事業單位干部人事檔案規范化管理的新路徑分析

徐 瑩

（西安市市政設施管理中心 陜西西安 710016）

隨著時代科技信息的迅速發展，原有的事業單位干部人事檔案管理模式已經無法適應現階段的人事管理需要，推行新的管理手段才能更好的促進社會發展。規范化管理理念在干部人事檔案工作中的融入能夠推動其工作模式的優化及改進，從而實現對檔案管理體系進行革新的目的，使干部人事檔案工作按照規章制度的要求來高效落實，這樣能夠以干部人事檔案的類型及性質來進行檔案利用。并且在干部人事檔案工作中，應推進數字化的轉型來加強對檔案處理、分析等工作，推進檔案管理的現代化建設，其有利于檔案管理的規范化發展，使檔案工作在新時期下得到有效創新及改革。

事業單位干部人事檔案規范化管理的原則

干部人事檔案是黨和國家機構、社會組織在組織人事管理活動中以及個人形成并經組織審查認可的，記載和反映干部的經歷和德才表現情況[1]，在規范化管理中需要遵循以下原則內容。

第一，依規依法、全面從嚴，《干部人事檔案工作條例》是依據《中國共產黨章程》等黨內法規和《中華人民共和國公務員法》《中華人民共和國檔案法》等國家法律法規所制定[2]，為此在干部人事檔案工作中，需嚴格遵循相關規章制度、法律法規來落實各項工作內容，以規章制度作為保障是實現檔案規范化管理的基礎。

第二，分級負責、集中管理，對于干部人事檔案嚴禁個人持有、保存，事業單位的干部人事檔案所有權屬于國家，因此是由得到國家授權的組織、人事、勞動部門來進行集中管理，以此來對檔案工作進行有效領導，而分級負責是按干部管理權限由各級組織、人事部門分級管理[3]，以此來保證在檔案工作中其管理權限與管理范圍相一致，在事業單位中落實分級負責、集中管理有利于對單位內部人事管理體制的完善，進而推動干部人事檔案的規范化管理與發展。

第三，真實準確、完整規范，對于干部人事檔案是對干部經歷信息進行全面記錄的重要歷史留存依據，因此要求保證其原始、完整、準確，其也是檔案工作開展的基本要求，在實際中需要嚴格遵循《條例》要求進行檔案資源處理，進而保證檔案的規范化管理。

第四，方便利用、安全保密，干部人事檔案中許多檔案都具備一定的保密性質，因此在實際的檔案規范化管理中需要熟悉相關法律法規內容，在檔案的利用上嚴格履行規定的程序，提升檔案保密意識來保證其安全性。

事業單位干部人事檔案規范化管理的作用分析

提升檔案信息收集能力。在信息時代下信息資源傳播速度更快、共享程度更高，再加上事業單位在發展中其檔案資源的快速增長，使得傳統的干部人事檔案管理方法在面對大量數據資源時存有的弊端愈發明顯，因此需要科學地運用現代技術來實現干部人事檔案的規范化管理。在檔案收集方面，借助網絡技術、信息技術能夠在單位內部建立起信息傳遞網絡，這樣可以高效的進行檔案資料的傳遞，并保證檔案收集的時效，及時對干部人事檔案進行更新，減少檔案管理中的疏漏。

增強檔案資源處理效率。在事業單位發展的過程中要求對檔案管理進行創新來改進其工作中的不足，目前在單位內部信息化建設不斷推進的背景下，現代化也是干部人事檔案管理最主要的創新方向，其也是提升檔案管理規范化水平的重要手段。在檔案規范化管理中，可以利用信息化管理系統對干部人事檔案資料進行自動化分類、歸檔、生成目錄，并且在數據技術的支持下可以高速對檔案資料進行篩選，減少無用檔案的留存，相較于傳統檔案管理模式其在極大程度上減少了人工投入，并改進了紙質檔案管理所存有的局限性，其能夠徹底突破紙質檔案管理的限制，提升干部人事檔案管理的智能化水平，進而優化檔案管理的流程及提升檔案資源處理效率。

加強對檔案資料的利用。在干部人事檔案工作中其規范化管理能夠使管理流程更為清晰，使各項工作按照規章制度的要求來規范化落實，并且在規范化管理的理念下，能夠推動干部人事檔案管理信息化建設的進一步完善，對各類干部人事檔案進行全面的收集、整理，并對相關的檔案資料進行電子化、數字化處理，經由數字化處理的檔案資料都存儲在數據庫中，這樣在檔案的調用時可以直接進行檢索、查找，使檔案管理及利用的整體效率得到有效提高[4]。并且在單位中若是具備一定條件還可以建立起網絡檔案管理服務平臺，對授權用戶開放部分功能，使其自主進低保行檔案資料的查詢、調用，進一步實現資源共享，有利于提升干部人事檔案資料的利用率。

