談事業單位檔案管理保存與利用

陳紅艷

（梨樹縣小城子鎮綜合服務中心 吉林省四平市 136500）

推進事業單位檔案管理改革的意義

提升信息化檔案管理水平。大數據時代下，事業單位可以運用科學技術提高檔案管理工作效率，這是檔案管理改革的重要路徑之一。信息技術的發展為事業單位檔案管理改革指明了方向，幫助工作人員更加便利地開展檔案管理工作，推動檔案管理朝向智能化、信息化、實時化方向發展，更加有效發揮檔案對于事業單位的重要作用，化解傳統檔案管理模式下的管理弊端，提高管理工作的科學性和有效性。

實現檔案管理工作現代化。做好事業單位檔案管理改革工作有利于提高檔案管理的整體效率，通過檔案管理改革，形成標準、系統、完備的檔案管理模式，將能夠大大降低人為因素對檔案管理工作的影響，形成規范有效的檔案管理運轉體系機制，促進檔案管理工作邁向現代化，推動管理順應時代發展需求。深入實行檔案管理改革，運用現代化檔案管理技術，能夠不斷強化事業單位檔案管理水平。

滿足檔案社會化服務需求。事業單位檔案不僅屬于事業單位，還屬于全社會共同所有，近年來，我國在不斷強化公共服務體系建設力度，事業單位公共服務能力日趨進步，社會公眾對公益事業相關信息資料的關注度在不斷提高，事業單位內部管理的日益公開透明化，需要其不斷提高自身價值，將大數據運用到檔案管理工作中，推動其公共服務能力全面改革深化。

事業單位檔案管理存在的問題

對檔案管理工作重視不足。長期以來，事業單位對檔案管理工作缺乏足夠的重視，具體表現為兩方面：一是單位領導對檔案資料的價值與作用缺乏充分的認識，沒有意識到檔案資料對事業單位各項工作的參考價值，因而對檔案管理工作缺乏重視，在這方面投入的資金及人力資源不足。二是檔案管理部門負責人以及工作人員對檔案管理工作不重視，在平時工作中過于懈怠，敷衍了事，在檔案整理、保管、轉出、轉入等環節缺乏責任心，對檔案資料的審核不嚴格、保存不妥善，導致部分檔案資料遺失、損壞。此外，檔案管理人員在平時工作中存在應付差事的心態，相互之間的配合不到位，沒有嚴格落實檔案管理的各項規章制度，導致事業單位整體檔案管理水平較低。

檔案管理機制不完善。檔案管理是一項系統化、復雜化的工作，必須要嚴格執行相應的工作程序，遵守相應的規章制度，然而從當前事業單位檔案管理現狀來看，部分事業單位缺乏完善的檔案管理機制以及規范的工作程序，導致檔案管理人員在實際工作中缺乏相應的參考依據，隨意性較強。部分事業單位雖然檔案管理相關機制建設比較完善，但執行力度不足，在實際工作過程中缺乏有效的監管，違規操作，未能按照規章制度辦事，出現問題相互推諉，嚴重降低了事業單位檔案管理效率。

檔案管理人員專業素養不足。檔案管理是一項專業化的工作，檔案管理人員需要具備相應的專業知識技能，然而現階段事業單位的檔案管理人員普遍為非專業人士，缺乏專業知識基礎，而事業單位本身也缺乏相應的培訓體系，導致其專業素養難以得到提升。再加上檔案管理工作長期得不到重視，檔案管理自身缺乏積極性，沒有自主學習意識，在工作當中往往應付了事。

對檔案的利用程度不夠。事業單位檔案管理的最終目的是實現對數據資料的有效利用，而檔案的收集和管理只是實現目的的必要過程。一些工作人員對檔案管理存在片面認識，以為檔案管理工作只是單純做好檔案保存即可，這將導致管理人員無法充分發揮出檔案的作用。事業單位的檔案不僅可以查詢相關數據資料，其在一定程度上影響著事業單位重要事項決策，通過檔案可以了解單位過去的運行情況，在此基礎上進行工作經驗總結，為單位將來的發展提供建設性意見，所以來說，事業單位要科學的開發利用檔案，實現檔案管理效能最大化。

缺乏主觀能動性與積極性。首先，事業單位檔案在利用過程當中，多數通過傳統的資料借閱形式以及查閱等方式進行利用。而事業單位的外部人員在進行檔案利用時就會受到嚴格控制，進而造成事業單位檔案無法有效地進行信息資源共享與組合，從而限制了檔案的利用。其次，相對傳統的借閱方式，進一步限制了檔案的利用和保護。

缺乏對檔案利用的先進方式。隨著信息時代的不斷推進以及信息技術的發展，為事業單位檔案利用提供了新的方式與方法。由于事業單位缺乏對檔案工作的注重，以及人力、物力與財力等方面的支持，進而造成了事業單位的檔案利用缺少必要的硬件設備，以及相對先進的信息技術，從而無法滿足對檔案的利用，無法滿足當前時代發展的需求。

加強事業單位檔案利用和保護的有效對策

堅持依法治檔，結合信息技術推進檔案事業的健康發展。想要進一步促進事業單位中的利用與保護，需要加強完善對檔案的依法監管手段，推進依法治檔。并結合相關的事業單位完善其監管機制。同時，還需要進一步貫徹落實《機關檔案工作管理方法》(國家檔案局第13號令)中的相關要求，對事業單位中的文書檔案歸檔以及保管期限進行修訂，進而促進事業單位檔案的完整保存。此外，還需要結合實際情況，通過合理的方法對事業單位的檔案價值進行充分挖掘，通過信息技術推進檔案事業的健康發展。

