從干部人事檔案專項審核視角論新時期干部人事檔案管理分析

劉林花

（國家廣播電視總局廣播電視衛星直播管理中心，北京 100866）

干部人事檔案是反映干部人員工作能力和成長經歷以及組織貢獻的重要體現方式，是展示干部人員綜合素質的重要方式，對干部的監督管理和工作考核以及選拔聘用都有著重要的影響。近年來，全國范圍內開展了一系列的干部人事檔案專項審核工作，將“三齡兩歷一身份”作為檢查重點，對不同地域開展了針對性的審核工作。從這次審核工作中發現現階段的干部檔案管理工作還存在一些問題，只有及時有效地解決這些問題，才能夠讓干部人事檔案管理工作變得更加高效，也能有效甄別干部的工作能力，提高干部整體素質水平。

一、干部人事檔案專項審核工作出現的問題

在開展審核工作中發現很多干部人事檔案工作人員多為兼職人員，時間精力都不能得到保證，部分人員檔案管理意識較弱，對于檔案工作沒有重視，還存在一些需要解決的問題。

（一）檔案信息記載不一致

在審核過程中發現很多干部填寫信息存在前后不一致現象，這種情況的出現有一定原因：干部個人在填寫信息時不認真，例如干部在填寫履歷表時對個人入團時間、入黨時間等信息在不明確的情況下盲目填寫，沒有得到實際的考證。還有一些干部人員將自己的出生年月日寫成陰歷時間，造成檔案信息的不一致。

信息不一致問題的出現也因為部分干部人員為了自身利益進行的刻意修改，部分干部人員由于想獲得入學、入伍、入黨等方面的機會，將自己的年齡進行修改，以達到自身獲利的目的。

還有可能是歷史遺留問題，在實際情況中受到初期身份證改革的影響，一些干部的身份證號碼和實際出生年月不符，在填寫檔案內容時，經常出現錯誤的填寫，造成履歷信息的不一致現象。

（二）干部人事檔案材料缺失

在干部人事管理工作中對內容材料有詳細的規定，但在審核工作中還是發現一些干部的檔案材料存在不規范、缺失且查找難度大等現象，為材料審核認定工作增加難度。根據主體不同可分為組織和個人兩個層面的問題。

組織層面。正常情況下干部人事檔案是由不同時期多個部門產生，有學校、用人單位、管理部門等其他組織構成。在學習檔案資料審核中發現，一些干部職工早期的學習材料丟失嚴重，由于時間久遠學校已被取消或合并很難再進行查找。還有一些沒有入學登記，答辯材料也未進行存檔，或者缺少入團材料等現象。在職稱材料審核中發現，聘用材料缺乏連續性，聘用時間不準確，職務變動材料缺乏完整性。

個人層面。一些干部人員人事檔案是在不同單位機構保管，有些干部人員的檔案意識較弱，導致檔案內容材料補充不及時、不完整。比如在獲得在職學歷學位時沒有向有關檔案部門移交學習檔案，導致材料丟失單位不能及時更新干部信息,還有一些干部在對家庭等重要信息進行更改后沒有向人事部門進行匯報，導致信息收錄出現問題。也有干部在取得資格證書后沒進行備案工作，造成檔案的丟失。

（三）缺乏檔案管理專業培訓

從現階段單位檔案管理工作來看，工作人員專業能力有待提升，缺乏專業的檔案管理業務培訓，這使得單位檔案工作人員工作能力跟不上時代發展需求。單位領導對檔案管理工作沒有足夠的認識，受到傳統觀念的影響只是強調檔案的管理，對檔案資料沒有及時更新和審查，導致管理工作不能發揮實質作用。

二、新時期干部人事檔案管理工作的策略方法

（一）加強干部人員對檔案管理工作的重視程度

一些單位對人事檔案管理沒有足夠重視，導致檔案管理被邊緣化對待。所以要提高干部人事檔案管理的重視程度，加強管理監督，確保檔案管理工作能夠發揮應有的作用。首先需要加大對干部人事檔案管理的經濟投入，完善管理基礎設施，讓其能夠安全保密。還要提高相關工作人員的工作能力，將干部人事檔案管理工作落實到指定人員，聘用政治過硬、業務能力強、工作態度端正的人員進行檔案管理工作，確保檔案管理工作能夠有效落實。與此同時，要對檔案管理工作人員開展技能培訓，幫助其解決工作上的問題，構建一定的獎勵機制，對工作突出的人員給予提拔使用和獎勵，提高工作人員的積極性，讓工作人員能夠更好地發揮作用。