事業單位干部人事檔案規范化管理的策略分析

完善干部人事檔案管理制度

制度作為檔案工作執行的基礎依據，需要保證其各項條款都符合相關法律法規的要求，對于干部人事檔案，為了推進其規范化管理的進程，則應以《干部人事檔案工作條例》作為指導，結合事業單位內部情況、檔案工作開展要求、信息化管理理念等來細化其規章制度，使制度內容可以覆蓋到檔案工作的各個環節，為相關工作實行就提供基礎保障，并及時地針對干部人事檔案管理要求來對其制度內容進行合理的補充，進而強化管理制度對檔案工作的約束及控制力度。

規范干部人事檔案管理流程

第一，對干部人事檔案收集程序進行規范，在干部人事檔案管理工作中，主要是對檔案進行的收集、整理、接收、保管，此種情況容易導致在檔案收集的過程中出現缺失、遺漏等情況，因此在檔案收集工作中需要建立起系統化的管理模式，并對檔案進行全面收集、細致整合、完整記錄，從而使檔案管理部門可以對干部人事檔案進行高效地管理，這樣能夠更好地落實檔案管理工作的責任及義務，從而保證干部人事檔案的完整性、安全性。

第二，對干部人事檔案使用手續進行規范，在檔案使用中確保其各項流程符合規章制度的要求，尤其是對于干部人事檔案此類具有較強保密性質的方案資料，在工作中需依據《干部人事檔案工作條例》的規定，使其在利用、轉遞、保密等流程都嚴格落實規定標準。例如，對于干部人事檔案需要經由檔案管理部門來進行移交，在干部人事檔案移交過程中需要由機要交通或者專人進行送取[5]，對檔案遞交手續進行嚴格的控制，確保移交單位及接收單位嚴格的按照規章制度的要求履行各項檔案移交手續，并在規定的檔案移交時限內完成檔案的轉移。

優化干部人事檔案管理方法

對于干部人事檔案管理需要結合事業單位的信息化建設情況及管理要求來進行改革及創新，主要是根據國家檔案局的指導意見，采用現代科技來改革其原有的工作模式、方法、體系。

第一，加強對檔案信息化管理系統的應用，信息化管理系統的應用能推動干部人事檔案管理的專業化、規范化發展，信息化管理系統的具備了自動錄入、編號、生成、歸檔等功能，并且在實際中建立起對應的信息數據庫，其便于對檔案的檢索和調閱，并重視檔案的安全性、保密性，以規范化管理為基礎提升檔案管理水平，通過建立起匹配的信息化管理系統來加強對干部人事檔案的處理，實現檔案管理的自動化、現代化、規范化開展要求。

第二，加強對大數據技術的應用，在干部人事檔案工作中通過大數據技術的深化應用能夠對檔案資源進行高速處理，采用大數據技術可以通過數據技術進行分析及處理來對干部人事檔案信息數據進行整理，同時大數據技術的應用可以對信息數據進行高效識別，留存具有價值的檔案資料，減少廢檔及超出保管期限的檔案留存，以此來為檔案整理、歸檔等工作提供助力。

第三，進行檔案數據庫的建設，在干部人事檔案管理中為了使其規范化得到順利推進，應保證信息數據的完整性，根據信息化管理的要求將現代化技術與檔案管理融合在一起，利用現代化管理平臺實現在線變工的要求。并且針對干部人事檔案的保密性、完整性、安全性要求，在規范化管理中可以進行信息數據庫的建立。例如，依據干部人事檔案的類型采用現代化辦公技術進行電子化處理中，根據管理要求，應以《干部人事檔案工作條例》的規定，依照國家所制定的技術標準來規范化處理檔案資料，采用掃描、錄入等方式使紙質干部人事檔案以數字化圖像及文本等形式進行留存，通過對干部人事檔案的收集、處理、篩選、歸檔、保管，落實對檔案的統一整合、規范管理的要求。

在新時期發展的背景下，事業單位內部也進行了改革及調整，而這也使干部人事檔案管理工作的模式、結構、內容等都產生了極大的改變，為了保證干部人事檔案的真實、完整符合國家對相關檔案工作開展所提出的要求，需要重視其規范化管理。針對干部人事檔案管理的現代化、規范化發展目標，應結合其工作改革及轉型的要求來分析在實際管理工作中存有的不足，以此優化檔案管理體系為目的進行改進及完善。在干部人事檔案規范化管理中還需從多個層面入手，合理運用現代科技來推動其信息化建設，實現對現有的干部人事檔案管理體系進行調整，使檔案工作向著規范化的方向發展及轉變。