大數據背景下高校檔案管理模式的變革與發展

文/王學娟（承德醫學院）

在高校運行的過程中，檔案管理部門是高校各項歷史資料以及數據資源的管理主體，承擔著檔案管理、服務、信息提供、信息共享以及決策等重要職責。

大數據技術是近些年興起的新型技術，其自身具備較多優勢，能夠進一步促進各項工作質量和工作效率的提升。因此，在檔案管理工作中引入大數據技術能夠進一步促進檔案管理模式的升級與優化，充分挖掘出檔案信息資源中所蘊含的巨大價值，這將會為高校的發展帶來較大的幫助。因此，大數據背景下，高校檔案管理模式的變革和發展對于高校的整體發展來說有著至關重要的作用。

一、高校檔案管理模式發展現狀

高校檔案管理模式在發展的過程中體現出了其次生的特點，由于檔案管理在高校發展的過程中并沒有受到應有的重視，所以檔案管理工作通常會存在一定的不足，例如：現階段高校檔案管理工作的展開主要依靠相關職能部門，根據歸檔范圍、期限等基本要求對需要歸檔的材料進行全面性的收集、分類以及整理，然后將材料資源錄入到檔案管理體系中，同時上傳相應的電子版材料，然后將這些已經形成的資料移交到檔案管理部門進行管理。換言之，檔案管理部門通常會存在嚴重的被動接收的情況。與此同時，雖然各個高校在檔案管理工作發展的過程中都致力于大力推進檔案管理的數字化建設，但實際情況數字化資源的占比依然較小，而且整個檔案資源的利用率較低，很多高校都會“重藏輕用”，缺乏對檔案信息的整合以及深度挖掘，這將會使檔案資源長期處在“休眠”狀態，不能發揮出自身的重要價值。

由此可見，雖然得益于各種先進技術的支持而使檔案管理工作獲得了更好的發展，但是在實際情況中，檔案管理工作所面臨的問題依然不容樂觀。

二、大數據為高校檔案管理帶來的挑戰

大數據技術在高校檔案管理工作中的應用為檔案管理帶來了一定的挑戰，其主要體現在以下幾方面：

（一）觀念方面

高校在以往的檔案管理工作展開的過程中已經形成了固定的模式，判斷價值→確定年限→整理保存→提供服務，這是傳統檔案管理的一般工作思路，而且這一工作思路已經在檔案管理人員的思維中形成了固化模式。然而在大數據背景下，這些已經固化的管理觀念受到了一定的挑戰，整個管理觀念更加傾向于信息化和數字化模式，強調的是檔案本身的利用價值和服務功能。這一觀念的轉變使得檔案管理工作面臨著一定的挑戰。

（二）使用方面

在以往的檔案管理工作中，通常都是以紙質檔案為基礎為相關使用者提供查詢和使用服務的。而在大數據技術的支持下，檔案數據信息已經轉化為數字化信息資源，相關查詢和使用工作僅僅需要到系統中對數據資源進行調取就可以使用，同時也不會影響檔案數據信息的傳播和二次開發使用等功能，這對于深度挖掘檔案數據資源的價值，并且更好地實現檔案數據信息的服務功能有著非常重要的意義。

（三）安全方面

在以往的檔案信息管理過程中，對于紙質檔案的保護通常會從人防、物防、技防等多個角度入手，只要保證能夠從上述角度對紙質檔案資源進行保護，就能夠保證檔案數據的安全。而在大數據時代下，檔案信息資源的安全也面臨一定的挑戰。在大數據技術的支持之下，檔案數據都實現了信息化和數字化，而基于互聯網的管理模式通常會面臨一定的安全威脅。例如：設備在運行的過程中會受到外界因素的影響而存在一定安全威脅，導致檔案數據容易丟失。而信息終端也較為容易受到網絡病毒、黑客的攻擊，相關檔案數據信息可能會被惡意篡改或失竊。

（四）人才方面

在以往的檔案管理工作中，檔案人才只要具有相應的管理專業知識以及認真嚴謹的工作態度就可以勝任相關工作，但是在大數據時代下，由于先進技術與檔案管理工作之間的有效結合，使得該項工作對于人才有了更高的要求。檔案管理人才不僅要具備檔案管理相關知識，同時也要掌握計算機操作技術、網絡技術、數據處理技術等相關技能，更加需要復合型人才來為檔案管理工作的變革提供更多的支持。