（二）對干部人事檔案質量進行嚴格管控

想要確保干部人事檔案資料的完整性，就要重視檔案管理工作的嚴格管理。在檔案材料填寫后要對其進行嚴格的檢查，確保內容填寫規范，內容準確無誤，相關手續及時地進行提交。檔案管理部門在日常工作中主要是預防為主，對檔案填寫要求和重要性進行提前說明，在發現問題后要及時進行反饋，從源頭進行管理，以確保檔案管理工作的質量。與此同時，要對檔案材料進行嚴格審查，將檔案審查工作做到隨時化、動態化，對存在問題的檔案材料及時進行解決處理。對檔案材料的真實性進行嚴格把關，按照相關的處理程序來進行鑒定，保證所有檔案材料的真實準確。

（三）完善管理制度，構建多部門合作管理模式

想要干部人事檔案管理工作能得到有效地進行，少不了管理制度的支持。相關工作人員要在現有制度的基礎上完善健全相關管理制度，結合實際工作，完善檔案管理的收集、匯總、整理、審核鑒定以及保存等方面制度，將管理工作落實到每個階段，確保檔案管理的每項工作都能得到有效的銜接。要對工作進行全面的管理，對每項工作有詳細的規定，明確具體職責內容，保證檔案管理工作的有效性。檔案信息的來源一方面是個人，個人的重視程度，對檔案信息的質量有直接影響。所以單位要對干部人員開展不定時的知識講座可以采用內部宣傳的方式來提高干部人員的檔案意識，在填寫相關檔案時能夠有更高的認識，進而提高檔案材料的質量；另一方面。單位檔案管理人員要對干部人員的檔案進行完善保管，讓檔案材料保持完整性。在日常中向檔案管理人員及時更新、轉遞檔案材料。另一方面是組織行為，也就是具體的人事及相關工作人員，要在形成檔案材料時保證材料完整規范、主動及時向檔案管理人員轉遞檔案材料。

（四）構建現代化的檔案管理模式

隨著信息技術的不斷發展，檔案管理工作也可以融入先進的信息技術，對檔案收集、儲存、管理，讓檔案管理工作能夠更加高效科學。可以建立干部檔案信息數據庫和檔案信息管理系統，及時對數據庫信息進行更新調整，確保其動態化發展。要對數據庫納入信息的真實性進行把控，可以與其他系統部門進行合作發展，確保數據庫內容的廣泛性，有效地促進檔案信息管理工作的健康持續發展，讓檔案信息能夠保持高效地開展工作。

（五）重視檔案收集，強化基礎建設

檔案管理部門要與立卷部門保持隨時聯系溝通，形成良好粘合性，對確保干部人員檔案的完整性，也及時地將干部檔案進行歸檔。檔案人員在進行審核工作時應保持現場辦公，對兼職檔案人員進行專業的指導，對檔案分類、審核、取舍、打卷內目錄等環節進行指導。在檔案進入復審環節，如果出現問題如材料缺失、缺少簽字蓋章等問題，需要及時交付人員補齊資料再進行歸檔、如果人員需要頻繁使用檔案，檔案管理人員需要對檔案資料進行復印備份使用，檔案原件必須由單位保管。檔案管理工作有較強的保密性和政策性，是一種需要專業能力的工作，所以想要讓檔案管理變得更加專業保密，單位要建立專門的檔案管理室，也要注意檔案管理室的保管標準，非檔案管理人員嚴禁進入檔案室,對于進入閱檔室人員要做好登記，避免檔案資料的丟失與損壞，提升檔案管理質量，促進單位檔案管理工作的安全高效運行。

結束語：總的來說，隨著干部人事檔案審核工作的不斷深入，檔案管理部門要有更高的工作要求，對檔案管理工作要有正確的認識，要不斷完善干部人事檔案管理制度，對工作人員和干部員工開展知識培訓，端正對檔案資料的認識，將信息技術和檔案管理工作相結合，發展數字化信息化資料管理工作，讓檔案管理工作能夠更加高效，也保證了檔案材料內容質量的準確性，讓檔案材料能發揮積極作用，展現干部員工的真實面貌，為提升干部綜合素質提供重要支持。