.60%，人戶(hù)分離人口達(dá)2.80億人，流動(dòng)人囗達(dá)2.36億人。且各地流動(dòng)人員區(qū)域化差異明顯，例如四川、貴州等西部省流動(dòng)人員大多向省會(huì)城市集中，而浙江、江蘇等東部省流動(dòng)人員流動(dòng)相對(duì)均勻。大量人員流動(dòng)對(duì)人事檔案管理工作造成巨大負(fù)擔(dān)，而流動(dòng)人員的聚集方式展現(xiàn)出不固定性，檔案數(shù)量龐大，跨越多轄區(qū)、地域，導(dǎo)致流動(dòng)人員檔案管理難度較大。

（二）檔案載體多樣化

紙質(zhì)檔案是流動(dòng)人員檔案的主要形式，傳遞中紙質(zhì)檔案一般較為固定穩(wěn)定的伴隨人員流動(dòng)轉(zhuǎn)移。由于國(guó)家電子政務(wù)的發(fā)展，使得人事檔案載體中的電子文件，如技能培訓(xùn)、繳費(fèi)記錄、就業(yè)經(jīng)歷等文件增加。傳統(tǒng)流動(dòng)人員檔案?jìng)鬟f須由當(dāng)?shù)卣嘘P(guān)部門(mén)出具介紹信，而現(xiàn)在有的較煩瑣的紙質(zhì)手續(xù)取消，而代之以電子檔案、文件構(gòu)成人事檔案[1]。但此類(lèi)文件流傳中面臨檔案機(jī)構(gòu)數(shù)字資源跟不上的制約，導(dǎo)致部分管理機(jī)構(gòu)只有電子文件，無(wú)法將紙質(zhì)檔案及時(shí)錄入管理系統(tǒng)。

（三）流動(dòng)人員對(duì)自身檔案管理不重視

流動(dòng)人員方面，部分流動(dòng)人員不重視自身檔案的管理，缺乏有效的檔案意識(shí)，不關(guān)心檔案對(duì)自身升學(xué)、就業(yè)的重要幫助，在工作變動(dòng)、畢業(yè)時(shí)未及時(shí)傳遞檔案，導(dǎo)致其檔案成為“死檔”。部分流動(dòng)人員檔案管理機(jī)構(gòu)缺乏規(guī)范化管理制度，人員被動(dòng)接收轉(zhuǎn)移檔案，不對(duì)檔案進(jìn)行審查和整理，直接放入檔案室，沒(méi)有及時(shí)對(duì)流動(dòng)人員的檔案信息更新完善，導(dǎo)致人事檔案缺乏真實(shí)性及有效性。

（四）流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)制運(yùn)行不理想

新時(shí)期國(guó)家成教以及職業(yè)技能培訓(xùn)等行業(yè)得到更廣泛發(fā)展，國(guó)家大量的低端勞動(dòng)力逐漸向高端技術(shù)人員融合，這就導(dǎo)致保存兩種人才檔案的職業(yè)介紹部門(mén)及人才服務(wù)和機(jī)構(gòu)出現(xiàn)交叉，導(dǎo)致國(guó)家未實(shí)現(xiàn)對(duì)流動(dòng)人員的全面統(tǒng)一管理。同時(shí)，流動(dòng)人員人事檔案管理工作責(zé)任落實(shí)不到位，人才中心缺乏行政執(zhí)法權(quán)，多方管理的局面也導(dǎo)致流動(dòng)人員檔案沒(méi)有強(qiáng)制接收權(quán)力。在高校方面，部分高校過(guò)于重視就業(yè)率，強(qiáng)迫學(xué)生及時(shí)轉(zhuǎn)出檔案，導(dǎo)致檔案掛靠現(xiàn)象嚴(yán)重。此外，各個(gè)區(qū)域的流動(dòng)人員檔案管理工作基本都是“各自為政”，缺乏統(tǒng)一化的檔案管理運(yùn)行機(jī)制，阻礙國(guó)家流動(dòng)人員檔案管理機(jī)制合理科學(xué)發(fā)展。

三、流動(dòng)人員檔案管理政策導(dǎo)向

2014年12月，中組部、人社部等五部門(mén)發(fā)文《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》，強(qiáng)調(diào)取消人才服務(wù)機(jī)構(gòu)人事檔案保管費(fèi)，確定了流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)的公益屬性[2]。2016年，人社部出臺(tái)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)人力資源社會(huì)保障領(lǐng)域公共服務(wù)的意見(jiàn)》和《關(guān)于簡(jiǎn)化優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)的通知》，要求簡(jiǎn)化人事檔案管理手續(xù)、服務(wù)流程，探索了人事檔案公共服務(wù)的新方式。