三、大數據為高校檔案管理帶來的變革

大數據技術在高校檔案管理工作中的應用，為其帶來了一場變革，在管理模式、開發利用等方面有了更大的變化。

（一）檔案資源獲取的主動化發展

在大數據技術的支持之下，高校檔案管理工作展開的過程中，檔案資源信息的獲取已經開始從傳統的被動式逐漸向著主動獲取的方向發展。相關管理人員可以利用計算機、互聯網等直接從各個網站、管理系統中獲取相應的數據信息，改變了以往被動式接收的局面，讓信息資源的獲取更加便捷、高效。現階段，很多高校都將檔案管理系統與各個職能管理系統進行無縫對接，并且借助大數據技術實現了自動歸檔，電子文件、視頻以及音頻資源等都已經進入到檔案資源管理數據庫中，自動化水平較高。

（二）檔案管理的數字化覆蓋

在大數據的支持下，高校檔案管理逐漸實現了數字化覆蓋，都建立了數字檔案管理，并且對管理方式進行了全面的改革。在數字化建設的過程中，不僅擴大了檔案信息資源的總量，同時也加強了數字化檔案資源庫的全面覆蓋。大數據技術的支持以及檔案管理工作的開展要求，使得高校不斷推進“存量數字化”，并且在與各個系統進行對接的過程中持續推進了“增量電子化”，進一步豐富了數據資源的總量，促進了檔案管理工作的現代化改革。

（三）檔案資源的高效化開發和利用

大數據時代，高校檔案資源得到了更加高效化的開發和利用，檔案管理的職能開始向著科學管理、優質服務以及快捷傳播等方向發展。在新的發展背景下，“藏用并重”新思維的應用，對現有的檔案資源信息進行了深度整合與挖掘，加強了不同類型信息之間的關聯性，挖掘了數據信息內在的規律，并且為高校發展過程中的科學決策提供了有力的保障。

四、大數據背景下高校檔案管理模式的發展路徑

根據上述內容可知，在大數據發展背景之下高校檔案管理模式也發生了一定的變化。在大數據技術的支持下，為了能夠促進高校檔案管理模式進一步改革、有效提高檔案管理的綜合水平，應當從多個角度來促進檔案管理模式的發展。

（一）建立現代化檔案管理理念

在大數據發展的背景之下，高校檔案管理的模式已經發生了較大的變化。為了能夠有效適應這種變化、更好地發揮出檔案管理工作的服務職能，應當從根本上對管理理念進行轉變，建立現代化檔案管理理念，將“大服務”理念有效融入檔案管理工作中。

第一，個性化服務理念。檔案管理部門應當樹立個性化服務理念，通過大數據技術充分挖掘師生、各個職能部門的檔案利用需求，然后根據不同的需求，來為其提供更加精準的檔案利用服務，滿足不同群體的個性化需求。

第二，價值增值服務理念。在大數據技術的支持下，檔案管理工作應當樹立價值增值服務理念，通過對檔案資源的自動分析來為學校智庫注入更多活力。例如：通過各種報表數據信息建立與學校發展、師資隊伍建設以及科研等方面的關聯模型，甚至預測各方面工作的發展趨勢，為高校的發展提供更多的價值增值服務。

第三，拓展服務方式理念。在大數據技術的支持之下，檔案管理工作人員應當樹立拓展服務的理念。例如：充分利用移動互聯網技術建立相應的公眾服務平臺，對檔案管理相關資源進行適當展示，傳播校園文化的同時也能夠開展線上服務，通過多種方式和途徑為更多人提供檔案資源服務。

（二）推進檔案管理的標準化建設

大數據背景下，檔案管理工作應當逐步實現標準化建設，只有實現標準化的檔案管理，才能夠為檔案管理現代化建設提供更加堅實的基礎。

第一，制定標準化制度。在檔案管理相關工作展開的過程中，無論是資源的接收還是檔案信息的歸檔，抑或在電子檔案信息資源存儲、查詢、利用和管理等方面，都應當建立標準化制度，為相關檔案管理工作的現代化建設提供制度保障。比如：電子檔案信息安全保障制度、電子檔案信息查詢與利用制度等。