提升事業單位中檔案的利用效率。首先，要加強事業單位的檔案利用與保護，需要充分發掘事業單位中檔案所具備的潛能，將被動的服務形式轉變為主動的服務支持。比如信息資源查詢服務以及分發服務等等。并且在提供相應的服務過程中需要從專業的角度出發，這樣才可以有效地提升事業單位中檔案的利用效率。其次，事業單位可以結合自身的實際情況，建立相應的信息化檔案管理，以此來提升事業單位對檔案工作的效率。還可以結合互聯網技術，建立相應的檔案數據庫，對事業單位中的檔案進行科學的利用與保存。結合檔案信息管理系統，對事業單位的檔案實施信息化管理。同時，加強檔案工作人員的服務意識，結合檔案的利用與保護工作，來提升事業單位的服務水平與質量。最后，事業單位還可以從多方面對檔案的使用開發新的渠道，并深度研究檔案的潛在價值，從而促進檔案得到充分的利用。

加快建立數字化檔案，保障電子檔案的安全。首先，事業單位要想加強檔案的利用與保護工作，需要擴寬對檔案的收集以及接收力度，進而建立相應的檔案資源體系，并加速完成傳統檔案資源向數字化檔案的轉變，從而提高事業單位對檔案的綜合管理。其次，在實施檔案共享工作時，可以有效滿足客戶查詢檔案信息的需求，使得事業單位的檔案管理工作變得更加規范、高效。此外，還需要結合事業單位的實際情況，加強對電力檔案的安全管理，防止檔案信息丟失或被盜，促進事業單位的檔案保密性得到提升。

提高檔案管理隊伍整體素質。事業單位檔案管理與檔案管理隊伍建設有著密切的聯系，需要不斷加強事業單位檔案管理隊伍建設，招聘并引進具備高素質、高質量的專業人才，為事業單位檔案管理隊伍增添相應的人才儲備，從而提升其檔案管理隊伍的質量，并保障事業單位的檔案管理工作能夠循序漸進。同時，在檔案隊伍建設過程中，事業單位需要提供相應的財力、人力支持，以及各個部門之間的協調與溝通，從而使得事業單位的檔案利用與保護能夠實現其相應的社會價值與經濟價值。

完善檔案管理機制。第一，事業單位內部要積極完善檔案管理機制，制定嚴格的工作流程，確保檔案管理人員在實際工作中有章可循、有據可依，包括檔案整理、歸檔、保存、轉出、轉遞以及轉入等環節都要明確具體的流程，并嚴格執行。針對違規操作的檔案管理人員要給予相應的處分，以此規范工作人員的行為。第二，要加大監管力度，完善的制度只有落實在實際工作中才能充分發揮作用，否則只能浮于表面，流于形式，難以起到實質性的作用，對此，事業單位內部要加強監管力度，對檔案管理工作的各個環節實施監管，加強審核，確保檔案管理人員嚴格遵守相關規章制度。

完善人才培養機制。事業單位檔案管理要向規范化、標準化以及專業化發展，必須要建立一支高素質、專業化的人才隊伍，針對當前事業單位檔案管理人員專業素養偏低的問題，可以從兩方面著手：一是事業單位要在內部建立完善的培訓體系，為檔案管理工作人員提供必要的培訓平臺和機會，使其接受專業化的培訓，從而提升專業知識技能。同時事業單位要建立相應的激勵機制，鼓勵檔案管理人員自主學習深造，提高自身業務能力，并對取得相應資質的人員給予一定的獎勵。二是事業單位要重視檔案管理團隊建設，積極從外部吸納新鮮血液，可以引進高校檔案管理專業的畢業生，擴充檔案管理人才隊伍。

加強檔案建設的目標化管理。目標化的管理模式是以結果為導向或是以目標為導向的管理模式，其主要包括兩種形式，混合管理方法和目的管理方法。前者通過工作目標判斷工作成效，這種形式下要注重目標導向，即而通過目標的設定和完成推動檔案管理水平進步，目標在這個過程中發揮著重要作用。而后者是通過檔案管理中的激勵作用實現檔案管理目的。目的管理能夠廣泛地運用于事業單位檔案管理工作中，其通過建立檔案管理激勵機制培養員工積極主動的工作態度。目的管理更加注重管理效果，其核心是管理期望的結果。管理人員對管理期望要進行全面把握，時刻保持警惕性。社會發展的日新月異，對管理人員進行技能培訓時要更加多樣化，做好檔案管理策劃工作，在制定規劃時要注重對細節的把控。

加強信息化管理手段。隨著信息技術的日趨發展，在日常檔案管理過程中中，事業單位要強化信息技術運用能力，實現檔案智能化管理。提高檔案管理智能化水平，首先要設定檔案管理規劃，規劃的設定要結合事業單位具體發展情況以及相應檔案管理要求，實施方案要分階段進行，保證實施過程中各個階段之間的連貫完整；另外，事業單位要建立檔案管理網站，實現公開透明化管理，賦予每位員工檔案信息查詢權限，實現檔案內部共享機制，促進信息傳播。最后，發揮電子文檔對管理前端的控制作用，建立電子檔案系統，推動內部檔案實現共建共享。

綜上所述，事業單位作為具有公益性質的社會公共服務機構，要強化自身公共服務能力，必須要高度重視檔案管理作用，加快完善檔案管理機制以及信息化建設，注重專業化人才培養，進而充分挖掘利用檔案資料，為事業單位各項工作提供參考。