由此可見(jiàn)，隨著我國(guó)流動(dòng)人員規(guī)模的不斷擴(kuò)大，政府從頂層設(shè)計(jì)層面轉(zhuǎn)變了流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)模式，主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是突出體現(xiàn)了人事檔案管理工作的“服務(wù)性”，在符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，簡(jiǎn)化了檔案管理服務(wù)手續(xù)；二是體現(xiàn)了人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的“普惠性”，即由財(cái)政兜底，將流動(dòng)人員人事檔案管理納入公共服務(wù)體系；三是流動(dòng)人員人事檔案管理“信息化”“數(shù)字化”提升。隨著智慧政府建設(shè)不斷深化，“最多跑一次”“四張清單一張網(wǎng)”等政府改革持續(xù)推進(jìn)，人力資源社會(huì)保障系統(tǒng)信息共享刻不容緩，通過(guò)建立健全全國(guó)流動(dòng)人員人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，推動(dòng)流動(dòng)人員人事檔案網(wǎng)上預(yù)審、更新、查閱等服務(wù)，網(wǎng)上受理、網(wǎng)上辦理是人才服務(wù)機(jī)構(gòu)服務(wù)發(fā)展的方向和趨勢(shì)。

四、新時(shí)期完善流動(dòng)人員人事檔案管理工作的一些建議

（一）積極對(duì)接，擴(kuò)大流動(dòng)人員人事檔案覆蓋范圍

針對(duì)我國(guó)流動(dòng)人員規(guī)模不斷擴(kuò)大的現(xiàn)狀，為提升人才市場(chǎng)服務(wù)效能，切實(shí)解決人才市場(chǎng)封閉管理的不利局面。人才市場(chǎng)應(yīng)建立健全流動(dòng)人員人事檔案接收制度，加強(qiáng)對(duì)高校畢業(yè)生重點(diǎn)群體的政策解讀與宣傳，充分宣傳人才市場(chǎng)人事檔案管理的服務(wù)特點(diǎn)，提高流動(dòng)人員存檔意識(shí)，將被動(dòng)存檔轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)存檔。同時(shí)，人才市場(chǎng)應(yīng)與高校、企事業(yè)單位建立檔案聯(lián)系機(jī)制，積極向高校、企事業(yè)單位提供檔案托管服務(wù)，密切人事檔案管理協(xié)同性，提高流動(dòng)人員人事檔案接管率，確保流動(dòng)人員檔案在人才市場(chǎng)范圍內(nèi)有序流動(dòng)，從根本上解決流動(dòng)人員“棄檔”的問(wèn)題；

（二）對(duì)流動(dòng)人員檔案管理運(yùn)行機(jī)制優(yōu)化

（1）對(duì)人事檔案管理機(jī)制不斷完善。流動(dòng)人員人事檔案管理要堅(jiān)持集中、統(tǒng)一的管理原則，由地區(qū)人力資源和社會(huì)保障部門(mén)在國(guó)家指導(dǎo)下，實(shí)施分級(jí)責(zé)任制度，流動(dòng)人員檔案由國(guó)家人力資源社會(huì)保障部門(mén)負(fù)責(zé)管理[3]。縣級(jí)以上設(shè)置專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)流動(dòng)人員檔案的管理機(jī)構(gòu)，人力資源社會(huì)保障部門(mén)授權(quán)單位管理流動(dòng)人員人事檔案。高校學(xué)生畢業(yè)之后，其檔案由高校負(fù)責(zé)部門(mén)或就業(yè)指導(dǎo)部門(mén)傳遞。畢業(yè)生在事業(yè)單位就業(yè)的，則可以由高校直接將檔案?jìng)鬟f給事業(yè)單位的人事管理或人力資源管理部門(mén)，畢業(yè)生就業(yè)無(wú)人事檔案管理權(quán)限的企業(yè)，則傳遞到畢業(yè)生就業(yè)所在地流動(dòng)人員檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)。未就業(yè)的學(xué)生則將其檔案?jìng)鬟f到學(xué)生戶(hù)籍所在地人員檔案管理機(jī)構(gòu)。

