精細化管理在醫院檔案管理中的應用分析

張東寧

（日照市人民醫院 山東省日照市 276826）

社會醫療機構在不斷的改革進步，醫院服務水平得到更快速的提升，相應的管理配套措施也在不斷的革新，在民營醫院和公立醫院的良性競爭下，對醫院檔案精細化管理的重要性被凸顯出來，通過精細化的檔案管理能有效的促進醫院管理工作的完善，提高了醫院檔案的使用效率，是檔案的功能作用達到最大化的利用，是直接促進醫療行業技術水平提升的重要途徑，做好醫院檔案的精細化管理是醫院穩步發展的堅實基礎。

醫院檔案管理的重要性

醫院檔案的管理就是對醫院日常工作過程中所產生的記錄性單據和文件的管理，是醫院有序開展工作的重要保障，檔案管理環節工作的好壞直接影響到醫院的運營情況，在日常的工作中占據重要地位，與醫院的有序工作開展息息相關，更是關系到醫務工作者的效率問題，也是對患者信息負責的有力依據。[1]醫院要做好對檔案的有效管理是醫院能順利開展工作的基礎保證，關乎醫院能夠實現穩步健康發展的堅實步伐，檔案管理的完善能直接影響各醫療行業的發展方向，借助對檔案信息的整理和統計能夠實現大數據的統計，這是推動行業發展的重要數據來源，通過對檔案的綜合整理能滿足對不同類型病例的有效治療方案的把握，極大效率的提高了醫院醫療技術手段，最大力度的確保了醫院醫療效率，檔案就是數據的化身，是可靠的醫學依據，能為醫療救治提供更為有效的數據參考；醫院檔案的內容涉及寬泛，認真做好檔案的管理能有助于日常工作的順利開展，對于人員調動和崗位空缺的情況下，檔案就是很好的工作交接單；通過檔案還能很大程度地減少醫院的糾紛問題，檔案是在爭論和糾紛問題持久不消情況的有力證據，是醫院與患者間的合法依據，是避免人事糾紛的重要文件證明；檔案的合理管理可以實現醫院資源共享的發展目標，使醫院能更好的醫治病人而努力；利用檔案的有效管理可以把優秀的醫學經驗得到更廣泛的應用和發揚，使之良好的醫學方式得以保存和流傳。把醫院的檔案管理發揮出其真正的價值，為醫院的長遠發展服務。

精細化管理的概念

精細化管理是一種文化，一種理念。它是社會日益發展下的對工作精準分工的產物，精細化的管理就是落實管理責任，把管理責任落實到每一個具體的人員身上，做到責任到人， 并以“誰主管，誰負責”的原則進行管理，將責任具體化，明確化，確保每一個管理人員都盡職盡責，把工作做細，做實，并及時的查驗糾正和處理。[2]精細化管理是把企業引向成功的有效路徑，其本質意義就在于它是一種對目標和方式進行分解、細化、落實的過程，能讓企業的戰略規劃得到最切實的可行操作，企業要按照精細化管理的思路，找準每個環節的關鍵問題，逐層次的剖析解決，完善體系，把精細化管理的規范性和創新性不斷結合統一，使企業朝著更優化的管理模式前進。精細化在企業日常工作體現的主要形式：標準化、細化、量化、流程化、模板化、協同化、實證化、嚴格化等，[3]企業的全面、協調可持續性發展，必然要求企業有強大的執行能力和運作能力，這些都需要依賴于精細化管理的強大支撐，是企業重要的核心運行工程。

醫院檔案管理現狀

檔案管理制度不詳細。現階段的醫院檔案管理機制并不完善，存在著明顯的管理制度不詳細的情況，無法滿足實際工作的需求，且由于檔案信息的內容范圍寬廣，也是造成現社會醫院檔案難以統一管理的困難，紙質版的檔案管理是目前社會大多數醫院檔案的現狀，紙質版檔案管理的缺點眾多，其本身的保管就很困難，加上制度的不完善，直接造成檔案的損壞或遺失情況時有發生，是影響醫院良性發展的主要絆腳石。

檔案管理方法不統一。醫院的各級分類部門本就眾多，各部門的檔案種類也是形色不一，不同部門的檔案管理辦法也不太一樣，導致一個醫院出現多種類的檔案管理辦法，這是一種極不專業的體現，使醫院整體的檔案利用率急速下降，限制了醫院的快速發展。醫院的檔案分類主要包括：病例檔案、行政檔案、醫療技術檔案、會計檔案、聲像實物檔案、科研教學檔案、設備檔案等等，[4]不同檔案的沒有形成統一的管理模式，致使檔案管理混亂，發揮不了檔案應有的價值體現。

檔案管理意識較薄弱。大多數的醫院管理檔案工作就只是一個制度性的工作流程，并沒有真正重視起對檔案管理的重要性，檔案是一件事情結束后的憑據，意味著一件事情的暫時結束，但并不意味事情真的完結了，檔案的意義遠比就某件事情的結束來得更深重，檔案可以歸納同類型病例的治愈概率，具有重大的醫學教育意義，是研究醫學診治方案的重要依據。現階段的醫院從領導崗位到基層職員都是意識較薄弱，達不到檔案的真正使用目的的體現。