第二，制定電子化標準。為了能夠讓檔案信息資源管理更加高效化，應當制定電子化標準。針對檔案的來源、部門以及相關人員等做好相應的宣傳和培訓，制定電子化標準，從源頭上保證檔案數據信息的標準化發展，減少數據之間存在的矛盾問題。

（三）推進檔案管理的信息化發展

在大數據背景下，高校檔案管理工作要加快腳步推進信息化建設和發展。

第一，加大投入力度。在檔案管理工作信息化建設的過程中，必然會需要一定的軟硬件設施來作為支持，因此，高校應當根據檔案管理工作發展的實際需求來購置一定數量的軟硬件設施，并且對其進行定期更新、維護、升級等，保證設備方面的先進性，滿足檔案管理信息化建設的基本需求。

第二，加強客戶端建設。在檔案管理信息化建設的過程中，高校應當加強客戶端的建設?？梢钥紤]在現有的軟件中選擇適合檔案管理的軟件進行使用，更好地滿足檔案資源的查詢、檢索、管理等需求。此外，為了能夠讓客戶端更好地滿足檔案管理工作的特殊需求，可以考慮與第三方研發機構共同進行管理軟件或平臺的研究與開發，定制個性化管理系統。

（四）建立并完善檔案安全保障系統

在大數據背景下，檔案管理的信息化建設必然要面臨安全方位的威脅，因此，需要建立并完善檔案安全保障系統，以此來為檔案信息資源的安全提供有效保障。

第一，物理安全保障。該類型的保障主要是指對檔案管理部門的場地、場所等進行安全保障，包括場地的防火、防潮、防盜、防人為損害等，通過多種方式來保證場地的安全性。雖然檔案管理正在向著電子化方向發展，但是物理安全保障依然是重點，是整個安全保障的基礎。因此，高校需要在物理安全保障方面給予足夠的重視，制定相應的安全保障制度，并嚴格按照制度執行安全管理工作。

第二，網絡安全保障。面對病毒入侵、黑客惡意攻擊等網絡安全問題，應當通過多種方式來加強網絡安全保護。例如：提高高校網絡防火墻等級、購買網絡安全專業軟件、定期對系統進行病毒查殺和漏洞修復、定期進行安全軟件的升級等。高校需要派遣專門的網絡管理人員來對整個網絡的安全進行有效維護，保證檔案管理網絡環境的安全性。

（五）加強檔案管理人才隊伍建設

大數據時代下的高校檔案管理工作對于管理人才的需求是十分迫切的，因此，高校應當以大數據技術之下的檔案管理工作的特點為基礎，加強檔案管理人才隊伍的建設。

第一，加強人才的引進。高校應當引進更多高素質的人才，特別是兼具檔案管理能力以及計算機操作能力的高素質人才。例如：在檔案管理部門人才招聘和引進的過程中，將重點放在檔案管理技能以及計算機網絡操作技能等方面，制定相應的量化指標對人才綜合水平進行考核，使其本身的能力能夠滿足檔案管理發展的實際需求。同時要制定與之相匹配的福利待遇來留住人才，并且為人才提供更多的發展和發揮空間。

第二，加強人才的培訓。對于高校現有的檔案管理人才來說，應當通過多種方式來加強人才的培訓，通過各種培訓來提高檔案管理人員的綜合水平。例如：可以通過講座、交流會、線上學習等方式來對檔案管理人員的現代化管理能力、計算機操作能力、數據挖掘能力等進行全方面的培訓，使其綜合水平得到進一步的提升，與檔案管理的發展需求更加匹配。

五、結束語

綜上所述，在大數據發展背景之下，高校檔案管理工作也面臨著一定的挑戰，包括理念、使用、安全以及人才等多個方面的挑戰。在這些挑戰之下，高校檔案管理工作也發生了一定的變革，開始向著主動化、信息化等方向過渡，主動服務職能更加凸顯。為了能夠更好地適應大數據時代的發展特點，高校檔案管理工作應當要從多個方面來進行改革發展，從理念改革、標準化建設、信息化發展、安全保障以及人才等多個方面來為檔案管理工作水平的提升提供有效支持，促進檔案管理綜合水平的進一步提升。