單位離職人員，已經(jīng)離職再就業(yè)的，檔案結(jié)合新工作性質(zhì)傳遞到單位人員檔案管理機(jī)構(gòu)。對(duì)于已經(jīng)離職人員但是還沒(méi)有找到工作的，則將其檔案暫時(shí)由戶(hù)籍所在地的管理部門(mén)負(fù)責(zé)保管檔案。一些到城市找工作、打工的人員，其檔案由當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門(mén)聯(lián)合公安、人力資源社會(huì)保障部門(mén)，構(gòu)建專(zhuān)門(mén)的農(nóng)村戶(hù)籍流動(dòng)人員檔案管理系統(tǒng)，設(shè)置流出地、流入地建檔。對(duì)進(jìn)入務(wù)工單位的人員，則將其檔案保存在務(wù)工單位檔案管理機(jī)構(gòu)，無(wú)務(wù)工單位或單位沒(méi)有對(duì)檔案保存的權(quán)限的，則此類(lèi)務(wù)工人員的檔案由當(dāng)?shù)氐娜瞬沤涣髦行谋９堋Ｈ瞬沤涣髦行慕柚畔⒒夹g(shù)，構(gòu)建針對(duì)流動(dòng)人員的電子信息數(shù)據(jù)庫(kù)，和當(dāng)?shù)氐膭趧?wù)市場(chǎng)對(duì)接起來(lái)，不斷完善城市流動(dòng)人口的檔案管理機(jī)制，發(fā)揮流動(dòng)人員檔案最大價(jià)值。

（2）流動(dòng)人員檔案管理各部門(mén)強(qiáng)化合作。流動(dòng)人員檔案管理工作需要多方部門(mén)相互配合，且檔案管理工作是否到位，也會(huì)影響教育、人力資源以及社會(huì)管理等部門(mén)工作的開(kāi)展，但跨區(qū)域流動(dòng)人員檔案管理，需要各地對(duì)接的檔案管理部門(mén)加強(qiáng)合作，和當(dāng)?shù)夭块T(mén)做好配合。要求相關(guān)部門(mén)構(gòu)建流動(dòng)人員的檔案管理服務(wù)體系。例如，面對(duì)2020年疫情，教育部門(mén)延長(zhǎng)學(xué)生畢業(yè)時(shí)間，學(xué)生檔案可以延長(zhǎng)在校保存時(shí)間，工作之后再辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。國(guó)家人力資源及社會(huì)保障機(jī)構(gòu)應(yīng)積極開(kāi)展線上的檔案辦理業(yè)務(wù)，將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)融入檔案管理工作中，注重發(fā)揮檔案管理工作的服務(wù)性職能，為跨區(qū)域流動(dòng)的人員提供更具有針對(duì)性的檔案辦理服務(wù)，構(gòu)建跨省、聯(lián)網(wǎng)的公共服務(wù)體系，設(shè)置“一網(wǎng)通辦”，為流動(dòng)人員檔案管理聯(lián)網(wǎng)打下基礎(chǔ)。

（3）實(shí)施流動(dòng)人員檔案管理社區(qū)網(wǎng)格管理。針對(duì)流動(dòng)人員檔案管理，可采取社區(qū)網(wǎng)格的方式管理，打破傳統(tǒng)的以基層黨組織為主、街道辦事處負(fù)責(zé)的工作模式，要發(fā)揮社區(qū)治理和公共服務(wù)在疫情防控階段流動(dòng)人員檔案管理的真正價(jià)值，針對(duì)流動(dòng)人員落實(shí)網(wǎng)格化的管理，將流動(dòng)人口編入到社區(qū)的常住人口中，各個(gè)區(qū)域指派專(zhuān)門(mén)的管理人員采集人口檔案信息，進(jìn)一步提高檔案管理綜合效率，對(duì)流動(dòng)人員的檔案實(shí)時(shí)跟蹤，復(fù)核檔案信息真實(shí)性，促進(jìn)國(guó)家流動(dòng)人員檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。

（三）重視流動(dòng)人員人事檔案管理工作

《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》對(duì)當(dāng)下檔案管理工作提出明確要求，應(yīng)以檔案服務(wù)改革暢通職業(yè)轉(zhuǎn)換，國(guó)家人力資源及社會(huì)保障部門(mén)需重視對(duì)流動(dòng)人員的檔案管理工作，提高流動(dòng)人員檔案的管理現(xiàn)代化水平。