無法滿足檔案使用率的需求。因為對檔案的管理模式不專業，漏洞諸多，致使醫院檔案的利用率得不到很好的保證，是導致醫院醫療技術手段得不到發展的重要問題。對醫院檔案的有效管理其主要目的之一就是實現對檔案使用率的需求，檔案的有效使用能快速提高行業的醫療技術水平，檔案就是更好轉變醫療技術的切實保證，無法做到對檔案的良好管理，自然就無法滿足對檔案使用率的需求，因而限制了醫院醫療技術的飛躍性發展。

精細化管理在醫院檔案管理中的具體應用

建立檔案精細化管理體系。社會經濟突飛猛漲，醫療體制也在不斷的革新中，市場對醫院的醫療服務要求愈來愈高，在醫院的良性競爭下，建立精細化的檔案管理就顯得尤為重要，它能更好的保證企業在競爭的行列中占據領先地位。[4]切實的保障了醫院的整體管理水平，建立科學的、完善的精細化管理體系，是醫院不斷發展壯大的主要技術革新手段，把各類型檔案的進行詳細的分類管理，運用更為科學化的管理方式，實現對檔案的最大力度的整理和利用，精細化管理體系是把復雜繁瑣的流程進行簡化，用清晰的制度規定把工作明細化，實現更為高效的管理效果，通過明晰精細化管理里的各項管理制度，詳細精準的對檔案進行分門別類的管理，做到檔案的規范化、精細化、不斷創新出對檔案管理的個性化，不斷升華出一套更為適應醫院健康發展的檔案管理體系。

明確檔案精細化標準。檔案的精細化管理也是一種管理模式，是不斷優化的管理形式的具體體現，做好檔案精細化管理首先應明確檔案精細化的標準，通過對工作流程的標準化，把各環節工作進行合理的分類，做到每一個小環節的準確完整，盡可能詳細的把各工作細則整理出來，達到每項工作的可量化，進而實現更為有效的管理模式。[5]一切事務的標準化是順利完成的有效保證，把醫院的檔案管理用精細化標準擬定出來，嚴格按照標準流程進行分類收集、整理和歸檔，才能有效保障醫院的工作效益的有序進行，標準化是工作的基礎，檔案管理的標準化是把各崗位的工作職責具體化，對工作范圍、權責、權限、和對象及工作質量的本文規定，嚴格落實實際的工作情況，對醫院的標準化領域進行協調的統一管理：基礎標準、產品標準、質量標準、方法標準、衛生標準等等，實現醫院檔案管理的統一標準化。

完善檔案精細化整理。檔案的管理過程中，整理環節是為檔案后期的分類歸納存檔做好堅定基礎，其步驟的方法要做到精細化整理，在對檔案進行分類時，盡可能的分的越細致越好，精細化的目的就是把各個事項做到詳盡，做到完美。用思維導圖的方式把各檔案分門別類的延伸至各子項目，以便后期的對檔案的有效利用打下基礎；對檔案的有序編號也是整理中需特別注意的問題，例如各大類之間用不同的首發字母表示，大類檔案下的子項目又要分開標注，沒有對應的標注那么整理就失去了真正的利用價值；進行總目錄的擬定，就類似于提綱的擬定，讓人一目了然的明白此系列檔案的大體內容和范圍，最后進行歸檔的儲存和入庫，對檔案的儲存用排架式的方式最為方便合理，為后期的查閱提供有效的技術支持；切記不可在整理的過程中出現重復的編號和遺漏的檔案等問題，用科學合理的精細化檔案管理辦法促使醫院的進一步發展。

確保檔案精細化保管。對醫院檔案的精細化保管要求：每一卷檔案和檔案編號務必一一對應、準確無誤，保障日常檔案的調閱查詢工作的準確高效，并確認保管的安全性。[6]要狠抓相關規范性文件的貫徹落實，做到對檔案的齊全完整，不缺不漏，不斷的推進檔案建設的規范化和安全化，進一步加強對檔案的利用率，通過完善檔案管理的安全體系和利用體系，把醫院檔案管理的目的達到最有經濟價值的呈現；做好檔案的保密工作，明晰嚴格的檔案借閱制度，建立專用的檔案室，專用的檔案資料電腦，專用的檔案數據U盤，專用的保密方式等；專業性的對檔案的利用效益進行開發，爭取把檔案的作用效果利益最大化，為醫院帶來更為實際的技術性創新和發展。

整體而言，醫院的各方面服務要順應時代發展的步伐不斷實現科學化、現代化的管理模式，對醫院檔案的精細化管理是發展的必然趨勢，利用精細化的管理方式可使醫院在對檔案的規范整理和應用價值上得到最充分的發揮，完善好了對檔案的各項精細化管理制度的明確，能有效的保障醫院檔案工作的順利開展，為醫院的長久可持續發展做出貢獻。