檔案行政管理部門(mén)也要重視對(duì)流動(dòng)人員檔案管理的監(jiān)督及問(wèn)責(zé)，依法采取有效措施督促人力資源及社會(huì)保障部門(mén)對(duì)流動(dòng)人員檔案規(guī)章制度進(jìn)行完善。

（四）進(jìn)一步加快信息系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)度

在大數(shù)據(jù)的環(huán)境下，信息技術(shù)的更新速度更快，對(duì)流動(dòng)人員的檔案進(jìn)行信息化管理，相應(yīng)的系統(tǒng)軟硬件要求也會(huì)逐漸提高。加強(qiáng)流動(dòng)人員的檔案信息化建設(shè)，就需要有完善的信息系統(tǒng)支持，這樣才會(huì)提高信息化管理的成效。因此，人力資源公共服務(wù)中心需要根據(jù)信息化建設(shè)總體目標(biāo)要求，對(duì)信息化建設(shè)中的各種軟硬件設(shè)備進(jìn)行快速建設(shè)，基礎(chǔ)硬件設(shè)備需要進(jìn)行更新完善[4]。從軟件方面來(lái)講，其兼容性特點(diǎn)非常關(guān)鍵，需要大力開(kāi)發(fā)檔案管理軟件系統(tǒng)，通過(guò)多種途徑對(duì)軟件開(kāi)發(fā)進(jìn)行優(yōu)化，建設(shè)出一套能夠滿足流動(dòng)人員人事檔案管理信息化要求、能夠和有關(guān)組織進(jìn)行良好對(duì)接的軟件，進(jìn)而使管理信息系統(tǒng)更具實(shí)用性。特別是在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，關(guān)于流動(dòng)人員人事檔案管理信息化的建設(shè)，更需要加大對(duì)相關(guān)系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)。例如福建省人力資源和社會(huì)保障廳辦公室轉(zhuǎn)發(fā)了人社部辦公廳關(guān)于推進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)有關(guān)事項(xiàng)的通知，要求要加快系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)度，根據(jù)全國(guó)統(tǒng)一軟件，開(kāi)發(fā)建設(shè)省級(jí)集中的檔案管理服務(wù)系統(tǒng)，并抓緊編制《福建省流動(dòng)人員人事檔案信息系統(tǒng)技術(shù)方案》，在經(jīng)過(guò)專(zhuān)家論證后實(shí)施建設(shè)。其中流動(dòng)人員人事檔案業(yè)務(wù)經(jīng)辦功能模塊已經(jīng)上線運(yùn)行。

（五）加強(qiáng)信息化人才的培養(yǎng)

強(qiáng)化對(duì)人才的培養(yǎng)，從整體上提高人事檔案管理隊(duì)伍的信息化水平。首先，對(duì)目前的管理組織結(jié)構(gòu)以及人員的綜合能力進(jìn)行全面分析，制定出科學(xué)的教育培訓(xùn)體系，通過(guò)專(zhuān)家講座、集中培訓(xùn)等多樣化的培訓(xùn)活動(dòng)，提高檔案管理人員的信息化水平。舉辦流動(dòng)人員人事檔案管理人員系統(tǒng)操作培訓(xùn)班，主要培訓(xùn)檔案管理人員學(xué)習(xí)流動(dòng)人員人事檔案業(yè)務(wù)經(jīng)辦流程、數(shù)據(jù)采集、系統(tǒng)實(shí)操等內(nèi)容。通過(guò)學(xué)習(xí)檔案信息化管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，更好地開(kāi)展實(shí)踐工作。同時(shí)，為了有效提高管理團(tuán)隊(duì)教育培訓(xùn)的能動(dòng)性，對(duì)相關(guān)的考核機(jī)制進(jìn)行完善建立，通過(guò)獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，使檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體綜合能力得到提升。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)期背景下，人力資源管理服務(wù)工作應(yīng)以我國(guó)政府政策為導(dǎo)向，突出體現(xiàn)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的“公益性”“普惠性”“數(shù)字化”發(fā)展趨勢(shì)，圍繞服務(wù)效能提升，加強(qiáng)人才市場(chǎng)體系建設(shè)，加強(qiáng)制度完善和修訂，借助信息化技術(shù)手段提高流動(dòng)人員人事檔案管理工作的針對(duì)性、有效性，為非公有制企業(yè)托管、利用流動(dòng)人員人事檔案提供精準(zhǔn)化服務(wù)，為鄉(xiāng)村振興、經(jīng)濟(jì)社會(huì)提供對(duì)接服務(wù)，切實(shí)提高人力資源和流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)效能。